王新玲/文
隨著我國信息化進程的不斷推進，企業已不再滿足于單純的財務信息化，而是希望將信息化管理延伸到業務環節，實現財務業務一體化集成管理，以借助信息化管理平臺全面提升企業的管理水平。按照一般慣例，如果企業信息化的范圍涉及財務和業務，多數企業會選擇供應商提供的有償實施服務。這里所講的有償實施是由軟件公司的實施顧問與企業業務骨干一起針對企業的行業特點、核算深度、管理需求，將軟件提供的功能與企業的個性化應用有機結合，將通用管理軟件改造成為符合企業需求的解決方案的過程。隨著大眾計算機應用水平的不斷提高，尤其對先期已經成功實施財務信息化的企業來講，由于已經積淀了系統成功應用的經驗，使得自行規劃和實施財務業務一體化系統也成為一種可能的選擇，但對于企業實施團隊來講，自主實施無疑會面對更多的風險和責任。
本文將指導企業實施團隊如何從企業管理目標和核算要求出發，規劃企業財務和業務體系，并按照科學的實施流程認真落實各項工作，讓軟件順利上線，讓企業信息系統發揮應有的作用。幾百萬企業信息
化成功的先例為我們積累了寶貴的經驗，形成了一套嚴謹的實施方法論，它是規范項目實施的工作指南，也是科學實施的標準化工具。企業實施人員遵循以下的簡易實施五步法，就可以學會像咨詢顧問一樣思考問題，確保項目成功。
一、調研企業的管理需求
1．調研的意義
通用軟件要滿足大多數企業的應用，就要在系統內設置大量的開關參數，通過各種參數的不同組合構造一個個個性化解決方案。計算機系統的特性是自動性和集成性。一個參數的選擇會關乎到日后的業務處理流程和處理方式，開展事前調研的目的正是為建立企業賬套、確定系統參數選項、作好初始設置做好準備。
2．如何調研
確定企業管理需求一般通過調研的方式進行。調研的對象為企業中高級管理人員，通過調研，全面了解企業管理人員對信息系統的信息需求，也就基本確定了企業通過信息化建設要達成怎樣的目標。
由于企業內部實施團隊成員是由財務及各個業務部門的骨干員工組成，是一批最懂企業業務的人，因此調研過程只需借助標準的調研模板，進行逐項確認即可。
以銷售部門調研為例。需要了解以下問題：
（1）客戶管理
對客戶是否需要分類管理？分類的依據是什么？每個客戶是否有專管業務員？
是否進行客戶信用等級的劃分？如果是，劃分不同信用等級的標準是什么？銷售業務中是否有信用額度及信用期限的限制？是如何進行的？
（2）核算深度
是否需要掌握每個客戶的應收賬齡、收款賬齡，進行收款預測和欠款分析，是否需要了解每一筆業務的詳細情況。
（3）銷售考核
企業制定的銷售考核政策是怎樣的？是按部門考核，還是按業務員考核？
二、會計科目體系設計
企業的管理需求最終是通過報表體現出來的，而報表中的數據大都來自于總賬系統的各種賬簿，賬簿上的數據又是從憑證記賬而來，憑證上記錄的經濟業務是通過明細會計科目記錄和表現的。由此得出結論，明細會計科目是真正支撐計算機會計核算體系的基礎。（圖一）
圖一
進行會計科目體系設計時應該遵循以下原則。
1． 會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求
企業上報的財務報表包括對外的資產負債表、利潤表和現金流量表，資產負債表和利潤表所涉及的科目大都為總賬科目。而企業內部管理報表則形態各異，需要精心進行科目設計才能讓信息系統發揮最佳作用。以部門銷售毛利分析表（表一）為例。
產品銷售毛利分析表 表一
銷售單位
產品
銷售數量
銷售收入
銷售成本
銷售毛利
銷售一部
A產品
B產品
C產品
共20種產品
銷售二部
20種產品
四個銷售部門
手工環境下，為了得到這張報表的數據，通常在主營業務收入和主營業務成本下設置如下會計科目：
主營業務收入 一級科目
銷售一部 二級科目表示銷售單位
A產品 三級科目表示核算對象-產品
B產品
……
銷售二部
……
試想，如果企業有四個銷售部門，有20種產品，那么主營業務收入下的明細科目將達80個之多。不僅如此，每月編制這張部門銷售毛利分析表時需要查詢160個明細賬，才能得到報表中的數據。
在信息化平臺中，科目的設置思路發生了根本變化，一種是把主營業務收入設置為部門核算、項目核算和數量核算；用部門核算解決業績歸屬問題，用項目核算解決產品問題，用數量核算解決數量記錄問題，一個科目就解決了手工核算下160個科目才能表達的業務內容。相關業務發生時，系統會同時記入部門輔助賬、項目輔助賬，查詢相關數據時，可以查詢項目輔助賬得到需要的報表數據。另外也可以在主營業務收入下保留按產品的明細科目分類，并將其設為部門核算，這樣設置的好處是在總賬中就可以分類顯示每種產品的銷售情況。由此可以看出引入信息化管理平臺不僅僅是計算工具的改變，只有管理模式和管理思想隨之改變，才能真正提高工作效率，提升管理水平。
2． 會計科目年中要保持相對穩定
對管理對象進行數字編碼時利用計算機進行業務處理的基本要求，因此首先要確定會計科目的編碼級次及每一級占用的數字位數。其次，還要考慮到今后會計科目擴充的需要。再次，要充分活用軟件中提供的輔助核算功能，靈活設置科目，滿足管理需求。
3． 設置會計科目要考慮總賬與各子系統之間的銜接
如果企業購買了財務幾個子系統，工資管理、固定資產管理、應收款管理、應付款管理和存貨核算系統都會生成業務處理憑證傳遞給總賬系統，例如工資費用分配生成如下憑證：
借：生產成本——直接人工
制造費用——工資
管理費用——工資
貸：應付工資
在總賬系統中，只有末級會計科目才允許有發生額，才能接收各個子系統轉入的數據。為了能夠成功接收這張憑證，就需要在生產成本、制造費用、管理費用下設置工資明細科目。
三、整理期初數據
基礎數據的準備包括兩部分內容：基礎檔案的整理和期初余額的整理。
1．基礎檔案整理
（1）意義及要求
企業核算或匯總分析必需的基礎信息，如與業務處理相關的組織機構設置、職員、客戶、供應商、固定資產分類、人員類別、存貨、倉庫、采購及銷售類型等，在手工環境下，這些信息或分散在各個部門進行管理，大多根本就沒有規范的檔案。計算機業務處理需要建立在全面規范的基礎檔案管理之上，且要求事先設置各種分類、統計口徑，才能在業務處理過程中分類歸攏相關信息，并在事后提供對應的分析數據。
“垃圾入，垃圾出”。如果基礎數據發生錯誤，決定了系統運行的結果沒有任何作用。因此，期初數據的準備要做到及時、準確、完整。
（2）如何準備
企業可按表二所列項目進行基礎檔案整理。
表二 企業應準備的基礎檔案
基礎檔案分類
基礎檔案目錄
檔案用途
前提條件
使用的系統
機構人員
部門檔案
設置與企業財務核算與管理有關的部門
先設置部門編碼方案
所有子系統
人員檔案
設置企業的各個職能部門中需要對其核算和業務管理的職工信息
先設置部門檔案和人員類別，才能在其下增加職員
除固定資產和成本模塊外
人員類別
對企業的人員類別進行分類設置與管理
薪資管理
客商信息
客戶分類
便于進行業務數據的統計、分析
先確定對客戶分類
然后確定編碼方案
總賬、應收
客戶檔案
便于進行客戶管理和業務數據的錄入、統計、分析
先建立客戶分類檔案
總賬、應收
供應商分類
便于進行業務數據的統計、分析
先確定對供應商分類
然后確定編碼方案
總賬、應付
供應商檔案
便于進行供應商管理和業務數據的錄入、統計、分析
先建立供應商分類檔案
總賬、應付
地區分類
針對客戶/供應商所屬地區進行分類，便于進行業務數據的統計、分析
先建立地區分類檔案
總賬、應收、應付
存貨
存貨分類
便于進行供應商管理和業務數據的錄入、統計、分析
先確定對存貨分類
然后確定編碼方案
總賬、應收、應付
計量單位
設置存貨的計量單位組和計量單位信息
先設置計量單位組，然后在組內設置計量單位信息
應收、應付
存貨檔案
便于存貨核算、統計、分析和實物管理
先確定對存貨分類、確定編碼方案、設置計量單位
總賬、應收、應付
財務
會計科目
設置企業核算的科目目錄
先設置科目編碼方案及外幣
總賬、工資、固定資產、應收、應付
憑證類別
設置企業核算的憑證類型
總賬、工資、固定資產、應收、應付
外幣
設置企業用到的外幣種類及匯率
所有子系統
項目目錄
設置企業需要對其進行核算和管理的對象、目錄
可將存貨、成本對象、現金流量直接作為核算的項目目錄
所有子系統
收付結算
結算方式
資金收付業務中用到的結算方式。
總賬、應收、應付
付款條件
設置企業與往來單位協議規定的收、付款折扣優惠方法
應收、應付
開戶銀行
設置企業在收付結算中對應的開戶銀行信息
應收、應付
業務
倉庫檔案
設置企業存放存貨的倉庫信息
采購、銷售、庫存、存貨
收發類別
設置企業的入庫、出庫類型
采購類型
設置企業在采購存貨時的各項業務類型
先設置好收發類別為收的收發類別
銷售類型
設置企業在銷售存貨時的各項業務類型
先設置好收發類別為發的收發類別
產品結構
用于設置企業各種產品的組成內容，以利于配比出庫、成本計算
先設置存貨、倉庫檔案
為了保證質量和進度，最好事先準備各種數據模板、指定專人負責，加強人員培訓，做好數據的審核和驗證。
2．期初余額整理
（1）意義及要求
很多企業多年一直采用手工核算方式，采用計算機信息管理后，為了保證手工業務與計算機系統的銜接，繼承歷史數據，保證業務處理的連續性，要將截止到目前為止手工核算的余額過入到計算機信息處理系統中作為期初數據，才能保持業務的完整性。
（2）如何整理
企業可按表三提示進行期初余額的整理。
表三 企業應準備的期初余額
模塊名稱
期初數據內容
錄入載體
數據準備負責人
總賬
明細科目期初余額、累計借貸方發生額、輔助賬期初余額
期初余額表
財務人員
薪資管理
職工工資數據
工資數據變動
財務人員
固定資產
固定資產卡片整理及盤點
原始固定資產卡片錄入
設備管理人員、財務
應收款
按單據整理的各客戶應收款、預收款
銷售發票、其他應收單
收款單、應收票據
財務人員、銷售人員
應付款
按單據整理的各供應商應付款、預付款
銷售發票、其他應付單
付款單、應付票據
財務人員、采購人員
采購
期初暫估入庫（貨到票未到）
期初在途存貨（票到貨未到）
期初采購入庫單
期初采購發票
采購人員
銷售
已發貨、出庫，但未開票的各種數據
已發貨未結算的各種貨物及數量
期初發貨單
期初委托代銷發貨單
期初分期收款發貨單
銷售人員
庫存
企業各種存貨的庫存數量
未處理的不合格品結存量
庫存期初余額
不合格品期初
倉庫管理人員
存貨
企業各種存貨的庫存數量及金額
期初分期收款發出商品余額
存貨期初余額
期初分期收款發出商品余額
財務人員
為保證數據正確，要利用系統間的數據關系進行校驗：
總賬系統中固定資產科目的期初余額應為固定資產系統原始卡片固定資產原值之和；
總賬系統中累計折舊科目的期初余額應為固定資產系統原始卡片累計折舊之和；
總賬系統中應收賬款、預收賬款、應收票據科目的期初余額應與應收款系統相關業務對賬相符；同理，總賬系統中應付賬款、預付賬款、應付票據科目的期初余額應與應付款系統相關業務對賬相符。
存貨核算系統錄入的各項存貨的期初數據應與總賬系統中存貨相關科目余額相符。
四、建賬及初始化
以上一切準備就緒，就可以著手系統建賬工作了。系統建賬過程如下：
1．確定系統用戶
確定系統用戶的意義在于明確企業中哪些人可以登錄系統，每個人能使用系統提供的哪些功能？明確工作分工，完善內部控制。
2．建立企業核算賬套
在計算機系統中建立企業的賬套信息、單位信息、核算類型，設置編碼規則；錄入各項基礎檔案和期初余額；設置各項業務參數。
3．模擬測試
模擬測試的主要目的是為了弄清軟件的全部功能，以及各個參數之間的相互關系及相互影響。驗證軟件能否順利處理企業業務，達成預定的管理目標。找到現行管理流程與軟件系統的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。
4． 系統切換前準備
從手工系統轉換到計算機系統是一件大事，需要事前建立各項系統運行制度，搭建內部支撐體系；做好系統權限分配及測試，并完成所有用戶的培訓工作。
五、日常運行
經過上述幾個環節，企業開始正式使用計算機系統開始業務處理。
1． 日常運行檢查
系統成功上線之后，還會出現各種新問題，應該認真做好問題描述和處理記錄，落實各項制度，認真、及時、規范地使用系統，及時做好數據安全備份，保管好各種會計檔案。
一般來講，手工系統與計算機系統并行三個月為宜。
2．持續改進和提高
在軟件實施階段，由于對軟件所能實現的功能的未知，最初確定的應用方案不一定是最好的。而且，變化是永恒的，隨著企業的不斷發展，隨時都會出現新的管理需求和業務的變化。
系統上線后，經過一段時間的使用，用戶對軟件所包含的功能有了一定的認識，業務流程逐漸順暢，積累了一定的運行經驗，各級管理人員對系統有了深層次的理解，或多或少地發現了一些問題，希望對已實現的功能進行完善，或擴充系統實現的功能。因此，追求卓越，永無止境。
作者單位：天津財經大學商學院
