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湖南省建筑設計院有限公司財務部部長/王斗意
勘察設計企業——湖南院利用金蝶產品K/3 Cloud V5.1，量身定制開發財務管理ERP系統。ERP系統的財務會計和管理會計是財務管理的核心，將是財務管理模塊作為正在實施的整個企業管理的中樞系統，與人力系統、后勤管理系統有相應的接口，并且能夠在財務中樞將信息相互集成。它不僅僅是總賬核算、預算管理、費用報銷、集團的合并報表的全過程，還包括資產管理、銀企直聯的管理、稅務對接的管理、業財一體化的管理及其他一系列所包括的相應內容，范圍擴大到綜合管理系統的整個領域，從而使得財務管理在ERP系統環境下的打破了傳統模式，展現出新的變化，并帶動財務管理不斷開拓出新的發展空間。它為勘察設計企業財務管理提出了一個嶄新的管理理念，在整合勘察設計企業一切資源的基礎上，給出勘察設計企業管理的決策，以最快速度全面提高企業競爭能力。
一、ERP系統總體框架（圖一）及功能介紹
財務會計和管理會計分為二個大的實施模塊財務會計模塊包含總賬、報表、會計核算、出納/銀企直聯管理、應收/應付/稅企直聯管理、資金管理、合并報表等7個模塊；管理會計模塊包含預算管理、費用報銷、項目核算、經營分析平臺等4個模塊，該框架中的每個功能都基于統一的數據結構，每項業務交易的處理都體現高度的系統集成性，從而保證了總分類賬與子分類賬等會計賬目的自動更新。數據一旦輸入，系統就能顯示給用戶一系列信息，包括更新過的賬戶、賬戶匯總、余額表等，并且還能及時進行經營分析，隨時了解各個生產板塊和部門的到賬情況、國資委的業績考核指標分析和集團財務指標分析情況。每次操作都使費用報銷模塊中的所有數據同時得到更新。
（一）財務會計的核算模塊。
1.總分類賬模塊。為了規范會計科目表主數據，會計科目表實行統一管理。最初定制開發時，依據《企業會計準則》和《勘察設計行業會計制度》制訂湖南院會計科目表，使會計科目具有合法性、相關性、實用性、統一性、靈活性的原則。再根據具體情況、行業特征和業務特點，對統一規定的會計科目作必要的增設、刪減或合并，并考慮各分、子公司特點和實際情況，將會計科目表中的會計科目分配給各分、子公司。上線后，各單位要新增科目時，須填寫“會計科目維護申請表”提交給負責ERP系統維護人員初審，經財務部負責人審批后，給予添加。這一管理流程保證了會計科目的統一、不重復交叉。
2.報表模塊。該功能用于符合新會計準則的報表，進行多組織報表模板平臺管理。允許將模板主動向其他組織共享，一次性完成報表樣式、報表取數函數、項目公式的設置。快速手工或者系統自動定期出具各期報表，提供表內勾稽關系的設置與檢查，表間勾稽關系的檢查。自動出具當期報表或者上期報表。快速自動生成“千元”“萬元”報表；保證了報表數據的結構化數據庫存儲。為了保證數據檢查的靈活性，系統提供表間勾稽關系的定義與分配；表間勾稽關系，通過設置報表項目間的比較公式，來核對結構化存儲的報表項目數據的正確性。由于報表項目可被多個報表所引用，所以，更多應用在跨報表的勾稽檢查。滿足了湖南院臨時性報表分析需求。提供了ACCT、ACCTCASH等取數函數，可從財務核算系統、財務報表系統、合并報表系統中獲取數據。無需打開報表，即可快速查詢過濾，進行簡單報表數據分析。
3.會計核算模塊。自動生成憑證、憑證生成查詢、業務憑證查詢、總賬憑證查詢、多級核算：憑證生成是智能會計平臺的核心功能。支持批量操作，能同時對多個賬簿、多個會計期間、多種單據生成憑證。生成的憑證包括業務憑證和總賬憑證，業務單據與業務憑證是一對一的關系，方便用戶查詢、對賬。業務憑證與總賬憑證既可以同步生成也可以分步生成，任何業務單據都能通過本系統生成憑證；提供憑證生成情況查詢，用戶可從中獲取單據生成憑證的詳細信息，包括是否生成憑證、對應的憑證字號、未生成原因等；支持憑證與業務單據的聯查，做到財務分析可追溯；支持多項目，對部門，多費用種類核算。
4.應收、應付、稅企直聯管理模塊。該功能用于對客戶進行管理控制。應收/應付賬款功能設置統馭科目和明細分類賬，統馭科目為應收/應付賬款，主數據為客戶名稱等信息資料。將每筆應收款與收款相匹配是準確提供應收款賬齡、到期債權等報表的基礎，所以系統提供了應收收款核銷功能；系統可以自動處理收款單和與其相關聯應收單的核銷，支持自定義應收收款核銷方案，匹配條件核銷可以選擇多個核銷方案，系統按照核銷方案的優先級自動執行多次批量核銷。支持應收單與應付單核銷，其他應收單與其他應付單核銷；特殊業務核銷支持任意單據的的核銷，包括單據尾數的沖銷、不同往來單位間往來款項的核銷，應收收款核銷后，能將收款信息與該被核銷發票關聯的合同信息相勾稽。即將收款信息返回至合同臺賬中并登記已到賬，支持按照憑證模板生成憑證、支持內部應收清理、支持在任意日期結賬、結賬后支持反結賬，提供應收單跟蹤表，用來查詢與應收業務有關的各種信息，收款情況、發票情況等等應收賬款明細賬自動更新，同時統馭賬戶總賬余額也同步更新，并保持數據的一致性。應付賬款與應收賬款功能相似，設置統馭科目和明細分類賬，供應商按類別設置成員工供應商、外部供應商、內部供應商、分包供應商、財務供應商等，統馭科目為應付賬款，主數據為供應商名稱等信息資料。
5.出納、銀企直聯管理模塊。該功能是出納管理工作的平臺，出納人員進行湖南院日常所有涉及現金以及銀行存款收、付經濟業務的處理，為了滿足湖南院資金管控的要求，開通了銀企直聯系統，打通財務信息平臺與銀行系統的連接，同時后期可將湖南院所有分、子公司的基本戶集中在國內容各地的一個專業銀行，強化資金的歸集與管理，同時提高財務管理效率和降低資金管理成本。通過模板方式引入銀行對賬單，使用銀行給出的Excel格式的銀行對賬單文件直接導入。系統預設了國內11家銀行的銀行對賬單文件直接導入方案供用戶直接使用。若銀行文件格式發生變化，同時也支持用戶自定義其他相應的導入方案。具有某銀行賬號對賬權限的用戶，支持跨結算組織獲取該銀行賬號的銀行存款流水記錄進行對賬。系統支持多賬號多幣別全自動批量對賬。由系統自動出具銀行存款余額調節表，并支持檢查湖南院與銀行未達賬項的具體情況。
6.資產管理模塊。該功能實現了財務核算和實物管理（財業）一體化模塊，解決了資產管理中賬、卡、物不符，資產不明、設備不清，財務對固定資產實物從購置、領用、清理、盤點、借用歸還、維修到報廢進行全方位準確監管和賬務處理，真正實現賬物相符。用于對固定資產、在建工程進行管理控制。業務處理包括資產購置、折舊、增減值，轉移、報廢等，當固定資產模塊業務發生時，總賬中的固定資產和累計折舊科目同步更新。計提折舊可自定義多種折舊方法。
7.合并報表模塊。在進行各期報表編制工作之前，需要完成以下合并準備工作：①股權關系：根據湖南院內投資子公司與被投資子公司的實際持股情況逐一維護。②合并方案：基于會計核算體系，統一會計政策，確定合并報告結構中參加合并的組織以及合并層次，③項目勾稽關系與分配：基于報表項目勾稽檢查的公式定義與針對需檢查組織的分配。④調整分錄模板與抵消分錄模板：根據調整類別/抵消類別，內部投資、往來、交易記錄用的報表模板；統一維護調整分錄、抵消分錄模板。⑤下級控股公司個別報表編制模板、集團工作底稿、匯總報表、合并報表模板的管理：才能進行合并報表的編制。⑥同時支持針對用戶設置合并范圍的數據權限，結合各類報表的功能權限，可控制用戶對具體合并范圍下的報表的操作權限。
（二）管理會計模塊。
1.預算管理。該功能是根據國資委對《××年度全面預算》統一格式來設置的，編制的部門是湖南院各職能部門、各生產業務部門、分、子公司，在系統中支持按部門填寫收入指標、影響收入變動指標；支持按部門填寫主營業務成本的人工成本及其他業務成本情況，具體包括：預算年度內部門人工成本、其他業務成本情況、人工成本占營業收入及成本費用比重變動情況、職工數量變化情況等。如果人工成本總額、人均人工成本或工資增幅超過收入及利潤增幅，應詳細說明原因。預算年度期間費用發生情況，具體說明銷售費用、管理費用和財務費用的預計發生金額、年度增減變動情況，以及本年度擬采取的費用增長控制措施及落實方法。對期間費用中前十項費用的名稱、金額、與上年增減變動情況、變動原因等，應進行逐項說明。允許按自定義板塊進行匯總。可能影響預算指標的事項說明；能夠對費用種類，部門，進行預算實時控制；通過對國內外宏觀經濟形勢的研究與預測，說明宏觀經濟形勢對湖南院生產經營和經濟效益的影響；從行業發展階段與趨勢、能源、原材料及主要產品價格、市場供求關系、行業監管政策等方面，說明行業經濟形勢變化對本湖南院的影響；結合本湖南院整體戰略規劃、所處行業地位、市場供求關系及價格變動等情況，按主要業務板塊說明生產經營指標增減變動情況和收入、成本等變動情況，以及指標變動對湖南院效益的影響程度等。
2.費用報銷。該功能是對湖南院各類業務進行認真的梳理，對業務流程進行整理、變革、優化、部分統一，確認分析經常發生和重要業務的處理流程和審批流。形成管理制度化、流程化、單據化、表單信息化、業務智能化，確定實施方案。對于費用、出差事由的申請，費用、出差借款的申請，與出納系統無縫集成，借款申請自動生成付款申請單，快速下推費用借款付款單；對項目投標保證金申請，與出納系統無縫集成，保證申請自動生成付款申請單，快速下推費用借款付款單；并關聯應收系統；對分包付款申請發起，采購合同付款申請費用、差旅費的報銷，與應付系統無縫集成，報銷單同步生成其他付款單
3.項目核算管理。該功能是通過項目管理、預算管控、費用報銷模塊集成實現完全的自動化記賬、算賬、報賬，其數據結果自動轉移到后臺形成管理會計數據。難以實現工程預算、工程進度、現金收入、成本支出的實時對比在ERP系統中，提供了支持這項需求的功能，用戶利用該功能，可以針對任何項目，及時地進行工程預算、工程進度、現金收入、成本支出的實時對比，從而實現對項目的動態管理，使項目管理始終沿著計劃的軌道進行。項目成本核算的滯后湖南院管理層無法及時了解項目盈虧情況。
4.經營分析平臺。一個核心功能模塊，主要為K/3 Cloud各業務模塊提供一個自助式的圖形化分析報表平臺，同時也是實施、開發人員簡易、快速、低成本進行報表開發定制的工具。
二、ERP系統解決存在的問題
（一）勘察設計企業向集團化財務管理的難點。
1.規范湖南院的會計核算質量：解決勘察設計企業面向市場經營，以設計為龍頭總承包項目在各地成立分公司，財務人員配備少等特點造成的會計核算規范和會計信息質量不高的問題，滿足湖南院作為省國資的一級管理企業，近年來受到的監管及信息披露越來越高的要求，借助ERP系統，隨時向省國資委報送湖南院財務快報，真正做到財務管理內控落地，守住合規經營底線、提高會計核算規范及會計信息質量。
2.提高財務共享信息傳遞效率：做好財務會計系統和管理會計系統的融合，打通資金、核算、預算、費用歸集、報表等各自獨立的的財務會計系統及湖南院上下的流轉環節、實現業財一體化、會計信息集成化，解決業務信息向會計信息傳遞不及時，防止財務信息在內部傳遞過程中的丟失、效率低、數據沒有及時更新，現在能夠快速適應和滿足國資委及湖南院經營管理與領導決策的信息及時性、準確性要求。
3.推動財務會計轉向管理會計轉型，支持湖南院轉型發展：勘察設計企業持續快速發展，湖南院的經營模式和業態快速變化、經營范圍快速的擴張，經營主體不是單一的設計，而是以設計為龍頭向工程總包擴展，這就意味著設計成本單一變為以工程項目總包多樣成本，
（二）業務財務一體化項目核算的難點。
1.實施ERP后，從項目的立項開始，通過預算控制合同、合同控制結算、結算控制支出，增強成本管控能力，達到工程總包項目核算的要求，分工程項目單獨進行項目核算，按項目歸集收入和成本，計算出項目的利潤。
2.由于成本數據的實時性可以得到保證，項目的成本盈虧核算由過去的“工程竣工結算”轉變為“中間控制管理”。從而克服了以前在了解項目的成本收支時存在的時空障礙和人為因素。
3.湖南院領導和職能部門的管理人員，可以通過網絡從ERP系統中實時了解項目的實際成本收支情況。
（三）資產的實物管理和賬務管理的難點。
依賴于固定資產資源的合理配置和有效利用，解決了固定資產實物管理和固定資產的賬面管理有機的集成，有利于提高固定資產利用率，使價值管理與效益型實物管理密切結合，發揮固定資產效益，明確固定資產歸口管理及使用者的責、權、利，規范固定資產的購置、運營、處置等一系列行為準則。
1.提高工作效率：結合條形碼技術，賦予每個實物一張唯一的條碼資產標簽，從資產購入企業開始到資產退出的整個生命周期，能針對固定資產實物進行全程跟蹤管理。解決了資產管理中帳、卡、物不符，資產不明、品名不清，閑置浪費、虛增資產和資產流失問題。
2.提升管控：提供全方位、可靠、高效的動態數據與決策依據，實現資產管理工作的信息化、規范化與標準化，全面提升湖南院資產管理工作的工作效率與管理水平。
3.業財管控一體化：財務對固定資產實物從購置、領用、清理、盤點、借用歸還、維修到報廢進行全方位準確監管和賬務處理，真正實現帳物相符。
4.多維度數據查詢：結合資產管理部門的需求提供多維度數據查詢，從部門，員工等維度能準確定位所屬固定資產實物。同時可以查詢歷年固定資產實物購置，清理，報廢等歷史數據，給年度固定資產預算編制及決策提供數據基礎。
（四）經營分析的層級和維度分析的難點。
1.經營分析平臺"簡單易學、美觀實用"，可提供交叉表、餅圖、柱狀圖、儀表盤、數字指示器等多種圖形，僅需簡單的拖拉拽即可設計出高顏值的圖形化報表，并具備數據聯動、多維度組合篩選、鉆取等強大的交互式數據分析能力；
2.可自適應手機等多終端，支持K/3 Cloud門戶、客戶端、云之家、微信等多訪問入口；它還提供了多個預置主題分析模型和大量分析報表樣例，用戶可以直接使用或進行個性化修改，滿足湖南院多樣、快速變化的需求，是K/3 Cloud標準報表開發及個性化報表定制的必備平臺。
3.經營分析是以會計核算和報表資料及其他相關資料為依據，采用一系列專門的分析技術和方法，對湖南院的生產經營狀況等進行分析與評價的經濟管理活動。大膽走進業務、探究業務，指出問題，找出對策，實現從財務分析到經營分析的轉換。
三、ERP系統的維護和完善
（一）ERP系統的維護。
1.ERP系統的全部數據在湖南院中心機房儲存，由單一數據服務器、運用服務器、測試服務器組成，并對單一數據服務器實行自動備份在服務器中，同時也實行了異地備份（老院、新院）一旦一個地方其數據丟失將造成不可估量的損失，因此系統數據的備份是非常重要、要求做到萬無一失。
2.隨著金蝶K/3 Cloud軟件的升級、對硬件的要求也不斷的提高，包括服務器、網絡設備、系統數據的備份維護等設備的更新，因此，配合軟件公司對軟件新版本升級、補丁等來保持ERP系統的技術先進性。否則系統軟件就會落后。
3.為了提高湖南院ERP系統信息化水平，管理人員要踏踏實實的工作，因為員工內部的人員才能很好地把握企業的實際需求。人是最關鍵的因素，要不斷培養人才，只有注意員工素質的不斷提高和管理知識的更新。才能夠保持ERP系統持續正常運行和水平不斷提高。
4.依于勘察設計企業的特點，隨時變換組織結構，人員的變動，ERP系統的費用報銷和所有付款單的審批權限、各個節點的數據也隨著變化，這就需要信息部門人員，運用湖南院的組織結構，人員的變動進行參數調整和管理維護。
5.要持之以恒，各種數據維護要及時和準確，這樣才能保證系統數據的實時性、真實性、有效性。
（二）ERP系統的完善在信息化方面需要進行持續不斷的改進。
1.為了使湖南院ERP系統信息化帶來更好的效果，不踏踏實實去做是不行的。在現實中，根據自己管理的特點，對費用發生的核算單據進行優化，滲透到各業務層面，以便流程優化，規范專業優化會計的服務。
2.任何ERP系統信息化的實施，需要一個逐步適應過程，才能發揮作用，而這個過程不僅要花時間，而且很艱辛。原因很簡單，因為ERP系統的使用涉及到管理人員工作模式的改變，這會導致對使用ERP系統的阻力。真正將ERP系統信息使用起來，使ERP系統在工作中真正發揮作用、帶來效果，比起表面上將ERP系統用起來要困難得多。因此，有的操作流程還需要根據實際運行效果進行總結修改。
3.檔案方面，由于ERP系統集成性高，每發生一筆業務就自動生成一張會計的單據，對于業務量大的會計單據有幾萬張，因此，打印單據數量非常之多，后臺需要開發出往來的行之有效不需打印單據的功能。
4.報表開發及后臺系統配置方面，由于社會環境和ERP系統信息需求的不斷變化、要求不斷提高，原先二次開發的報表和后臺系統配置有的方面將不再適用，這就要不斷開發更新以適應新的需求。
四、展望未來
（一）實現財務業務移動審批與查詢分析：通過財務信息平臺與湖南院官微——微信對接，員工可以在手機上發起相關財務業務流程；生產部門領導可以在手機上進行財務業務審批，并且可以隨時隨地查看最新的部門財務數據匯總，輔助作出分析與決策。（二）對接商旅平臺，簡化費用報銷手續：將來員工到外地出差，只要帶出差人員的身份證和手機，無需自行購買機票、高鐵票、支付酒店的費用，只需要在ERP系統平臺中下單，把出差人員的行程和要求填寫清楚，由相關崗位的ERP系統業務平臺人員，幫助你進行資金結算與發票傳遞，免去出差人員打印發票報銷、結賬等繁瑣的手續。（三）充分地利用ERP系統提供的強大功能需要一個過程：隨著ERP系統應用的不斷深入，會在其中開發出更多有用的功能，并將它們利用起來。總而言之，湖南院ERP系統信息化水平關鍵需要看財務管理信息化帶來的效果；為了提高湖南院信息化水平，并做持續不斷的改進，不要做表面文章、也不可能一勞永逸、也不要知難而退。因此從這個意義上講，湖南院ERP系統信息化只有開始沒有結束。
