湖南智超公共服務有限公司/彭 奕
在事業(yè)單位日常財務核算工作中,會計檔案管理發(fā)揮了重要的作用,但會計檔案管理工作普遍不夠重視,缺乏規(guī)范化、制度化,這已成為目前事業(yè)單位會計檔案管理的主要現(xiàn)狀。從事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出要加強單位會計檔案管理，應采取有效的措施使會計檔案管理制度更完善，會計檔案管理工作更規(guī)范，會計檔案管理人員更專業(yè)，從而更有效地提高事業(yè)單位財務管理工作質量。
會計檔案作為檔案的重要組成部分，是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映，是極為重要的史料和證據(jù)，具有較高的準確性和完整性，能夠清晰地反映出單位在不同時期的經(jīng)濟狀況以及財務情況。新形勢下，隨著信息化時代的到來，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷實施，社會信息化程度不斷加深，事業(yè)單位的會計檔案工作面臨新的壓力，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。具體工作中，事業(yè)單位會計檔案由于受各種因素的影響，存在多種不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案事業(yè)管理的科學化、規(guī)范化水平。如何加強會計檔案管理引起了各方重視，如何適應信息化網(wǎng)絡化的檔案管理趨勢是當前面臨的主要問題。
一、新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理的重要意義及其發(fā)展趨勢
（一）新形勢下加強機關事業(yè)單位會計檔案管理的重要意義
會計檔案屬于國家檔案中非常重要的一個部分，對于機關事業(yè)單位來說不可或缺。一是強化法制管理的需要。機關事業(yè)單位加強會計檔案管理是強化法制管理的需要。2016年國家檔案局和財政部對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，強調了會計檔案管理的作用和價值。同時，《檔案法》明確提出，對于需要歸檔立卷的材料，都需交由單位的檔案管理人員以及檔案機構實施集中的維護和管理。二是單位財政管理的需要。機關事業(yè)單位加強會計檔案管理是單位財政管理的需要。機關事業(yè)單位每年都會使用很多國家財政資金，因此，加強機關事業(yè)單位的會計檔案管理，將財政收支完整、準確的記錄下來，并進行歸檔，能夠為單位制定發(fā)展計劃打下基礎，同時還可以為單位編制預算提供原材料，為財政部門實施行政管理提供便利。三是建設廉政黨風的需要。機關事業(yè)單位加強會計檔案管理是建設廉政黨風的需要。當前，國民對于機關事業(yè)單位的經(jīng)費開支十分注重，而這也決定了機關事業(yè)單位必須有效開展會計檔案管理工作。機關事業(yè)單位通過完善會計檔案管理，使每筆賬都可以順利找到源頭，從而避免亂用、挪用經(jīng)費情況的發(fā)生，為審計部門以及紀檢監(jiān)察部門開展監(jiān)督檢查工作提供有力保障。
（二）新形勢下機關事業(yè)單位會計檔案管理的發(fā)展趨勢
隨著信息化時代的到來，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷實施，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的會計檔案工作呈現(xiàn)新的發(fā)展趨勢。一是會計檔案管理信息化。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，在會計檔案管理方面的應用尤其廣泛。信息化的管理方式，能夠為會計檔案管理帶來諸多好處。比如，資料的儲存領域和范圍進一步擴展了，與傳統(tǒng)的檔案只能存儲于實物中相比，未來的檔案存儲將更加依賴于光盤、計算機等這類媒介。雖然這樣的存儲方式能夠加大存儲量，但是也增加了管理的難度。二是會計檔案管理網(wǎng)絡化。信息化的到來必然會推動網(wǎng)絡化的發(fā)展，網(wǎng)絡的全覆蓋能夠打破區(qū)域的限制，在未來的發(fā)展過程中，有可能會實現(xiàn)全部事業(yè)單位檔案管理的統(tǒng)一化。這種統(tǒng)一的、完整的網(wǎng)絡化體系的形成，有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率。
二、新形勢下事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀分析
我國的《會計基礎工作規(guī)范》正式實施之后，各個單位逐漸認識到了會計基礎工作的重要性，在具體工作中，事業(yè)單位會計檔案由于受各種因素的影響，存在多種不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案事業(yè)管理的科學化、規(guī)范化水平。
(一) 對會計檔案管理工作重視不夠
在實際的經(jīng)濟活動中，會計檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況來看，會計檔案管理工作已成為事業(yè)單位財務管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，大部分事業(yè)單位的領導和管理人員更加重視資金運行、財務報告和其他財務管理工作，反而忽視了會計檔案管理工作。具體表現(xiàn)在:有些單位領導只注重財務資金的核算與監(jiān)管，對會計憑證、會計賬簿等這些會計檔案資料的保存管理基本沒有概念；有些會計主管只注重本單位的財務日常賬務處理及報表編制工作，覺得會計憑證、會計賬簿、會計報表等資料只要每年裝訂后放進檔案柜保存即可，沒有明確會計檔案的范圍及合理規(guī)范會計資料建檔造冊的相關流程。目前，事業(yè)單位會計檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員沒有責任和保密意識，存在會計資料散落、遺失的風險，導致財務日常工作與檔案管理相脫節(jié)。
事業(yè)單位專業(yè)的檔案管理人員往往配備太少，會計檔案大多由財務人員兼管，沒有統(tǒng)一納入事業(yè)單位檔案部門管理，會計人員規(guī)范化管理會計檔案的能力不足，沒有清晰了解單位會計檔案的歸檔范圍，沒有規(guī)范化管理會計資料的整理、借閱等工作，這都是缺乏專業(yè)的檔案規(guī)范化管理知識所致。此外，由于會計檔案管理的專業(yè)培訓相對較少，因而不能有效地提高事業(yè)單位的會計檔案管理人員的專業(yè)性水平。
(二) 會計檔案管理規(guī)范性不強
目前，事業(yè)單位普遍沒有結合本單位的實際情況，并按照新要求及時修訂和完善會計檔案管理辦法，而一些會計主管對會計資料歸檔的范圍、時間等沒有具體的規(guī)定，這些都給單位會計資料的查找與管理帶來諸多不便。事業(yè)單位需要進行保存的會計檔案中，很多方面都出現(xiàn)了不規(guī)范的問題。比如，在對會計檔案進行保存時，裝訂過程中沒有嚴格按照相關的標準規(guī)定來進行，并且在保存以及管理等方面也不符合相關的標準規(guī)范要求。這就會在一定程度上增加檔案查找的難度，從而對時間和精力造成嚴重的消耗。另外，在檔案轉讓以及資源共享等方面，會計檔案保存的完善性得不到有效的保障，主要是因為在保存過程中存在嚴重的疏漏現(xiàn)象。會計檔案使用時，還存在的問題是各個環(huán)節(jié)的手續(xù)不具備全面性。比如，人員在對檔案進行借閱的過程中，存在部分事業(yè)單位缺少相關的借閱流程和手續(xù)。這種管理方式通常會導致檔案出現(xiàn)保存不全或者是資料遺失等現(xiàn)象，從而給事業(yè)單位檔案資料的安全性帶來了非常嚴重的負面影響。有部分事業(yè)單位規(guī)模較小，沒有獨立的檔案管理部門，會計檔案只能由財務部門自行管理，這也從一定程度上制約了單位會計檔案的規(guī)范化管理。
(三) 會計崗位設置不合理，會計檔案管理人員專業(yè)性不強
根據(jù)會計基礎工作規(guī)范中的相關要求，在對會計崗位進行設置的過程中一定要嚴格遵守相關的基本原則，保證不相容的崗位具備一定的獨立性，同時還應該安排相應的人員來擔任崗位工作。但是，在事業(yè)單位會計基礎工作開展過程中，在會計崗位設置以及人員配置等方面都不能滿足會計基礎工作開展的相關要求。有些單位在對崗位進行設置的過程中，沒有按照基本的原則進行設置，并且在對崗位人員進行配置的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)重復的現(xiàn)象。有些單位人手不夠，很多崗位只能兼任，會計檔案管理工作更是由其他人員兼職。這樣在發(fā)生問題時，工作人員之間就會互相推諉責任，從而對會計檔案工作的規(guī)范性造成了非常嚴重的負面影響
(四) 單位內部控制制度不完善，缺少內部監(jiān)督工作
要想保證事業(yè)單位會計檔案工作可以實現(xiàn)順利地開展，一定要將相關的監(jiān)督工作進行全面的落實。但是，在目前事業(yè)單位會計檔案工作的監(jiān)督過程中，還不具備完善的內部控制制度。這樣造成相關的內部監(jiān)督工作無法得到全面落實，這也是導致一些違規(guī)現(xiàn)象頻發(fā)的主要原因。有些單位對于單獨設立檔案室及執(zhí)行檔案管理的的規(guī)章制度覺得是可有可無，本單位其他人員可以隨意自行進入檔案室。有些單位在對會計檔案進行保管的過程中，一些非常重要的政策性文件沒有納入到會計檔案當中。如果與相關的執(zhí)法部門出現(xiàn)政策性爭執(zhí)問題，則政策性文件的作用將無法實現(xiàn)有效的發(fā)揮。這些問題產(chǎn)生的主要原因，是因為事業(yè)單位沒有加強對會計檔案工作的監(jiān)督力度。
三、事業(yè)單位加強會計檔案管理的建議
(一)加強對會計檔案管理工作的重視程度，強化數(shù)字化會計檔案安全管理意識，提高工作人員思想認識
對會計檔案進行規(guī)范化管理，首先，要讓單位領導和管理人員充分認識到會計檔案管理的重要性和必要性，不斷強化單位領導對會計檔案的管理意識，不斷增強會計檔案管理人員的責任意識，從而促進事業(yè)單位會計檔案管理水平的提高。其次，要在數(shù)據(jù)信息化技術的不斷發(fā)展和普及下，不斷強化會計檔案管理人員的數(shù)字化安全管理意識。機關事業(yè)單位需針對會計檔案管理人員實施檔案信息保管方面的培訓，提高其安全、保密意識，提升其保密技術，對現(xiàn)代化的安全保密手段做出掌握，以此來避免因人為失誤而引發(fā)的事故，如數(shù)據(jù)信息丟失、刪除以及泄露等情況。另外，還需基于數(shù)字化來不斷整合會計原始憑證，對其進行定期的梳理，使機關事業(yè)單位的會計檔案管理工作能夠朝數(shù)字化方向進行發(fā)展，提高其規(guī)范性。因機關事業(yè)單位包含了各種各樣的基礎性工作，所以其在辦公經(jīng)費方面通常處于較為緊張的狀態(tài)。對此，需加強機關事業(yè)單位會計檔案管理硬件設施的建設，以兩室分離的形式來實現(xiàn)專室專用。同時，還能夠將傳統(tǒng)的紙質性檔案轉換為電子化會計檔案，在此過程中，需以我國相關標準為基礎來進行電子檔案的移交。
第三是事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員要轉變思想觀念，首先是要樹立責任意識，要明確自己工作的任務和性質，本著為集體負責的態(tài)度來做好檔案管理的工作。其次是要明確工作的范圍，每一位工作人員應該清楚自己的工作是什么，合理有序地完成自己的工作。最后事業(yè)單位的管理人員應該為本單位的員工提供方便，無論是從政策上還是從實際行動上都要給他們鼓勵，為他們創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境。
(二) 充分運用現(xiàn)代管理手段，優(yōu)化會計檔案管理
隨著科技的快速發(fā)展，計算機越來越普及，會計檔案逐漸自原來的紙質賬本轉變?yōu)楫斍暗碾娮訑?shù)據(jù)、磁盤存儲模式。雖然電子數(shù)據(jù)更便于操作，且有著很大的容量，但是，其也面臨著一個問題，即電子數(shù)據(jù)易被篡改，因此，加強數(shù)據(jù)安全的保護十分必要。機關事業(yè)單位相關人員需對計算機的授權、審批制度做出嚴格的遵循，提高安全防范力度，保障檔案的保密性。同時，也可以利用會計軟件多用戶的方法，來實施分權管理，及時進行數(shù)據(jù)的備份和保存，避免居心不良之人對數(shù)據(jù)進行篡改。在此過程中，還需定期進行計算機系統(tǒng)的檢查和維護，避免遭受病毒感染。在使用電算化會計資料的過程中，需做好資料的分類以及歸檔工作。以當前已有會計軟件為基礎來對資料實施分類管理，并進行標號，從而減少儲存成本和空間，為查詢提供便利。
(三) 加強對會計檔案管理人員的專業(yè)培訓，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質和綜合素質
一是為會計檔案管理人員提供更多的檔案管理學習交流平臺，提高檔案管理人員綜合業(yè)務素養(yǎng)，強化責任意識、保密意識和風險意識，以提高會計檔案管理人員的專業(yè)化水平，不斷適應新環(huán)境、新形勢，充分發(fā)揮自身職能作用，從而體現(xiàn)自身的價值。
二是可以不定期地召開培訓會，讓相關的業(yè)務人員參與培訓。培訓的內容除了涉及基本的業(yè)務知識之外，還應該結合時代的發(fā)展，讓參加培訓的人員學習新的管理技術。
三是從數(shù)字化工作人員素質角度出發(fā)，要求對財會人員采取優(yōu)先錄取模式，是推行數(shù)字化檔案管理工作的重要前提。在檔案管理設備、管理技術與管理方法等層面，事業(yè)單位應重視會計檔案管理人員繼續(xù)教育工作的開展，結合檔案管理的實際需求來對檔案管理人士開展分層次、分階段的目標性培訓，利于增強會計檔案管理人士在信息技術上的應用能力。在人才考核與評定時，需要結合檔案管理者的實際工作內容，鼓勵工作人員要積極地學習與應用信息化、數(shù)字化技術。在會計檔案內容上，主要涉及財務、檔案等知識與技能，要在了解財會檔案管理基本運行規(guī)律條件下，發(fā)揮好工作人員的計算機專業(yè)能力，從而為單位會計檔案管理提供服務，以提高檔案管理效率。
(四) 建立完善的會計檔案管理制度，規(guī)范檔案管理的工作流程
為提高檔案管理水平，應建立相應的會計檔案管理制度，利用此制度來約束與管理相關人員，以確保檔案管理的高效性與規(guī)范性。首先這套規(guī)章制度應該對檔案管理的工作程序、保管的年限、如何進行歸類、整理等等有一個清晰的說明。其次在制度中應該明確規(guī)定如何保護檔案的隱私，保證檔案不泄漏，這就需要明確職責，建立起責任負責制以及責任追究制，一旦發(fā)現(xiàn)檔案外泄，立馬追究相關人員的責任。為了讓制度更加完善，相關的事業(yè)單位最好每隔一段時間進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作做得好的單位和人員，則給予相應的獎勵，而工作有疏忽遺漏的則給予相應的懲罰。賞罰分明的處置辦法，一方面能夠提高工作人員的熱情，一方面對于工作不認真者是一個教訓。新形勢下，事業(yè)單位應建立會計檔案數(shù)字化管理的基本辦法，要求各個部門相互協(xié)調、合作，并對各個部門、人員職責予以合理定位。此外，還應從政策、制度等角度出發(fā)，重視對會計檔案的管理、利用與建設，能為當前會計檔案信息的標準化與規(guī)范化提供基礎，便于強化檔案數(shù)據(jù)的共享性與真實度。
（五）構建完善的內控制度，加強會計檔案管理工作監(jiān)督力度
會計信息化環(huán)境下的內部控制制度涵蓋的范圍更為廣泛，因此，機關事業(yè)單位需加強信息聯(lián)絡系統(tǒng)的開發(fā)與設計，加強監(jiān)管，對管理條例進行不斷地改進和完善，提高風險管理力度，構建信息化會計檔案風險管理機制。單位檔案部門以及財務部門需對會計檔案實施定期的檢查與審核，對會計檔案的歸檔情況、移交情況以及儲存情況進行檢查，并監(jiān)督會計檔案的鑒定和銷毀工作。對于擁有一定價值的檔案需做出準確的識別，避免其被銷毀，而對于需銷毀的會計檔案，則需根據(jù)程序進行及時地銷毀。在銷毀之前，需先經(jīng)檔案部門負責人、財務部門負責人以及單位負責人的共同批準，并在銷毀清冊上進行銷毀意見確認的簽名。監(jiān)銷人基于銷毀清冊來進行仔細的核對和整理，等到確定沒有問題之后，才可以由單位檔案部門以及財務部門共同進行銷毀，結束銷毀后，監(jiān)銷人還需將監(jiān)銷的具體情況匯報給單位負責人。避免過期且沒有價值的會計檔案占據(jù)儲存量，確保會計檔案管理處于高質、規(guī)范狀態(tài)。
