青島海信電器股份有限公司 陳明江
一、提高成本數據準確性的由來及問題
產品成本數據準確與否直接影響到公司的盈虧核算和項目投標決策，而軟件SAP的使用更是要首先保證數據準確這一基本目標的實現。SAP軟件作為世界知名的ERP財務管理軟件，已在許多企業中得到了很好的應用，但是在SAP環境下要提高成本數據的準確度并非易事。由于財務與業務的高度集成，很多會計憑證并不是由財會人員來制作的，而大多是由業務部分的操作人員來完成的，對于產品成本的數據信息更是如此。這使得在很多情況下，多數財務成本核算人員采用的仍然是“救火式”成本管理，疲于應付，還沒有形成一套切實有效的成本管理方法，因此，如何運用SAP軟件提高成本數據準確性，成為公司成本核算管理人員最關注的問題。筆者將從事SAP成本核算管理工作的經驗進行煉，與大家共享。
二、SAP軟件運行環境假定
以家電企業為例，家電企業原材料的種類繁多，各類材料的價值量變化較大，產成品用料較多，因而其成本數據信息的質量管理更具有代表性。公司采購部門負責所有原材料的采購業務，采購訂單的下達、收貨、生產發料等為其主要的SAP操作；生產車間作為材料領用、訂單生產、完工入庫的責任部門，主要是控制生產用料數量以及制造費用額度，并根據生產進度及時進行完工確認操作；財務部門負責產品成本的總體監控，并據此進行成本分析和成本預測、決策。
公司成本核算采用標準成本法。在標準成本核算方法下，首先對每一物料制訂標準成本，在制定時，無論哪個成本項目，都先確定其用量標準和價格標準，兩者相乘后得出標準成本，平時物料的轉移都是按照標準價格，產品成本明細賬都是按標準成本來登記的，月末通過差異的分配計算產品的實際成本。實際成本高低取決于實際用量和實際價格，標準成本的高低取決于標準用量和標準價格，所以其成本差異可以歸結為價格脫離標準造成的價格差異與用量脫離標準造成的數量差異兩類，這樣可以在進行成本核算的同時進行成本的分析與控制。
三、提高成本數據準確性所必需的基礎工作
首先，加強業務部門操作人員的基礎會計知識培訓，讓其明白自己已成為會計信息的產生人員，會計信息的準確與否很大部分依靠他們準確完整的業務操作。如對于年度內降價幅度較大的物料，如果業務人員采購訂單的價格更改不及時，而發票又不能及時收到的情況下，很可能導致成本核算偏差較大，反映不了真實的成本水平。通過培訓，使其明確操作后果-所有操作產生的數據均會在財務模塊得到體現，不論正確與否。因此財務部門要發揮主導管理的職能，從財務的角度去規范業務操作。
其次，強化流程的意識。業務人員要認識到，不能單純認為自己或自己部門的工作做好了就OK了。流程的內涵已打破了過去職能部門間的工作界限，一項工作任務的完成需要流程中的所有部門參與合作，共同完成。如一個產品訂單的成本核算，需要計劃部門、配料發料部門、生產制造部門和財務成本核算部門共同來完成，任何一個部門操作的信息流存在問題，整個成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要從思想上打破部門間的壁壘，實現實時地溝通協商。
第三，編制基于業務流程的SAP崗位操作手冊，將每個操作崗位的具體操作步驟用圖表、文字想結合的形式一一詳細列明，并注明每個操作環節的注意事項以及可能帶來的后果，這樣不論公司人員如何變動，均不會影響SAP操作的效果，有效地避免因操作錯誤帶來數據不準確的后果。這一工作需要專門的SAP項目小組去逐一制定，并隨著工作開展和解決問題的過程中不斷細化。
四、提高成本數據準確性的途徑
在標準成本核算方法下，要提高成本數據的準確性，應著重從價差和量差的產生根源著手，關注量差和價差形成的過程及影響因素，管理好這些即可從源頭提高成本數據的準確性。
一是材料價差部分應注意的事項。為簡化起見，我們將價差僅僅視為發票價格與標準價的差異，不考慮其他影響價差的因素。首先應要求業務部門（主要是采購部門）每月及時取得購貨發票，既是為了發票抵扣的需要，也是為了避免標準價偏差太大造成物料成本失實，尤其是生產周轉很快的企業。比如，一個新的材料如果估價較高，而發票不能當月取得的話，就可能造成使用該物料的產品成本偏高，直接影響到公司產品的盈虧核算，由于無法如實反映實際成本，也影響到了公司的相關決策。對于當月確實無法取得發票的物料，如果價值量較大，需要在月底結帳之前由開發和采購部門共同確定材料估價，以確保價格相對準確；價值量較小的，因月底結帳時間較短，可能無法完全采用上述方式，可直接由采購部門相關業務人員確認估價即可。其次，采購業務人員在下達采購訂單時，系統通常會自動帶出一個采購價格，該價格應為該物料采購的實際價格。如果不是擬采購材料的實際價格，應及時聯系采購信息記錄價格的更改人員及時更新，然后重新下達采購訂單，這樣，即使發票不能及時取得，也不會影響成本核算的準確度。最后，對于上述工作要落實到位，采購和財務部門必須有一套相應的管理機制來指導和約束，作為固定的流程確定下來。
二是材料量差部分應注意的事項。量差即因實際用料與標準用料數量的不同而產生的差異，可能是因材料質量問題、生產設備問題、操作工人操作不當等原因造成的，也可能是操作人員失誤造成的虛假的量差（對于使用物料移動掃描系統的公司而言，該類錯誤可能會少一些。）無論什么原因，生產車間均應落實到具體責任人員，由生產車間、技術部門和財務部門共同分析問題產生的根源并努力解決，確保企業嚴格按照標準BOM用量進行生產，如實反映成本水平。
三是加工費部分應注意的事項。加工費主要是指制造部門的人工及福利費、生產設備的折舊費、燃料動力費和車間公共費用等。生產車間的會計人員應實時關注本部門的每一筆費用發生明細，建立費用臺賬，及時核對并糾正費用列支不實等存在的問題，確保在月末成本結帳前本部門發生的費用真實、準確、完整。
SAP成本模塊的應用，本意是將公司財務人員從繁重的人工成本核算工作中解放出來，并提高核算的準確性，使其有更多的時間和精力去加強財務管理的職能，實現財務部門的價值創造。實踐證明，本文提到的上述做法可以有效地提高數據信息的準確性，并可為公司的經營決策提供更加準確可靠的基礎數據。
