■張麗華/文
為了進一步規范因公臨時出國經費管理，2013 年，財政部、外交部聯合發布了《因公臨時出國經費管理辦法》（下稱《辦法》）。在《辦法》實施過程中，遇到了許多亟待解決的問題，如審核材料多、報銷周期長、監管部門要求多和信息需求量大等。筆者基于內部控制的視角，分析如何優化工作流程，促進業財信息共享，為更好地管理因公出國經費探索一條新的路徑。
運用內控實現規范管理
對于如何解決出國經費管理工作中的難點，筆者認為，在確保財務工作有序開展的前提下，需要從3 個方面思考改進工作。一是從服務的角度看，財務部門如何提升服務品質，讓業務人員少跑腿；二是從監督的角度看，如何為各級各類部門和單位提供決策有用的信息；三是從管理的角度看，如何改進工作手段，降低出國費管理的工作成本、管理風險和勞動強度。
要同時滿足3 個方面的需求，無疑對當前的管理工作提出了更高的要求。這就需要進一步完善體制機制，優化工作流程，而建立健全內部控制恰恰
是完善工作流程的利器。
在財政部發布的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中，列示了多種控制方法。在具體的實務工作中，包括如下幾個方面。
一是通過不相容崗位相互分離，形成相互制約的額工作機制。單位應當設置必要的崗位，明確相關崗位的職責和權限，確保出國費支出申請與內部審批、報銷審批與執行等不相容崗位的分離。
二是通過內部授權審批控制，明確各部門的權責范圍。業務部門應該根據年度出國計劃、工作任務和單位領導的批示，結合預算指標和出國經費內部管理規定提出支出申請，并經過審核后辦理具體業務。
三是通過歸口管理，實現業務和財務工作的統一管理。對于臨時出國的出訪目的、任務、出訪時間等業務事項， 應當歸口單位外事部門統一管理。對于出國經費開支范圍、開支標準、相關單據審核等事項，應當歸口單位財務部門統一管理。
四是通過預算控制，體現厲行節約的要求。預算管理貫穿了出國事項管理的全過程，單位應嚴格控制因公臨時出國經費總額，嚴格履行“預算——計劃——執行”的工作機制，不得無預算
或超預算安排出國團組。
五是通過會計控制，規范基礎性工作。單位應規范處理業務和財務信息， 生成符合單位決策需要的各類報表。
六是通過單據控制，實現業務信息與財務信息的有機整合，確保出國經費有據可查。單位應該明確界定出國經費所涉及的各類表單和票據。出國人員在回國報銷費用時，需要整理各類單據。
七是通過信息內部公開，建立健全出國經費的監督機制，并為以后年度的出國經費管理決策提供數據支持。
以內控思維提升管理效能
內控建設的核心思路是管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責化、職責表單化和表單信息化。內部控制能否落地，能否為單位全體員工所接受，能否在規范管理的前提下提升管理效能，關鍵在于信息化。
對于財務部門來講，需要將已有的預算、計劃、開支范圍、開支標準，通過信息化的手段固定下來，并強制執行。這樣才能在財務部門與業務部門之間建立一道“防火墻”，在確保規范管理的同時，能夠有效獲取業務和財務的相關數據。
對于業務部門來講，需要及時掌握國家相關財務法規制度和辦事流程等， 并通過信息化手段，加強對出國事項的前置審批和后期跟蹤，幫助具體經辦人員提高辦事效率。
對于各級各類管理層來講，需要及時掌握出國經費的開支情況和開支水平，并通過信息化手段，提升整個出國事項的業財融合水平，獲取更有有價值的信息。
以上3 類需求，其實都圍繞出國經費的預測和計劃等工作環節展開，涉及對業務數據、財務數據等各類信息的處理和加工。相關單位需通過一套規范的信息化工具，明確職責，明確各類數據的報送審核程序，最終將需要的工作結果展示出來，接受各級部門的管理和監督。
（作者單位：國家機關事務管理局財務司）
