■司瑞斌/文
近年來，行政事業單位進一步推進差旅費管理。2013 年，財政部印發了
《中央和國家機關差旅費管理辦法》（下稱《辦法》）。2015 年，又發布了《關于調整中央和國家機關差旅住宿費標準等有關問題的通知》（下稱《通知》）。
行政事業單位差旅費管理具有眾多難點和風險點。筆者主要針對差旅費申請和報銷過程中易出現的一些風險及其信息化設計進行探討。
差旅管理難點及關鍵風險點
行政事業單位差旅費與業務行為結合緊密，難以計劃，事前事后變動大， 審核關口滯后。同時，差旅費標準復雜，且會按季節浮動，票據數量、種類多且格式不一，審核信息量大，與公務車、借款等經濟行為關聯度高，是審計關注的重點。
因此，行政事業單位差旅費容易引發先支后請、超預算、超范圍、超標準， 借考察名義出游、將因私行程含在公務差旅費中報銷等風險。
業務分類思路及審批機制設計
在經濟分類中，所有差旅均歸入差旅費科目。而對于業務行為來說，可分為公務差旅、業務差旅、調研考察和專項差旅等4 類。
公務差旅，即有明確會議、培訓主辦方的通知的。業務差旅，即在公安、
應考慮集成關聯經濟業務行為在同一張單據中，避免各經辦人為同一事項反復申請和報銷，提高效率
紀檢、藥監、安監、工商等行業中，由于業務職能需要到異地開展公務活動的。調研考察，即有明確的目標及計劃，往往以團組的方式到異地進行調研考察、交流學習的。專項差旅，即部分單位所特有的差旅事項，如監獄單位的異地調犯差旅等。
由于差旅費和業務事項結合十分緊密，在審批制衡設計上考慮分級制衡和同級制衡。所謂分級制衡，就是按出差人的級別分級制衡，上一級對下一級的業務行為進行審批，單位一把手出差由辦公室主任審核并公示。所謂同級制衡，就是業務部門確認差旅的必要性和合理性，財務部門確認差旅的預算和標準的合理性，歸口部門確認差旅的地點、團組等合理性。
針對4 種不同類型的差旅事項，審批的區別主要在于計劃屬性和業務屬
性而導致的歸口差異。
公務差旅可由辦公室進行歸口審核，以統一協調領導行程。業務差旅的審批關鍵，在于業務事項的合理性，對于該類差旅可以縮短審批流程，提高效率。調研考察的審批，需要組織人事部門進行歸口審核，以避免行程重復和全局統籌。專項差旅的審批，需要一個或多個歸口管理部門對差旅計劃，如科研單位的科技處對科考隊野外行程、研究方向進行把關，人事處對團組成員進行把關等。
信息化設計需考慮4 個方面
針對差旅費的管控難點及常見風險，在控制風險的前提下，需要從2 個方面思考設計差旅費管理的信息化。一是通過系統將差旅的管理思想落地；二是改進工作手段，降低管理成本，提高效率。具體包括如下4 個方面。
第一，實現不同類型差旅單據的整合，以及差旅、公務車、借款等關聯經濟行為的整合。
對于業務人員來說，要完成一項差旅申請及報銷需要涉及的信息量較大， 并且填報和審核都很繁瑣。可考慮通過行程單選擇人員和行程，自動計算差旅天數及費用，減少各經辦人的工作量，降低人工審核的風險，提高效率。
此外，應考慮集成關聯經濟業務行為在同一張單據中，避免各經辦人為同一事項反復申請和報銷，提高效率。
第二，通過系統內嵌規則、事前事后單據關聯、責任認領等規避風險。
單位應將預算、標準等規則內嵌系統，系統對差旅合規性進行初步把關， 同時通過審批流設計，實現差旅按分類走相應審批流程。事后報銷單和事前申請單也應實現關聯調用，并將每個崗位審批責任落實到每張申請、報銷單上。這樣才能降低差旅先支后請，超預算、超范圍、超標準，虛構事項套取資金的風險，也減輕了財務、業務人員工作量，減少了責任。
第三，對接訂票、銀行、核算系統。在差旅申請完成后，單位應將過程
中形成的各項數據自動接入訂票系統， 直接“拎包走人”，提高效率的同時避免違規。報銷時應將結算信息與銀行結算系統、核算系統對接，自動生成支付令和會計憑證，降低財務人員誤操作風險。
第四，實現數據價值。
對于內控系統中的過程數據，可根據不同口徑進行統計分析，用于事后分析及統計。系統內部數據關聯為審計提供單據追溯的手段，并為決策提供數據基礎。
（作者單位：真內控科技集團）
