從提出改革思路，到試點工作通過專家驗收，廈門市財政票據會計檔案電子化管理試點工作已經開展兩年多時間。目前，具有廈門特色的財政票據會計檔案管理新模式已經建立，達到了試點工作的要求和預期效果。
記者在采訪中了解到，在開展財政票據會計檔案電子化試點工作中，廈門市財政局經過不斷摸索，克服了技術、協調等難點，最終實現了財政票據的全程無紙化管理。
確定思路攻克難點
廈門市財政票據會計檔案電子化管理試點工作經歷了探索系統對接、建立財政電子票據庫、電子憑證檔案存儲格式調整和試點單位試運行等4個階段。
“我們首先要做的是摸清廈門市非稅系統、試點單位的會計核算系統及電子檔案管理系統之間的對接可兼容度。”廈門財政信息中心主任張青松說。在試點初期，廈門市依托“廈門非稅系統”實現了財政電子票據的自動化生成，并實現了在單位不同業務崗位之間的傳遞分發，但由于財政電子票據無法脫離非稅系統獨立使用，在查詢、入賬、歸檔等方面的運用仍受到極大限制，甚至離不開傳統的紙質媒介。為此，廈門市積極轉變改革思路，開始探索建立獨立于非稅系統的財政電子票據庫。
在電子憑證檔案存儲格式方面，廈門市采用數據憑證檔案模式存儲電子憑證檔案，并在財政部、國家檔案局的指導下，調整為固化文件檔案管理模式，滿足了會計檔案的規范性要求。
在做好上述準備工作的前提下，電子檔案管理系統在廈門大學附屬第一醫院和廈門市公安局交通警察支隊兩個試點單位上線試運行，運行情況穩定。
“技術方面的難點主要是財政票據種類多、樣式多，而單位收入數據標準、核算口徑、會計核算軟件接口規范、電子檔案數據規范等均不統一。”張青松說。為此，通過不斷的溝通與磨合，廈門市制定了一套技術規范，包括前端業務系統接口規范、會計核算軟件接口規范、電子檔案系統接口規范和PDF接口規范，用以保證會計檔案電子化管理系統與外部系統的有效對接。
另外，協調環節的主要難點在于部門、系統間的協調配合難度較高、工作量較大。
“由于試點工作涉及多個部門，多個業務系統，包括非稅系統、試點單位的會計核算系統及電子檔案管理系統等，在開發過程中，各部門、系統的協調難度一直較大。”同步天成軟件公司總經理鄭祥介紹說。比如，各單位的會計核算系統及電子檔案管理系統開發商不一，在實施系統間的對接時，需要同時協調單位的財務人員、檔案管理人員、會計核算系統及電子檔案管理系統的開發商，反復商討接口的對接方案；對接完成后，還需對各方數據進行核對驗證，工作量較大。
實現財政票據全程“無紙化管理”
廈門市非稅管理中心主任李足妹表示，經過兩年多的試點運行，總體而言，廈門市財政票據會計檔案電子化管理改革實現了財政票據（記賬聯）從開票到會計核算、歸檔的全程“無紙化管理”，達到了“向科技要管理，向管理要效益”的目標。
具體來說，廈門市開發了“廈門市財政票據會計檔案電子化管理系統”，這一系統設置了財政端與單位端兩個子系統。
“財政端負責對所有電子票據憑證的集中統一認證，單位端存儲本單位的電子票據憑證。兩個子系統同時運行，使財政電子票據可以脫離廈門市非稅收入綜合管理信息系統而單獨進行管理和使用，達到財政電子票據‘正確生成、安全唯一、可靠存儲、可查詢驗證’的管理目標，并通過與試點單位會計核算系統和電子會計檔案管理系統的有效對接，實現了財政電子票據的生成、加簽、分發、核驗、利用、核算和歸檔等功能，形成的電子會計檔案數據真實、 完整、可用和安全，符合國家會計、檔案等相關法律法規要求。”張青松說。
另外，廈門市財政票據的無紙化管理為其帶來了實實在在的效益。
比如，提高效率，降低成本。“財政票據會計檔案管理水平明顯提升，電子會計檔案不僅方便保管、查閱、調檔，還能減少原來紙質憑證歸檔的整理、裝訂、保管等耗費巨額人力、場地、設備、能源的支出業務環節，有效降低行政成本和社會成本。
據統計，我們醫院年均可節省印刷成本、保管成本、人力成本等費用近百萬元。”試點單位廈門大學附屬第一醫院總會計師段智文說。
同時，財政票據管理的新模式可規范管理、防范風險。廈門市財政票據管理新模式采用數字簽名、防偽加密等技術手段，確保會計電子憑證安全有效；財務記賬直接提取會計電子憑證自動形成記賬憑證，杜絕人為修改數據資料，有效防范會計核算風險。
另外一項成效是方便監督，有利共享。廈門市形成安全規范的電子會計檔案管理流程，提供靈活便利的電子檔案查閱環境，在便于監督部門全方位監督檢查的同時，通過信息技術有效擴展了電子會計檔案使用與共享的范圍。
“下一步，廈門市將在此基礎上繼續深化財政票據會計檔案電子化管理試點工作，特別是在醫院、學校、交警等財政票據用票量大的單位深入開展試點，為全國財政票據會計檔案實現全面電子化提供有益參考。”廈門市財政局會計處處長汪旭萍說。
確保數據安全有效是成功的前提
根據試點工作，廈門市總結了財政票據會計檔案試行電子化管理改革的一些 經驗和體會。
第一，多部門密切配合是試點工作順利開展的關鍵。
廈門市成立由市財政局會計處、市非稅收入管理中心、市財政信息中心、市檔案局以及軟件公司相關人員組成的工作小組，具體負責開展試點工作，同時試點單位成立由財務、檔案、信息等部門相關人員組成的工作小組，制定工作方案，積極協調會計核算系統及電子檔案管理系統的開發商，做好試點實施工作。
第二，制定試點管理辦法是試點方向正確的保障。
廈門市制定了《廈門市財政票據會計檔案電子化管理暫行辦法》以及《廈門市財政票據會計檔案電子化管理暫行辦法補充規定》，規范財政票據會計檔案電子化日常管理及實際操作，確保試點工作有章可循。
第三，確保數據安全有效是試點取得成功的前提。
“實現全方位的安全防護是系統建設的關鍵，保證會計檔案的正確生成是系統建設的基礎，實現會計檔案的安全存儲是系統建設的保障。”張青松說。
第四，完成會計檔案的全方位應用是系統建設的目標。
通過與會計核算軟件開發單位探討將財政電子票據憑證直接嵌入“單位會計核算系統”，使單位的財務人員可以在會計核算系統中直接提取、調用財政電子票據憑證并生成對應的記賬憑證。通過單位的“電子檔案管理系統”與“會計核算系統”的對接，使原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等會計檔案可以直接存入“電子檔案管理系統”，通過“財政數字證書運行監控及鑒定追溯平臺”，可以提供基于數字簽名的電子會計憑證全生命周期的驗證服務。
