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下城區會計核算中心教育分中心課題組中小學固定資產是中小學進行教學、教研和行政管理工作的物質保證，是學校資產的重要組成部分。近年來，教育尤其是義務教育階段的教育越來越受到社會的重視，隨著國家對教育經費投入的逐年增加，中小學固定資產的數量和總值也大幅增長。管好固定資產，提高資產的使用效益，對于教育教學的正常開展、師生愛護公物的道德培養等有著很大的意義。
一、中小學固定資產的涵義
中小學固定資產是指使用期限超過一年，單位價值在1000元以上（其中：專用設備單位價值在1500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。一般分為六類：包括房屋及構筑物；專用設備；通用設備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。另外，單位價值雖未達到規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資也作為固定資產管理。
中小學固定資產的使用人群主要為學生和老師，與其他事業單位相比有著明顯的特征。一是有大批單位價值很低，但耐用時間在一年以上的同類物資，如課桌椅、實驗器材、體育器材、音樂器材、美術器材等，這類資產單位價值低，都是校園教育教學活動的必需品，直接使用者為學生，損毀率較高，管理難度大。二是現代化教學設施更新速度快，信息化時代要求下學校的信息課程及信息化設備的使用越來越被家長和學生關注，學校的信息化設備需要和信息化課程匹配，更新要求比較高。三是無形資產的概念界定不明確。在現代校園網絡信息化發展過程中，校園的軟件開發和獨立網站運作是普遍現象，但是，現行校園無形資產管理沒有很好地開展起來，部分管理概念相對較強的校園將無形資產納入固定資產中核算。四是房屋及構筑物的入賬概念不明確。校園的房屋及構筑物主要是教學用房和活動用房，小學、幼兒園的校舍房屋均為小區配套建設，都是交鑰匙工程，辦學者對于房屋建設情況了解不多，校舍房屋的建設者不夠重視，資料大多不夠健全，無法對房屋和構筑物正確核算，部分校園使用多年的校舍還是估價入賬。此外，房屋的設計、建設和使用不是一個主體，各自職責不清，后期的裝修量很大，裝修、改建經費的入賬依據不明確，使得房屋資產核算不夠精準。
二、中小學固定資產的管理現狀
1．固定資產管理取得的成績和經驗
近幾年來，根據財政部門對固定資產管理的要求，中小學固定資產管理已逐步開始走向規范化。下城區各個校園固定資產已全部實行信息化管理，使用統一的軟件、統一的編號、統一的處置方式，按年度進行清查和盤點，同時進行管理員的業務培訓，大部分校園固定資產管理工作質量有所提高。
①固定資產使用壽命延長。如：電腦鍵盤一直是比較容易損壞的資產之一，大部分電腦教室的鍵盤需要經常更新，而這幾年，朝暉中學以信息教學和品德教育雙管齊下，規范使用電腦設備，做到電腦鍵盤的使用壽命與電腦主機同步，取得了固定資產管理的良好經驗。
②固定資產閑置率下降。固定資產實行信息化管理后，以資產的登記情況作為下一年度的預算依據，資產的使用受到校園的重視，學校資產購置逐步趨向理性，校內資產閑置率下降。
③固定資產處置統一規范。根據資產報廢程序及處置要求，報廢的資產由財政資產管理部門統一安排，經過這幾年的實施，校園能做到按照程序操作，自行處置資產的情況基本杜絕。
2．固定資產管理存在的隱患和難點
①學校領導不夠重視，權責難明確
作為教育部門，教學質量是生存的根本，很多中小學校的領導都把精力放在教育教學工作上，往往忽視了作為教育手段、工具的固定資產的管理。領導的不夠重視直接影響到單位內部固定資產管理制度實施的效率和效果，導致固定資產管理力度不大，固定資產的管理難度相對增大。另外中小學的經費來源大部分來源于財政撥款，學校一直存在著“重購置，輕管理，重財輕物”的思想，學校內部各資產管理部門間缺乏溝通與協調，各自為政，導致固定資產管理的松懈和混亂。而作為固定資產管理的各職能部門，對資產管理的考核，沒有硬性指標，考核力度不大，無法正確評價學校固定資產管理的規范與否，從而形成學校固定資產管好管差一個樣的局面。
②管理人員水平參差不齊，素質難提升
中小學固定資產管理隊伍不強，各個小學、幼兒園的固定資產管理員通常由后勤或財務人員兼職，只有初中、高中設有專職的固定資產管理員，但管理員更換頻繁。調研數據顯示，下城區目前由財務人員兼職的固定資產管理員占31.81%，不相容崗位出現同一人兼職現象；固定資產管理員從業年限平均7.45年，從業經驗在3年以內的占55%，一年內換崗的占13.63%。除財務人員外，其他68.19%沒有接受過專業的培訓，對固定資產如何歸類和編號，如何管理和處置，以及如何進行管理軟件的操作都不太懂。兼職人員終日忙于應付行政事務，資產管理工作只占其日常工作量的一小部分，其業務水平僅停留在登記員的角色上，容易造成工作被動，增加部門間工作協調難度，同時也會加大管理成本，發生國有資產流失、固定資產使用年份減少、提前報廢的資產數量增加等問題。
③賬實不符、賬賬不符，家底難清晰
在各項審計、檢查中發現存在，固定資產賬實不符及賬賬不符現象，造成校園固定資產總量無法核實。賬實不符主要原因：一是保管人員更換時，交接手續不完善，造成資產的流失和賬目不清。二是學校之間的分分合合，或是學校之間相互調用固定資產未按規范程序辦理資產移交手續，造成賬與實物不相符。三是資產使用者之間的調整、存放處室的變更等沒有按規范程序辦理，造成賬與實物不相符。賬賬不符主要原因：一是房屋、建筑物完工之后，不經驗收就投入使用，有的已使用多年，因工程的竣工決算未完結而沒有辦理驗收入賬工作，形成賬外資產，部分屬于行政調撥的房屋等資產，由于沒有取得相關的調撥憑證或者沒有辦理相關的手續，而且年代久遠，無法找到經辦人，造成入賬不及時、不準確。二是設備購置、驗收、資產保管、財務核算各項責任人各司其職，相互不通氣，造成入賬不及時。三是財務核算科目與固定資產管理明細存在脫節，使得財務核算無法按照固定資產管理的類別和數量進行，賬賬核對存在困難。
④資產購置不科學，績效難體現
這幾年中小學校對原有的教學樓、食堂以及電教化設備等大型硬件設施進行了大規模的改造、修復、新建、購置，雖然在很大程度上改善了學校的教學條件，以及為學校提供了較好的后勤保障，但由于各種原因，出現了一些重復建設、重復投資的問題，同時由于各校固定資產缺乏統一的管理，難以做到固定資產的整體規范，資源共享，調劑余缺，物盡其用，造成固定資產使用效率低下。另外，在添置行政辦公設備和電教化教學設備時，往往忽略自身的實際情況，片面追求“大、洋、全”，購置價格昂貴但使用效率極低的設備，造成功能閑置浪費；加之設備的日常管理維護不當，使用人員缺乏正確的操作知識，設備的使用壽命縮短，也形成浪費。更有甚者，為了應付上級檢查、評比達標，不依照實際工作需要，甚至是盲目攀比，貪大求全。有些項目建設不從實際出發，花錢不少，作用不大，形同虛設。上述現象的存在，使得資產利用率不高，造成了資金的緊張與低效使用同時存在的“怪現象”。
⑤條形碼管理不完善，數據難真實
條形碼管理是近幾年來固定資產管理的新辦法，條形碼在很大程度上改善了以往固定資產管理存在的賬實、賬賬不符現象，但是，條形碼的便捷同樣帶來了新的問題。條形碼易貼易撕，學生群體人數眾多，條形碼常見被損或私藏，給學校的資產管理帶來很大困難。配合條形碼管理所需的掃描機，因價格較高，不少學校尚未配備，導致條形碼管理流于形式，無法取得預期的效果。
三、中小學固定資產管理規范化的思考
1．轉變觀念，確立固定資產管理的重要性地位
學校資產是學校培養人才的物資基礎，科學、合理、有效地配置和使用學校各種經濟資源，對促進教育事業的發展，保證教學任務的完成有著十分重要的意義。領導重視是工作高效的保證，首先要讓學校領導認識到固定資產管理的重要性。財政部制定的內部控制規范中明確指出：單位負責人對本單位會計控制的建立和健全及有效實施負責。固定資產管理是學校內部控制的重要一環，學校領導應該從實做起，建議：①成立資產管理領導小組，由主管領導、采購、保管員、財務組成，避免推諉、脫節等現象，督促相關部門建立和健全固定資產購建、保管、使用、維護和盤存等制度并貫徹落實。②重視管理隊伍的培養，安排有能力、有水平的專職人員進行固定資產管理，注重本單位資產管理人員素質的提升，充分給予各種培訓機會。③建立固定資產的獎懲制度，對于固定資產管理的情況列入年度考核獎評中，鼓勵先進，促進后進，提高資產管理人員的積極性和責任心。除此以外，還要加大宣傳力度，提高全體員工對資產管理重要性的認識；要革新管理理念，實行全員管理，形成人人關心、人人愛護、人人管理資產的良好局面。
2．提高素質，增強管理員人員的專業度
固定資產管理員的工作方法和工作能力直接關系到學校資產管理的實際效果。要加強學校固定資產管理，首先，應設置資產會計崗位，對于固定資產管理員有專業知識的要求，至少要求有相關經驗，如倉庫保管或檔案管理經驗等。其次，對資產管理要進行全面培訓。建議國資部門將固定資產管理的法規、程序、方法、要求作為培訓的內容，并將培訓內容編制成考核大綱，對于各位參加培訓的人員進行崗位考核，考核通過者發予“固定資產管理員”繼續教育合格證，并對固定資產管理員的實際工作情況、獎懲情況建立檔案，實行年檢。
3．完善內控，建立、健全監督管理制度
建立各項制度，已保證固定資產管理工作順利、高效的開展。①建立請購、驗收、保管、借用、處置制度。資產采購必須以財政預算為依據，取得固定資產，應由學校財產保管部門或專（兼）職管理人員驗收，并及時將入庫單等相關原始憑證送財會部門入賬，同時嚴格執行固定資產的領用、退回、保管、檢查和維修制度。各學校的財務設置固定資產總賬和明細賬，各學校的專（兼）職管理人員設置固定資產實物賬，相關使用部門（人員）建立固定資產登記簿（冊）或卡片，并定期進行對賬。每年定期由主管部門、國資管理部門會同學校相關人員組成資產管理小組，對固定資產進行清查盤點。發現盤盈、盤虧，應查明原因，報經國資部門批準后，將盤點結果的相關明細表冊報送主管部門，并及時進行賬務處理，以保證賬賬相符、賬簿（冊、卡）相符、賬實相符。②建立使用監督制度。借鑒圖書借閱的經驗，針對流動性比較強的資產及損壞率較高的資產，實施卡片跟蹤制；借鑒入門卡管理理念，針對公用處室資產，實施入門登記制。卡片跟蹤制，即每個可流動資產及維修率較高的資產配置資產使用登記卡，該卡隨資產流動而登記，有條件的學校可進行數字化管理，對于使用超過期限的資產設置警報裝置，提醒管理員進行催還，對于維修次數計劃數的資產設置報警，提高使用者的保管意識。入門登記制，即公用處室的使用需要用一次登記一次，并對使用中產生的現象及問題都要記載，這樣既方便統計專用處室的使用率，又可比較準確地確定責任人。
4．資產導購，增強固定資產購置的科學性
中小學、幼兒園的資產管理人員基本上都由教師改行而來，缺乏資產管理專業知識，對于學校需要什么樣的設備以及設備的實際使用情況和使用價值沒有全面的了解，致使部分設備購置后實際使用效果不佳，使用率不高，對資產統一管理帶來困難，也給設備使用的培訓帶來不便。實施導購制，根據每年度教育教學的實際需求，為校園的資產管理者提供設施設備配備的建議和指導，將耐用的、實際效果好的設備介紹給學校，對效果不佳的、容易破損的、不易管理的設備不予接受申請，對系統中涉及的統一需求設置統一參數，進行統一招標，實施統一培訓，統一納入考核。實行導購制是對資產的事前管理，這樣從來源控制既能延長教學設備的使用時間，也減少各個校園間的對比，使財政資金用到實處。
5．科學核算，保證數據的真實性
進行資產管理、核算的目的是取得準確數據、掌握家底，因此，要做到科學核算，保證數據的真實性。一是設置資產的明細核算科目，使其與固定資產管理類別相符，加強財務核算和固定資產管理的一一對應性，便于財務賬與資產賬的賬賬核對。二是加強條形碼的管理。擴大掃描機的配置范圍，同時，建立資產跟蹤、資產處室變更、資產處置等相應的管理制度，保證固定資產信息化數據的真實性和可信度。三是進一步明確校園無形資產、房屋及建筑物的核算，通過建設部門、地方管理部門及其他相關部門配合，加強對建設部門的管理和監督，提高校園法人單位核算的要求，實現校園固定資產核算數據的完整和準確。
