【摘要】隨著會計信息電子化的不斷發展，在正常賬務處理模塊的外部，可以掛接財務信息查詢平臺與財務預約報銷，提高財務工作效率與質量，本文重點討論財務預約報銷系統設計過程中經常遇到的幾個問題，并對其進行了分析，提出了解決對策。
【關鍵詞】預約報銷 結構布局 問題對策
隨著會計信息電子化的不斷發展，滿足高校外部與內部各類會計信息的需要，實現賬務立體式、多維式的賬務結構轉變，在正常賬務處理的基礎上，增加了部門核算、項目核算、暫付款核算、暫存款核算、財務信息網上查詢、財務預約報銷、報銷叫號系統、報銷短信息發送等輔助模塊，極大地提高了財務工作效率，使財務工作結構發生了質的變化。本文根據實踐經驗重點討論財務預約報銷系統設計過程中經常遇到的幾個問題，并對其進行了分析，提出了解決對策。
一、報銷分類
會計的分類比較多，比如按經濟用途可以分為人員經費、商品服務經費、個人家庭補助經費、基建經費、信貸資金；按照功能可以分為高等教育、應用技術、離退休、財政暫存等；按照資金來源可以分為國庫、專戶、往來；按照資金性質可以分為預算內、預算外、往來款；按照部門分類可以分為機關、教學、教輔、后勤；按照項目分類可以分為各個具體的項目；按照經費類別分類可以分為日常經費、項目經費、創收經費、配套經費等；按照支出類別可以分為基本支出、項目支出；按照級別可以分為中央資金、省級資金、市級資金；按照課題可以分為國家自然科學資金、軟科學、科學家基金等。但是以上這些分類并不能滿足財務預約報銷的要求，因為大多數教職工不懂會計知識，讓老師們去判斷每筆支出屬于哪個分類是不現實的，如何讓老師們非常簡單地判斷出屬于哪個分類，必須從千差萬別的會計業務中進行歸納與總結。
第一，借款業務比較特殊，大多數單位對職工借款的管理比較嚴格，設置專門的會計軟件模塊進行核算，不同項目性質的借款審批與沖借手續不同于正常的業務報銷，涉及借款審批單、借款單、暫付款結算單、報銷單據等多種票據類型，牽扯的會計科目與項目比較復雜，特別是沖借業務更是與暫付款核算模塊掛接，老師們在進行預約報銷時有權力選擇沖銷哪個項目的哪張借條，因此應將借款與沖借業務單獨劃為一類。
第二，差旅費報銷業務也比較特殊，因為所有報銷業務中，只有差旅費報銷涉及出發補助，導致報銷金額與票據金額不一致，出發補助需要按照規定標準另外填寫報銷金額，單據格式比較復雜，需要預約報銷軟件單獨設計此類表格。大多數單位對出發標準有單獨的規定，操作比較麻煩，因此應將差旅費報銷業務單獨劃為一類。
第三，如果報銷分類設計太多，將會影響老師們的判斷，因此除上述兩項特殊業務外，其他報銷單獨作為一類，單據格式內容與報銷手續差別不大。經過上述分類后，既保證了賬務處理的高效與質量，又將老師們與財務人員緊密地結合在一起。
二、報賬類型
在高校的財務預約報銷中，大多數老師不懂會計，所以讓老師們幫助財務人員制作會計分錄是不現實的，如果按照會計科目設計不同的錄入界面，將是一個龐大的工程，并且操作界面不停變化，老師們將會無從做起，導致財務預約效果大打折扣。經過仔細分析，我們不難發現，會計科目盡管較多，還是有規律可循的，比如“結轉自籌基建”科目，全年業務量很小，業務比較特殊，如果全部實行預約報銷辦法，效果不一定好，所以對全年業務量較小、處理比較復雜的業務可以不采取預約報銷的辦法，或者采取預約報銷與財務柜臺報銷相結合的辦法。
在財務報銷中大多數業務屬于正常經費報銷與科研課題報銷，一小部分屬于往來款報銷，因此我們不妨將所有報銷業務分為正常經費報銷、科研課題報銷與往來款報銷三類。其中正常經費報銷業務大多數對應事業經費支出科目，科研課題報銷對應科研事業支出科目，往來款報銷業務大多數對應應付及暫存款科目，各分類的明細會計科目基本一致，為財務軟件的編寫提供了規范的模本?？梢詫⑺袌箐N業務設計為正常經費報銷、科研課題報銷、往來款報銷三種界面，分別對應不同的操作界面，同時在賬務輔助核算處理模塊設置項目時填寫報銷類型，不需老師們去選擇操作哪種界面，只需選中項目后，系統將會自動調出對應的操作界面，然后按照提示一步一步地操作即可。經過上述處理后，老師們就會在不知不覺中幫助財務人員填寫了報銷業務的摘要、會計科目、部門、項目、借貸金額與附件張數，財務人員通過掃描槍將上述信息讀取到賬務處理模塊，自動生成記賬憑證，然后在此基礎上結合實際報銷票據對記賬憑證信息進行簡單地修改，即可完成業務報銷過程，既能簡化會計報銷過程，又能保證會計科目與項目的準確性。
三、控制措施
為保證會計信息的正確性，在正常處理流程中如果出現下列情況時，應中斷預約流程：①項目余額小于零（包含以前已經預約但尚未辦理報銷手續的預約記錄）；②沖借業務找不到借條；③預約失敗記錄太多；④因存在逾期不歸還借款導致項目被凍結。但是在實際運行過程中，因老師們的電腦硬件配置、操作系統、瀏覽器系統、軟件參數設置等情況千差萬別，數據交換軟件難以提取當月新變化的項目指標增減情況，導致大量的預約失敗記錄，影響財務預約效果。為了解決這個問題，可以適當降低預約控制要求，刪掉部分數據控制公式，讓老師們順利地通過財務預約過程。同時提高財務人員的控制技術，拒絕報銷不符合會計要求的業務，保證會計信息質量。
四、支付方式
高校財務工作中資金傳統的支付方式主要包括現金、支票、電匯三種?，F金支付成本較高、風險較大，難以批量操作，必須配備專業的武裝押運人員與工具，現金支付難以留下完整的支付痕跡，給經濟偵查工作帶來不利。支票與電匯的填寫與蓋印鑒的要求很高，工作量很大，支票的登記、對賬與核銷手續煩瑣，支付期限較長，容易形成期末未達賬項，造成支付不便。在當今電子信息技術日益成熟的情況下，應逐步取消現金、支票、電匯結算方式，逐步采取網上銀行支付方式。
網上銀行支付方式雖然存在網絡詐騙等缺點，但只要措施嚴密這些缺點是可以避免的。另外，網上銀行支付方式具有資金即時到位、不存在未達賬項、隨時監控銀行對賬單、支付成本小、資金風險小、操作簡單等優點。網上銀行支付分為對公網銀與對私網銀兩種方式，對公網銀業務應根據委托付款單的支付信息進行操作支付，對私網銀業務可以采取批量操作辦法，采取專門的匯總軟件，在幾分鐘的時間內完成幾百筆甚至幾千筆的付款。經過上述整理，可以在財務預約的支付方式中設置網上銀行支付方式與沖銷借款結算方式，也就是說報銷的最后結果不是支付了資金就是沖銷了借條，簡化了操作過程，使整個財務預約報銷過程變得更加簡單清晰。
主要參考文獻
李敏，關應守.網上預約報銷在高校的實踐與探索.教育財會研究，2012；2
【作 者】
劉秀華
【作者單位】
（臨沂大學審計處 山東臨沂 276005）
