【摘要】出納管理模塊是用友軟件為出納人員提供的一套進行貨幣資金管理的工具。本文以用友ERP-U8.72軟件為例，對出納業務中出納簽字、日記賬查詢、支票登記簿管理及銀行對賬等環節的常見問題作一總結和剖析，并提出解決的方法和建議。
【關鍵詞】用友軟件 出納管理 貨幣資金
貨幣資金管理是現代企業管理的一項重要內容，也是出納人員的工作重點。用友軟件的出納管理模塊是為出納人員提供的一套進行貨幣資金管理的工具，主要包括現金和銀行日記賬的輸出、支票登記簿的管理以及銀行對賬等功能。在信息化時代，用好這套工具是出納人員的必備技能。筆者將結合自身多年的教學和實踐經驗，以用友ERP-U8.72軟件為例，對出納業務中常見問題作一總結和剖析，并提出相應的解決方法和建議，以期對廣大用戶和教學工作者提供參考和幫助。
一、出納簽字中常見問題及對策解析
問題一：出納人員進入總賬系統，找不到“出納簽字”功能。
原因分析：①“出納簽字”本是屬于出納人員正常權限范圍內的一項功能，但在用友軟件中，出納角色默認的權限并不包括此項功能。用戶如果在增加操作員時，為出納人員選擇了出納的角色，就會被自動賦予此角色的所有權限，然而如果沒有在后續的權限設置中為出納人員補充設置“出納簽字”的權限，那必然找不到相關命令。②用戶雖然清楚地記得曾經為出納人員設置了“出納簽字”的權限，但由于用戶在進行權限設置時忘記了應該先選擇賬套、再選操作員、然后再賦權，導致在沒有先選賬套的前提下，為出納人員賦予了其他賬套的“出納簽字”權限，當進入應該操作的賬套時自然就找不到相關命令了。
解決方法和建議：以系統管理員的身份注冊進入“系統管理”界面，點擊“權限”菜單中的“權限”命令，先選擇要操作的賬套，再選擇出納人員，然后將“總賬—憑證—出納簽字”的功能賦予出納人員即可。建議用戶在增加操作員時，如果為操作員指定了角色，一定要注意查看此角色默認擁有的權限與企業要求該操作員應具備的權限是否一致，實際工作中可通過更改角色或操作員的權限來進行調整。另外，為操作員賦權時要特別注意操作的對象和順序，以免設錯權限。
問題二：出納人員執行“出納簽字”功能時，系統提示“沒有符合條件的憑證”，無法簽字。
原因分析：①沒有為“庫存現金”和“銀行存款”科目選擇“日記賬”選項。②沒有進行指定科目的設置。在實務中，我們雖然很清楚地知道出納人員負責對現金和銀行存款進行管理，但在用友軟件中卻必須事先通過指定科目功能來明確出納負責的科目，才能保證后續出納各項功能的正常運行。③沒有在總賬系統控制參數中選擇“出納憑證必須經由出納簽字”選項，憑證在未進行出納簽字之前已記賬，而已記過賬的憑證是不能再進行出納簽字的。④用戶的計算機系統時間沒有設置為當前操作的年度和月份，而進入系統時的業務操作日期自動識別的時間是計算機系統時間，如果此時沒有調整業務操作日期，進行出納簽字時就會導致系統去查詢其他月份的憑證記錄。
解決方法和建議：第一種情況需要用戶到會計科目設置界面為“庫存現金”和“銀行存款”科目設置“日記賬”選項；第二種情況需要用戶到會計科目設置界面執行“編輯”菜單中的“指定科目”命令，將“庫存現金”指定為現金總賬科目、“銀行存款”指定為銀行總賬科目；第三種情況需要賬套主管先取消記賬，然后出納人員才能對憑證進行簽字；第四種情況需要用戶將計算機系統時間調整為當前操作月份，或在進入系統時將業務操作日期選擇為正確的年月信息即可。由于指定會計科目的操作是出納人員進行后續業務處理的前提和保證，而此操作的命令比較隱蔽，容易被用戶遺漏，所以，建議用戶在操作出納業務之前，一定要認真查看此項設置是否已準確完成。在憑證處理環節如需進行出納簽字這一審核環節，須注意事前將“出納憑證必須經由出納簽字”參數選中，以利于系統控制憑證處理的流程順序，如果出納不簽字，將不允許憑證記賬。
問題三：出納人員執行“出納簽字”功能時，發現能夠簽字的憑證數量少于已填制的憑證數量。
原因分析：①出納人員只需對涉及庫存現金和銀行存款的收付憑證進行簽字，而無需對轉賬憑證簽字，如果填制的憑證中包含轉賬憑證，出納能簽字的憑證數量必然少于所填制的憑證數量。②指定科目的內容設置不正確，常見的錯誤是將“庫存現金”和“銀行存款”都指定為現金總賬科目，這樣在出納簽字時只會對涉及庫存現金的憑證進行簽字，而涉及銀行存款的憑證則不予處理。
解決方法和建議：第一種情況不需處理，出納人員只對收付憑證簽字，這是由出納權限范圍所決定的規則，但這一點在操作中卻容易被用戶所忽略，誤以為所填制的憑證丟失，所以，提醒用戶注意明確出納人員的權限范圍；第二種情況需要在指定科目的操作界面更改錯誤設置，將“銀行存款”從現金總賬科目調整到銀行總賬科目。由于指定科目是需要分別針對現金總賬科目和銀行總賬科目進行單獨設置的，所以，用戶一定要在明確需要設置的內容的基礎上，準確進行操作。
二、日記賬查詢中常見問題及對策解析
問題一：出納人員在進行現金日記賬或銀行存款日記賬查詢時，系統提示“此操作員無科目編碼1001 或1002 的權限”，無法顯示日記賬。
原因分析：如果在總賬控制參數中設置了“明細賬查詢權限控制到科目”，而又未將“庫存現金”和“銀行存款”科目的查詢權限賦予出納人員，則出納人員將無法查看現金和銀行存款日記賬信息。
解決方法和建議：進入企業應用平臺，執行“數據權限—數據權限設置”命令，為出納人員設置“庫存現金”和“銀行存款”科目的查詢權限。賦權時應注意先將設置界面中的“制單”權限取消，以防止人為擴大出納人員的權限范圍。
問題二：出納人員進入現金日記賬或銀行存款日記賬查詢界面，點擊“憑證”、“總賬”命令聯查憑證和總賬信息時，系統均提示“該操作員無此功能權限”，無法執行操作。
原因分析：當提示“該操作員無此功能權限”時，說明沒有在系統管理中為操作員賦予相關權限。點擊“憑證”、“總賬”命令是想讓出納人員聯查憑證和總賬，但在規定的出納權限范圍中并不包含這兩項權限，所以無法執行相關命令。
解決方法和建議：系統管理員注冊進入“系統管理”界面，將“總賬—憑證—查詢憑證”和“總賬—賬表—科目賬—總賬”的功能賦予出納人員即可。實際操作中用戶不易在權限設置界面找到上述兩項功能，因此，建議用戶在全面熟悉用友軟件所有功能權限的基礎上，根據功能類別一層層地查找相關權限，千萬不能因為找不到準確的功能命令，就人為擴大操作員的權限范圍。
上述兩個問題的出現也說明用戶對于用友軟件中的功能級權限和數據級權限混淆不清，特別是問題一出現時，用戶容易誤認為未被賦予有關功能級權限。區分的關鍵是要根據出錯的提示信息進行判斷，如果提示“該操作員無此功能權限”，肯定屬于功能級權限的缺失，需要執行系統管理的“權限”命令為其賦權；其他情況則應屬于數據級或金額級權限的缺失，需要執行企業應用平臺中的“數據權限分配”或“金額權限分配”命令為其賦權。
三、支票登記簿管理中常見問題及對策解析
問題一：填制憑證時未出現“此支票尚未登記，是否登記？”提示信息，無法進行支票登記工作，或此信息出現了但忘記登記，不知如何補錄。
原因分析：用友軟件允許用戶在進行憑證填制的同時完成支票的管理工作，相當于出納人員執行支票登記簿功能。但此功能的執行有四個前提條件：①在進行會計科目設置時，須為“銀行存款”選擇“銀行賬”選項，使之成為銀行科目；②在進行會計科目設置時，須將“銀行存款”指定為銀行總賬科目；③在結算方式中選擇了“票據管理”選項；④在總賬控制參數中選擇了“支票控制”選項。只有四個條件完全具備，在填制憑證時使用銀行科目制單，又采用了要進行票據管理的結算方式，才會出現“此支票尚未登記，是否登記？”的提示信息，并彈出信息框要求登錄相關支票信息，而此信息框只在第一次填制憑證時才會出現。
解決方法和建議：分別進入企業應用平臺和總賬系統，依次查看上述四個前提條件是否都已滿足，在保證全部設置完成的前提下，進行憑證的填制，就能在保存憑證時出現此提示信息，然后根據信息框的提示錄入相關內容即可。建議在內容錄入完畢，執行“出納—支票登記簿”功能，用戶將會查看到已錄入的支票信息，并且“報銷日期”欄中自動填列了憑證的制單日期，即意味著在憑證填制的同時這張支票已報銷了。但一般出現這種情況時用戶往往已經填制并已保存憑證，即便四個條件再重新設置完畢，進入填制憑證界面也無法再次調出此信息框。此時，支票信息只能由出納人員執行“支票登記簿”功能進行補錄，補錄時應注意在“報銷日期”欄中填列憑證的制單日期，以保證與已填制憑證信息的一致性。
問題二：填制憑證時，出現“此支票已登記過，是否報銷？”的提示信息。
原因分析：出現這一提示信息，一般是用戶在填制憑證之前已領用了支票，因此在支票登記簿中已記錄了支票的相關信息，但“報銷日期”欄為空，因為與支票相關的業務可能還未發生，憑證還未填制。當實際業務發生、開始填制憑證時，系統將根據憑證中所填列的結算方式、票號等信息到支票登記簿中查看是否有這張支票，如果有，并且“報銷日期”欄為空，就會出現“此支票已登記過，是否報銷？”的信息框，要求確認是否要報銷這張支票。
解決方法和建議：看到此提示信息后，應再次確認有關結算方式和票號信息是否錄入正確、完整，如果沒問題，就點擊“是”按鈕，確認支票信息并報銷此張支票。建議用戶在此操作完成后到支票登記簿中查看此張支票的狀態，將會看到“報銷日期”欄中被自動填列了憑證的制單日期。
問題三：填制憑證時，出現“此支票已報銷，是否正確？”的提示信息。原因分析：出現這一提示信息可能是用戶在第一次填制憑證時已錄入支票的信息，支票已為已報銷狀態，但因為某些原因又把所填制的憑證從系統中刪除了。當再次填制這張憑證時，系統仍將根據憑證中所填列的結算方式、票號等信息到支票登記簿中查看是否有這張支票，以及支票的報銷狀態。當發現此支票已報銷時就會出現“此支票已報銷，是否正確？”的提示信息，要求確認支票的信息及報銷的狀態。
解決方法和建議：看到此提示信息后，應再次確認有關結算方式和票號信息是否錄入正確、完整，如果沒問題，就點擊“是”按鈕，確認支票信息及報銷狀態即可。
由上可知，支票信息的登錄既可以由出納人員在支票登記簿中完成，也可以由制單人在填制憑證時協助完成，而填制憑證時錄入的支票信息最終會體現在出納的支票登記簿中。三種提示信息的出現原因及解決的方法取決于支票登記簿中的支票信息登記與否，以及是否已報銷，一旦與支票相關的憑證已填制完畢，這張支票就應是已報銷狀態。
四、銀行對賬中常見問題及對策解析
問題一：出納人員錄入銀行對賬單時，系統提示“日期超出范圍”或“業務日期不能小于啟用日期”，無法進行信息錄入。
原因分析：①出納人員錄入銀行對賬單時，首先會進入“銀行科目選擇”界面，進行對賬銀行科目及月份信息的選擇，此時如果所選的截止月份與本期對賬月份不一致，在錄入本期銀行對賬單日期時就會彈出“日期超出范圍”的提示信息。②出納人員第一次使用銀行對賬功能時，需要先錄入銀行對賬期初信息，錄入時要求設置銀行對賬的啟用日期，即從何時開始使用此功能。如果所錄入的本期銀行對賬單日期小于銀行對賬的啟用日期，就會彈出“業務日期不能小于啟用日期”的提示信息。
解決方法和建議：第一種情況需要用戶在執行“銀行對賬單”命令時，當進入“銀行科目選擇”界面后，應正確選擇對賬月份信息，保證所選的截止月份與本期對賬月份一致；第二種情況，需要用戶先執行“銀行對賬期初”命令，認真查看銀行對賬的啟用日期，然后在錄入銀行對賬單信息時，一定要保證所錄入的本期銀行對賬單日期小于銀行對賬的啟用日期。當出現上述兩種情況時，用戶想要退出錄入界面進行修改，一般會陷入進退兩難的境地，既不能繼續錄入信息，想退出又因提示信息未入完畢不讓退出，如果出現這種情況，按鍵盤上的ESC鍵即可解決。
問題二：出納人員執行“銀行對賬”功能時，單位日記賬欄沒有內容，或單位日記賬及銀行對賬單中信息不全。
原因分析：①銀行對賬時核對的是單位的銀行存款日記賬與銀行的對賬單。銀行對賬單屬于外來數據，需要手工錄入到系統中，但單位銀行存款日記賬的信息則來自于總賬系統，當憑證填制完畢，并且審核、記賬之后，就能在日記賬中查看到相關信息了。如果在進行銀行對賬時發現單位日記賬欄沒有內容，說明憑證尚未記賬，所以無內容可顯示。②如果只顯示部分內容，可能是由于有部分憑證未記賬，導致單位日記賬顯示的內容不全。或者是執行“銀行對賬”命令時，在“銀行科目選擇”界面的月份欄中，將開始日期與結束日期都選為了當前需要進行銀行對賬的月份，從而導致此日期之前還存在的未達賬項無法在單位日記賬欄或銀行對賬單欄顯示出來。
解決方法和建議：第一種情況需要進入總賬系統，將未記賬的憑證全部記賬，然后再返回銀行對賬界面，單位日記賬欄就會出現應有的信息了。提醒用戶明確，銀行對賬工作是屬于企業期末業務的內容，而用友軟件的記賬功能是可以在本月中多次執行的，所以在執行銀行對賬功能之前一定要保證所有的憑證都已記賬。第二種情況只需在執行“銀行對賬”命令時，不要選擇“銀行科目選擇”界面月份欄中的開始日期，即可看到銀行對賬月份之前還存在的未達賬項。
問題三：出納人員執行完“銀行對賬”功能，進行對照檢查時，提示單位日記賬與銀行對賬單不平衡。
原因分析：用友軟件提供的銀行對賬方式有兩種：一種是自動對賬，就是計算機根據用戶設定的對賬條件自動進行核對、勾銷。對賬條件中有一項是系統默認選中的：“方向相同，金額相同”，即在進行對賬時只有單位和銀行雙方賬簿上符合這一條件的記錄才會被打上自動對賬的兩清標志“○”，并視為已達賬項。由此可見，自動對賬只能進行一對一的業務核對。而另一種對賬方式是手工對賬，它是對自動對賬的補充，主要針對一些特殊的無法用自動對賬核對的已達賬項使用，如一對多或多對多的情況。用戶在剛開始使用“銀行對賬”功能時，常會因不理解其基本原理，在進行自動對賬之后，將單位和銀行雙方未核對上的未達賬項采用手工對賬的方式全部打上手工對賬的兩清標志“?菁”，直到有一方業務全部被打上兩清標志為止，而不管其是否為同一筆業務，不管其方向和金額是否相等，這樣最終就會導致對賬不平衡。
解決方法和建議：用戶應在熟悉企業業務的前提下，充分理解“銀行對賬”功能的基本原理。進行銀行對賬時，無論采用哪一種方式，都應保證核對上的是雙方相同業務的已達賬項，而未被核對上的將成為本期形成的未達賬項。從最終形成的銀行存款余額調節表中也能看到這些未達賬項，它們已按照各自的性質被自動填列到相應的位置，留待以后各期進行核對。由此可見，利用計算機進行銀行對賬與手工操作最大的不同是，不用判斷未達賬項的性質和應該填列的位置，從而提高了銀行對賬的效率和準確性。而銀行對賬的準確性，尤其是自動對賬準確性的提高，還決定于用戶在填制憑證時錄入了準確完備的結算方式及結算票號等信息。因此，用戶在填制憑證環節一定要關注這些信息錄入的完整性和準確性。
主要參考文獻
1. 潘上永.會計電算化.北京：中國金融出版社，2007
2. 陳小紅.用友ERP－U872 財務系統應用疑難解析.財會月刊，2010；12
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（鄭州牧業工程高等專科學校經濟管理系 鄭州 450046）
