【摘要】高校傳統的財務報賬流程存在諸多弊病，不能滿足信息化環境下高校財務管理的需要。本文提出運用業務流程再造理論，借助數字校園的信息技術平臺，通過微觀信息的集成共享和組織結構的重組來實現高校財務報賬流程再造。
【關鍵詞】業務流程再造 數字校園 財務報賬 信息化
一、引言
數字校園是建立在信息技術基礎上的高校管理信息化體系，能夠全面地集成、管理大學的所有資源信息，實現從環境（包括設備、教室等）、資源（如圖書、講義、課件等）到教學、管理、服務的全部數字化。
業務流程再造（BPR）理論由美國麻省理工學院的麥克爾·哈默博士于1990年提出。BPR理論突出強調流程的“再造”和“創新”，而不是局部的“修補”。其基本思想是必須改變傳統工作方式，把工作任務重新組合到首尾一貫的工作流程中去。同時，該理論強調有效地運用信息技術協調分散與集中的矛盾，盡可能實現信息的一次處理與信息共享目標。
近年來，隨著我國高等教育事業的快速發展，財會業務活動已經滲透和貫穿到學校的一切業務管理活動中，需要業務流程各個環節協調與融合，實現一體化管理。為此，必須從技術和管理兩方面入手，通過微觀信息的集成共享和組織結構的重組，以實現高校財務報賬流程再造的目標。
二、當前高校財務報賬流程存在的問題
1. 當前高校財務報賬流程的現狀。報賬業務是高校財務工作中最基礎的部分。目前全國規模較大的高校一般設有二級單位財務報賬員制度。報賬員負責辦理本單位公用經費的報賬。科研經費和個人業務的報賬，則由報銷人本人辦理。各高校的財務報賬流程趨同，見下圖：
上圖流程有以下五個步驟：第一步：報銷人把在經濟業務活動中取得的發票等原始憑證交本單位報賬員審核。第二步：部分業務須先到科研處、人事處、設備處等管理部門辦理相關確認手續。第三步：將原始憑證報各級領導審核并簽批。第四步：將已簽批的所有單據提交財務處，經財務處內部業務處理流程（審核→編制記賬憑證→復核→出納）后，辦理小額現金收付或簽領支票。第五步：銀行轉賬和大額現金業務，憑在財務處簽領的支票再去銀行辦理相關手續。
2. 存在的問題。
（1）信息不能共享造成重復性勞動多。①重復審核。二級單位把在經濟業務活動中取得的發票等原始憑證，交本單位報賬員審核。報賬員審核完單據并經各級領導審核簽批之后，再將單據交財務處審核人員。這時財務處審核人員還須再次對票據的真實合法性和數據的準確性進行審核。原始憑證的審核工作繁瑣細致，非常耗時，且已由報賬員處理過，并經各級領導審核簽批過，屬重復勞動。②重復交單。財務部門與其他職能部門之間沒有建立業務信息的有機聯系，由此形成了“信息孤島”現象。比如，科研處的科研項目管理與財務處的科研經費核算、學生處的學生學籍管理與財務處的學費收取、人事處的人事管理與財務處的薪酬發放等各自獨立。報賬時，報銷人須先到學校相關職能部門辦理手續后才能到財務處報賬。比如，人員經費和科研經費的報賬須先到人事處、科研處辦理手續，經該部門簽字確認后，才能憑已簽名的單據到財務處報賬。再如，固定資產購置報賬，報賬員須先到設備處辦理固定資產報增手續，然后憑設備處出具的報增單據到財務處辦理報賬。③重復排隊。要完成一次報賬流程，至少須通過相關部門、各級領導、財務處、銀行四個環節。由于需要“面簽”，前兩個環節相關人員“不在”辦公室的情況常有。后兩個環節“人多”擁擠的現象很普遍。
（2）手工傳遞造成低質低效。①簽字難。由于采用手工傳遞報賬，每一項業務均須領導面簽，金額越大的業務須面簽的領導層級越多，而領導由于會議、差旅等原因不在辦公室的情況常有（某一位領導不在，流程便不能繼續），給報賬工作帶來很多不確定的因素。②核對難。高校傳統上采用垂直縱深式的行政管理結構，各部門為完成各自的工作任務而采用和生成的數據缺乏關聯性，需要花費大量的資源查找原因、調整差異。③取數難。由于信息傳遞手段的落后、校內各單位缺乏一個可以共享的信息平臺，必須等到報賬流程結束后，經過若干后臺加工處理、形成財務報告后才能提交到決策者手中，決策者由此獲取的信息是滯后的。
三、基于數字校園的高校財務報賬流程的構建
1. 數字校園的平臺作用。①橫向集成。BPR理論強調有效運用信息技術協調分散與集中的矛盾，盡可能建立起信息一次處理與信息共享機制。利用數字校園技術再造高校財務報賬流程，就是要將財務內部系統與各部門相關應用系統對接起來，設計出在同一平臺上操作的電子財務報賬流程，以實現信息共享與合作溝通。②單點接觸師生，單庫提供信息。數字校園流程可以單點接觸顧客，當業務信息由一個入口進入系統后立即被儲存在指定字段，經過標準碼的源數據信息，所有被“授權”的工作人員均可調用。這樣既使得信息得以適時、適地傳送，又保證了數據庫信息的統一，使得傳統流程中需要向不同部門重復交單的現象自動消除。③為報銷人提供了在授權范圍內可適時查詢自己的報賬進展情況的機會；各級領導和項目負責人可及時掌握第一手財務數據，無需等待事后的統計報告；超預算開支無法提交，而經費使用可全程實施實時動態監管；原始報賬信息的全方位錄入，便于財務監督，財務報賬流程由封閉走向開放。
2. 高校財務報賬流程再造須特別注意的兩個方面。一是財務報賬流程必須設計控制程序。網絡環境下，財務報賬系統與資金收付直接相關，其安全風險很大，必須強化全員的安全風險意識，結合電子化流程的特點重新審視原有的管理制度，將控制程序貫穿整個流程，以確保系統運行的保密性、安全性、完整性。二是以流程為導向，建立扁平化組織結構。BPR理論的核心思想是利用信息技術對流程進行重新設計，以實現組織績效的改善。而先進信息技術的應用必須配有組織管理的變革，這樣才能真正發揮效益。
3. 財務報賬流程再造設計。基于數字校園的高校財務報賬流程包括二級報賬員分散審核、各級領導在線審批、財會人員集中復核、銀校互聯平臺四個環節，如下圖所示：
（1）二級報賬員分散審核。①取消財務處對原始憑證的重復審核。擁有經費項目使用授權的報銷人員均可在數字校園平臺上按照財務報賬系統提示的信息與要求，進行報賬明細信息錄入。信息錄入后，報賬人員將系統生成的明細報賬單和發票等原始憑證一并交付本單位報賬員。新流程要求信息錄入者必須對信息的真實合法性和及時準確性負責，因此，對錄入信息和原始憑證的審核責任落到了二級報賬員和二級單位財務負責人身上。這樣的流程設計既剔除了傳統流程中財會人員對原始憑證的重復審核部分，又避免了傳統流程中一旦差錯產生，出現互相推諉、無人負責的局面。②下放財務處集中編制記賬憑證的權限。經二級單位財務負責人審核并簽批后，常規性的業務如差旅費、科研經費的報銷等，由二級報賬員驅動相關憑證模板，自動生成實時記賬憑證；非常規性業務的記賬憑證的在線編制工作由二級報賬員完成。
新流程將報賬信息的采集與錄入工作前移至流程的最前端，將財務處集中編制記賬憑證的權力下放并分散到二級單位，實質上是將財務處審核人員的工作前移。也就是說，這一流程設計打破了部門間的壁壘，在全校范圍內面向流程統籌規劃，建立流程型的會計組織。這種設計的優點是：剔除了大量數據核對的重復勞動，流程簡單便捷；取消了財務處集中審核原始憑證的環節，報賬人員不用集中在財務處報賬。
（2）各級領導在線審批。新流程運用信息化的傳遞方式，采取數字簽名技術和數據加密技術來完成各級領導簽名審批程序。各級領導通過數字校園輸入個人ID及密碼進入財務報賬信息系統后，可以看到待審批的報銷單和PDF格式的掃描文件，并可根據項目的預算范圍和自己的職能權限進行審批。系統按照后臺配置的功能與審批權限將單據依次傳遞到各級領導。主管領導只要在線，就可以實現在線審批，這樣報賬“簽字難”問題得以自然解決。
（3）財會人員集中復核。新流程將原始憑證的審核和記賬憑證的編制工作下放給二級報賬員的同時，要求財務處會計人員擔負報賬業務的全部復核工作。財務處復核人員對二級報賬員的報銷單進行實時在線復核。所有紙質的報銷單據（包括原始憑證、報銷單、記賬憑證等）均由報賬員分類整理交付財務處。財務處復核人員可根據需要查閱紙質的報銷單據。這一流程設計將傳統的串行工作方式改為并行的工作方式，體現了流程再造對管理工作扁平化的要求。
（4）建立銀校互聯平臺，使學校財務報賬系統與合作銀行網上支付平臺相連接，可直接實現資金劃轉。報銷單據及記賬憑證經財務處主管人員復核無誤后，通過財務處出納的在線審核和主管領導的在線審批，進入銀校互聯平臺，完成資金劃轉。銀校互聯平臺的建立，使得報銷人無需再去銀行排隊辦理相關手續，也減少了現金傳遞風險和財務人員工作量。
主要參考文獻
Michael Hammer. Reengineering Work：Dont Automate，Obliterate. Harvard Business Review，1990；7
【作 者】
楊 光 藍宗遂
【作者單位】
（廣東外語外貿大學財務處 廣州 510420）
