信息技術條件下的內部控制研究
喻新文
經濟全球化的縱深推進、信息化程度的日益加深使得企業的經營環境正悄然經歷日新月異的變革，企業面臨的風險不斷擴大。
為加強內部控制，國內不少企業開始嘗試推進備受歐美推崇的ERP系統建設，考慮到普遍性，本文僅以通過網上報銷集成預算管理、財務核算為例，詳細介紹內部控制體系的構建，關于如何實現通過網上報銷實現與其他更多管理系統的有效集成，可以此為例進一步推而廣之。
一、信息技術條件下的內部控制體系架構
信息技術條件下內部控制體系的基本思路是：以企業戰略和財務管理戰略為導向，以實現財務集中管理、精細化核算為目標，完善信息管理平臺、制度、組織、流程為核心的保障體系建設，以業務為切入點，以網上報銷為突破口，構建一個由預算管理、網上報銷、財務核算緊密集成的閉環體系，打造一個集預算、網上報銷、核算于一體的內部控制平臺，建立集事前預測、事中控制、事后分析于一體的閉環管理，逐步實現與其他業務系統的全面集成，最終實現“縱向控制、橫向集成”的財務業務一體化實時內部控制，提升企業內部控制力度，輔助決策。
二、企業內部控制的實現
集預算管理、網上報銷、財務核算于一體的企業內部控制體系，為企業強化內部控制提供了全新的管理思路。
(一)建立網上報銷模式
1.傳統報銷方式下企業內部控制的弱化
傳統的手工報銷方式下，報銷人員填寫紙質單據，這種手工的報銷方式通常表現出以下弊病：
(1)內部審批流程難以固化。首先，各業務部門內部審批流程難以固化。業務部門首先要明確具體業務費用需要對應哪個預算項目，然后才能按相應預算項目的審批流程完成相關的業務審批。此外，報銷人員也需要熟知預算項目的審批流程。
(2)審核程序復雜。財務人員需要同時審核原始單據和報銷的合規性，工作量大，易出錯。
(3)報銷速度慢。報銷人員往往耗費大量時間等待領導審批，如遇到領導出差或開會的情況，報銷單據不能及時得到審批。同時，等待會計審核、財務人員手工登記、錄入憑證等流程都嚴重拉長報銷周期。
(4)信息質量成本巨大。報銷人員需要填寫大量涉及項目、合同等的管理信息及數據。這些信息及數據的填寫缺乏規范性，錯誤率高，需要財務人員耗費大量時間審核，難以保證預算與核算的準確性，無形中增加了財務風險。
(5)時效性差。審核與記賬脫節，審核任務繁重，難以保證核算系統及時反映審核后的財務信息。同時，預算執行控制通過定期手工統計實現，無法做到及時提供決策支持。
2.深入業務源頭，搭建突破財務管理瓶頸的網上報銷系統
報銷環節所發生的收支費用，涉及到企業整體經營過程中各個層面的資金變化。“網上報銷”是基于網絡的財務報銷流程，融合先進的組織管理理念與網絡技術，將過去財務管控過程中的一系列干擾“雜質”徹底剝離，最大限度縮短了管理機構的內部管理鏈條，使管理者可用最快捷的管控手段，直接穿透監控到組織的“神經末梢”，達到“直效管控”效果，有助于提高組織機構對下屬單位(部門)財務活動和經營透明度的了解與實時監控能力。
網上報銷以電子化、信息化、自動化為手段，徹底改變了手工報銷方式下的低效雜亂狀況，完善了企業的內部控制：
(1)建立以報銷管理為切入口的“資金效率”實時管控平臺，實現實時控制。網上報銷系統是網絡化的費用報銷、收入管理的平臺，起著財務信息收集平臺的作用。除個人報銷管理外，可以將包括項目管理、合同管理在內的企業完整業務收支納入網上報銷的管理范疇，形成以報銷管理為切入口的“資金效率”實時管控平臺。
(2)建立集事前預測、事中控制、事后分析于一體的閉環管理體系，實現閉環管理。借助“網上報銷”搭建財務部門與業務部門的交流平臺，利用“網上報銷”管控手段攜領全局的作用，打破了長期以來對財務預算執行過程缺乏有效控制手段的管理瓶頸，實現了真正意義上的信息化高效管理。把“網上報銷系統”的前端與“全面預算系統”相連，后端與賬務“核算系統”緊密集成，打破了長期以來對財務預算執行過程缺乏有效控制手段的管理短板，可以實現集事前預測、事中控制、事后分析于一體的閉環管理。
(3)建立信息交互與信息共享機制，提升管理水平。通過網上報銷，實現單據填寫的規范化、業務審批的流程化、財務審核的透明化，消除無法實現信息交互與信息共享造成的嚴重障礙，增強業務信息的及時性、準確性，實現業務流程、財務流程、管理流程的有機融合，全面提升財務信息質量，使財務信息準確、完整，并能及時地運用于管理工作中，提升管理水平。
(二)全程預警預算管理模式的實現
通過網上報銷系統與全面預算管理系統的集成，實現網上報銷數據與全面預算管理數據的同步、預算信息溝通成本的降低、預算管理全程信息化、預算管理流程的規范化、預算管理的全程預警。
1.融入預算管理的前端，強化預算執行的前端控制和預警
業務發起時，填單人提交報銷單據，網上報銷系統根據自動計算的預算余額與申請金額進行比較，判斷是否可以報銷，有效進行預算控制。如申請金額超過預算可用余額(預算可用余額=預算指標-預算完成數-借款金額-預算占用數)，強制限制提交單據，使預算在填單時即得到控制，將預算管理工作落到實處。
(1)預算完成數：經費報銷、出納執行支付后，根據報銷的實際發生額進行累計計算求得的數額。
(2)借款金額：申請人填寫借(付)款單審批通過，出納執行支付后，根據借款的實際發生額進行累計計算求得的數額。借款金額不計入預算完成數，但在審批過程中進行預算控制，減少預算可使用余額，達到從資金支付就開始進行預算控制的目的。當該筆借款報銷后，計入預算完成數，該項借款占用數變為0。
(3)預算占用數：部門領導審核到出納執行支付之間的時間段內，根據借款、報銷或還款的借款金額、申請金額或還款金額進行累計計算求得的數額。預算占用數不計入預算完成數，但在審批過程中進行預算控制，減少預算可使用余額，達到從業務源頭就開始進行預算控制的目的。當出納執行完支付之后，計入預算完成數或借款數，所占用的預算占用數變為0。
2.生成預算樹，支持精準決策
生成預算樹，實時統計分析、穿透查詢收支和預算執行情況，為各級決策人員提供決策依據。
(三)企業內部控制體系的拓展
1.高效的無幣化結算。實施網絡銀行借口管理，批量處理網上報銷信息，生成網絡銀行所需的接口文件，傳遞到網絡銀行中，使相關款項及時到賬。
2.更加精細化的內控管理。與更多的業務系統集成，實現更加精細化的內控管理。如與合同管理系統集成，當申請人在填寫單據時按規定需要填寫合同信息時，網上報銷系統自動調取合同管理系統的相關信息，包括合同編號、合同名稱、合同標的、已收、付款金額等信息，申請人可以查看自己負責的合同并選擇填寫相關合同，合同編號、合同金額及已付金額自動寫入網上報銷系統的表單中。領導在審批過程中可以查看合同的相關信息，提供審批決策支持。當網上報銷系統的單據流程結束，合同的相關收、付款信息自動寫入合同管理系統。
(四)保障體系的完善
1.再造和優化流程。傳統的財務會計一般扮演的是事后核算和事后提供信息的“賬房先生”角色，財務流程的設計遠離業務流程，財務人員的主要工作停留在編制記賬憑證上。信息技術條件下，以價值管理理念為導向，再造和優化流程，并依托信息技術建立覆蓋內容全面、隨需應變式、財務業務一體化的流程平臺，固化流程，實現流程的標準化和規范化。
2.統一基礎標準規范。結合企業內控體系的建設工作，企業需要統一制定單位代碼、科目代碼、項目代碼等基礎標準規范，并借助信息技術統一固化于內控平臺中，保證基礎標準規范的共識、共享和有效貫徹。
(五)分析體系的完善
拓展傳統的僅以年度、季度、月度報表數據為基礎進行的相對滯后的財務分析，以信息化為實現手段，充分利用財務業務一體化實時信息，從原來的基于報表的分析深入到基于賬務數據的分析，通過跨會計期間、跨賬套等多維穿透查詢，進行動態財務預警、分析與評價，做到對企業進行事前預警、事中控制、事后評價的閉環動態管理。分析體系得到的結果以監管圖表、管理駕駛艙、管理報告等動態、可視化形式展現，并根據需要向不同層面的決策者提供多視角數據信息和分析報告，輔助決策。
1.事前預警。實時監控經營過程中的主要控制點如資金、投資、借款、擔保、存貨、債權、重點項目及重點單位等，并根據相應預警值進行預警;綜合考慮償債能力、經營能力、獲利能力、成長能力、現金流量等方面并選取財務指標，采用單變量分析、多元判別分析、模糊綜合評判、Logistic回歸分析、神經網絡等方法建立財務危機預警模型，實現對未來可能存在財務危機的單位進行分類預警。
2.事中控制。建立財務運行分析體系，對單個指標、兩個或多個指標進行整體分析或對比分析，實現對收入、成本、利潤、費用、應收賬款、存貨、預算執行情況等方面的綜合分析。
3.事后分析。從盈利能力、資產質量、債務風險、經營增長等方面選取指標，建立財務績效評價體系對各單位財務狀況進行評價。
