摘 要：隨著現代科學技術的飛速發展，人類已進入了信息社會和知識時代。面對市場經濟競爭日益激烈的新形勢，秘書的工作重點也由比較單一的事務服務轉變為事務與參謀并重，工作方式由被動服務轉變為主動服務。傳統的工作觀念、工作方式已經適應不了新形勢的發展需求。本文主要針對如何提升秘書人員自身的職業能力進行論述，希望能進一步提高我們秘書人員的辦事效率。
關鍵詞：預算；決算；管理
工程造價俗稱工程預決算，是對建筑工程項目所需各種材料、人工、機械消耗量及耗用資金的核算，是國家基本建設投資及建設項目施工過程中一項要求工作。建筑行業流行一句話：是賠是賺，全在預算。這句話，充分證明了工程預決算對于工程施工單位舉足輕重的作用。
一、工程預決算的主要內容
(1)在項目建議書階段，按照有關規定編制的初步投資估算，經有關部門批準，作為擬建項目列入國家中長期計劃和開展前期工作的控制造價。
(2)在項目可行性研究階段，按照有關規定編制的投資估算，經有關部門批準，作為該項目的控制造價。
(3)在初步設計階段，按照有關規定編制的初步設計總概算，經有關部門批準，即作為擬建項目工程造價的最高限額。
(4)在施工圖設計階段，按規定編制施工圖預算，用以核實施工圖階段預算造價是否超過批準的初步設計概算。
(5)對以施工圖預算為基礎實施招標的工程，承包合同價也是以經濟合同形式確定的建筑安裝工程造價。
(6)在工程實施階段要按照承包方實際完成的工程量，以合同價為基礎，同時考慮因物價變動所引起的造價變更，以及設計中難以預計的而在實施階段實際發生的工程和費用，合理確定結算價。
(7)在竣工驗收階段，全面匯集在工程建設過程中業主實際花費的全部費用，編制竣工決算，如實體現建設工程的實際造價。
二、何為工程預決算的控制
所謂工程預決算的有效控制，就是在優化建設方案、設計方案的基礎上，在建設程序的各個階段，采用一定的方法和措施將工程造價的發生控制在合理的范圍和核定的造價限額以內。以設計階段為重點的建設全過程造價控制。
三、如何有效進行工程預決算的控制
1、加強合同管理
合同交底要及時。在合同簽定后，要及時組織項目班子成員進行合同交底。要讓合同的執行者真真了解合同的內容和相關約束條款，劃定的施工范圍及甲乙雙方的責任、權利和義務等，特別是一些相關經濟的條款，諸如：合同的簽定方式；變更簽證如何辦理等。真真了解了合同內容，項目施工管理人員才能真真完成履約過程。
2、加強施工圖預算管理
合同簽定后，在拿到施工圖紙后，應立即動手編制施工圖預算。在編制施工圖預算時，要與施工組織設計相聯系，因為施工圖預算已經與實際施工相結合起來，已經要切實考慮到采取何種施工方案能夠降低成本，獲取最大利潤。對于施工作業層編制的施工圖預算，可以作為施工過程中進行工程進度款撥付的控制依據，以避免超付工程款現象的發生。另外，每個工程項目都應該做好施工圖預算編制工作的管理。
3、加強施工組織設計的編制
施工組織設計是用以指導施工準備乃至施工全過程的技術經濟文件。每個工程項目在施工前一定要編制出完善、切實可行的施工組織設計或施工方案。它不僅能夠指導施工，而且對工程造價的影響至關重要，采用的施工方案不同，所發生的成本費用就不同，甚至相差很大。這就要求我們重視施工組織設計的編制。
4、做好現場的簽證資料工作
(1)在工程項目的實施過程中，由于施工過程的復雜和設計深度、質量等方面原因，經常會出現工程量、地質、進度的變化，工程承發包雙方在執行合同中需要修改變動的部分，須經雙方同意，并采用書面形式予以記錄。 合同、報價中中未包括的工程項目和費用，必須及時辦理現場簽證，以免事后補簽而造成結算困難。
(2)對于施工現場的變更簽證工作，我們要做到：及時根據情況的發生，編寫出工程簽證單或是工程技術洽商聯系單；在工程簽證單或工程技術洽商聯系單填寫方面我們要做到全面準確；在對簽證單、洽商單、會議紀要的闡述中，一定要有技巧；在簽證單、洽商記錄、會議紀要的陳述中，一定要注意與合同條款的一致性，結算審計的基礎就是受法律保護的合同；各種簽證資料必須要有現場負責的監理工程師、業主專業工程師（業主現場工程師）的簽字確認。如果有必要，還要聯系到設計代表的簽字。
5、做好結算中的單價處理
(1)在投標書的編制時就要注意使用不平衡報價法。投標前應多了解信息，通過技術和經驗分析，要對有可能變更部分的單價要進行專門分析、討論后再定奪所報單價。另外，投標時的編制說明也很關鍵。
(2)如果投標中出現了失誤，就一定要在工程施工過程中想辦法爭取變更，材料的變換、品牌的更換等等。對于原合同內沒有的單價，要爭取報價的主動性。
(3)對于一些工程量相對報價清單變化較大的變更，如果原單價報低了，我們一定要爭取調整其單價，同時，還可對工期、措施費等方面做出相應的索賠，但不一定要單獨打索賠報告，引起業主的敏感及抵觸，可以在結算單價的編報中做出合理的計算及說明。
6、做好現場的索賠工作
在施工過程中，往往都會出現合同內容之外的自然因素、社會因素引起工程發生事故或拖延工期等，我們在施工現場要根據施工合同做好工程項目的索賠工作。加強管理，加強合同意識，提高索賠的管理水平，對提高企業的經濟效益有著重要的作用。
7、竣工結算管理
一個項目竣工后，我們一定要及時編報出完整而又合理的工程竣工結算書。整理好全套資料，組織好熟悉施工現場的技術力量，做好對工程結算審核、審計工作的配合。
參考文獻：
[1] 邢保華 工程造價目標的過程控制[J] 建筑 2007.(21)
[2] 余萍 工程造價審核工作要點的探討[J] 山西建筑 2007.(17)
