摘要：中小企業(yè)在管理升級(jí)過(guò)程中會(huì)面臨變革所引發(fā)的危機(jī)，運(yùn)用合適的管理軟件工具是加快這一過(guò)渡過(guò)程的必要手段，成本的管控也不例外。本文首先詳述了我國(guó)中小企業(yè)的管理升級(jí)過(guò)程，并分析了中小企業(yè)應(yīng)用信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，最后提出了中小企業(yè)應(yīng)用信息化的幾點(diǎn)建議。
關(guān)鍵詞：中小型企業(yè) 管理提升 成本管控 管理軟件工具
一、我國(guó)中小企業(yè)的管理升級(jí)過(guò)程
我國(guó)的中小型企業(yè)在由小到大、由弱變強(qiáng)的過(guò)程中，經(jīng)歷著從基礎(chǔ)管理到規(guī)范管理、精細(xì)管理、戰(zhàn)略管理的不斷升級(jí)的過(guò)程：1.創(chuàng)業(yè)初期，企業(yè)管理流程不規(guī)范，健全基礎(chǔ)管理是企業(yè)現(xiàn)階段的管理目標(biāo)，將是否建立準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算、統(tǒng)一的物料編碼、規(guī)范的庫(kù)存管理、快速提供對(duì)外報(bào)告作為其考核的標(biāo)準(zhǔn)，采用簡(jiǎn)單的信息化管理；2.發(fā)展階段，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、業(yè)務(wù)量的增加，管理模式進(jìn)一步規(guī)范化，開(kāi)始有了初步的分工、適當(dāng)?shù)氖跈?quán)。需要更高層次的信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化、資金流的動(dòng)態(tài)掌握、信息管理體系和全員同一平臺(tái)的建設(shè)及多維計(jì)劃體系的建立；3.精細(xì)管理階段，企業(yè)要獲得更大的發(fā)展，需建立規(guī)范的管理制度和預(yù)算體系、精細(xì)的成本管理、多角度的質(zhì)量控制、生產(chǎn)管理的自動(dòng)化和客戶生命周期管理；之后企業(yè)發(fā)展開(kāi)始多元化，組織架構(gòu)虛擬化，此時(shí)的信息化建設(shè)目標(biāo)就是建立完善的戰(zhàn)略目標(biāo)管理、建立可預(yù)測(cè)的商業(yè)模型、實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的企業(yè)架構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)鏈的協(xié)同和集中管理共享服務(wù)。
二、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)成本集成分析的優(yōu)點(diǎn)
企業(yè)管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一是降低成本，中小企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模與大型企業(yè)相比相差甚遠(yuǎn)，但固定的管理成本和管理人員必須配置，所以管理費(fèi)用相對(duì)偏高，其獲利能力低于大企業(yè)成為必然，所以降低成本顯得尤為重要。當(dāng)中小企業(yè)發(fā)展到一定程度，單純地降低采購(gòu)成本，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，減縮管理費(fèi)用等措施已顯得蒼白無(wú)力。
（一）可以降低產(chǎn)品成本。降低產(chǎn)品成本是每個(gè)中小企業(yè)所面臨的長(zhǎng)久問(wèn)題，降低采購(gòu)成本又是降低產(chǎn)品成本的重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本包括買(mǎi)價(jià)、相關(guān)稅費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。
1.信息化把企業(yè)采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)連成一個(gè)整體，達(dá)到了資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)作的目的，從而有效地降低了企業(yè)的采購(gòu)成本和庫(kù)存資金占用量。在采購(gòu)環(huán)節(jié)，由于業(yè)務(wù)流程不規(guī)范、部門(mén)之間溝通不及時(shí)，使得生產(chǎn)需要采購(gòu)原料時(shí)，查詢庫(kù)存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致采購(gòu)人員不清楚貨物的庫(kù)存數(shù)量、物料的采購(gòu)數(shù)量、訂購(gòu)的貨物是否及時(shí)入庫(kù)等信息，影響了生產(chǎn)、銷售的順利實(shí)施。若采用信息化管理，企業(yè)的采購(gòu)流程可以在系統(tǒng)中進(jìn)行固化執(zhí)行，從采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，到采購(gòu)訂單的執(zhí)行及倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)，財(cái)務(wù)部門(mén)都能通過(guò)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行過(guò)程的監(jiān)控和與供應(yīng)商準(zhǔn)確對(duì)賬，同時(shí)倉(cāng)庫(kù)通過(guò)采購(gòu)訂單執(zhí)行入庫(kù)，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存，采購(gòu)部門(mén)也能及時(shí)掌握相關(guān)信息。
2.信息化管理可以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)上查找自己需要的貨源，節(jié)約了時(shí)間和費(fèi)用。企業(yè)通過(guò)電話咨詢價(jià)格、定期的行業(yè)訂貨會(huì)，或者供貨商上門(mén)推銷等方式采購(gòu)貨物，往往存在選擇面窄、價(jià)格不透明等問(wèn)題，不便于企業(yè)進(jìn)行管理，容易造成資源浪費(fèi)。而網(wǎng)上詢價(jià)可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行貨比三家，從而選擇合適的價(jià)位完成采購(gòu)任務(wù)，節(jié)省了時(shí)間和出差的費(fèi)用，便于決策層管理。
3.信息化管理可以降低采購(gòu)溝通成本。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前通過(guò)電子郵件、傳真及電話等方式與供應(yīng)商進(jìn)行信息溝通的中小型企業(yè)不在少數(shù)。在供貨品種較多的情況下，手動(dòng)頻繁調(diào)整采購(gòu)訂單影響工作效率，打電話確認(rèn)成本高且容易耽誤事。若有涉外業(yè)務(wù)則弊端更多，例如有一家企業(yè)，主要是面向海外銷售，銷售公司設(shè)在海外，其業(yè)務(wù)流程如下：海外銷售公司電話或傳真下銷售訂單到國(guó)內(nèi)生產(chǎn)基地，生產(chǎn)基地制定生產(chǎn)計(jì)劃安排生產(chǎn)，庫(kù)存信息都是手工制作，無(wú)法獲得動(dòng)態(tài)庫(kù)存信息，信息不及時(shí)容易造成財(cái)力供應(yīng)不足，延誤工期，由于溝通不力又會(huì)增加一些不必要的費(fèi)用和成本。使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以使采購(gòu)更加公開(kāi)透明，超越了空間和時(shí)間的限制，企業(yè)足不出戶就可以完成采購(gòu)溝通，大大節(jié)省了采購(gòu)溝通成本。信息準(zhǔn)確及時(shí)的傳遞還可以規(guī)范流程，減少人為干預(yù)造成的溝通成本。
（二）能夠合理確定庫(kù)存。庫(kù)存管理是中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個(gè)重要方面，庫(kù)存資金占用過(guò)多，一是會(huì)影響企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)，二是容易形成呆滯物料，給企業(yè)造成浪費(fèi)，但如果庫(kù)存儲(chǔ)備量過(guò)少也會(huì)影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。
1.充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下與買(mǎi)方市場(chǎng)環(huán)境相結(jié)合解決倉(cāng)儲(chǔ)問(wèn)題，優(yōu)化整個(gè)物流系統(tǒng)。有些客戶要求的交貨周期短，一旦中標(biāo)可能短時(shí)間內(nèi)要求馬上交貨，否則就會(huì)終止交易，此時(shí)若企業(yè)沒(méi)有足夠的庫(kù)存，則需要組織進(jìn)貨，但往往時(shí)間緊迫，難以找到合適的供貨商，以致延誤生產(chǎn)失去客戶，但若倉(cāng)促進(jìn)貨，質(zhì)量與價(jià)格又不能保證。要解決上述問(wèn)題，可以采取信息化手段實(shí)現(xiàn)與上游供應(yīng)商的合作，與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系，共享庫(kù)存等信息，制定合理的供貨和庫(kù)存管理計(jì)劃。
2.自動(dòng)生成報(bào)表。據(jù)調(diào)查了解，大量的中小企業(yè)對(duì)庫(kù)存材料、物料等還是采用手工核算Excel管理，手工逐個(gè)輸入數(shù)量單價(jià)，對(duì)于日常收發(fā)業(yè)務(wù)也是采用手工填制，不僅工作量大，還經(jīng)常出錯(cuò)，出現(xiàn)很多的呆滯品，給企業(yè)造成大量浪費(fèi)。這一問(wèn)題可以用信息化工具來(lái)解決，根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)生成價(jià)格計(jì)算成本，一個(gè)訂單一張表。
3.業(yè)務(wù)流程控制。據(jù)調(diào)查了解，中小企業(yè)業(yè)務(wù)流程基本如下：銷售部門(mén)以銷定購(gòu)、手工下單確定銷售數(shù)量——生產(chǎn)部門(mén)估計(jì)所需材料數(shù)量——通知倉(cāng)庫(kù)——通知采購(gòu)部門(mén)。該流程表面上看比較合理，但實(shí)際操作中卻有很多漏洞，尤其是面對(duì)眾多供應(yīng)商的材料采購(gòu)，一旦采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)的信息脫節(jié)，就會(huì)導(dǎo)致信息反饋不及時(shí)，庫(kù)存數(shù)量不準(zhǔn)確，采購(gòu)部門(mén)無(wú)法及時(shí)獲得倉(cāng)庫(kù)信息，庫(kù)存材料形成擠壓或斷層，業(yè)務(wù)過(guò)程無(wú)從管控，資金流無(wú)法按計(jì)劃執(zhí)行。采用軟件管理系統(tǒng)就可以避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)，系統(tǒng)可以將采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)進(jìn)行銜接，財(cái)務(wù)能有效跟蹤業(yè)務(wù)流程，采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)能與銷售訂單匹配，庫(kù)存有庫(kù)存量信息，避免了一些不必要的損失，解決了庫(kù)存積壓及斷料現(xiàn)象。
（三）可以降低營(yíng)銷費(fèi)用。企業(yè)可以通過(guò)電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布自己的產(chǎn)品信息，了解客戶的需求，并進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)，對(duì)客戶的要求和意見(jiàn)及時(shí)答復(fù)。和人工服務(wù)相比，信息化管理大大減少了工作人員的數(shù)量和大量的差旅費(fèi)，并節(jié)省了時(shí)間和空間，貨物配送的及時(shí)減少了庫(kù)存時(shí)間，使存儲(chǔ)費(fèi)用降低，中間代理的取消使銷售費(fèi)用降低。
（四）可以降低人力資源成本。
1.降低招聘成本。目前很多中小型企業(yè)招聘員工時(shí)，還使用傳統(tǒng)的方式。采用信息化管理后就可以在網(wǎng)上發(fā)布招聘廣告，也可以從人才信息網(wǎng)上招聘人才，為招聘人員的崗位選擇提供輔助信息，調(diào)集應(yīng)聘者信息，擇優(yōu)錄取，優(yōu)化了招聘過(guò)程，減少了工作量，從而降低了招聘成本。
2.降低培訓(xùn)成本。信息化方式的培訓(xùn)由于不受時(shí)間、空間、環(huán)境的限制，發(fā)生的培訓(xùn)費(fèi)用與傳統(tǒng)的培訓(xùn)模式中學(xué)員的相關(guān)培訓(xùn)費(fèi)用和前往培訓(xùn)場(chǎng)所發(fā)生的大量的差旅費(fèi)相比可以大幅下降，銷售員由于培訓(xùn)而導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本也會(huì)大大降低。
3.降低離職成本。中小企業(yè)人員流動(dòng)性比較大，人員的流動(dòng)雖然會(huì)給企業(yè)補(bǔ)充新鮮的血液，但不可避免的會(huì)造成企業(yè)招聘成本、培訓(xùn)成本等一系列人力資源管理成本的提高。如果利用人力資源信息管理系統(tǒng)，可以對(duì)在職員工及離職員工的信息和員工的工作動(dòng)態(tài)信息等進(jìn)行管理，還可以了解同行業(yè)同類人才的動(dòng)向，企業(yè)就能夠在最短的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充空缺的崗位以降低招聘成本。企業(yè)還可以對(duì)技術(shù)熟練、表現(xiàn)優(yōu)秀的離職職工進(jìn)行信息跟蹤，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)重新返聘，可以大大節(jié)省招聘新手所帶來(lái)的招聘成本及培訓(xùn)成本。
4.降低其他人力成本。人力資源的管理是一個(gè)非常艱巨而又繁雜的工作，尤其是中小企業(yè)的人員流動(dòng)頻繁，企業(yè)員工數(shù)量的增加、工資薪酬的管理、日常考核的管理、人員調(diào)動(dòng)的管理等，加大了管理人員的工作量。人員管理難度加大，容易造成管理人員敷衍了事，比如很多企業(yè)的考勤流于形式，有些企業(yè)的考勤流程是：車間主任或者車間統(tǒng)計(jì)員對(duì)車間人員進(jìn)行日常考勤，月末再將考勤結(jié)果報(bào)送到人力資源部，導(dǎo)致車間很容易弄虛作假，工作量也大。如果企業(yè)采用人力資源管理軟件，就可以制定標(biāo)準(zhǔn)的固定模板，嚴(yán)格考勤制度，完善公司制度、規(guī)范管理。
三、信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀及建議
由于信息化管理投資大，各應(yīng)用軟件系統(tǒng)所需投入資金較多，并且還需要相應(yīng)的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)的IT人員支撐這些信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，一次性投資成本較高，較多的中小企業(yè)在信息化實(shí)施中采用分階段分步驟實(shí)施的方法，如果沒(méi)有一個(gè)良好的整體規(guī)劃，就會(huì)出現(xiàn)信息孤島情形，導(dǎo)致系統(tǒng)集成的難度大大增加，所以完成從單項(xiàng)應(yīng)用的基礎(chǔ)建設(shè)階段向集成應(yīng)用階段升級(jí)已刻不容緩。
由于信息化管理投資大，很多中小企業(yè)想用但卻負(fù)擔(dān)不起，筆者建議軟件開(kāi)發(fā)公司和政府相關(guān)部門(mén)給予適當(dāng)?shù)闹С趾蛶头觯瑧?yīng)該在系統(tǒng)還未實(shí)施前就做好整體規(guī)劃以避免信息孤島的產(chǎn)生；在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中對(duì)員工特別是中高層企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全方位培訓(xùn)以推進(jìn)企業(yè)信息化進(jìn)程；提倡采用外包方式降低成本以保證信息化投資能夠產(chǎn)生預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益；開(kāi)通降低物流成本的共同配送模式的物流信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。S
參考文獻(xiàn)：
曾志勇，張繼偉.中小信息化企業(yè)最佳實(shí)踐[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.
