摘 要：結(jié)合本人參與的國內(nèi)EPC項目，淺談采購管理過程中需注意的問題。
關(guān)鍵詞：采購管理 采買 催交 檢驗 運輸 現(xiàn)場協(xié)調(diào)
所述EPC總承包項目，采購工作范圍包括總承包合同范圍內(nèi)設(shè)備、材料采購的供貨商選擇、采買、監(jiān)造、質(zhì)量控制、檢驗、包裝、運輸、承保、支付和相關(guān)服務及管理活動，以及業(yè)主采購范圍內(nèi)設(shè)備的催交、檢驗、運輸?shù)炔少徆芾矸展ぷ鳌?br />
本項目的采購工作從EPC合同簽訂后開始進行設(shè)備材料的詢價，到最終完成現(xiàn)場采購協(xié)調(diào)服務工作，歷時21個月。下面結(jié)合項目經(jīng)歷，淺談EPC項目采購工作中，采買、催交、檢驗、運輸相關(guān)環(huán)節(jié)以及現(xiàn)場協(xié)調(diào)等需注意的問題，以吸取經(jīng)驗和教訓，在今后的工作中不斷改進和提高，提升采購工作效率和質(zhì)量，更好地服務于工程總承包。
1 采買需注意問題
1.1 請購文件的接收
設(shè)計向采購提出設(shè)備材料請購及相關(guān)技術(shù)文件。在接收請購文件后，根據(jù)項目歸檔要求，做好請購文件臺賬管理，以避免因短期內(nèi)接收請購文件較多，而錯定、多訂或漏訂某些設(shè)備材料的合同。
1.2 詢價
編制完整的詢價文件，與請購文件一并發(fā)與項目已經(jīng)審定好的合格供應商，同時做好詢價臺賬。
詢價發(fā)出后，應及時與供應商聯(lián)系，確認其是否收到詢價，無論其是否參與報價，都應在規(guī)定期限內(nèi)返回報價確認回執(zhí)。若有供應商放棄報價，致使參與報價的供應商數(shù)量不滿足項目或公司相關(guān)規(guī)定，應及時匯報采購經(jīng)理，決定是否增補其他供應商，并盡快發(fā)出詢價，同時督促所有參與報價的供應商，在報價截止日期前按時寄送技術(shù)跟商務分開的密封報價。
供應商在報價過程中，若反饋有問題或疑問，商務方面由采購直接進行答復；若為技術(shù)方面，由相關(guān)設(shè)計負責人進行答復，如果設(shè)計的答復涉及到請購文件的變更，應及時書面通知給采購，采購負責將變更內(nèi)容通知給所有參與報價供應商。
1.3 報價文件的接收與傳遞
及時查收并整理供應商的報價文件，并做好臺賬記錄。在收齊報價文件后，根據(jù)項目或公司相關(guān)規(guī)定進行開標，且做好開標記錄。
采購將技術(shù)報價文件，通過項目的內(nèi)部文件流程，傳遞給相關(guān)設(shè)計人員進行技術(shù)評審。設(shè)計人員應及時將技術(shù)評審結(jié)果反饋給采購，采購通知滿足技術(shù)要求的供應商與設(shè)計人員溝通，進行技術(shù)澄清，最終簽署技術(shù)協(xié)議。
1.4 商務談判和合同簽訂
采買工程師依據(jù)技術(shù)評審、商務評審及綜合評審的結(jié)果，確定供應商，進行商務談判，最終簽訂采購合同。
采購合同是買賣雙方共同遵守的準則，是雙方履行權(quán)利和義務的依據(jù)。采購合同中應對以下事項進行詳細規(guī)定：
1、對合同標的物的供貨范圍做出明確的規(guī)定。材料的供貨范圍比較容易確定，但數(shù)量及計量方法需要有明確規(guī)定，應適當考慮現(xiàn)場安裝損耗量；設(shè)備的供貨范圍相對比較復雜，必要時，可以附圖加以說明，注明某區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)備材料及相關(guān)配件均在的合同供貨范圍內(nèi)。
2、合同必須對產(chǎn)品名稱、品種、型號及規(guī)格的相關(guān)參數(shù)進行明確規(guī)定。
3、合同必須對設(shè)備材料的設(shè)計、制造和檢驗的標準進行明確規(guī)定，必要時還需列出設(shè)備的現(xiàn)場安裝驗收標準。同時，合同項下設(shè)備與其他設(shè)備、管道連接的法蘭標準也必須明確，避免現(xiàn)場安裝時不配套。本項目采購的空壓機、冷凍水加熱器等就出現(xiàn)該問題，造成設(shè)備到現(xiàn)場后無法立即安裝管道，需協(xié)調(diào)供應商更換配套的法蘭，從而耽誤現(xiàn)場施工進度。
4、合同應明確產(chǎn)品價格，包括總價和分項報價清單。總報價中注明設(shè)備名稱、數(shù)量、單位、單價、總價、運費、包裝費、商檢費、現(xiàn)場服務費用、備品備件費用等。分項報價清單中盡可能對設(shè)備各組成部件、外購件等列出詳細的分項價格。合同中的分項價格是非常重要的，一方面通過分項價格可以判斷合同總價是否合理；另一方面分項報價是為了作為后期在合同執(zhí)行過程中，增加或減少部分設(shè)備或部件，或因為運輸損壞而進行補充采購等簽訂增補合同的依據(jù)，如果分項價格不是很詳細，簽訂增補合同時供應商一般會報高價（特別是一些只有該供應商才能供貨的專業(yè)部件），從而增加采購成本。
5、合同中對結(jié)算方式、開戶銀行、賬戶名稱、賬號、稅號、結(jié)算幣種等信息必須進行明確規(guī)定，以方便合同價款支付。對合同的預付款，必須以供應商提交履約保證金和/或設(shè)備基礎(chǔ)、電氣儀表等設(shè)備條件的資料為前提。通過實踐證明，用付款方式約束供應商在合同簽訂后盡快提交設(shè)計所需的相關(guān)資料，是最有效的方法之一。
6、合同中必須明確不同種類設(shè)備的包裝、運輸要求。運輸途中的損壞一般來說不容易確認相關(guān)方的責任，且設(shè)備損壞部分的補充采購對整個項目的進度有嚴重影響。由于項目采購的設(shè)備材料種類、數(shù)量繁多，同時每個合同下設(shè)備材料可能會分批發(fā)運，所以設(shè)備的嘜頭及裝箱清單對現(xiàn)場設(shè)備交接及開箱檢驗工作極為重要。
7、合同中必須明確設(shè)備的交貨時間、地點，復雜設(shè)備在合同中附上設(shè)備制造進度表，以便在合同執(zhí)行過程中對供應商設(shè)備制造進度進行監(jiān)督和檢查。
8、合同中必須對設(shè)備材料應提交的相關(guān)資料進行明確規(guī)定。
9、合同中必須明確規(guī)定重要外購件的品牌，防止供應商交貨與投標時不一致，而影響產(chǎn)品質(zhì)量。在本項目業(yè)主采購的消防泵組的備品備件中發(fā)生過該情況，合同中規(guī)定軸承品位為SKF，但供應商提供的備件軸承卻為其他國產(chǎn)品牌，不能被業(yè)主接受。
2 催交需注意問題
實踐證明，供應商往往不能按訂貨合同規(guī)定的時間交貨，檢驗和運輸過程中也可能出現(xiàn)各種問題，不能保證貨物按期運抵施工現(xiàn)場。催交工作就顯得十分重要。其核心在于防患于未然，要及時發(fā)現(xiàn)供貨進度方面已出現(xiàn)的或潛在的問題，及時預警和報告，督促供應商采取必要的補救措施，或采取有效的財務控制等手段，努力防止進度拖延或費用超支。
催交工作的基本程序：
* 檢查供應商是否接到合同；
* 供應商開工會；
* 制定催交計劃；
* 催促供應商提交圖紙和技術(shù)資料；
* 檢查供應商主要原材料的采購進展情況；
* 檢查供應商主要外協(xié)件和配套輔機的采購進展情況；
* 檢查設(shè)備材料的制造、組裝、試驗、檢驗和裝運的準備情況。
合同簽訂后，要督促供應商即刻開始執(zhí)行合同。
必要時，在合同簽訂之后應召開供應商開工會，會議主要討論供應商對合同的實施方案，包括執(zhí)行合同的組織機構(gòu)及設(shè)備的設(shè)計、制造和檢驗計劃等。明確合同執(zhí)行的負責人非常重要，在催交過程中，應經(jīng)常與其保持聯(lián)系，了解合同的詳細進展情況。本項目業(yè)主采購的14個包設(shè)備，在合同簽訂后都召開了設(shè)備開工會，明確了合同執(zhí)行過程中的催交內(nèi)容，要求廠家按時提供圖紙等技術(shù)資料以及進度報告，這些都與進度款密切掛鉤，較好地保證供應商能按時按要求完成；同時，開工會上還討論檢驗相關(guān)事項，尤其是業(yè)主及總包方需見證的試驗項的初步檢驗時間必須明確，在催交過程中要把握該類見證節(jié)點。
在設(shè)備設(shè)計階段，應催促供應商及時返回前期確認圖紙和設(shè)計條件等資料，供設(shè)計人員審查確認，并將審查意見及時返回給供應商，督促其修改。催交人員需將供應商提交的各版次圖紙做好明確記錄。
在設(shè)備制造階段，應了解原材料的采購進展情況以及外協(xié)件和配套輔機的采購進展情況，發(fā)現(xiàn)有影響供貨進度的問題要及時提出。
在設(shè)備檢驗階段，應提前協(xié)調(diào)業(yè)主、供應商及項目檢驗工程師（某些時候可能為委托的第三方檢驗機構(gòu)人員），明確檢驗的時間、地點及檢驗項，必要時要求供應商提供試驗程序等相關(guān)準備材料。對于設(shè)備檢驗，要注意檢驗日期對供貨進度的影響。
在設(shè)備包裝運輸階段，應提前跟項目現(xiàn)場施工溝通，確認現(xiàn)場的接貨條件；應督促供應商及時提供設(shè)備的裝箱清單及發(fā)運方式，明確預計到場時間，及時將信息反饋給項目現(xiàn)場接貨人員，以提前做好接貨、卸貨、倉儲等準備工作。
關(guān)于催交方式，設(shè)備材料制造前期，通常采用辦公室催交，催交間隔可以長一些。設(shè)備材料制造過程中可選取一些關(guān)鍵點，比如原材料進場、主要部件加工等進行進度檢查。隨著交貨期的臨近，可以采取駐廠催交或巡回催交。催交人員應對照供應商提供的進度報告，認真評估其生產(chǎn)的進度狀態(tài)，確保全部關(guān)鍵控制點的實施與合同上規(guī)定的日期相一致，如果不符，應通過電話與供應商合同執(zhí)行負責人聯(lián)系或到其工廠車間核實，找出影響進度的原因，并與供應商協(xié)調(diào)，提出解決影響進度的補救措施及實施方案。
大多數(shù)情況下，供應商進度的拖延都因為其原材料及主要配套外協(xié)、外購件不能按計劃及時到廠，進而耽誤后續(xù)的加工、裝配、調(diào)試等工作。因此，有必要對供應商的主要分供方也納入催交范圍，加強對其的管理。本項目中業(yè)主采購的汽輪機驅(qū)動泵組的催交工作，就加強了與其泵頭的2個分供方的溝通協(xié)調(diào)，跟汽輪機廠家采購人員一起多次去到分供方處催交和檢查，督促其抓緊相關(guān)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，一定程度上緩解了汽輪機驅(qū)動泵組整體的交貨壓力。
3 檢驗需注意問題
檢驗是設(shè)備材料質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了確保設(shè)備材料的質(zhì)量符合采購合同的規(guī)定和要求，避免由于質(zhì)量問題而影響工程進度和費用，項目采購組應做好設(shè)備材料制造過程中的檢驗或監(jiān)造以及出廠前的檢驗。
采購組應根據(jù)采購合同的規(guī)定制定檢驗計劃，組織具備相應資格的檢驗人員根據(jù)設(shè)計文件和標準規(guī)范的要求進行設(shè)備材料制造過程中的檢驗以及出廠前的檢驗。重要、關(guān)鍵設(shè)備應駐廠監(jiān)造。
檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、工序檢驗、中間控制點檢驗和中間產(chǎn)品試驗、強度試驗、密性試驗、運轉(zhuǎn)試驗直至運輸包裝檢驗以及商檢等全過程或其中的部分環(huán)節(jié)。
對于有特殊要求的設(shè)備材料，應委托有相應資格和能力的單位進行第三方檢驗并簽訂檢驗合同。采購組檢驗人員有權(quán)依據(jù)合同對第三方的檢驗工作實施監(jiān)督和控制。當總承包合同有約定時應安排業(yè)主參加相關(guān)的檢驗。
檢驗方式可分為資料審閱、中間檢驗、車間檢驗和最終檢驗等。國家標準中規(guī)定的壓力容器和壓力管道等重要設(shè)備材料應在供方工廠進行中間檢驗和最終檢驗。
檢驗除了主要檢查設(shè)備材料是否滿足技術(shù)協(xié)議中規(guī)定的設(shè)備性能、材質(zhì)等級外，還要關(guān)注其他細節(jié)。本項目的氮氣壓縮機，在設(shè)備運抵現(xiàn)場準備安裝時，就發(fā)現(xiàn)設(shè)備底座上的地腳螺栓孔與現(xiàn)場的設(shè)備基礎(chǔ)上地腳螺栓孔不對應，需重新擴孔才能安裝，造成不必要的麻煩，耽誤施工進度。因此，最終檢驗時，應加強對設(shè)備的底座、地腳螺栓孔等外形尺寸進行測量，檢驗其是否跟圖紙相符。同時，需檢查設(shè)備接口是否符合技術(shù)協(xié)議中的標準及規(guī)格，是否依據(jù)供貨范圍帶有配對法蘭、緊固件等。
4 運輸需注意問題
運輸是指設(shè)備材料制造完畢，經(jīng)檢驗合格后，由制造廠到施工現(xiàn)場這一過程中的包裝、運輸、保險等業(yè)務。如果運輸任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,會造成貨物損壞大幅增加、貨到現(xiàn)場混亂難以清點和交接困難等問題，給現(xiàn)場安裝進度造成嚴重影響。
4.1 包裝
采購的設(shè)備材料通常要經(jīng)受多次裝卸和搬運。為此，必須采用良好的防濕、防潮、防塵、防銹和防震等保護措施進行包裝、運輸，以確保設(shè)備或材料安全無損地運抵項目現(xiàn)場。
在裝卸、運輸、貯存過程中，要根據(jù)包裝標志的示意及存放要求進行處理，以便于開箱檢驗、移交及庫房管理。
箱內(nèi)、箱外都應附上裝箱詳單。
對包裝箱內(nèi)各散裝部件，均應系加標簽，注明合同號、主機名稱、本部件名稱及該部件在裝配圖中的位號、零部件號。備品備件除注明上述內(nèi)容外，還需注明“隨機備件”、“專用工具”或“一年（兩年）備件”字樣。
隨機文件資料應采用塑料文件袋密封包裝。根據(jù)項目經(jīng)驗，個人覺得隨機文件資料必須包含設(shè)備的竣工圖、安裝說明、操作維護手冊及相關(guān)的質(zhì)量證明文件，且最好都為復印件，各兩份以上，以方便現(xiàn)場施工安裝單位借閱，同時避免丟失原件。
盡管合同對包裝標識有明確要求，但供貨廠商在包裝前，運輸工程師應與其再次確認相關(guān)信息，防止出錯或不滿足相關(guān)要求。
4.2 運輸
國內(nèi)EPC項目中的設(shè)備或材料，多數(shù)都從國內(nèi)采購，大多為現(xiàn)場車板交貨，運輸一般都在供應商的合同范圍內(nèi)。
在通知供應商起運貨物前，一定要跟項目現(xiàn)場提前進行溝通，確認現(xiàn)場的接收條件，將供應商的裝箱清單及到貨時間等信息及時反饋給現(xiàn)場。
對于超限設(shè)備的運輸，首先要對預定通過路線和可能出現(xiàn)的問題，做好詳盡的調(diào)查研究，制定運輸方案，做好運輸準備工作。
在現(xiàn)場安裝過程中出現(xiàn)的設(shè)計變更、缺損件或型號不符等情況，可能需換貨或增補，其數(shù)量通常不會太多，但進度要求卻非常緊，對其的發(fā)貨運輸問題需引起重視。本項目現(xiàn)場的零星增補材料，就多次因為數(shù)量較少，供應商雖然很快加工完成，但其不愿意承擔較高的運輸成本來專車發(fā)貨，而是找一些貨運公司配貨發(fā)送，這就對運輸過程帶來很多不可控因素，出現(xiàn)路途運輸時間超過生產(chǎn)制造周期，使采購面臨來自施工部對材料進度催促的較大壓力。因此，必要時采購應對供應商的運輸送貨方式進行嚴格規(guī)定，要求其采取特殊方式（如專車專運）保證按期到貨。
此外，項目現(xiàn)場一般都在較偏遠的郊區(qū)，通知供應商發(fā)貨時，最好附上項目現(xiàn)場的具體地理位置及周邊交通路線示意圖，避免送貨司機因路線不清楚而耽誤送貨。
5 現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理需注意問題
采購的現(xiàn)場協(xié)調(diào)也是采購工作的重要一環(huán)，包括現(xiàn)場貨物交接、到貨問題處理、供應商售后服務協(xié)調(diào)、隨機資料整理移交等。采購的現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)有序、高效，才能保證項目的進度和質(zhì)量。
5.1 現(xiàn)場貨物交接
設(shè)備材料運輸?shù)巾椖楷F(xiàn)場后，在卸車前應大致查看所到貨物的外觀情況。卸車后，對該批次下貨物的箱件數(shù)進行清點、核對，外觀進行檢查，發(fā)現(xiàn)有不符或損壞之處，要在送貨回執(zhí)上詳細記錄，并拍照留存，及時讓承運單位返回給供應商；若因安裝進度較晚，暫不立即開箱檢驗的設(shè)備材料，在送貨回執(zhí)上可寫明實際收到的箱件數(shù)量，外觀是否完好等。
嚴格來說，設(shè)備材料正式入庫前，應根據(jù)要求組織專門的開箱檢驗組進行開箱檢驗。但在實際項目實施過程中，由于設(shè)備材料開箱后保存上比較困難，往往是配合施工進度進行開箱檢驗。開箱檢驗應提前通知業(yè)主、監(jiān)理、施工單位以及供應商參加，開箱時應對照詳細裝箱單，逐一進行清點、檢查、拍照，若發(fā)現(xiàn)有漏、缺、損、殘等問題，都應詳細記錄到開箱報告，并要求參與各方簽字。
通常，設(shè)備的備品備件及專用工具都隨主設(shè)備一起同時發(fā)貨到現(xiàn)場，這樣直至項目快結(jié)束時將其移交業(yè)主，一般都會經(jīng)歷相當長時間，短則幾個月，長則一兩年甚至更長時間，現(xiàn)場倉儲對備品備件的管理就顯得非常重要。本項目現(xiàn)場專門在倉庫內(nèi)劃出一塊區(qū)域存放備品備件，對其進行集中管理，避免了因長時間存放過程中的管理不善，造成損壞和丟失，保證了備品備件順利移交業(yè)主。
5.2 到貨設(shè)備材料問題協(xié)調(diào)
如開箱檢驗過程中發(fā)現(xiàn)有漏、缺、損、殘等問題，采購人員應及時聯(lián)系供應商，盡快補齊或進行缺陷修復，完成后要得到相關(guān)各方（尤其是業(yè)主和監(jiān)理）的認可，避免耽誤現(xiàn)場施工進度。
施工在設(shè)備材料安裝過程中反饋的問題，采購人員應到現(xiàn)場進行確認，與現(xiàn)場設(shè)計、施工進行溝通，確認問題的責任方，若為供應商原因造成，采購應及時反饋并要求供應商盡快處理。
5.3 售后服務協(xié)調(diào)
一般來說大型設(shè)備、成套設(shè)備、高精度設(shè)備、動設(shè)備等，均需設(shè)備廠商進行現(xiàn)場安裝和調(diào)試指導。現(xiàn)場指導人員進場由采購負責協(xié)調(diào)，進場進度須滿足安裝進度要求。
在設(shè)備調(diào)試前，采購人員應先就設(shè)備調(diào)試需具備的條件跟供應商溝通，由供應商提供設(shè)備開車條件確認表，采購人員再將其轉(zhuǎn)給現(xiàn)場調(diào)試負責人進行確認，以保證現(xiàn)場完全具備開車條件后，再通知供應商派服務人員按計劃到場，避免供應商服務人員到場而設(shè)備并不具備調(diào)試條件，造成供應商合同范圍內(nèi)調(diào)試服務的人工時浪費，擠占了后期設(shè)備調(diào)試服務人工時，而導致增加服務費。
動設(shè)備運轉(zhuǎn)所需潤滑油脂和/或燃料、干燥設(shè)備內(nèi)的干燥劑、過濾設(shè)備內(nèi)的濾料等，采購應提前跟供應商確認這類物資的規(guī)格、型號、用量以及加注方法、加注周期，若屬于供應商合同供貨范圍，應確認是否已經(jīng)發(fā)貨到現(xiàn)場；若不在供應商合同供貨范圍內(nèi)，應及時向項目組匯報，確認是否由項目采購組準備。這些工作必須根據(jù)現(xiàn)場調(diào)試計劃，提前做好準備，以免耽誤現(xiàn)場進度。
5.4 設(shè)備材料隨機資料的整理和移交
供應商的隨機資料一般都隨貨物發(fā)到現(xiàn)場，通常包括技術(shù)說明、圖紙、安裝說明、操作和維護手冊、合格證、質(zhì)量證明文件、材質(zhì)報告、檢驗報告，需要特殊監(jiān)檢的設(shè)備（如壓力容器等），還需要提供指定機構(gòu)的監(jiān)檢證書。
在本項目中，業(yè)主的項目管理公司在初期就制定了《供應商文件管理程序》，對整個項目的文件資料進行了較為詳細的規(guī)定和說明。在采購合同簽訂時，就據(jù)此要求供應商嚴格執(zhí)行，這在一定程度上保證了設(shè)備材料隨機資料的內(nèi)容、語言、裝訂格式、份數(shù)等符合要求，大大減輕了現(xiàn)場整理移交的工作量。
在采購設(shè)備材料的隨機資料整理移交上，若公司能形成自己的固定模版，比如裝訂格式上要求統(tǒng)一式樣、大小、顏色的文件夾，封面、側(cè)脊、扉頁格式都做出相應規(guī)定，資料內(nèi)容上對每部分進行要求，比如第一部分為設(shè)備總體說明，第二部分為存放、搬運和吊裝的建議，第三部分為安裝手冊，第四部分為操作手冊，第五部分為維護說明，第六部分為備品備件和專用工具，第七部分為制造商圖紙，第八部分為質(zhì)量證明文件，并就這些內(nèi)容和型式征得到業(yè)主的認可，就能為該部分工作節(jié)省較大人力、物力和財力。
6 小結(jié)
因所述項目為國內(nèi)EPC項目，總承包范圍內(nèi)所有設(shè)備、材料均從國內(nèi)采購，采買、催交、檢驗、運輸?shù)认嚓P(guān)環(huán)節(jié)沒有涉及信用證、商檢、清關(guān)、保險等與進出口相關(guān)工作，故本文未就國外項目采購工作需注意問題進行敘述。
