山東省財政、教育部門應用信息技術手段
實現高校固定資產動態管理
2005年5月
高校是事業單位的典型代表，由于其組織規模巨大，結構層次繁多，業務活動復雜，占有使用的資產量大面廣、專業性強，相應地對資產管理工作提出的要求層次高、內容多樣、技術性強。山東省教育和財政部門自上世紀90年代以來，一直將加強教育資產管理，提高教育資源使用效益，作為解決經費供求矛盾，保障正常教育教學秩序，提高教育總體管理水平，促進教育事業持續、健康發展作為一項戰略性措施，擺在全省教育財政工作的全局性、基礎性位置上。近年來，更將高校資產管理工作作為重點，應用現代信息技術手段，實現高校資產的精細化和動態化管理，取得了明顯成效。
一、基本情況
1998年，省教育廳、財政廳在對高校資產管理狀況進行專題調研的基礎上，印發了《山東省教育委員會委屬單位國有資產管理辦法》，提出了高校資產管理的目標、任務和原則，對資產管理機構及職責、產權登記、資產使用、處置、非轉經、報告制度等做出了明確規定。根據當時高校資產管理狀況，確立了“抓三點”的工作思路，即抓住固定資產管理這個重點，解決非轉經管理這個難點，突破無形資產管理這個盲點。提出了高校固定資產管理具體目標是：綜合運用現代信息技術，在校園網上實現固定資產全部管理活動，整合固定資產管理力量，再造固定資產管理業務流程，對固定資產實行全息、多維、實時監控；提高工作效率，改善服務質量，創建科學的固定資產管理新體系，實現高校固定資產管理工作的規范化、信息化和科學化；促進固定資產管理制度建設，嚴格落實固定資產管理責任，推進固定資產的合理配置和有效利用。
各高校認真貫徹落實省教育廳、財政廳的統一部署，采取切實有效的措施，理順管理體制，整合管理力量，建立健全資產管理制度，規范管理活動，建立起了順暢、高效的資產管理運行機制。
一是按照“統一領導，歸口管理，分級負責，責任到人”的原則，確定學校國有資產管理工作領導小組、資產處、歸口部門、使用部門、使用人五個管理層次，不同部門和有關人員，按照權責對等的原則，承擔不同的管理責任，并擁有不同的管理權限，按照規定的流程，互相溝通、協調、制約、監督。按照“人人都管物，物物有人管”的要求落實資產管理責任，要求每一個固定資產使用人對所使用固定資產的安全完整承擔經濟責任。從固定資產的形成到處置，其間所有管理活動都有具體的業務操作規程，對于任何一項資產都做到來源清，去向明。
二是在不同的部門設計不同的賬簿體系，賬簿體系之間形成嚴格的鉤稽關系，相互牽制并以清查表、增加憑單和處置單等原始憑證為依據協同于資產管理活動全過程。對每一種固定資產的幾乎全部物質屬性和社會屬性信息記錄在案，形成豐富的信息資源，對固定資產實行多維控制，全方位提供實時動態信息，保證在任意時點提供的資產信息都是真實、準確的。根據需要與使用狀態科學配置，提高使用效益，避免投資浪費。
三是在建立部門臺帳基礎上，將固定資產占用情況逐步納入學校經費預算，準確評價各部門績效，建立更加科學、合理的激勵機制，使開源節流、增收節支成為各部門的自覺行動。建立科學的維修養護制度，努力延長資產的壽命。建立正常的清查盤點制度，對固定資產的安全完整情況、管理使用情況定期、不定期進行清點、核實、檢查。建立嚴肅的獎懲制度，對丟失、損毀行為要求經濟賠償和予以行政處分。
上述資產管理措施的落實和目標的實現，是必須以強大的現代網絡信息技術支持為前提的。為此，從2000年開始，省教育廳、財政廳就組織有關專家，成立了專門的研發團隊，用近3年時間完成了《高校固定資產管理信息系統（網絡版）》的開發，從2002年底開始在全省推廣應用，并建立了“山東教育資產網（http://www.jyzc.com）”。目前，已有50多所高校安裝了該系統，綜合運用計算機、校園網、數字照相、條碼識讀等現代化管理手段，徹底改變了資產管理的方式，帶動了高校固定資產管理工作由混亂走向規范，由粗放走向精細，由落后走向科學，由傳統走向現代，實現了高校固定資產管理的制度化、規范化、信息化、精細化和科學化。
二、管理成效
山東省高校固定資產管理工作取得的成效令人振奮。主要表現在以下方面：
第一，以現代網絡信息技術為支持，實現了固定資產的異地網上同步管理和縱橫多維溝通。一臺服務器通過校園網、城域網連接著上百臺計算機，在不同城市的多個校區，不同身份的管理人員和決策者借助管理信息系統同時實施不同的管理活動，實現了管理信息的實時溝通和交換，通過管理信息系統可以得到任一資產的任一時間、任一地點、任一部門、任一使用人的幾乎所有信息。徹底告別了過去那種工作繁重、手段落后、信息遲滯、缺乏溝通的傳統手工操作方式，也徹底解決了傳統管理模式帶來的差錯率高、對帳困難、各自為政、信息閉塞、監控不力、管理效能低下等老大難問題。
第二，實現了對固定資產的安全有效監控。通過制定嚴格的程序和履行嚴密的管理手續，將每一件資產的具體管理責任都逐層逐級落到了具體部門和人員。徹底改變了原來那種責任不清、情況不明、賬實不符、管理混亂的狀況，有效地杜絕了資產流失現象。
第三，各項基礎業務環節都得到了全面規范。從固定資產購建立項到可行性論證、招標、驗收、技術測試、使用、保管、維修、養護、借用、出租、出借、清查、處置、建檔等各個管理環節都有具體明確的要求和管理規范。
第四，自覺有效利用的機制開始形成。由過去的以管住、不流失為目的，轉變為既要管住，更要管好、管活，把充分發揮固定資產在學校教學、科研和行政運行中的使用效益作為固定資產管理工作的出發點和落腳點，通過科學管理，進一步優化了資源配置，有效地提高了存量資產使用效益。
第五，充分利用系統中的大量信息為學校管理決策提供客觀、準確、實時的依據，有力的支持了預算編制、資產購置、學科建設、重點實驗室建設等管理活動的順利實施。
第六，有力地保障了校區搬遷、院系調整、學科建設、本科教學評估等一系列重大活動的實施，適應了學校快速發展、改革深化和資產規模急劇膨脹的管理需求，實現了高校固定資產管理模式的根本性突破。
一項改革的推進通常會遭遇各種阻力，規范和加強資產管理因觸及多方面的利益更是如此。但山東省運用現代信息技術加強高校固定資產管理，卻收到了“三滿意”的效果：其一是校長滿意。因為不僅摸清了家底、保障了資產的安全完整，更重要的是在校長的管理決策中隨時可以得到管理信息系統的決策信息支持。其二是教職工滿意。不僅學校內的每一個員工都平等對待，無論是校長還是一般教員都要對所使用的資產承擔責任，增強了全體員工的公平感，而且根據公布在校園網上的資產信息，教授們可以充分利用學校各種開放的資源開展教學、科研活動和創業。其三是管理人員滿意。管理系統的運用不僅提高了工作效率和工作水平，而且還可以利用系統積極進行管理創新，這又進一步激發了廣大資產管理人員內在的工作熱情和激情。
三、幾點啟示
歷經十幾年的實踐探索，山東教育系統在資產管理方面取得的成效引起了不少省份以及其他行業系統的關注，紛紛來到山東教育系統考察學習，引入其管理模式和高校固定資產管理信息系統。從山東省高校固定資產管理所取得的經驗來看，可以得到以下幾點啟示：
第一，要從根本上樹立資產管理意識和轉變資產管理理念。一是要真正把資產管理擺在應有的位置，當作一項關系到事業單位生存和發展的重要工作堅持常抓不懈。在與山東省教育部門負責同志和高校有關領導的座談中，隨時都可聽到“向管理要效益”、“管理也是投入”這樣一些言論。對于資產管理大家普遍的表現不是“要我管”，而是“我要管”。各級領導重視資產管理工作，熟悉資產管理情況，明白資產管理政策，在資產管理活動中發揮了有效的組織、動員、協調、決策和引導作用。二是要充分重視基層事業單位的資產管理工作。基層單位的資產管理工作是整個事業資產管理工作的基礎。要實現對全國事業資產的有效監管，必須充分調動基層單位中一切積極因素，在基層事業單位中建立嚴格的資產安全監控機制和自覺有效利用的機制，通過基層事業單位對國有資產的直接管理和利用，最終實現國家對國有資產的有效管理和利用。三是要堅持用科學的管理理論作指導，積極進行管理創新。如山東高校資產管理就實現了由對物的直接管理轉變到對人的管理上來，由單一部門管理轉變到全員參與上來，由條塊分割轉變到管理力量的有機整合上來，由對資產單純的安全監控轉變到有效利用上來。
第二，要從完善管理體制入手，堅持用規章建設和制度創新，積極構建協調流暢的管理運行機制，推動資產管理工作步入規范化、科學化軌道。在山東教育資產管理工作中，在資產的各個管理層次、各個管理環節都有具體明確的、可操作的管理制度，并為廣大管理人員所認同、接受，最終形成管理實踐；無論是教育行政部門還是基層學校，還是基層學校內部的各個管理層次、管理部門、使用部門以及使用人，都有明確的職責、權限和資產管理活動程序，形成了上下聯動、和諧承接、高效運行的資產管理新機制。
第三，要將現代信息技術作為實現事業資產管理跨越式發展的有效途徑，下大力氣抓好事業資產管理信息化建設。山東省在高校資產管理方面，綜合運用計算機、校園網、條碼識讀、數字照相等現代信息技術，將管理思想、管理制度、管理規范固化為數字化的管理程序，改變傳統管理模式，創新資產管理體系，有效地提升了管理水平，實現了令人難以想象的管理目標。開展全國事業單位國有資產管理工作，必須充分借鑒各地已取得的信息化管理經驗，有效整合各地在事業資產管理方面的技術、人力等資源，從而低成本、高效率地籌建起全國事業資產管理信息系統，實現資產的精細化和動態化管理。
第四，要進一步推動信息資源共享，推進資產管理與預算管理的結合。山東省高校固定資產已經實現了高度的精細化和動態化管理，但是目前管理信息系統的使用范圍僅僅局限于教育系統內部，還沒有實現與其他有關部門的信息共享，特別是還沒有實現與財政部門的聯網，為財政部門核定預算提供基礎數據信息的能力還有所欠缺。這應該是山東省教育資產管理下一步要推進的方向。作為財政部門來講，我們應始終將實現資產管理與預算管理結合作為事業資產管理工作的重要目標，既要注重運用信息技術實現資產精細化和動態化管理，又不能脫離預算而管資產，局限于資產的日常化、精細化管理之中。
