ERP系統是大型的綜合管理信息系統，幾乎涵蓋了企業日常經營管理的所有方面，ERP系統的實施必然對企業原有的管理機制、控制流程等產生全面的影響，基于外貿企業經營的需要，全面或在一定范圍內采用ERP系統加強企業管理已成為一種必然。企業管理以財務管理為中心，因此將企業財務管理思想與ERP系統的流程緊密結合、提升企業內控水平成為ERP系統實施的主要目標。本文著重于從ERP系統的流程設計出發，結合本企業實施經驗探討在ERP環境下外貿企業內部控制體系的構建。
一、 基礎流程規劃
ERP系統實施是一個長期的分階段的過程，在當前各外貿業務的ERP系統實施中，基本處于整合當前企業資源的第一階段，業務與管理流程的整合是這一階段的首要任務。對外貿企業而言，ERP系統實施的流程主要涵蓋了外貿業務、財務管理、人力資源、企業辦公、決策支持等，其中在ERP實施第一階段處于核心地位是外貿業務流程與財務管理流程的整合，其整合的質量，直接影響到信息系統一體化運作的效率，也是未來提升企業管理能力的基礎。
（一）外貿業務流程規劃
外貿企業的業務流程，因經營產品、客戶、地區的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿業務包含報價、成交、簽訂外銷合同、組織貨源、簽訂生產（或采購）合同、生產或采購、成品出入庫、儲運報關、資金收付、核銷、退稅等過程。上述流程的組織及管理，不同企業有不同的側重點。外貿企業不同于生產企業，其業務細節受客戶、地區影響較大，系統中過于體現細節將難以適應未來業務的發展變化。因此，在外貿企業的業務流程規劃中，依據財務管理與風險控制的需要，在業務流程中選取了合同簽訂、生產與采購、儲運報關、資金收付作為業務流程的重要節點，進行較為細致的規劃與設計，以下筆者以所在企業業務流程為例，簡要進行介紹。
1.報價成交
外貿業務的起點具有一定的模糊性，一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的。基于此，外貿企業業務流程規劃中僅僅將報價、成交過程作為一個業務人員用于輔助測算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統為業務人員報價提供匯率、退稅率、歷史成交與采購信息、費用水平預測等資料輔助決策。如某報價經客戶同意而成交，則該部分數據可為后續流程所使用，否則僅僅作為歷史數據存檔備查。
2.外銷合同
外銷合同決定了外貿業務的銷售價格與數量，ERP系統中的外銷合同，包含了實際業務中和外商簽署的實際出口合同信息與相關的成本測算信息，系統中資金和物流控制，均以此為基礎。因此業務人員必須錄入真實合同中的關鍵數據，如客戶、貿易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、采購明細預算等，為提高效率，業務重點數據必須錄入，后續控制所需數據可稍后補錄。
依據合同數據，系統自動計算出該合同項下盈虧指標，按審批權限遞交審批，合同必須經過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預設條件的合同，系統設定自動審批通過。合同條款變更時，必須修改合同信息重新提交審批。
此處合同管理實際是對應財務管理中的 “事前預算”部分，依據該部分內容系統按合同與具體款號商品生成盈虧預測表，涵蓋按商品計算的利潤指標，后續經濟事項均以此為基礎進行審核與控制。
3.組織生產與采購
外貿企業生產組織與物料采購所需一切單據，均須以外銷合同為基礎生成。業務部門提出物料采購的建議供貨方與價格，采購部門負責具體采購，并登記料件入庫、耗用、商檢、測試、交期等信息形成物料采購流程信息，反饋業務人員以供安排生產或出運。同時依據建議采購量、采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標形成采購部門的考核數據。
采購過程中的價格與數量及其耗用信息全程均由系統按外銷合同信息進行比對，如超出合同預算的合理范圍即發出預警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對應財務管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫
基于外貿企業業務特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程，因此該部分在系統中以登記相關信息，打印出運所需單據為主，并不作審核控制。
5.儲運報關
該部分主要為單儲部門依據業務信息制單及復核業務數據的準確性，儲運報關流程中單據處于核心地位，其準確性決定了業務后續事項的順利與否。故而在此節點，系統強化了數據核查與流程管理，保證業務數據與單證數據、實際數據的一致性、準確性，并對報關、收匯等單據建立分類跟蹤預警體系，形成儲運進程、單據流程的一覽信息，提高單儲部門的管理效能。
6.資金收付
外銷業務資金收付主要包含收匯結算和國內結算，與財務部門的關聯度較大，故該流程與財務流程緊密相關，主要置于財務流程中規劃，與財務流程相對獨立的主要是結算核價過程。
所謂結算核價，即是成品出運后，供貨商依據采購或加工合同向外貿企業收取貨款前雙方就成品加工或采購的價格作最終確認的過程。存在該過程的原因主要為采購及加工過程中，因工藝、設計缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因導致實際成本與合同發生差異而需要重新確定成品采購單價。外貿業務的核價，是對此前業務成本信息的匯總，在業務流程中實際處于“事后決算”的地位。相對外銷合同而言，核價單所需信息要求更為準確詳盡，系統按合同、款號、商品種類等匯總在此之前發生的所有成本與外銷價格信息，由業務人員與相應數據比對后修改確認。分類采購單價、費用水平、單耗、單品利潤、相關在產品成本預算等主要控制指標均在合同范圍內自動生成，并作為供貨商開票結算的依據；否則，則需按權限提交審批或重新核價。
7.核銷、退稅
核銷與退稅屬于業務流程的后續流程，不影響外銷業務進行，但對業務利潤的實現有實質性的影響。核銷主要涉及報關、收匯、出運等單據的匯總比對，退稅主要設計報關、結算數據的比對匹配。該流程主要以紙質單據的手工匹配為主，信息系統對其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務主要以單據匹配結果數據導入及差異分析為主，確保后續業務核算中退稅金額與實際入賬金額一致。
（二）外貿財務流程規劃
財務系統的設計首要原則是遵循會計準則和企業會計制度，相對而言財務系統的流程較為標準化，以憑證、日記賬、明細賬、總賬、報表體系為主，結合業務流程獲取相關信息，為財務管理目標服務。事實上財務流程與業務流程具有較大不同；業務流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開，以線性管理為主；而財務流程則具有模塊化的特點，針對一個管理目標，形成了多個管理流程，不同流程間并不必然具有聯系。因此，本文不再就憑證、賬務體系介紹財務流程，而就外貿企業為實現特定管理目標而設的若干主要財務流程作概要介紹。
1.資金流程
本流程的主要目標在于資金流量管理，結合了預算管理的部分理念，按資金流動的不同性質，分為流入、流出、結存、計劃等4個主要的子流程進行操作，其中計劃流程貫穿始終，起到數據采集與分析的作用。
對外貿企業而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權益的產生源于商品報關出運，因此該流程的起點為業務流程中的儲運報關。由單儲人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業務人員分拆認定，財務人員審核無誤后制證。主要控制點分為收匯計劃、收匯認定、逾期管理、數據修正等過程。流程中依據業務儲運狀態、收匯方式、各節點時間屬性等自動生成不同的管控數據，并隨業務進程的變化動態更新，實現從總體至明細，按客戶、合同、運編號、國別地區等不同維度收匯執行情況的管控，分析差異，提供業務操作及決策依據。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國內收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計劃與執行情況的配套管理。
資金流出主要為采購款和費用支付等，該項流程的起點為申請人提出付款申請。為防范風險，本流程控制點適當前移至付款依據，即由申請人在付款依據的基礎上提出付款申請，在各審批點根據不同的付款依據提供相關審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點在于付款依據上，針對發票、合同、協議等付款依據分類，分析相應的數據需求，將其置入付款申請中，在不增加申請人工作量的前提下，實現付款的鏈式管理。系統按照歷史數據及業務員付款信息、單證系統交單信息、儲運信息及其他相關的資金類信息預測未來某一時點企業資金狀況，設定預警指標，就未來資金狀況超限提出警示，為企業相關人員制定資金使用或籌資規劃提供決策依據。
資金結存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數據實時獲取權限尚未開放，當前僅能通過導入銀行數據，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動圖、分銀行、幣種資金變動情況，并通過匯總歷史數據，生成存款狀況、匯率等數據的歷史變動圖表。
2.往來流程
（1）國內往來
國內往來管理流程的核心是通過多維度數據分析與監控，預防壞賬風險，由此目標出發，將往來管理流程分解為基礎查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個子流程。
基礎查詢側重于數據獲取，按考核單元、部門、客戶等主要核算項組合統計分析國內往來情況，該查詢又分為業務數據查詢及財務數據查詢，查詢結果分析可逐層穿透，直至原始單據，在任一穿透過程均提供財務與業務數據的比對，分析差異并查明原因，保證后續分析中基礎數據的準確性。
賬齡管理主要側重于當前往來款形成的時間分析，針對核銷后的往來數據，按預設的核算項統計超標往來項目，并向特定人員提供預警信息。
原因分析，重點關注往來的歷史形成，提供相應的明細信息，并可直接人工查詢。
信用額度管理，即依據歷史交易情況，針對某客戶或業務人員設立一定的信用額度，往來欠款記錄必須限定在額度范圍內。該流程主要包含信用額度的計算及額度使用狀況動態管理。
（2）國外往來
國外往來主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個業務與財務操作進程中，其中財務部分主要為制證與往來分析，包含基礎查詢、賬齡分析、分拆認定管理、匯差處理等。其中基礎查詢與賬齡分析類似于國內往來管理，不再贅述。
分拆認定管理主要為復核外匯收支與對應合同、儲運編號的分拆認定情況，其準確性決定了收入及成本核算的準確程度，同時可以按合同、儲運編號、客戶等考核項反映應收應付狀況。
匯差處理主要為外匯實際收付日與記賬日、損益認定日之間由于時間差異導致的匯率差，按往來賬與成本收入入賬時的數額追溯調整。通過自動化處理極大的降低了追溯原始會計記錄的工作量，提高了匯差認定的準確性。
3.庫存流程
因外貿企業主要出口業務基本都屬于零庫存業務，其管理的主要目標是動態管理庫存的進銷及結存狀況，及時發現庫存流轉中的異常情況。
國產原材料主要用于生產工廠間調撥或直接銷售，其管理流程始于業務部門的采購預算，生產類材料的管理包含于采購預算、訂單采購、入庫、耗用、核價等業務流程及收受及開具發票、賬務處理等財務流程中，其管理全程采用預算管理模式，即以預算單全程控制訂購、耗用及結算情況，按合同號、訂單號、商品等核算項跟蹤購入原材料的預算、使用、結算、結余、單位用量情況，在各個業務環節設定預警指標，對超量訂購、超預算耗用、超期未用材料進行預警及監控。
進口原材料管理主要用于進料加工，其管理流程始于外銷進料合同，其流程類似于國產原材料，所不同的是基于進口材料手冊核銷的需要，系統中按合同號、手冊號建立進口原材料臺賬，跟蹤進口材料的預算、進口、付匯、使用、結算、結余情況，并設置進口材料分攤子流程，將合同項下進口材料分攤至對應運編號項下，并按實際付匯匯率折算出進料成本直接或追溯計入相關出口運編號項下，同時設定預警指標，對超期未分攤、未核銷的進料進行監控。
成品管理主要用于出口銷售及國內內銷，基于外貿企業成品零庫存的特點，該流程相對簡單，按合同號、運編號、考核單元等維度統計成品的購入、結算、結余情況，設定預警指標，對超期成品進行預警提示。
4.損益流程
損益管理是企業財務管理中較為重要的構成部分，是財務分析的重要構成部分，經過需求分析，外貿企業損益管理的主要維度為損益區間、利潤中心、考核項。
損益區間是指參與分析的損益數據所處的時間段，時間段可以是時間段、月份列表、年度列表等。利潤中心指損益的核算項，可以是公司、業務部門、業務組、業務員、客戶、合同號、運編號等。考核項指利潤、銷售收入、銷售成本、費用等，損益管理的基本途徑是針對上述維度分類組合，形成所需數據源，通過表單化形式顯示，就數據結果分類統計，并可查詢數據明細直至憑證，形成類似下列主要損益管理流程：
（1）就設定時間按考核單元、客戶、運編號、合同號、業務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤、進口、投資收益、內銷、費用的構成狀況、收匯情況、國內往來情況。
（2）就本年所有月度按考核單元、客戶、運編號、合同號、業務類別分析：利潤、銷售收入、成本、出口、換匯成本、進口、投資收益、內銷、費用、收匯情況、國內往來情況的構成狀況。
（3）按杜邦方式建立先整體后逐級明細的業務信息管理平臺，包含產品、客戶、國別、資金、銷售、利潤、代理利潤、留存利潤、在手業務、工廠結算等內容；結合業務信息，按考核單元分析本月報關、本年報關、本月財務出口、本年財務出口、工廠未結算報關金額、未收匯金額，并可實現逐級查詢。
（4）建立企業信息管理平臺，包含資金、利潤、銷售、趨勢預測及經營性指標、財務指標的同比、環比分析。
（5）按業務完整性原則決定業務利潤考核，按不同業務類型設定單票業務完成標志，依據考核區間將已完成業務生成業務考核數據，同時將未完成業務結轉下一考核區間。
上述管理流程可基于基礎數據源任意組合，以滿足不同的管理目標。
財務流程的設計，實質上分為基礎數據流程與財務管理流程，基礎數據流程的任務是與其他業務流程相對接，獲取其他業務流程數據并進行財務加工，形成符合財務規范的數據結構，生成符合標準化的財務報表；財務管理流程則是企業為實現自身特定的管理目標而設置，其核心是對全系統的數據進行組合分析，按管理目標進行再加工。
二、控制體系
ERP系統的控制體系設置，實質上是基于管理目標，對相關流程中數據的綜合分析利用并進行預警。控制體系隨企業管理目標的變化而不斷修正，本文僅就當前外貿企業已建立的若干管理控制體系做簡要介紹。
（一）管控模型
筆者梳理出適應于外貿企業當前管理的5大管控模型：
1.實現財務控制點前移
（1）通過財務業務一體化建設，保證了業務數據的準確性和可使用價值。
（2）ERP系統依據財務制度、財務管理經驗，在業務流程中設定財務控制預警點。
（3）通過已經發生和正在發生的業務數據，按照提前設計的財務管控模型，對數據進行分析、判斷、預警，實現在線的財務監管和財務干涉，實現財務控制點前移。
2.成本預算、票據管理、資金控制模型
（1）合同簽署時制作《預算單》，實現單品成本預測和盈虧預測。
（2）結算時，在預算單的基礎上制作核價單，實現預算與實際兩方面的管理和控制。
（3）對單耗和加工成本進行控制，對待生產、待采購部分，進行可能單耗和成本的預測。
（4）確定和供貨商的結算方式，從而確定雙方往來票據金額和應付款項金額，并以此數據作為控制額度，實現對付款時的智能控制和催票管理。
3.基于單項業務的銷售費用預算和控制模型
（1）通過《合同盈虧預測表》，預估直接銷售費用，如國際運保費、國內費用等。
（2）在實際費用支出時，與預算進行比對，并根據控制模型自動預警或強行止付。
4.單項業務資金風險控制模型
（1）基于單項業務，自動進行資金盈余的計算和控制，如果單項業務的資金盈余小于0，則自動預警或者強行止付。
（2）單項業務資金虧損時，可使用考核單位滾存利潤支付，在保證資金風險控制的同時，保證了業務處理的靈活性。
5.經營駕駛艙決策模型的建立
總結和提煉企業管理層的管理理念，圍繞進出口業務量、資金、庫存、利潤核算等關鍵指標，實現時間、部門、客戶、國別多維度的分析。為企業決策層提供不同層面的決策分析內容。
（二）進銷存管理
1.銷售管理
綜合ERP中的報價成交、訂購、發運、開票、收款、流程的完整銷售流程，區分普通銷售、委托代銷、分期收款、直運、零售、銷售調撥等多種類型的銷售業務，對銷售價格和信用進行三維管理，形成銷售及信用管理網絡（見圖1）。
通過基于銷售訂單的全流程預算管理，監控訂單進行過程中的利潤水平變化，及時對利潤造成重大影響的因素變動進行預警；同時以訂單為核心，對其相應的票據、應收、資金狀況進行一體化管理，保證應收應付款項的發生與實際權益的變動相一致，避免因代收代付、委托收支、預收預付等經濟事項導致的或有經濟糾紛。
2.采購管理
采購管理包含了從詢價、訂貨、到貨、入庫、開票到采購結算等流程，區分普通采購、受托代銷、分期付款、直運等多種類型的采購業務，對采購價格進行嚴格控制，對采購時間進行精細管理，對采購單據進行上下追溯，形成采購管理網絡（如圖2）：
其管理核心是控制采購成本、管理物料周轉進程，動態監測采購進程中物料、票據與資金的匹配狀態，監控采購成本異動，通過物料與票據周轉進程嚴格控制預付款，并隨時與采購進程比對，保障資金安全。
3.庫存管理與核算
外貿企業業務以零庫存出口業務為主，故對存貨的管理要求相對較低，僅需滿足企業日常出入庫、盤點、調撥、耗用等業務需要，并對庫存量、庫存成本、周期盤點、庫齡進行實時反映和監控。財務主要從資金的角度管理存貨的出入庫業務，核算企業的入庫成本、出庫成本、結余成本，反映和監督存貨的入庫、耗用、結存和資金占用情況。按存貨、部門、倉庫進行核算，支持多種計價方式，自動進行出入庫成本調整，處理各種異常；自動提取存貨跌價準備，形成完整的存貨賬簿，動態反映存貨資金的增減變動，為降低庫存，加速資金周轉提供管理基礎。
（三）流動資金管理
1.管理模型
實現流動資金管理的流程模塊主要涉及以下8項流程：（1）賬戶管理：銀行賬戶與內部核算賬戶管理。（2）票據管理：對票據的購置、領用、作廢、報銷、催辦等進行管理。含對托收單據、承兌匯票、信用證、保證金等各環節進行管理。（3）融資管理：對貸款、貼現、保函、背書、信托資金劃轉等進行管理。（4）結算管理：內部結算、外部結算。（5）資金成本核算：針對籌資支出，核算各級核算單位的資金成本。（6）額度管理：對客戶、各級核算單位實際資金額度進行管理。（7）資金預測：匯總資金收支預算情況，預測未來資金狀況。（8）資金決策及報表管理。上述流程最終形成資金管理網絡（見圖3）。
2.主要控制手段
（1）付款計劃包括：對應付款、預付款、應付票據等應付款項及工資和應付費用進行綜合管理，并對所有付款事項進行控制；對編制預算或事先預測的付款項目，提供實際付款金額和預算金額的比較，并進行控制；對超預算的付款事項進行預警管理；依據歷史現金流出信息，預測未來以日、周或月為單位現金流出；應付管理模塊中對供貨商賬戶進行控制，提供賬戶分析、預警報告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對賬單和賬戶清單。
（2）收款計劃包括：對應收賬款、預收賬款、應收票據、應收出口退稅以及其他應收款的綜合管理，并對所有收款事項進行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認、收款確認及催賬機制；提供歷史的現金流入信息，并預測未來的現金流入；結合應付的現金流出管理，提供歷史的現金流量信息，預測未來的現金流量。
（3）資金頭寸管理包括：實時查詢企業內部各級核算單位資金存量、資金來源及分布管理；集成賬務系統、資金系統、應收/應付系統、業務系統相關流程數據，實時查詢資金成本并計入相關考核單位；對外建立與銀行、非銀行金融機構等合作伙伴的數據處理的接口，及時接收匯率、利率、資金變動等外部信息，及時核對賬務與實際資金信息差異。
（四）審批管理
外貿企業審批流程應與用戶權限管理緊密結合，嚴格按照從逐級審批權限，同級業務員不得互相修改查詢他人數據。
系統按其業務部門、業務員、合同號建立索引存放數據。實現數據的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數據設置權限。不同部門、不同業務員間不能互訪數據，但上級可訪問下級（部門、人員）數據，所有者可訪問其合同執行的后續數據（單證、核算等）；設有部門經理、主管經理簽字權限，簽字后數據將不能進行刪改。
系統按其審批性質分為業務審批（合同協議審批、外運單審批、核銷單領用審批）、付款審批（出口費用付款審批、內購貨款付款審批、進口開證審批、進口付款審批）。業務審批實際上涉及到業務的各個環節。
對同一合同、單證或付款等內容，可同時進行多人匯審，并簽署個人意見。
審批功能設置時除考慮到職務上的差別，還應考慮到不同人員審批金額與審批類型（不同類型的合同、不同性質的付款）的不同，比如超過部門經理審批金額上限或換匯水平的合同會自動轉交上級主管審核。
根據企業的實際管理設定自行定義審批內容，在各個審批環節，分析其審批所需信息，提供迅捷的快捷查詢功能，瀏覽歷史業務信息、客戶往來信息、成本盈利水平比對信息、預算與實際進程信息、資金信息等等，為審批人作出準確判斷提供信息保障。同時依據預設的風險管控條件，在單項業務的各審批環節自動提供風險提示信息，如委托付款、代開發票、超限額付款等信息，將風險管控貫穿于整個審批流程中。
（五）決策分析體系
通過建立的決策分析體系，使經營管理層可以及時、準確地對企業經營成果進行有效分析，以此評價和判斷企業的財務狀況、經營成果、經營績效、財務風險、獲利能力等，實現控制點的前移。
ERP系統提供自定義功能及數據挖掘技術。實現各個業務環節、業務內容的動態實時的進行數據挖掘、取、匯總，以及時、準確地進行企業經營狀況分析，動態實時地獲得企業的真實經濟運行狀況。
基于此管理目標，系統建立了KPI（績效管理）分析體系，基于ERP系統的模塊化結構，外貿企業可基于不同的管理目標快速制定出基于自身企業管理體系的KPI分析體系，如：財務比率分析（標準財務比率、理想財務報表、杜邦財務分析體系）；多期比較分析；結構百分比分析；趨勢分析等。
通過上述KPI分析體系模版，以杜邦比率分析、企業績效評價、獲利能力評價、成本差異、異常財務指標、現金流量分析為手段，建立決策分析體系（見圖4）。
在外貿企業的ERP系統中，財務系統具有核心地位，是整個企業管理的數據歸集與處理中心，一個完善財務信息系統，對于在ERP環境下的企業商業風險預警機制和風險管理系統具有良好的支持作用，并對企業成本領先戰略體系和全面成本管理系統予以保障。作為企業謀求新市場條件下競爭優勢的先進管理手段，ERP系統所涉及的方面和應當實現的目標是不斷擴展的,在日趨激烈的市場競爭中,任何管理方法和手段的最終目標只有一個,即開發、保持和發展企業的競爭優勢,使企業在競爭中立于不敗之地。
