石油是事關我國國計民生和國家安全的戰略性能源產業,石油行業的改革發展必須正確處理經濟效益和社會效益的關系,制訂適合企業特點和社會需求的中長期發展戰略。中國石油西南油氣田公司成立以來,財務部門積極配合公司的整體發展戰略,充分發揮財務管理在企業管理中的“核心”作用,成為公司高層決策重大事項的良好“參謀”。
本案例著重研究了西南油氣田公司內部會計控制制度的背景分析、具體措施和實施效果。由此可以得出結論,有效的內部會計控制是企業持續、快速、健康發展的重要保證,也是我國國有企業改革與發展必不可少的制度保障。
內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量,保護資產的安全、完整,確保有關法律、法規的貫徹執行而制訂、實施的一系列控制方法、措施和程序。
一、西南油氣田公司內部會計控制的必要性
(一)內部會計控制現狀
西南油氣田公司自2000年成立以來,十分重視內部會計控制建設。公司從機構設置上健全了財務會計機構,完善了會計核算體系和切實可行的財務監督措施。特別需要指出的是,由于中國石油天然氣股份有限公司的股票在紐約上市,按照2002年7月美國國會通過的《薩班斯-奧克斯利法案》的要求,從2002年起,西南油氣田公司各單位的黨政領導、財務負責人都對本單位出具的財務會計報告的真實性作出承諾。
(二)建立內部會計控制體系的必要性及意義
《會計法》第二十七條規定:“各單位應當建立、健全本單位內部會計監督制度。”內部會計控制制度是內部會計監督制度的重要組成部分,西南油氣田公司必須結合自身實際,制訂完善的內部會計控制制度。
建立內部會計控制制度,是完善現代企業制度的客觀要求。內部會計控制制度是現代企業制度的重要組成部分,西南油氣田公司要建立和完善相應的內部管理制度,保證了企業生產經營活動協調高效運行。
建立內部會計控制制度,是正確處理所有權與經營權關系的需要。西南油氣田公司作為國有股占主導地位的地區公司,實現了所有權與經營權的分離,所有者與經營者的經濟關系的有效協調也有賴于內部會計控制制度的健全和執行。
建立內部會計控制制度,也是堵塞漏洞、治理腐敗的重要措施,具有十分重要的現實意義。
二、西南油氣田公司內部會計控制的目標和原則
(一)內部會計控制目標
現代意義的內部會計控制基本目標是提高單位經營活動的效率性和效果性、資產的安全性、經營信息和財務報告的可靠性等。西南油氣田公司的內部會計控制目標是要做到“四個確保”:確保經營目標實現,確保資產安全完整,確保會計資料真實準確,確保國家會計法律法規貫徹執行。
(二)內部會計控制設計原則
根據財政部印發的《內部會計控制規范——基本規范(試行)》)的規定,并結合自身具體情況,西南油氣田公司在建立內部會計控制過程中遵循了合法性原則、廣泛約束性原則、全面性系統性原則、內部牽制原則、講究成本效益原則和適時性等原則。
(三)內部會計控制的地位
如果將財務會計制度作為一個系統,那么,西南油氣田公司內部會計控制制度就是財務會計監督制度分系統的子系統(見下圖)。
三、西南油氣田公司內部會計控制方法
內部會計控制的方法是指實施內部會計控制所采取的手段、措施及程序等。西南油氣田公司主要采用以下控制方法:
(一)不相容職務相互分離控制
主要包括:授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查等。不相容職務分離的核心是“內部牽制”。
(二)授權批準控制
授權批準是指西南油氣田公司在辦理各項經濟業務時,必須經過規定程序的授權批準。這種控制方法要求西南油氣田公司明確規定設計會計及相關工作的授權批準范圍、權限、程序、責任等內容,各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。
(三)會計系統控制
會計作為一個控制信息系統,對內能夠向管理層提供經營管理的諸多信息,對外可以向投資者、債權人等提供用于投資等決策的信息,是重要的內部會計控制方法。這種控制方法要求西南油氣田公司依據《會計法》和國家統一的會計制度,制定適合公司的會計制度充分發揮會計的監督職能。
(四)預算控制
預算控制也稱之為全面預算控制,其內容可以涵蓋企業經營活動的全過程。要求公司加強預算編制、執行、分析、考核等環節的管理,明確預算項目,建立預算標準,規范預算編制、審定、下達和執行程序,及時分析和控制預算差異,采取改進措施,確保預算的順利執行。
(五)財產保全控制
財產保全控制主要包括限制接近控制、定期盤點控制等。限制接近控制主要是指只有經過授權批準的人員才能接觸資產。定期盤點是指定期對實物資產進行盤點,并將盤點結果與會計記錄進行比較,采取相應措施加強管理。
(六)風險控制
風險按其形成原因一般可分為經營風險和財務風險兩大類。對風險的控制,需樹立風險意識,針對各個風險控制點,建立有效的風險管理系統,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險分析、風險報告等措施,對經營風險進行全面防范和控制。
(七)內部報告控制
內部報告控制要求西南油氣田公司建立和完善內部報告制度,全面反映經濟活動情況,及時提供真實準確的會計信息,增強內部管理的時效性和針對性。
(八)會計信息系統控制
電子信息技術與會計技術相結合的會計信息系統控制日益成為內部控制的重要內容。西南油氣田公司在會計核算中使用的中油財務信息系統已從最初的FMIS3.0升級到FMIS6.0,系統的安全性、控制性都不斷完善。
四、西南油氣田公司內部會計控制的內容
西南油氣田公司內部會計控制范圍廣、層次多,必須實施全方位、全過程的控制和監督,在確定內部會計控制內容時,要始終遵循防范為主、控制關鍵要素、控制關鍵業務和控制關鍵點的原則。西南油氣田公司內部會計控制的內容包括:
(一)貨幣資金控制
西南油氣田公司貨幣資金流量大,收支業務頻繁,僅2003年,公司的貨幣資金收入就接近80億元,因此,貨幣資金自然是公司內部會計控制的重要內容之一。
貨幣資金控制最主要的目標是保證其安全、完整。具體目標有:現金、銀行存款余額真實、準確,合理使用現金、銀行存款,保證其他貨幣資金的安全完整。關鍵控制點主要有不相容崗位相互分離,授權批準,付款的“申請、審批、復核、支付”程序,銀行賬戶、支票、印鑒的有效管理,貨幣資金的定期清查盤點。
(二)銷售和收款控制
銷售和收款控制目標是預防銷售與收款過程中的各種差錯、保證銷貨款的及時足額回收、正確進行銷售會計核算。關鍵控制點主要包括不相容崗位相互分離,授權批準,定價機制,銷售、收款職能分開,銷售收入及時入賬,應入賬款的催收有效性,壞賬核銷符合規定。
(三)采購與付款控制
采購與付款控制目標是合理進行各種采購業務、保證采購物資安全、及時支付貨款。關鍵控制點主要包括不相容崗位相互分離,建立請購、審批、采購、驗收、付款的規范程序,應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。
(四)基本建設項目控制
基本建設項目控制目標主要是保證工程項目質量。關鍵控制點包括工程項目投資的可行性研究、上報審批,投資決策、計劃下達,工程招標、評標、定標和簽訂合同,工程施工、竣工驗收、決算等環節。
(五)實物資產控制
西南油氣田公司的實物資產包括存貨、油氣資產和固定資產。
存貨資產的控制目標主要是保護存貨資產的安全完整、合理確定存貨價值。關鍵控制點包括:建立存貨管理崗位責任制,對存貨驗收、入庫、保管、發出、使用及處置等環節進行有效控制,防止各種實物資產被盜、毀損和流失。
固定資產的控制的主要目標是保證固定資產的安全完整和計價及計提折舊的正確合理。關鍵控制點包括:建立固定資產管理崗位責任制,對固定資產的轉產、驗收、使用、調撥、大修、折舊、出售、報廢等環節進行有效控制。
(六)籌資控制
籌資活動是指西南油氣田公司為滿足生產發展需要,通過改變資本、債務規模及其構成而募集資金的行為。控制目標是嚴格按照國家的法律法規進行籌資活動、降低籌資成本和保證所籌資的合理使用。關鍵控制點主要包括不相容崗位相互分離,對籌資業務的“申請、論證、審批、實施”等環節進行有效控制。
(七)成本費用控制
成本費用的控制目標為嚴格控制成本費用開支和正確核算成本費用。關鍵控制點包括成本預算、指標分解、支付審批、管理措施、指標考核等環節。
(八)對外投資控制
對外投資控制一般由立項、評估、決策、實施、投資記錄、投資處置等環節組成。控制目標為保護對外投資資產的安全完整和投資收益的按期收回。關鍵控制點包括對外投資項目的提出、論證、決策、實施等環節的控制和監督。
(九)關聯交易控制
1999年石油企業重組改制后,中國石油天然氣股份有限公司與中國石油天然氣集團公司及其下屬單位成為關聯方關系。西南油氣田公司的主要關聯方是四川石油管理局,2000～2003年,四川石油管理局累計向西南油氣田公司提供勞務類關聯交易總額129.33億元。
關聯交易控制目標是提高會計信息質量,保證關聯交易會計資料真實準確,防止、糾正錯誤和舞弊行為,保護資產安全完整,確保國家有關法律法規和上級有關規章制度的貫徹執行,保證分公司與關聯方之間的公平交易。關鍵控制點的重點是對關聯交易談判、合同簽定、交易項目和交易數量的核定、結算價格、費用結算等環節進行有效控制。
五、實施內部會計控制制度的配套措施
(一)加強會計職業道德建設
所謂會計職業道德,是指在會計職業活動中應遵循的、體現會計職業特征的、調整會計職業關系的職業行為準則和規范,與加強內部會計控制制度之間具有密切的聯系。
(二)建立兩級董事會與全面推行獨立董事制度
董事會是企業內部控制的最高層次,無論是對公司治理結構還是對內部會計控制來說,具有獨立性、專業性的董事會都是至關重要的。作為一個特大型的國際上市公司,不僅應在最高管理層設置董事會,還需要在分(子)公司設置二級董事會,同時,大力推行獨立董事制度。
(三)積極開展內部稽核和內部審計
搞好內部稽核和審計是強化內部會計控制制度的一項基本措施,是內部會計控制有效執行的重要保證。實施內部會計控制,應充分發揮西南油氣田公司兩級財務、審計職能,實施財務審計監督,進一步強化內部監督。
(四)搞好內部會計控制評價
內部會計控制評價是指對內部會計控制制度設計的科學性和執行的有效性進行的監督、檢查和評定。西南油氣田公司內部會計控制評價可分為內部評價和外部評價,內部評價的主體包括中國石油天然氣股份有限公司和西南油氣田公司,外部評價的主體有國家審計機關、財政機關和社會中介組織。
(五)優化內部會計控制環境
西南油氣田公司內部會計控制作為內部控制的一部分,要達到控制目標,離不開公司整體控制建設。優化西南油氣田公司內部會計控制環境,管理層要重視內部會計控制建設,還要合理劃分各單位、各部門的職責,同時是建立良好的用人機制和通暢的信息控制系統。
六、基本結論
通過對本案例的研究,我們認識到,建立內部會計控制制度對西南油氣田公司加強管理和加快發展具有重要意義,明確了西南油氣田公司的內部會計控制目標,為公司中長期發展戰略的實施奠定了堅實基礎。
同時,內部會計控制制度建設是一個復雜的系統工程,要真正發揮內部會計控制的作用關鍵在于實施,同時還需要在實踐中不斷完善。
