一、某特殊鋼制造企業（A公司）采購業務外包案例概述
本文以某特殊鋼制造企業（A公司）采購業務外包方案為例，就該制造業企業采購業務外包方案的具體案例進行分析，針對其內部控制要點進行研究，并提出相關合理性建議。
（一）某特殊鋼制造業企業（A公司）采購業務外包案例簡介某制造業企業（以下簡稱為B公司）為冶金行業的專業技術服務商，2011年10月與從事特殊鋼制造的客戶（以下簡稱為A公司）簽訂了一項為期10年的連鑄機外包合同，為A公司提供一條高效連鑄機的設計、制造、安裝和調試以及日常維護保養工作。B公司將按照A公司的生產要求，為其提供相應的生產服務。按照合同要求，第一，該條連鑄機設備由B公司出資籌建，在A公司完成相應的土建基礎工作后，A公司負責連鑄機設備的工藝設計、生產制造、安裝調試和具體生產工作，該套設備預計投資2000萬元；第二，在生產過程中，由A公司按照約定價格提供原材料，B公司具體負責生產，并將產成品按照約定價格向A公司銷售，并根據市場狀況適時調整；第三，B公司負責該項目的日常經營管理工作，所需場地租金、水電費等由B公司自行承擔。產地租金有A、B公司協商，水電費按照單獨裝置的計量儀表逐月核定并按市場價格結算；第四，設備所有權屬于B公司，運營期約定為10年。雙方表示，通過外包業務合同的簽訂，標志著戰略合作的實現，今后將針對該條生產線共同研發生產新工藝并促進生產成本的不斷降低，實現雙贏。
（二）某特殊鋼制造企業（A公司）采購業務外包案例分析 從兩家公司的立場來看待該外包合同：A公司作為鋼鐵企業，為了集中精力關注生產質量的提高，提高盈利水平，將部分制造環節外包給從事專業技術服務的B公司。同時，通過業務外包，降低了其投資力度，減少了現金支出的壓力。但是，B公司能否全力配合其生產計劃的實現，有可能成為影響其生產經營的重要因素。即便在合同中約定違約成本，而A公司對自己客戶的違約產生的信譽和品牌風險還是客觀存在的。而B公司則可以發揮其連鑄機工藝技術專家的特長，有效提高生產效率和降低生產成本，既能增強和客戶的合作力度，又能鞏固其市場份額。但是，巨額的投資也加大了其資金壓力，加之周期長達十年，如果A公司在執行合同中產生違約風險，或者發生外部不可抗力，則B公司有可能承擔較大的經濟損失。故此，基于A、B公司雙方的信任和了解，簽訂此外包合同有助于加強雙方的合作力度并產生協同效應，從而進一步增強雙方的市場競爭力。另外一個關鍵成功因素在于外包合同的執行以及執行過程中雙方爭議能否友好解決。
二、某特殊鋼制造企業（A公司）采購業務外包的主要控制目標
一般而言，企業業務外包需要全面考慮該業務從方案制定到檔案管理的各個環節。具體而言，主要控制目標如下：
（一）整合企業有效資源，實現公司戰略目標 企業的資源是有限的，為了達成企業戰略目標，企業需要分析其現實狀況，將有限的資源發揮到能夠創造最大價值的業務活動中。對于一些非核心業務，可以通過外包來實現，A公司則是將高效連鑄機的設計、制造、安裝和調試以及日常維護保養工作外包。
（二）降低企業生產成本，提高企業經濟效益 通過業務外包，利用外包服務單位的專業化優勢，可以在一定程度上降低企業成本，同時提高效率，保持企業的競爭優勢。B公司作為國內連鑄業務的綜合承包商，積累了豐富的設計、制造優勢，通過承辦該條連鑄機生產線，既可以擴大自身的市場份額，也能為A公司降低生產成本。
（三）選擇合適服務伙伴，分擔企業經營風險 外包作為公司的一項策略，需要選擇正確的合作伙伴，通過坦誠合作實現共同發展，為顧客提供最滿意的服務。同時，通過選擇適合的外包商，可以分擔企業發展過程中遇到的企業風險。A公司和B公司以前多次合作，對雙方的技術和管理都相對熟悉，有著共同的目標，都希望為顧客提供令人滿意的產品和服務。在共同的價值理念下，互相合作，可以減少項目失敗的風險。
（四）實行分級授權管理，規范外包業務業務外包方案的制定和審批是經過不同部門進行且經過適當授權的。合理選擇承包單位，降低企業外包成本。通過選擇適當的外包方，滿足公司需求，同時又能降低企業外包成本。
（五）簽訂有效外包合同，防范企業法律風險 通過明確外包合同內容，可以從法律角度預防企業風險，提高雙方合作滿意度。做好外包過程管理，切實履行企業義務。外包業務的有效履行有賴于企業的過程管理，由其外包環境發生較大變化時，外包的過程管理尤顯重要。同時，適時驗收外包成果，歸檔整理相關資料。外包業務完成時，要及時組織驗收外包業務，通過總結，積累經驗和教訓。及時記錄外包業務，規范進行會計核算。外包業務需要保證及時準確完整地得以記錄并支付相關費用。同時，將其在當期明細賬和會計報告中予以反映。
三、某特殊鋼制造企業（A公司）采購業務外包主要風險點
確定業務外包的目標后，不論是甲方或是承包方，均需要明確存在的主要風險點，以便應對。可以將其分解為業務外包實施準備階段、業務外包開展階段和業務外包總結階段。通過該三部曲，基本上能夠涵蓋業務外部的主要風險點。具體而言，在業務外包各環節存在的主要風險點有以下具體內容：
（一）業務外包實施準備階段 該環節的主要內容為業務外包方案的擬訂、審批、合同簽訂等。理解公司的需求目標是基礎，據此編制擬訂實施方案，然后通過招投標或議標等方式確定供應商并簽訂合同。總體而言，不管是甲方或是承包方，需要制定關于業務外包的基本管理制度和業務流程，以此確定公司內各部門的職責及操作程序，這是實施業務外包的基礎工作，也是內部控制環節所要求的必備條件。此階段的主要風險點簡要總結如下：公司缺乏業務外包管理制度及業務流程，導致業務外包擬訂方案或審批時缺乏依據；業務外包實施方案不符合實際需求或其前提假設出現重大錯誤，將會直接導致外包業務的失敗；公司內部職責不清，出現審批時流于形式或者出現越權審批的狀況，導致業務外包決策出現重大疏漏；選擇了錯誤的業務外包合作方，導致項目運作失敗；合同簽訂不規范，業務外包無法達到既定目標，進而引發法律訴訟等一系列負面后果。
（二）業務外包開展階段該階段主要的主要工作包括外包合同的過程管理、驗收以及日常財務結算等。過程管理主要是組織實施業務外包的行為，企業依據公司規章制度，通過組織資源的分配，建立與承包方的合作機制，為下一環節的業務外包過程管理做好準備，確保承包方嚴格履行業務外包合同。這些工作操作繁瑣，需要較強的責任心和嚴謹的工作態度。稍有不慎，可能就會損害公司正當的權益。該階段的主要風險點列示如下：組織措施不力，業務銜接不到位，影響各業務環節的梳理實施；合同違約風險的產生可能導致外部業務不能實現既定目標，企業發生損失，如：承包方不能按期完成設備建造并生產出合格的產品、出現重大質量事故等；當企業所處宏觀經濟環境發生較大變化時，雙方未及時調整業務外包管理模式，導致企業出現失誤甚至失敗。一般而言，業務外包涉及周期較長，而外部環境又經常變化，雙方應建立及時修正合同的機制；外部業務結束后，驗收不符合既定標準，導致后期文檔不全或產生爭議等；雙方財務結算時，因為審批不及時或出現疏忽，將會導致財務風險的發生。
（三）業務外包總結階段業務外包結束后，企業一般會就前期執行的業務外包合同進行全面的總結，以積累相關經驗和教訓，為后續的業務提供借鑒。同時，企業也會就業務外包的整體績效進行定期或不定期的評價。此階段的主要風險是：一是企業績效考評體系不完善，導致無法及時進行評價或者考評流于形式；二是檔案管理不完善，在實施周期較長的前提下，可能導致最后的總結缺乏依據，從而無法得出客觀的結論。
四、業務外包內部控制要點
針對外包業務各環節的主要風險點，可以重點考慮以下的主要控制點，從而防范因內部控制的缺失可能導致的企業風險出現。
（一）業務外包實施準備階段具體包括：一是依據公司發展戰略，擬定業務外包管理制度和流程，明確其適用范圍、部門職責和實施程序以及績效管理等，從制度層面為防范業務外包風險提供依據。二是根據業務需要編制業務外包實施方案時，組織公司相關職能部門人員成立業務小組，全面評估業務方案是否符合公司預期，同時預判其執行過程中可能出現的風險因素以及應對策略，確保方案的切實可行。三是在選擇承包商時，企業應通過招投標的方式全面考核其專業資質、技術團隊和管理能力以及類似業績。結合公司需求選擇最適合公司的合作方，避免因錯選合作伙伴而導致外包方案出現閃失。四是在簽訂合同階段，除了合同中常規要求的內容之外，應重點考慮具體外包業務特點可能出現的重大風險因素，通過合同條款予以應對。在訂立外包合同前，充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規避或降低。同時，為了應對將來執行合同時可能出現的外部環境的重大變化，應保留一定的靈活性。
（二）業務外包開展階段主要包括：一是在合同約定范圍內，按照公司業務外包管理制度和工作流程，全程管控業務外包行為。明確雙方職責，保持溝通順暢，及時解決雙方爭議。二是按照合同約定，密切關注外包業務承包方的持續履約能力，并動態考核其履約效果和效率。對于可能導致偏離合同的行為或技術，雙方開會討論確定可行的方案及時解決。三是在驗收階段，應根據合同要求的驗收標準進行。對于驗收過程中發現異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協商采取恰當的補救措施，并依法索賠。四是在日常結算過程中，企業應結合外包業務特點和企業管理需要，完善會計核算辦法，加強財務管理，及時審查并辦理結算事宜。
（三）業務外包總結階段根據業務外包的驗收結果，公司組織相關人員對業務外包是否達到預期目標做出總體評價，據此對業務外包管理制度和流程進行改進和優化。由公司內部審計或監督部門對公司業務外包方案進行績效考核，根據其業績結合公司管理制度出具專項經濟責任審計報告。
