隨著市場競爭的日趨激烈，企業在抓好商品生產、營銷工作的同時，愈益重視從內部節約控潛，但大多數置重點于節約空間相對較小的人工支出，管理費用等方面，而對材料采購成本的控制重視不夠。據權威資料統計，在典型的企業成本構成中，采購成本一般大于60%，人工支出（工資、福利費等）占20%，管理費用占15%，利潤占5%。。由此可見，采購成本構成了企業生產成本的主體，也是企業成本控制中最富有價值的主體。降低采購成本能為企業帶來杠桿效應，可直接增加銷售利潤，有利于增強企業在同行業中的競爭優勢。如何加強對采購成本的控制與管理。提高企業的經濟效益，筆者認為應從以下幾方面著手。
一、 優化采購流程管理，嚴格操作規范
企業在采購之初，必須建立優化采購業務流程，對諸如請購、審批、簽約、采購執行、檢驗、入庫等環節須加強控制，堵塞漏洞。業務經辦人員對每一關鍵控制點均需按規定標準操作，做到盡職盡責，不得胡亂作為。
（一）企業年度采購計劃由生產（使用）部門擬訂，提交企業專門的預算小組審核，經企業決策層審批后下達各基層單位執行，如無特殊原因，不得變更。
（二）規范日常請購行為，嚴格審批手續。對大宗材料采購申請，應先由生產部門提出，在填好請購單并經部門負責人簽字后報送倉儲部門；對按經濟訂貨批量與最低庫存量管理的材料采購，由倉儲部門提出申請，填制請購單并經本部門負責人簽字；對臨時性物料采購，由使用部門提出，填寫請購單并由本部們負責人簽字（金額較大時須報企業領導審批）。最后各部門將填好的請購單報送采購部門。采購部門將收到的請購單分類匯總送交財務部門，經審核后方可辦理采購業務。
（三）精心組織采購，實現購入商品最佳性價配比。對企業生產所需的各種物料，采購人員要按照“同等質量比價格，同等價格比質量，同質同價比服務”的原則，規范有效的開展采購業務。1、詢價并確定供應商。對大宗原（輔）材料，固定資產等，應按請購單所列示的質量、規格、數量、交貨時間、付款與折扣條件、售后服務等項目，分別向多家供應商詢價，經反復比較后選定供貨成本最低、性價比最優的供貨商。對零散與一般性物料，在保證質量與生產需要的前提下，按詢（價）→比（價）→壓（價）→定（價）業務程序，從競爭性市場采購。2、訂立清晰、嚴密的采購合同。在對供應商的法人資格、資信與供貨能力實行嚴格審查后，供求雙方應就貨物標的、質量、單（總）價、數量、包裝、運輸、交貨時限、付款方式、爭議解決等項目簽定嚴密、清晰的采購合同，以明確雙方權責，確保供貨及時有效的滿足生產需求。所簽合同副本需報送財務部門，以作日后結算依據。 3、嚴格檢驗、入庫手續。所有購進材料須先經質檢部門檢驗、計量并出具檢驗報告，如發現質量（規格）不合標準，數量短缺等，應及時提請采購部門要求供應商調貨、退貨、補足或給予價格折讓，購進貨物單獨存放并作好記錄；對驗收合格的，倉儲部門要及時辦理入庫手續，同時將填寫（簽收）完整的收貨單分送采購、財務部門。只要企業嚴把檢驗關，基本可以杜絕購入環節的大量“跑、冒、滴、漏”損失與劣質、次品的入庫，從而有效降低采購成本與資金浪費。4、貨款支付。財務部門在對請購單、采購合同、檢驗報告、收貨單、進貨發票審核無誤后，一般應按合同約定支付貨款，但在不違反合同的前提下，企業應盡可能延遲付款，因而相當于從供應商獲得短期無息借款，可緩解資金壓力，增加機會收益，潛在地減少了采購成本。
二、 建立、憲善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作
1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物料采購的申請、授權人的批準許可權、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。
2、建立供應商檔案和準入制度。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經質檢、物料、財務等部門聯合考核後才能進入，如有可能要實地到供應商生產地考核。企業要制定嚴格的考核程式和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。
3、建立價格檔案和價格評價體系。企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格資訊，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。
4、建立材料的標準采購價格，對采購人員根據工作業績進行獎懲。財務部對所重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。
三、優化采購技術手段，有效節省采購支出
1、依據經濟訂貨量計算模型采購。在實際采購業務中，進貨成本的高低與采購次數、采購批量大小、采購進價直接相關。在當今買方市場環境下，商品貨源充足，企業對購進材料應盡量采取零庫存或低庫存管理模式，按經濟訂貨量模型測算最佳采購次數、采購時間與采購批量，制定最優采購策略，獲得最佳采購效益。
2、積極開展電子商務采購。企業利用互聯網可充分了解全球范圍內的供求信息，將所需商品信息進行整合，消除信息不暢與人為因素的干擾，結合自身生產計劃隨時開展電子商務采購，選定質優價廉服務佳的供應商，減少庫存與資金占用，節省人力與管理費用，提高采購效率，從而最大限度降低采購成本。
3、大力推行招標采購。隨著市場經濟的日趨完善與商品買方市場的形成，企業應盡可能采用公開招標采購、邀請招標采購、競爭性談判采購等方式，讓多家供應商相互比價、比質、比服務，使企業擁有充分自主的選擇權，按性價配比最佳、服務最優原則進行采購，增加采購工作透明度，盡力減少違規舞弊行為，同時大幅壓縮采購進價，節約采購資金。該方法日漸成為企業采購大宗原材料與固定資產的首選。
4、實行聯合、集中采購。在某些情況下，企業可聯合眾多同行廠家結成采購同盟，擴大采購規模實行聯合采購，以向供應商爭取最大的價格優惠；按貨比三家或就地就近原則，與具備集中供貨能力的供應商建立長期穩定的供求關系，通過大量集中采購，獲取價格、數量上的折讓利益。
5、實行買斷采購。在激烈的市場競爭環境中，但多家廠商生產同一產品競相殺價銷售，若企業對該產品存在長期的、大批量需求且需求量占到某一供應商產量的50%以上份額時，企業可選擇該廠家洽談，使對方以優惠供應價簽定買斷合同，使之實際成為企業的原材料（配件）生產車間，以達到彼此利益共享，風險共擔，從而大量節省采購支出。
四、 實行戰略成本管理來指導采購成本控制
1、估算供應商的產品或服務成本。我們以前的采購管理只是過多強調公司內部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。可以通過參觀供應商的設施，觀察并適當提問以獲得更多有用的資料；甚至為了合作，明確要求供應商如實提供有關資料，以估算供應商的成本。在估計供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯系，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙蠃的局面。要與供應商建立長期的合作關系，就不能在談判中把供應商逼到賠錢的地步。
2、對競爭對手進行分析。對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態勢如何。我們的優勢在哪里，對手的優勢在哪里，優勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰略上的差異，還是源自于各自所處的不同環境，或是企業內部結構、技術、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優勢入手，制定在競爭中戰勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。
