2007年1月16日,財政部、教育部印發《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中規定:“高等學校應全面推進財務管理的信息化和網絡化,充分利用現代信息技術,實現統一核算和實時監控,提高財務管理水平和會計信息質量。高等學校應逐步改變傳統的資金收付方式,借助銀行卡、網上銀行等先進手段,大力推進資金收支業務的電子劃轉,最大限度地減少現金流動”。規定對高校的財務管理和會計核算工作提出了更高的要求。隨著部門預算、國庫集中支付、預算外資金收支兩條線管理等財政體制改革的不斷深入,高校規模不斷擴大,高校資源日益增加,高校財務環境也日趨復雜。高校傳統的資金結算方式已滯后于高校財務管理工作。如何借助發達的網絡技術,通過網上銀行支付系統與會計電算化財務系統的無縫對接實現無現金報銷,減少現金流,規避現金風險,提高財務工作效率,已經成為各高校急需研究的重要課題。蘇州大學自1991年實施會計電算化,邁出了會計信息化的第一步。之后,學校以會計電算化為平臺,不斷進行無現金結算改革,先后在教工工資和學生補助發放、學生學費收繳、校園“一卡通”、零星收費、“報賬通”無現金報賬等方面實現無現金結算,尤其是“報賬通”無現金報賬系統在國內屬首創。
一、“報賬通”無現金報賬系統的研發背景
(一)現金安全問題凸現
1.現金流量日益增加。隨著學校教育事業的蓬勃發展,蘇州大學教育事業經費不斷增加,2004年教育事業經費達5.4億元,全年庫存現金流量2.72億元;2005年教育事業經費達6.3億元,全年庫存現金流量3.30億元,現金流量較上年增長21.32%;2006年教育事業經費達6.9億元,新校區建設貸款資金14.33億元,日均現金流量達幾十萬元。現金出納崗位風險巨大,財務工作面臨如何降低出納崗位風險,確保現金收付安全問題。
2.多校區辦學現金問題。2005年8月,學校正式啟用新校區,隨著8個學院1.5萬名師生入住新校區,學校要求財務處在新校區設立報銷點。由于學校只有一套印鑒章,首先面臨如何解決新校區每天現金備用金及現金安全問題,其次,轉賬業務也無法及時辦理,影響了教學和科研的開展。
(二)財務人員緊缺
學校核定財務處編制數為32人,與同規模高校相比,校財務人員較少,在學校教育事業費日益增長及多校區辦學的情況下,財務人員編制數與需求數的矛盾日益突出,如何合理設置崗位,提高財務人員工作效率,節省人力資源,成為財務部門面臨的現實問題。
隨著銀行網銀支付系統及公務卡的推行,許多高校利用銀行網銀系統、公務卡來實現無現金結算,規避現金風險,但數據需二次輸入,會增加財務人員的工作量,為了使數據不重復錄入,提高數據準確性,節省財務人員的勞動力,只要學校財務系統與銀行系統直接無縫對接,使各項付款業務不需二次錄入,就能完成學校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉,實現無現金結算。2005年初,校財務處、交通銀行、上海復旦天翼公司三家單位合作,經過反復論證,研發、完成了“報賬通”無現金報賬系統的開發。2005年該系統在新校區試行,2006年在本部全面推開。
二、“報賬通”無現金報賬系統功能及特點
“報賬通”系統主要依托學校財務系統和銀行網銀支付系統完成付款,財務審核人員憑用戶名和密碼登錄財務系統,編制記賬憑證后交出納員,出納員憑鑰匙盤和密碼登錄“報賬通”系統,核對每筆付款業務的相關信息,按記賬憑證編號實施支付,從而完成學校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉,實現無現金支付。由于記賬憑證編號的唯一性,避免了該系統發生重復付款的可能。若審核、出納人員各司其職,相互配合,實時處理報銷業務,則每筆付款業務由單位賬戶支付到同行個人賬戶只需5分鐘就能完成。
與傳統網銀支付系統相比,“報賬通”無現金報賬系統具有以下特點:
(一)有效整合了兩個系統的業務流程
由于學校財務系統和銀行網銀系統是兩套獨立的系統,各個系統都有一套完整獨立的業務流程,而這些業務流程之間又存在著密切的聯系。傳統網銀支付系統要求有數據錄入、數據復核的環節,學校財務系統中也有同樣的環節,在“報賬通”系統下,對重復的業務環節進行了有效的整合,使得兩個環節只要一次操作,就能夠完成兩個系統的全部業務流程。
(二)實現了數據共享,保證了數據的一致性
學校財務系統數據庫與銀行網銀系統數據庫存在大量重復的數據信息,通過“報賬通”系統,可以把財務系統中的電子數據由系統自動提交給網銀支付服務器,既減少了二次錄入工作量,又規避了因二次錄入而產生的差錯,實現了數據共享,保證了網銀支付系統提交的電子數據與財務系統數據的一致性。
三、“報賬通”無現金報賬系統的優點
(一)規避了現金風險
在實施無現金報賬系統之前,學校每天現金流量高達數十萬元。在無現金報賬系統下,報銷款通過無現金報賬系統直接轉入個人銀行卡,現金收款業務通過POS機刷卡轉賬收取,收、付款業務都不涉及現金,實現了零庫存現金核算、管理,徹底避免了現金保管和周轉過程中不可預見的風險,確保了現金安全。
(二)保證了付款信息準確
每筆付款業務先由審核人員登錄財務系統填制記賬憑證,再由出納人員登錄“報賬通”系統,根據復核后的記賬憑證,按憑證號核對付款金額、用戶名、卡號及開戶行等付款信息,核對無誤后進行支付操作。這樣,一筆業務經過兩人核對,避免了現金付款時,只有出納一人付款操作可能帶來的差錯,確保了付款信息準確無誤。
(三)極大提高了工作效率
首先,在無現金報賬系統下,每日終了無需盤點庫存現金。其次,銀行出納人員可以隨時從無現金報賬系統中下載標準格式的對賬單,導入財務系統的銀行對賬模塊實現自動對賬,從而減輕工作量。再次,“報賬通”系統付款信息只需審核人員一次錄入,如對個人報銷業務,審核人員可直接從工資系統中獲取收款人和卡號等信息;對單位付款業務,第一次發生支付業務時,審核人員要將該收款單位的戶名、開戶行及賬號完整輸入財務系統中,以后發生同一單位轉賬業務時,只要輸入其單位全稱或賬號,財務系統就會自動跳出相關信息,減少了錄入工作量,大大提高了工作效率。
(四)加強了內部會計控制
銀企端通訊機系統和財務無現金報賬系統有很好的內控機制,分別設置專用鑰匙盤及系統口令。鑰匙盤和系統口令兩者缺一不可,否則將無法進入財務無現金報賬系統。每個操作人員都有USBKEY客戶證書和各自的操作密碼,操作指令系統中都留有記錄,安全可靠。出納付款時無法修改付款信息,發現信息有誤只能提請原審核人員修改,進一步加強了內部會計控制,確保了網上資金的安全。
(五)提升了財務服務質量
在無現金報賬系統下,報銷人員只需將原始單據交財務審核人員錄入財務系統,通過財務處內部傳遞,出納人員將報銷款直接付到報銷人卡上,節省了教職工二次排隊等候時間,如果教職工開通了手機“銀信通”業務,就能通過短信及時了解報銷款的到賬時間、到賬金額以及信用卡余額。安全、方便、快捷的支付手段,為教職工提供了更好的服務渠道,提升了服務質量。
(六)有利于科學設置財務崗位
在無現金報賬系統下,財務崗位設置可在不違背內控制度的前提下,進一步優化崗位設置,減少崗位間的流轉環節,提高工作效率。如可以不設現金出納崗,銀行收款兼收入審核崗,銀行付款兼復核崗等。各個學校可根據實際情況,合理設置出納崗、審核崗、復核崗,明確各崗位的工作職責,從而提高全處的工作效率,提升財務管理水平。
四、實施無現金報賬系統的體會
(一)學校領導支持是無現金報賬系統實施的前提
每一項改革措施的出臺,都會有個讓人接受的過程,一開始實施無現金報賬時,人們習慣于報銷后拿到現金,當看不到現金貨幣后,心里總感到不踏實,于是會想出各種理由反映到學校領導層,若得不到學校領導的支持,改革就很難推行。蘇州大學在實施無現金報賬過程中,得到了學校領導的大力支持,校領導帶頭使用無現金結算方式,有力地促進了這項新型支付方式的順利實現。
(二)選擇合作銀行是實現無現金報賬的關鍵
無現金報賬系統主要是實現學校財務系統與銀行網銀系統的直接對接,因此,一定要選擇一家網銀技術較強的銀行,確保系統安全對接,實現無現金結算。同時,為方便教職工報銷款能及時付到個人信用卡上,一般應選擇教職工工資卡所屬銀行作為合作伙伴,而且,該行應在學校各校區內設有服務網點或ATM機,方便教職工及時取款或繳款。如蘇州大學學校財務處辦公地附近就有銀行服務網點和ATM機,銀行服務網點還承擔了學校零星解款業務。
(三)做好宣傳和服務工作是實施無現金報賬的保障
在實施無現金報賬前,先利用校園網進行廣泛的宣傳,宣傳實施無現金報賬的意義及具體運行方案,同時,在啟用初期,經常有教職工忘記帶卡,財務處隨時提供查詢卡號服務,讓廣大教職工親身體會到方便、快捷、優質的服務,保證無現金報賬系統得以順利實施。各個學校可以根據實際情況,廣泛做好實施前的宣傳工作,在實踐中不斷地完善無現金報賬系統,為廣大教職工提供更優質的服務。
(四)以無現金報賬為契機,不斷探索財務核算新模式
目前,因條件限制,校“報賬通”系統還不包括國庫支付系統的業務。2010年年初,財務處積極與省財政廳聯系,設想將國庫支付系統納入“報賬通”系統,充分發揮無現金結算優勢,減少數據二次錄入,全面實現審核一次錄入、出納核對付款。同時正在研發將銀行公務卡結算納入“報賬通”系統,進一步擴大無現金報賬范圍,實現縱向延伸管理。
(五)進一步探索財務服務途徑,創新財務管理理念
蘇州大學“報賬通”系統已實行了三年多,整個工作運行良好,全校師生普遍滿意。為了進一步提高服務水平,財務處利用“報賬通”系統這個平臺,推出“預約報銷”服務模式,報銷人員只需通過網絡提供必要的信息,報銷單據“打包”后送交財務處即可完成報銷業務。從而為廣大教職工提供更優質的服務,進一步縮短了教職工報銷時間,提高了報銷效率。
總之,開發無現金報賬系統,實現無現金結算,是高校財會電算化的發展趨勢,對創新財務管理手段、提高財務工作效率,避免現金保管和流通過程中不可預見的風險,提高財務管理水平有著積極的意義。我們將以“報賬通”無現金報賬系統為契機,進一步推進財務管理的信息化和網絡化建設,創新財務管理理念,不斷提高財務管理水平。
