在我國,醫院的財務核算工作大都通過會計電算化系統來實現。在年終結賬以后,醫院財務人員一般會根據需求,對電算化系統內的會計科目進行進一步調整,目的是通過增減明細科目或輔助核算功能,在計算機程序的幫助下,更加便捷的提取想要的會計資料,以達到減少手工統計數據的麻煩。所以,我們在平時的賬務處理過程中,應注意積累對財務數據及事項的各種需求,并了解這些會計事項應反映在哪些會計科目中,是在明細科目中體現更方便,還是在輔助核算項中體現更合理,以便在年初調賬時一并考慮。
一、 哪些會計適宜設置輔助項目
現有的醫院會計科目體系設置比較簡單,而醫院的會計事項是復雜多樣的,各級管理層對財務數據的需求也越來越詳盡。如何滿足各方需求成為會計人員的重要課題。這就是我們設置輔助項目的原因。根據筆者經驗,公立醫院在會計核算過程中重點關注的會計事項一般包括以下幾個方面:
1、 財政補助資金的收支管理
“財政補助”作為國家對非盈利性公立醫院的資金補貼,需要按部門年度預決算的要求,按資金的不同性質進行歸集與管理。隨著公立醫院不斷發展的需求,財政補助的項目也越來越多。既有人員工資性補助,又有專項補助,如科研補助,重點實驗室、重點科室建設補助、大型資產的投資補助等。財務人員在管理這些資金的過程中,既要做到資金?？顚Ｓ?又要明確資金的使用方式及進度。因為許多財政資金的使用都是跨年度的,這就給財務決算帶來很大的工作量?，F行的資金撥款方式,大多實行了財政授權支付和直接支付,并且許多資金都是跨年度使用,這就要求會計人員對所有指標的使用過程一目了然。為達到這一目標,財務人員往往通過設手工帳簿的方式,通過平時對每個財政指標,每個指標的用途、支付方式、甚至支付合同的明細登記來實現。這種手工方式既增加了核算工作量,又容易漏記、丟失信息,很不經濟,如若在財務電算化系統中通過設置合理的輔助項目,則會達到事半功倍的效果。
2、 往來款項管理
按以往的模式,往來款項都是通過設置明細科目來進行管理的。但隨著往來收付項目的增多,明細科目也越設越多。級次的增加不但使會計人員制單時選擇科目的時間增加,還會造成明細科目分類不準確,內容設置易重復、缺乏規律性等可能,使整個帳務系統有雜亂無章的感覺。如若通過科目與輔助項目的協同設置,建立一個合理的規律和秩序,則既能使科目級次簡潔,又能實現往來事項明細的需求。
3、 專用基金管理
專用基金是指按照醫院會計制度的規定,提取或撥入的、有專門用途的資金。除事業基金、固定基金、職工福利基金等,還包括科研基金等專項基金。專用基金本來是性質較單一的科目,核算也很簡單。但隨著國家對醫院科研項目投入的加大,科研基金的管理也必須引起財務人員的重視。此類資金和財政專項資金有很大的相似之處,不同的地方主要是科研資金比財政專項補助的來源渠道更多,使用方向大多為個人或科研團隊,并且資金撥款方常常會即時監督資金的用途及結果。所以,為實現全面的醫院管理任務,我們必須加強該類資金的核算。在電算化系統中通過設置科學合理的輔助賬則不失為良策。
4、 其他適合設置輔助核算的科目
“公用支出—商品服務支出—其他費用”科目。在現行的會計科目中,許多支出、費用的歸集都沒有具體的明細科目。它們往往都必須在“其他費用”中反映,如宣傳費等。而對于事項繁雜的醫院來說,資金的使用渠道是多種多樣的。為了滿足財務預決算的需要,以及細化醫院財務收支的原則,我們有必要對不明確的“其他費用”進行進一步分類。通過設置輔助科目則能快捷的實現這一目標。
“在建工程”科目。為了改善原有的醫療設施及規模,許多醫院的在建工程項目正不斷增加,這些項目建設周期有長有短,資金有多有少,既有修修補補的工程,又有大型的基建項目。為了明細反應各項目的資金投入情況,財務核算時通過設置輔助科目的方式來進行資金的歸集應成為首選方式。
二、 如何建立科學合理的輔助系統
現有的會計電算化程序雖各不相同,但設置體系基本一致,都能滿足醫院財務核算的需求。筆者就現有部分醫院會計科目及會計事項談談設置輔助核算的經驗與感受。
1、“財政專項補助收入、財政專項支出”科目
該科目已設置了二級會計科目,如“基本經費補助、項目經費補助、離退休人員補助”等,支出類設置了“房屋建筑物支出、專用設備支出、一般設備支出”等。為了進一步明確各項撥款的來龍去脈,我們可以設置輔助項,把所有資金的指標文號、使用部門進行細化。這樣,各類撥款的指標數、每筆的使用情況在輔助賬簿中一目了然。在年終決算時我們就能便捷的獲取了各項指標的詳細情況,即減輕了平時統計的工作量,又促進了財政資金的安全管理。
2、“應收醫療款”科目
該科目已先按業務內容設置了“應收門診病人醫療款”、“應收住院病人醫療款”二級科目,我們也可根據病人費用的性質設置三級科目,如在“應收門診病人醫療款”下按費用發生人群分別設置“省級醫療單位、市級醫療單位、異地醫保、其他”等三級科目,住院費用也同樣設置。但是問題尚未解決,因為現在發生的應收醫療款內容復雜,單醫保病人就會有“統籌費用、個人賬戶”等費用,而在統籌費用中又會出現“職工醫保統籌、居民醫保統籌、優撫人員、大學生醫療統籌”等等。這些費用的收回都是通過醫保部門的撥款來實現。為了更準確的核算應收與撥回金額是否一致,就需要對以上各類資金進行進一步分類歸屬,假如設置四級科目、五級也能實現這一目的,但是帳套的簡潔性將受到影響。因此,在這些科目下按資金的屬性增設不同級次的“應收醫療款”輔助項目,以上問題就會輕而易舉的得以解決。
3、“其他應收款、其他應付款”科目
該科目可以按照資金使用方向設置二級科目,如“其他應收款”可以按照資金使用方性質設置“個人應收款”用來核算差旅費借款等個人事項?！安块T應收款”核算不同科室部門辦理事務時的借款;“外單位借款”核算醫院拆借給其他單位的借款。還可以通過設立“專項應收款”二級科目核算除以上分類以外的借款。這些二級科目可以進一步細分,如“部門應收款”可以分為“周轉金、預付款項、其他”等三級科目。以上二、三級科目可以通過設置輔助項,把各類應收應付款明細到個人、部門、單位等。而專項應收款則可以通過設置輔助項目的方法,把所有的應收項目名稱建立在項目管理輔助賬中。
4、“待處理財產損益”科目
對于有些資產來說,報廢申請的提出與批復的時間有時相隔很長,每年資產清查或決算時我們都要對此科目的組成內容進行明確。為此,通過設置輔助項目,把所有待處理資產的金額與名稱羅列其中,就會使該科目的構成一目了然,從而減少了查賬的繁瑣。
5、“應付賬款”科目
該科目主要核算醫院對各類材料物資供應商的應付未付款項。由于醫院消耗的材料、藥品等數量龐大,供貨商的數量也不斷增加。為了準確核算各類廠家的貨款情況,需要在此科目下按產品的性質設置二級科目,如“衛生材料類、器械類、藥品類”等,在二級科目下通過設置輔助項目,添加供貨商名稱,來實現一一對應關系。特別提出的是,為了減少輔助設置,供應商項目的設置最好唯一,而不是在不同的科目中重復設置。也就是說所有的往來款項的收付都指向唯一的供應商,這樣的優點是即減少輔助項目設置的工作量,也避免了往來款項對賬時遺漏的可能性。
6、“專用基金—科研基金”科目
首先我們可以按照科研基金撥款的不同級次設置二級明細,如“財政部門撥款、教育部門撥款、衛生主管部門撥款”等,也可以按照資金的重要性不同分為“重點項目基金、普通項目基金”等。輔助項的設置可根據管理的需要設置不同的項目。先定義項目類別(撥入、轉入、其他增加、支出、轉出、其他減少等),然后可以按照科研使用人定義“個人”核算輔助項,同時也可以按照不同的科研課題名稱定義輔助項,甚至為達到管理的目的,把科研資金的費用類別進行輔助管理,等等。通過查詢賬簿,我們就可以獲取每一個項目、每一個科研人員每一筆經費的使用及結余情況了。
除以上內容外,還有很多會計事項適宜設置輔助項,如“無形資產”、“待攤費用”及醫院發生的各類其他公務費的歸集等。我們只有通過不斷研究、思考,找出解決問題的契合點,才能建立更科學的會計核算體系,為醫療改革與創新獻計獻策,為提升醫院管理水平做出應有的貢獻。
