會計電算化,就是以計算機為工具,網絡為載體,在知識經濟時代把信息技術和電子技術應用于會計工作的簡稱,是一種利用計算機程序替代手工記賬、算賬、報賬從而對會計資料進行分析和利用的現代化記賬手段。會計電算化工作包括會計電算化人才的培養、會計信息系統的開發和應用以及會計電算化制度的建立等等。從某種意義上說,我們通常所說的會計電算化是以會計信息系統的開發和應用為核心,建立相關制度和培訓相關人員,旨在服務于企業管理信息系統。然而,企業管理信息系統是會計電算化工作發展的客觀生存環境之一。
一、會計電算化對煤炭企業審計工作的影響
審計和會計面臨環境改變的高度一致性,使得會計工作的每一次重大變革,都會直接導致審計工作的重大變革。
(一)對審計內涵和內容的影響
我國從上世紀80年代起,會計電算化工作就有了前所未有的發展。會計電算化系統將逐步完全取代手工會計信息系統是歷史趨勢發展的必然。兩者所用工具的差異導致傳統審計工作也將迅速發展為電算化審計,手工審計轉變為電算化審計,使得審計概念在會計電算化工作背景下有了進一步的拓展。
手工審計,是由具有相對獨立性的專門機構和人員對被審計單位的財務收支狀況以及會計記錄等經濟資料所反映的經濟業務的真實性、合法性和有效性進行評價、審查和鑒證的經濟監督活動。電算化審計有兩種內涵:其一是審計工作中引入了計算機信息技術,建立了審計信息系統,審計工作的辦公自動化得以實現;二是對會計信息系統的設計過程、信息系統的數據處理過程和處理結果進行審計。從概念上來看,電算化審計比手工審計的目標和任務要更為寬泛和廣闊一些。
煤炭企業會計電算化系統的審計內容主要包括會計信息系統的設計與開發、會計軟件的程序設計、數據文件和內容的控制等。在會計信息系統的設計和開發階段,煤企審計人員應積極參與系統的調試、檢驗和驗收整個過程,檢查系統的規范、合法、安全等方面是否存在問題,更應從煤炭企業自身特殊的角度去審查系統的可審性、審計線索的設置等狀況。
(二)對煤炭企業審計人員和審計技術要求的改變
傳統煤炭企業電算化隊伍很多是原來的會計或出納經過短期培訓形成的,年齡和知識層次的局限使得他們對計算機軟硬件以及互聯網知之甚少,只會使用財務軟件處理簡單業務,一旦出現例外故障或異常情況,就束手無策,甚至出現因誤操作使系統數據丟失,或導致系統崩潰的情況。電算化條件下,煤炭企業中不了解計算機的審計人員會因審計程序的改變而無法進行審計;不會使用計算機的審計人員無法進行系統審查或利用計算機進行審計;不了解系統特點和風險的審計人員無法識別和審計內部控制系統。因此,會計專業知識以及必備的計算機和網絡技術知識對于煤炭企業審計人員來講是應該熟練掌握的。
由于在電算化條件下審計的內涵和外延已擴展到電算化系統的設計開發、數據分析與內部控制等方面,若對電算化系統進行審計時采用傳統手工審計方法,則達不到審計的目的,客觀要求煤企審計人員必須輔以計算機審計技術,用先進的計算機審計軟件去應對各種工作平臺下的會計軟件。
(三)對煤炭企業會計系統內部控制的影響
我國大多數煤炭企業的內部審計機構不是設立在董事會或審計委員會之下,而是與紀檢、監察部門合并,由于分管領導對審計工作不熟悉或者支持不夠,內部審計人員不能把檢查、評價企業管理情況的信息直接傳遞給企業的決策層,以使其正確決策。電算化系統的使用,會計信息的存儲與處理高度依賴于計算機,使得手工會計系統中的某些職責相分離,牽制力明顯下降。所以煤炭企業現代審計是以評價內控制度為基礎的抽樣審計,即審計人員把對被審單位內控制度的審查和評價作為制定審計方案和決定抽查范圍的根據。
(四)煤炭企業審計的空間范圍擴大
對被審計單位的會計報表進行審計,借以出具審計報告,鑒證被審計會計報表的合法性、公允性和一貫性,這些是現階段煤炭企業審計的主要內容。從原始憑證到報表都是由紙質承載,審計線索均記錄在案,若對存在有疑問的會計數據,逆向跟蹤報表數據到原始憑證資料,就可解決問題,這是紙質會計數據時代的審計范圍;數據電子化后,數據原始的儲存狀態審計人員無法接觸,審計線索的取得完全依靠電算化系統提供的查詢功能,這個階段下審計的范圍就擴展到了對整個電算化系統的審計。
(五)對煤炭企業審計檔案管理工作的影響
電算化條件下,大部分審計檔案都是通過代碼的形式存儲在磁性介質上,物理性質發生了改變,由于磁性介質易擦寫,備份、復制很容易,這就要求用更科學的方法對審計檔案進行保管。可是手工條件下所形成的審計檔案,都是以紙張為載體記錄所有的信息,是企業審計的重要原始資料,按照相關規定必須妥善保管而且相對比較容易保管。當然,有弊就有利,煤炭企業電算化人員如果在檔案的管理上應用電子檢索的功能,查詢起來就會十分方便、快捷,這比手工審計進了一大步。
二、會計電算化條件下煤企審計工作的宏觀對策分析
會計電算化是煤炭企業審計變革的推動器,它將大大加快利用現代信息技術手段按照審計環境要求進行審計變革的進程。那么,煤炭企業審計工作應該怎樣來適應會計電算化時代的到來呢,筆者認為主要應從以下幾方面來進行:
(一)積極培養復合型知識結構的煤炭企業審計人員
任何工作的關鍵都是人才的培養,煤炭企業審計人員的知識的更新速度,決定了煤炭企業審計工作實現電算化的進程。電算化條件下,煤炭企業審計人員要有扎實的會計、審計等專業基礎,熟悉企業審計以及其它會計法規規范,同時也要不斷學習電腦數據處理知識、電算化系統分析設計和評審技術、電算化審計軟件的開發使用和維護技術等等。
煤炭企業應組織廣大審計人員,在企業允許的條件下參加電腦綜合應用能力的培訓,強化和更新計算機知識,積極提高計算機應用水平,能夠熟練操作電算化處理系統進行,獲取審計證據;人力資源部門還應優化組合審計小組人員,發揮審計專家和計算機專家的協同能力,相互溝通,合理分工,提高效率,不留盲點;煤炭企業還可以鼓勵審計人員進行后續學習,充分發揮高校作為培養煤炭企業電算化審計后備人才搖籃基地的作用。
(二)建立穩定可靠的會計電算化系統
煤炭企業在會計電算化運行初期,為保證電算化和手工核算的一致性,手工記賬和電算化必須同時運行三個月以上的時間,要建立包括操作人員工作職責和工作權限的管理制度,預防記賬憑證等數據未經審核而輸入計算機以及預防已輸入計算機的記賬憑證未經復核而登賬的制度和措施,加強計算機軟硬件的管理,保障系統機房設備的安全和計算機正常運轉、會計數據和會計軟件安全保密、保存穩妥。會計軟件在初始數據以前,企業應系統地整理會計業務資料,確保賬證、賬賬、賬實相符,并對初始化數據進行試算平衡,同時為了保證從手工方式到電算化方式的順利過度和轉換,還要詳實準確的錄入包括固定資產卡片、工資固定信息等重要數據,為今后的企業日常業務的處理備份可靠完整的資料。
(三)適應電算化會計的方法和手段的采用
電算化條件下,手工審計方法和手段已不能完全達到目的。會計電算化的審計范圍和范疇已有很大的拓展,除對手動輸入的原始數據和打印輸出的會計數據進行審查外,還需要對系統程序的真是可靠、保密安全性進行檢查,煤炭企業審計人員承擔的審計風險在不斷上升,因此審計技術和方法應隨之改變。首先,應該根據系統程序的設計流程圖,重點檢查程序設計是否符合會計法律法規和有關規定,借以考核其合法性;再者,利用被審計單位手工條件下的原始數據,對系統進行檢驗,并對會計電算化系統中存儲的數據和文件進行審計。此外,計算機審計和手工審計工作上的不同點,導致了許多巧妙的計算機審計工具和技巧的產生。煤炭企業計算機審計收集符合性測試的證據,一般是通過設定模擬數據進行測試,從而形成要收集的證據,要注重對處理過程和業務事項進行證據收集,不斷加強對計算機審計技術和方法的研究。
(四)煤炭企業實施計算機審計以防范檢查風險
電算化會計系統數據的存在一般有兩種方式:一種是全部會計數據存儲磁性介質上;一種是將有關的會計資料打印出來,形成分類的書面會計賬簿資料。當然,大量的會計資料都是存儲在磁性介質中或電算化會計系統中,能夠打印出來的資料只有少部分。電算化系統下會計數據輸入、處理和輸出的程序變化,導致了手工條件下許多熟知的審計線索不再清晰可見,這就要求審計人員在進行實質性測試時,必須深入到系統的內部進行測試審核,充分利用計算機獨有的功能,達到控制檢查風險的目的。
在對賬、證、表進行審計時,除了結合通常手工條件下慣用的方法和手段外,煤炭企業每次審計工作開始時,還需要在測試系統程序控制的基礎上,進一步檢驗被審單位電算化會計系統各項公式的設置狀況以及程序的可靠性,可以利用模擬數據測試被審單位的系統程序,將測試的結果數據與正確的或應當出現的結果進行核對。
(五)信息系統的事前和事中審計
煤炭企業審計人員應該有權審查系統的全部技術文檔資料,以及進行系統測試和評價。這些審計要求應該在企業制定的會計電算化制度中明確提出。針對煤炭企業審計可視線索自然消失的趨勢,審計人員應積極參與信息系統的設計、評審和驗收,設置煤炭企業審計控制點,由計算機自動記錄在會計數據處理流程中的有關審計所需的線索,提供測試數據和比較標準。
煤炭企業審計人員的工作是:系統總體設計過程中,重點審查系統的合法性、合規性、安全可靠性、可審計性和可維護性;系統測試過程中,主要測試系統核心程序功能能否達到既定要求,程序編寫是否符合要求,內部控制制度是否嚴密,測試數據運行結果是否正確,系統對付突然事故和抗干擾能力,發生非常事件遭到破壞后的恢復能力如何,非法數據的容錯功能;系統評價過程中,可審計性是最重要的,如果達不到,有權否決整個系統,即一票否決權,這是評價系統是否達到既定設計與開發目的關鍵所在。當然,通過各種實質性和符合性測試方法,對會計電算化的運行結果進行審計的事后審計也非常重要。
會計電算化的普及和實施,使得煤炭企業傳統的審計方式受到了巨大的沖擊,并引發了煤炭企業審計的變革。煤炭企業審計工作如何更好的適應和獲取會計電算化帶來的便利,減小由于會計電算化的實施所受到的影響,是煤炭企業會計工作的重要課題。煤炭企業自身必須采取相應的對策,根據煤炭企業審計的特殊要求,運用科學合理的方式因地制宜的采取措施,這樣才能充分利用會計電算化來提高煤炭企業審計工作的質量和效率。
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