內部控制環境是內部控制發揮作用的基礎,加強和完善企業內部控制,就必須注重對內部控制環境的建設和優化。美國COSO(Committee Of Sponsoring Organizations)委員會的報告及我國的《企業內部控制基本規范》都把人力資源政策確定為內部控制環境的一個基本要素。而且,在內部控制環境的諸多要素中,人力資源政策是促進、優化其他要素的基礎。內部控制環境的其他要素,如管理理念、權責分配、董事會和審計委員會等,都與“人”有關,都離不開人力資源政策的支撐。對內部控制環境中的人力資源政策及其影響進行研究具有重要意義。
一、人力資源政策及其內容
人力資源是指能夠作為生產性要素投入到企業運作與社會經濟活動中,并創造財富的人的勞動能力,是人的體力和腦力的綜合。人力資源是所有資源中最寶貴的資源,是一個企業生存、發展的原動力,是企業保持核心競爭力的重要影響因素。而人力資源開發與管理的效率如何與人力資源政策的制定與實施有著非常密切的關系。人力資源政策是包括人員選聘錄用政策、培訓與開發制度、員工激勵制度、評估考核制度、獎金福利制度、勞動關系政策在內的政策和制度群。科學的人力資源政策能夠保證企業所有成員具有一定水平的勝任能力和職業道德素養,是內部控制有效的關鍵因素之一。
人力資源政策的基本內容在財政部企業內部控制標準委員會制定的《企業內部控制基本規范》中有明確規定。《企業內部控制基本規范》第16條規定,企業應當制定和實施有利于企業可持續發展的人力資源政策,并且規定人力資源政策的基本內容應包括:(一)員工的聘用、培訓、辭退與辭職;(二)員工的薪酬、考核、晉升與獎懲;(三)關鍵崗位員工的強制休假制度和定期崗位輪換制度;(四)掌握國家秘密或重要商業秘密的員工離崗的限制性規定;(五)有關人力資源管理的其他政策。
二、人力資源政策對內部控制環境的影響
人力資源政策的各個環節都與內部控制環境各要素有緊密關系,從不同側面對內部控制環境產生影響。
(一)員工的聘任、辭退和培訓對內部控制環境的影響
1.員工的聘用對內部控制環境的影響
單位在招聘新員工方面,既要考慮學歷、經驗及過去的成就,還要考慮其操守和道德修養。不僅需要進行筆試,還要進行深度的面談,甚至還把單位的歷史、文化和經營風格等項目,向應征者作深入介紹,以暗示對新員工的期望和囑托。在招聘管理人才時,會考察其是否具有前沿的、創新的管理思想和理念;能否將這種創新帶入企業,使企業產生新氣象等。招聘董事會與審計委員會(或監事會)成員時,會考察其是否具有獨立的人格品性。招聘會計、出納等易發生舞弊的崗位人員時,考查其職業道德素養高低等。合理有效的招聘方式,能夠保證企業招聘到具有較高職業道德素質和足夠勝任能力的人員。大膽的選拔人才并給予足夠的資源,使其能夠完成所分配的任務,這是建立控制環境的基礎。如果企業的執行人不誠實或不能勝任工作,再好的控制程序也會失去作用,甚至會導致企業目標無法實施。
2.員工的辭退與辭職對內部控制環境的影響
企業中因人設崗現象的存在造成了組織結構的臃腫,那么辭退不具備勝任能力以及閑置冗余崗位的員工可以在一定程度上優化精簡組織結構。保證企業信息的順利流通,使內部控制的執行渠道得以改善。
3.員工的培訓對內部控制環境的影響
培訓是保證和提高員工職業素質和專業勝任能力的重要方式。對新員工訓練的目的,是為了向員工說明單位對員工的要求,以及員工應達到的目標和應遵循的行為標準,即告訴新員工未來將扮演的角色及責任。對管理層員工的后續培訓可以更新其現有管理思想、理念,從而更新其管理方式。對基層員工的培訓,可以提高其技術技能、處理問題能力等,以保證其能夠勝任相應的工作崗位。對全體員工在企業價值觀方面的培訓,能夠使企業文化滲透到每個人的思想當中,使每個人在企業價值觀上都有一種認同感。通過培訓能夠使員工了解應遵循的工作職責、行為要求及業務流程,幫他們熟悉應該掌握的崗位技能、工作內容和工作標準,使其更好地履行職責。后續教育能幫助提升員工適應發展中的環境的能力。這樣能夠提高員工對內部控制措施執行的自覺性,也就有助于推行企業的計劃,達成企業的目標。如果員工的業務勝任能力和道德素養低下,其理解和執行內部控制措施的能力就差,就會影響到內部控制措施的效果。
(二)員工的薪酬、考核、晉升與獎懲對內部控制環境的影響
績效考核結果是企業員工積極工作成果的一個體現,科學有效的考績機制,可以使員工的工作成果被充分認可。在員工績效的基礎上,根據績效結果有區分的確定其薪酬并對其進行適當的激勵,則員工的積極性、滿意度就會得到提高,其對企業的忠誠度和歸屬感也會增強。反之,如果員工看不到自己對企業的貢獻,又得不到應有的優待,找不到對于企業的歸屬感,人才自然流失頻繁。另外,對違反預期行為者進行懲戒,并且將不予姑息的信息傳達到全體員工,可以從反面加強對所有員工的內部控制教育和道德培養。
科學合理的考核機制、誘人的薪酬和激勵政策一方面能夠吸引人才,包括引進具有先進管理思想、理念的管理者。另一方面也提高了現有員工的積極性。員工必然會在現有表現的基礎上投入更多的熱情,擁護企業各項制度,其中當然包括其對企業內部控制章程的遵守,也即提高了員工對企業內部控制措施的執行力。如果缺乏有效的考核機制及相應的獎懲措施,或者未將這些措施制度化,就會削弱員工執行內部控制措施的自覺性和警覺性。
(三)關鍵崗位員工的輪崗制衡對內部控制環境的影響
從企業內部控制角度看,企業內部各崗位中尤以內部審計部門最為關鍵。內部審計是設在企業內部的監督部門,行使獨立的監督責任。要使內部審計人員始終保持獨立性,除了適時的培訓和嚴格的制度規定外,實行定期的崗位輪換是最直接也是最有效的方法。內部審計也是內部控制環境的組成要素之一,關鍵崗位員工輪崗制度是保證內部審計獨立性的有效方法。
另外,權力的存在是舞弊發生的條件,在權責明確的前提下,會計、出納等關鍵崗位的人員也應適時地進行崗位輪換,避免因某崗位人員權力結構保持太久而形成一種非法定的“統御權”(管理學概念,指因為人員的特殊品格、個性而形成的權利),從而放大其職權,增大舞弊發生的風險。授權及責任分配方法也是內部控制環境的組成要素之一,通過定期的崗位輪換就在制度層面上限制了關鍵崗位員工的非法定權力,降低舞弊行為發生的風險。
(四)對掌握重要商業秘密的員工離崗的限制性規定對內部控制環境的影響
商業秘密是企業投入了一定的時間、資金和精力而得來的,對企業具有實際的或潛在的經濟價值和競爭優勢。該商業秘密被他人不正當地披露或使用,就會給企業的合法權益帶來不同程度的損害,甚至可以導致企業經濟效益的直線下降而最終破產。為保證商業秘密不被侵犯,從內部控制的角度而言,就需要在人力資源政策上加以規制。對掌握重要商業秘密的高級管理人員、高級技術人員和其他負有保守商業秘密的人員,一方面要求其在本單位任職期間履行對企業的忠誠義務,保守企業的商業秘密,不得在與本單位競爭的企業兼職或任職;另一方面,應當依法約定掌握重要商業秘密的員工在離職后的特定時間和特定地點內不得從事與原從事業務相同或相近的業務,或創建與原單位競爭的企業。對掌握商業秘密的員工離崗的限制性規定本身就屬于企業內部控制的一個方面,而且其與內部控制環境要素中的權責分配相聯系。
總之,人力資源政策的各個環節是一個有機統一的整體,其從不同側面在不同程度上對內部控制環境的其他構成要素產生影響。良好的人力資源政策不僅有利于提高員工的素質,激發員工的工作熱情和創造性,還有利于凈化內部控制環境,節約內部控制成本,彌補內部控制缺陷,并最終實現內部控制效果。
三、建立科學有效的人力資源政策,優化內部控制環境
一個系統、科學的人力資源政策能夠促生一個高效的內部控制環境,無效的人力資源政策則可能導致內部控制環境的其他組成要素失效,使內部控制無效。要建立科學、有效的人力資源政策需要從人力資源管理的各個主要環節入手。
首先,把好選人關。企業應有完善的招聘與選拔方針及操作性程序。應當制訂詳細的人力資源需求計劃,并定期在組織內部進行崗位職位分析,確保各崗位都能配備有足夠勝任能力的人員。選拔和聘用員工要嚴格全面考核其德、才等綜合素質,尤其要重視其道德素質和再學習能力。
其次,做好培訓和后續教育。培訓的目的是提高員工的素質和技能,使員工能適應問題的變化、新問題出現及問題復雜程度提高等方面的變化。無論采取什么樣的訓練方式,均要使員工有能力與發展中的環境相適應。
再次,定期考核、獎懲分明。通過科學的績效考評對員工實施晉升和獎勵,不僅是對符合企業價值行為的承認、鼓勵,也是培養員工企業忠誠度與歸屬感的重要途徑;對于違反內部控制要求的員工要嚴懲不貸,加強對所有員工的內部控制教育和道德培養。
最后,加強對關鍵崗位的管理。對會計、出納、內部審計等關鍵崗位,一定要建立嚴格的輪崗制度并切實執行,對涉及企業重要商業秘密的員工要做好在崗時的忠誠教育,并對其離崗依法作出限制性規定。
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