外國實踐經驗表明,實施財務信息化可以有效縮短企業管理鏈條,克服信息阻隔、信息傳遞速度衰減或內容失真等“大企業病”,從而降低經營成本和經營風險,提高企業運作效率,進一步增強企業核心競爭力。
一、財務信息化建設的基本理念
財務信息化是將信息技術引入傳統財務管理模式,并推動傳統財務管理不斷深化和拓展的過程。財務信息化不是簡單地在財務管理中使用幾臺電腦,架設幾條網線就可以解決,更重要的是重組企業業務流程、調動人力資源潛能。也可以說,財務信息化是“三分靠技術,七分靠管理”。
(一)財務信息系統應用的沿革
企業財務信息系統的應用經歷了三個階段:第一階段是會計電算化階段;第二個階段是建立局域網,運用統一的網絡財務軟件,初步實現了企業的財務管理信息系統、生產信息系統、銷售信息系統等各個系統的集成;第三階段是企業內外流程一體化應用階段,實現了財務系統與銷售、供應、生產等系統的信息集成和數據共享,使企業內部之間以及與相關價值鏈主體之間能及時傳遞、整理、分析、反饋財務和管理信息,為企業決策者和相關利益方提供決策支持服務。
(二)財務管理信息化系統構成
財務管理信息化系統主要包括會計事務處理信息系統、財務管理信息系統、財務決策支持系統、財務經理信息系統和組織互連信息系統五個部分,這些系統的成功建立以及相互之間的集成管理是財務管理信息化完善與否的重要標志。
(三)信息化條件下的財務管理模式與流程再造
在一個完整的財務信息化系統中,財務流程與業務流程必須是有機融合的。簡潔、高效的業務處理和實施有效控制,是流程再造(BPR)所關注的重點,信息化條件下的流程再造就是管理創新和技術創新的結合。
(四)企業集團的財務信息化
企業集團財務管理信息化以財務集中為特點,財務管理要在保持集團利益的前提下,既發揮集團的整體優勢,又充分調動子企業的積極性和主觀能動性,在集權與分權的平衡過程中,在堅持以資本運營為核心的原則下,企業集團主要在方向性和戰略性的問題上進行集中管理。
(五)企業集團財務管理信息化的模式選擇
從集中的程度看,企業集團財務信息化模式大致有三種模式:一是集中決策、分散運作、分散核算模式;二是集中決策、集中運作、分散核算模式;三是集中決策、集中運作、集中核算。
二、德國企業的財務信息化建設實踐
在2008年公布的世界500強榜單中,德國有三十多家企業榜上有名,這些企業的財務信息化建設實踐經驗,是值得我國企業集團認真學習研究的。下面以SAP、西門子、巴斯夫為例。
(一)SAP公司及其財務信息化解決方案
SAP公司是全球最大的企業管理和協同化商務解決方案供應商、全球第三大獨立軟件供應商。企業績效管理系統(EPM)與治理、風險和適應管理系統(GRC)是SAP信息化系統架構的主要內容。EPM負責實現戰略與執行的協同,消除戰略和執行中間的差距,使企業從關注交易本身轉移到關注流程,提高企業決策的敏捷性,優化業務(財務)流程。GRC實現嚴格的接入控制與業務流程控制,防止錯誤和欺詐,避免財務損失,通過高透明度提高流程效率,提供安全和流程化的全球交易以及環保執行和法律遵從。GRC解決方案中包含:審計信息系統、財務供應鏈管理、信用管理、爭議管理、催收管理和資金管理等模塊套件。
SAP公司自身的財務信息化管理也有鮮明的特點,在應付款管理方面,通過優化財務信息化軟件,減少批準流程。在應收款管理方面,通過信息化、自動催收應收款,預測現金流。現金管理方面,SAP在全球有10多人專門負責現金管理,實行資金集中管理,大部分資金都要轉回總部統一管理,實行嚴格的現金流量保護制度。為了保證客戶的支付能力,該公司還與一些大客戶建立合作協議,在客戶出現問題時為其提供融資服務和一定的延期支付服務。在及時編制財務報告方面,外部財務報告編制執行相關國家會計制度,但在內部使用統一的會計制度。
內部控制方面,SAP采用全面預算體系加強對財務預算和業務預算的整合、控制和管理。在預算控制下,全球采用統一、標準的信息化系統和管理流程。為加強內部控制,內部審計部門要直接向全球CEO(首席執行官)負責,內部風險管理部門則要向全球CFO(首席財務官)負責。為使內部控制真正有效,從流程開始,設計相關協議、控制測試、控制環境、控制評價、外部審計等諸環節都采用統一、標準的風險管理軟件。為使風險控制達到及時性的目的,要加強風險分析,找出風險點和風險源,每個季度都要有風險報告,且要與公司戰略掛起鉤來。同時,各項業務要經過合規性審核,在公司行為規范的約束下開展業務。
(二)巴斯夫公司(BASF)的財務信息化管理實踐
巴斯夫是世界領先的化工公司。關鍵績效指標(KPI)是BASF貫徹企業戰略與執行效果的重要橋梁,BASF運用平衡計分卡(BSC)將企業戰略目標按行業從財務、業務、客戶、學習四個方面建立許多子KPI,將KPI逐個進行分解,找到其真正驅動因素。BASF主要運用SAP的EPM系統實施KPI管理目標。面對公司龐大復雜的股權結構及管理架構,BASF在全球按區域設立了多個財務會計服務中心,利用先進的財務信息化系統,集團總部能夠及時編制按股權口徑及管理口徑的月度合并報表。BASF風險管理集中在公司總部,由專業人員進行管理。BASF從全球角度規劃財務戰略,優化財務結構,降低財務風險,努力使規劃和流程更加合理,改進財務信息化管理,加強分子公司控制,以為集團總部和區域總部決策提供充分及時的信息。
(三)西門子公司(SIEMENS)財務管理信息化實踐
SIEMENS財務管理信息化特別強調風險管理系統。風險管理的組織架構中設有風險管理委員會,首席財務官(CFO)擔任風險管理委員會主任。在風險管理過程中,特別強調要把握所有的風險和風險間的關聯性,同時要從不同事件之間的聯系去分析風險的大小和程度。對財務風險的評估要跳出業務和財務,從更廣闊的范圍內進行。SIEMENS認為,CEO(首席執行官)和CFO只需要有價值和管用的信息。
三、德國經驗對我國企業集團財務信息化建設的啟示
認真總結德國跨國企業財務信息化實踐的經驗,給我國企業(集團)財務信息化建設工作提供了有益的啟示。
(一)要從企業生存發展的高度,增強財務信息化建設的緊迫感和危機感
隨著計算機和互聯網技術的發展,財務信息化建設已經成為企業克服傳統財務管理弊端,提升財務管理水平的重要工具。財務信息化建設一方面大大提高了信息及時性,便于企業(集團)管理層隨時掌握各分支機構的有關信息,同時通過對信息的匯總、分類、分析,掌握企業生產經營中的重要風險點,提高風險的可控性。在經濟全球化日趨發展和市場競爭日益激烈的今天,信息的及時性和風險的可控性對企業的生存和發展至關重要。尤其是當外部經營環境發生突變的情況下,及時掌握和發現分子公司的風險隱患,采取有效的應對措施,防止殃及企業(集團)整體運行安全,具有十分重要的意義。因此,我國企業(集團)必須對財務信息化建設的重要性和必要性形成共識,關鍵是要引起企業領導層的高度重視,切實行動起來,加快財務信息化建設的步伐。
(二)財務信息化建設要與企業的發展戰略目標相結合
財務信息化建設作為企業整體信息化建設的一項重要組成部分,必須與企業的發展戰略目標相結合,著眼于實現企業財務管理創新和提高集團企業整體競爭力。從跨國公司的實踐經驗看,他們的財務信息化建設均緊緊圍繞企業的戰略目標,在滿足財務管理工作需要的基礎上,充分考慮未來企業發展戰略對財務管理的要求,具有一定的可擴展性,以適應企業不同戰略發展時期的需要,支持企業發展戰略的實現。
(三)財務信息化建設要從企業實際出發,循序漸進
在推進我國企業財務信息化建設過程中,一方面可以吸收國外大型跨國公司先進的管理理念、管理模式和管理方法,但同時不能完全照搬,必須緊密結合企業自身的經營特點,從解決企業當前存在的突出問題入手,以需求為導向,找準切入點,選擇適合本企業情況的實施方法和管理軟件,注重應用,講求實效。如西門子和SAP集團,針對企業自身的生產經營特點,對財務信息化建設分別采取了分布式管理和集中式管理不同的實施模式。此外,財務信息化建設是一個復雜的系統工程,在信息技術飛速發展時期,搞所謂的“一步到位”實際是不可能的,應該采取循序漸進的策略,不僅可以克服初始投資過大的壓力,減輕系統實施難度,也有利于保護投資,為日后升級和技術更新預留一定空間。事實上財務信息化系統的實施是一個動態的過程,隨著管理的深化和技術的進步將不斷完善不斷發展,是一個永無止境的過程。
(四)財務信息化建設要積極推進財務與業務的一體化
財務管理的最高層次是實現業務和財務的統一,即財務和業務的一體化。因此,財務信息化建設不能與企業的生產經營活動脫節,應通過業務流程和財務流程的再造,運用統一的計算機管理軟件,實現財務信息與業務流程一體化。企業應結合實際,積極引進或開發運用統一的財務與業務一體化的管理軟件,逐步實現生產經營全過程的信息流、物流和資金流的集成和數據共享,保障企業(集團)的預算、投資、結算和監控等財務管理工作規范化、高效化,從而逐步建立起產、購、銷、存一體化的內部信息系統,實現整個企業(集團)財務系統與銷售、供應和生產等系統的數據共享,管理統一。
(五)企業財務管理模式的確定是企業財務管理信息化的前置條件
財務信息化“三分技術,七分管理”的特點,要求圍繞企業(集團)財務管理目標進行財務整合,變革管理。財務的整合包括財務系統的整合、財務人員的整合、財務流程的整合以及財務制度的整合。要在分析自身整體戰略的基礎上,制定出企業(集團)的財務發展戰略,然后在財務發展戰略的基礎上,確立財務管控模式,建立與企業(集團)發展戰略和集團管理體制相適應的企業(集團)財務管控模式,明確職責、義務與權限。要積極推進戰略目標的分解,優化下屬子公司的治理模式,加強企業內控和風險管理體系建設,制定科學的風險控制方案,重視企業的投資融資體系規劃和建設,這也是企業(集團)財務管理信息化必不可少的運行環境準備。已經上市和將來計劃要上市的企業在信息化建設方面還需要特別考慮監管方面的要求。
(六)加強外部驅動,加快企業(集團)財務信息化建設進度
為充分發揮財務信息化對提升企業管理水平、增強企業核心競爭力的積極作用,國家有關部門應制定有關政策,加強對企業財務信息化建設的指導和督促,并通過舉辦研討班、經驗交流會等多種形式,適時建立財務信息化建設評價制度,以推動我國企業(集團)加快財務信息化建設進程。
