會計電算化是會計工作的發展方向,開展會計電算化是促進會計基礎工作規范化、完善會計職能、以提高經濟效益的重要手段和有效措施。核算軟件是會計電算化的核心,隨著商品化會計電算化軟件的開發、推廣和應用,目前我國會計核算電算化已基本形成規模。選擇本企業適用的會計電算化軟件是極為慎重和復雜的工程。下文將是筆者對企業在會計電算化軟件選擇中注意問題的粗淺認識。
一、我國會計電算化軟件的發展趨勢
1.從簡單的會計核算向智能的管理決策支持轉變
目前,大多數企業仍處于會計核算電算化的初級階段,多數會計電算化軟件仍是以會計核算為主,信息提成技術不如人意,且缺乏進行財務分析、提供決策支持功能。隨著信息化系統的進一步發展,會計軟件智能化已成為必然趨勢。會計電算化軟件的功能將由記賬報賬功能型轉向管理決策支持智能型,以更大程度地提高經濟效益。
2.在通用性的基礎上,進一步向市場細分深化
通用型是電算化軟件的優點但也是影響其進一步發展的主要因素。不同經濟組織形式的企業主體存在,注定有著不同的會計核算特點。用一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶,其結果就是實行電算化會計的單位仍要會計人員做大部分輔助工作,由各種經濟組織形式組成的集團公司,此不足更是明顯。因此,要適應市場要求,提高企業的會計核算效率,在通用化的基礎上,對于不同行業、規模等企業的具體核算特點對軟件進行二次開發,做出與企業業務相符合的會計核算模塊是十分必要的,也是有利于電算化軟件市場的進一步發展。
3.從單機操作向網絡化及信息化轉變
隨著市場經濟的發展和信息時代的來臨,僅滿足基礎核算的單機系統,已成為制約企業信息化建設的發展的“瓶頸”,網絡消除了物理距離,可以實現企業的在線管理和集中管理,可以對子公司及二級核算單位的數據進行財務會計信息的深加工,注重信息的分析,為企業經營管理決策提供高效率和高質量的信息支持。同時,網絡軟件的遠程業務處理如遠程報表、查帳、系統維護等功能,極大的降低軟件的維護及企業經營成本,提高了企業的效率。
4.由單一的會計信息輸入輸出方式向融視聽、圖形為一體的多形式方式擴展
傳統的會計信息輸入輸出枯燥單一、效率較低,且不能滿足軟件產品的高級功能。將來的會計信息輸入輸出方式除傳統方式以外,還可以通過圖片掃描、網上下載、條碼、語音等多方式采集信息,信息輸出可以在傳統表格的基礎上,還可以提供圖像及音訊信息。例如:有些企業實行業務網上簽批,這時就需要將領導需要審閱的紙制文件和單據,掃描并發到網上,供簽批人查閱。
二、在會計電算化軟件選擇中,應掌握以下原則
1.會計軟件應通過財政部門評審
通過評審的軟件是通過專家測試并符合財政部頒布的《會計核算軟件基本功能規范》的軟件,且財政部門對其今后服務有統一管理。
2.考慮成本與效率的最佳切合點,根據企業規模和業務量的實際情況選擇適合的會計軟件
當前會計軟件市場發展迅速,種類繁多,會計軟件越來越趨向高級化。企業在選擇會計軟件時不應一味求大求全,“量身裁衣”,才是企業的明智之舉。
小規模的企業可盡量利用單機版和教學版。小企業的機構簡單、業務量和信息量比較小,在實際運用中,往往只使用現多收支、固定資產、工資、個別報表等幾個固定的模塊, 既使軟件功能再多再全,很多功能模塊也用不上,既造成軟件資源的浪費,又增加了企業的成本。一般來說,單機版的信息處理就能夠滿足日常的信息處理,即使稍顯不足,在成本和效率的兩者衡量中,筆者還是傾向選擇單機版。有些軟件提供教學版的服務,教學版雖然在部分功能上受限,但其主要的功能結構與正式版本基本相同,但費用低廉,甚至或免費使用。這對一些初期使用電算化的小企業也是一種不錯的選擇,以在使用過程對核算系統進行性能測試,并逐步提高會計人員軟件操作水平,待條件成熟且業務應用需要時,進行軟件的升級。
大型的集團公司往往有幾個或幾十個二級單位且各單位辦公場所相距較遠,業務類型復雜,業務信息量也比較大。這樣的集團公司一般采用母公司實行二級核算,集團財務部為集團公司財務管理機關,每月由二級單位上報財務報表,由集團財務部匯總編制母公司會計報表。集團總部負責集團重大決策、制定財務政策、經營方針,子公司定期向集團上報財務報表,由集團編制合并會計報表。這時版會計軟件已難以勝任企業的會計核算要求,網絡會計軟件則成為企業的最佳選擇。網絡會計軟件可以使不同人員、部門之間數據處理、加工相互合作、信息共享不再受到空間范圍局限,可以方便地、低成本地集成企業現有的各類信息系統,實現信息的實時處理,充分利用各種經濟信息,提高企業的管理水平。
3.重視會計軟件的附加價值
會計軟件不同于一般的商品,其價值不僅體現在產品質量、價格上,其售后服務的范圍更是比一般商品要廣泛得多,主要包括:會計軟件使用過程的前期的軟件應用人員的培訓、使用中的會計軟件日常維護及后期的二次開發、相關技術支持和軟件升級。會計軟件的售后服務直接影響到應用人員的信心和會計電算化的應用效果及企業對軟件的后期投入費用,這就需要在選擇會計軟件時必須對軟件制造與經銷廠家的商譽與售后服務進行多方位考查。如:廠家有沒有較強的培訓水平;能否對軟件使用過程中的問題及時指導與解決;軟件維護人員是否充足;軟件損壞時,能否得到及時的修理與更換;版本更新是否及時等。這就要求企業在選擇會計軟件時避開資源有限的開發商。通常,優秀的開發廠商應當具有較強的研發體系、廣泛的專業銷售網絡、系統的培訓服務網絡,而那些不把軟件銷售作為主業的銷售商常常傾向于承擔較少的責任,從而降低了會計軟件的附加值。
參考文獻:
[1] 蘇 丹:新會計電算化教程.經濟管理出版社
[2] 于加榮:論開發管理型財務軟件的理論基礎.財務與會計,2001年第7期
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