一、信息不對稱與財務溝通
信息不對稱(Information Asymmetry)理論產生于20世紀70年代,主要說明人們對同一事項、同一事件、同一客體所掌握的信息存在質和量的差異,即信息在不同經濟主體、不同人之間的分布是不均衡的。由于信息占有的不均衡,使得信息主體之間因為利益滿足差異而產生一定的意見分歧,甚至引起極大的矛盾。
信息的不對稱,促使信息溝通成為必然要求。在高校財務活動及其財務關系中,由于高校人員所扮演的財務角色不同,決定了各自對相關財務信息的傳遞渠道、傳遞數量、質量獲悉不同,從而造成信息的不對稱狀況。而這種不對稱導致高校人員存在財務利益滿足的不均衡性,使得高校財務部門常常陷入協調各相關財務主體利益的糾紛中,和諧財務關系難以創建,最終影響到財務管理效率的提高。
郭宏提出高校財務信息系統由學校經濟政策決策層、財務管理職能部門、學校經濟運作部門以及教職員工幾個層次組成,且縱橫相通。沿著財務分層的思路,筆者以財務信息占有優劣程度將各財務主體劃分為:財務信息占有相當優勢的人員,如高校財務部門財務人員;信息占有相對優勢的人員,如對經費具有負責并有審批權的人員;一般占有信息優勢的人員,如對經費具有審批權的學校校級領導,經常性財務報銷人員,即處、部、院等二級財務核算人員,部分一般老師和學生;信息占有劣勢的人員為非經常性財務報銷的人員,如大多老師和學生。
基于財務溝通所涉及內容較多,可作以下分類:
一是按財務職能分為業務型財務溝通和非業務型財務溝通。業務型財務溝通,主要依據財務部門與其他相關財務主體的業務職能往來而建立的一種長期、相對穩定、職責清晰的財務溝通關系。如一二級財務管理主體之間的財務管理溝通,財務部門與人事、學生、后勤管理等部門專項業務溝通,以及學校財務與上級主管部門包括財政、教育、物價、稅務、公積金中心、審計等部門之間的管理與被管理財務溝通。非業務型財務溝通,主要是針對某項與財務相關的事項,就財務問題進行溝通。
二是按財務溝通形式分為正式溝通和非正式溝通。正式財務溝通主要指在溝通場合、溝通的財務內容、溝通形式等方面場合固定、準備資料充分、參與人數較多、討論議題明確、溝通程序規范的財務溝通。而非正式溝通則限于一個或兩三個人、場合不限、溝通手段簡單、臨時特點顯著,往往就一些臨時性的財務問題進行溝通解決。
三是按財務溝通主體的相對身份劃分為學校校內財務溝通和校外財務溝通。相對而言,校內財務溝通主要指財務部門內部各科室、各崗位,財務部門與學校各職能部門,財務部門與單個師生的財務溝通,在溝通人員、溝通形式上較為穩定,溝通頻率大,溝通主體間熟知度高,溝通場合和時間隨意性大。而校外溝通,包括各上級主管部門、金融機構、企事業單位、科研單位等,溝通時間短,個別性強,溝通難度大。
二、高校財務溝通的必要性
高校財務溝通,整體上講就是要確保高校各相關財務主體之間的財務信息渠道暢通,財務部門與其他財務主體之間保持著長期、穩定、持續發展的財務關系,達到相互支持、相互配合、相互溝通、相互理解的目的,實現共有財務,提高高校財務管理水平。
(一)財務溝通有利于進一步增進財務部門與各相關財務主體之間的聯系,增進相互間的理解
一方面,財務部門借助財務管理和會計核算,充分反映每一筆經濟活動中資金的來龍去脈,為各相關財務主體提供客觀、真實、有效的財務信息。另一方面,財務部門通過資金預算、會計審核、會計內部控制等管理手段,把好各個資金關口,監督資金流動,降低財務風險,提高財務收益。然而,由于信息的不對稱,各財務主體對財務管理特點、財務原則、財務政策不熟知,不理解財務管理的剛性要求,將財務監管誤解為損害其自身財務利益,與財務部門產生分歧。因此,必要的財務溝通,有利于提高財務主體對財務部門監管的認識,同時能進一步增進對財務工作、財務部門的理解,樹立財務責任意識,自覺遵守財經法律法規,共同維權。
(二)財務溝通有利于增強各相關財務利益者的監督意識,加強內控
過去,很多財務主體過多地抬高財務部門的地位,滋生了財務部門不良的機關作風,相應也忽視了對財務部門的監督。近年來高校財務部門因職責分工不明確、內控制度不健全而產生的財務干部濫用職權、貪污受賄,財務人員利用職責之便,挪用公款、做假賬、套取現金等財務舞弊問題如最近發生的瀘州某職業學院財務領導利用職權之便,偷蓋財務印章,套取公款事件。財務部門非凈土,需各相關財務主體的監督。各相關財務主體在溝通中可經常性核實財務信息的準確性、真實性、合理性,檢測財務部門是否認真嚴格落實財務預算,嚴控資金使用,既維護了自身財務權益,又監督了財務部門完善財務制度,改進財務管理手段,公開財務信息。
(三)財務溝通是提高財務工作效率的基本保障
在財務管理過程中,包括財務部門各崗位、學校各部門之間往往因為職責分工問題,相互之間不協調,遇事相互推諉,推脫責任,使得各項財務管理業務十分混亂。財務溝通,就是要求財務部門主動將各相關財務崗位、財務主體通過業務往來鏈接成數個較為完整的財務體系,每個財務體系由無數個相關財務職能環節搭建。財務部門根據財務體系上承擔的不同財務職能,落實財務任務。各個財務主體自覺明確各個流程環節上的財務職責,認真履行財務政策,理清各環節上的制度障礙和人為障礙,暢通財務渠道,進而降低了溝通成本,提高了工作效率。如某高校財務部門的學生財務管理工作研討會,專門討論了學生收費、欠費催繳等相關財務管理工作,理順了學生財務管理工作的各個環節,為實現作業化、標準化財務流程奠定了良好基礎。
(四)財務溝通是財務人員與各相關財務主體之間情感、人格魅力、信任感傳遞的重要途徑
西方哲學流派胡塞爾強調人們之間的交往是充滿著“人格主義態度”的交往。“交互主體”就是要達到主體間的互識與主體間的共識。在長期的財務業務往來過程中,財務人員與各財務主體之間的交流不僅僅限于單筆業務的交流、財務權益的維護和實現過程,而是潛在一種情感,即從不熟知到相識,相識再到相知,從而逐漸形成一種共識,然后建立起相互尊重和信任的關系,讓雙方之間清晰感知到對方為人處事的原則、信用維護程度、責任履行意識、人格魅力。那么,這種從財務業務關系到個人關系,從個人關系再融入到財務關系,推而廣之,逐步建立起和諧的財務關系。
三、加強財務溝通,提高財務管理水平
(一)重視財務溝通,增強財務溝通意識
良好的財務溝通,是提高財務工作效率和管理水平的根本保障。財務部門是財務信息的締造者、掌握者,因此財務溝通需從財務部門做起。財務領導要充分認識其重要性,主動增強財務溝通意識,積極向學校一級財務決策群做財務匯報,讓他們了解學校財務狀況,做好財務預測。同時,財務領導在財務部門內部注重灌輸財務溝通思想,引導財務人員注意日常的財務溝通,各科室、崗位之間經常交流,相互支持、相互配合。要求財務人員做好與其他財務主體的財務信息溝通,減少分歧,贏得其他財務主體的信任和理解。
(二)創造條件,為財務溝通提供必要的溝通基礎
財務溝通必須依托于一定財務溝通平臺的建立、財務溝通渠道和溝通內容的規范。郭宏將財務信息溝通系統分為四個層次,筆者則以財務部門為核心,立足于財務信息特點,建立輻射到上級主管部門、財務部門內部、其他相關職能部門、其他財務個體三個層面的財務溝通平臺(如圖1)。
實現流程式的財務溝通渠道。以財務業務流程為載體,按照財務流程環節進行財務信息溝通,每個流程環節就是一個財務溝通指示點,各財務主體沿著財務流程,依次進行財務信息分解,各自獲取財務信息。相應的,各財務主體將上達或下傳的財務信息進行消化、驗證、充實,又順著財務流程反饋到各流程環節的關鍵部門,從而達到財務溝通的目的。這樣既提高了財務溝通的效果,也提高了財務工作效率,又強化了各流程環節的部門責任。
財務溝通內容的規范,要求財務溝通信息的準確性、可靠性、清晰性。財務信息具有嚴肅性、原則性強、影響力大、保密要求高等特點,一旦財務信息公布,必然會產生與財務權益相關的財務行為。因此,財務溝通的信息須經得起考驗,不得隨意公開。財務溝通內容包括財務預決算報表信息、財經制度規范、業務通知、財務流程、財務資金狀況等反映學校財務收支、財務工作狀態、教工權益的信息。在財務溝通內容發布時,務必要求各項財務內容客觀、公正、合法、有效,財務內容清晰、嚴肅,具有權威可信度。
(三)注重財務溝通語言的通俗化、易理解
財務語言具有專業性特點,財務部門出臺的相關財務報告、報表相對于其他財務主體來說比較陌生,信息摘取比較吃力。在財務溝通時,往往由于財務專業語言和語言符號的特殊性而影響了溝通效果。因此,財務人員在財務溝通過程中,應盡量采用通俗化財務語言,將專業的財務信息表達清晰、容易理解。在財務溝通平臺信息發布時,也要盡量用簡單明了的話語描述,讓每個財務主體能夠輕松地獲取自己所需的財務信息,同時也可以學習到有用的財務知識。如辦理借款業務,財務語言為借方——其他應收款,貸方——現金或銀行存款,通俗化則表達為用現金支付給借款人的暫借款,需要借款人到時回來辦理報賬退款業務。
(四)普及高校人員財務知識,縮小各財務主體之間的溝通距離
針對不同層次的高校人員,建立層級性高校人員財務知識普及體系,完善和制作必要的財務知識普及讀本。具體包括財務知識普及讀本、財經指南或財經手冊、財會知識百問等,將財務制度、財務流程融為一體。利用財務專網,采取政策講解、專題培訓和業務指導等方式,進行財務知識普及,讓各相關財務主體熟悉高校財務,縮小溝通距離。
