一般說來，差旅費是指職工出差外出旅途中發生的費用，外出活動包括外出出差辦事、外出參加會議、外出參加培訓學習、職工回家探親等等。差旅費在各項費用開支中占的比重不是很大，但存在很多職工利益與財務報銷制度之間的矛盾。以下分析了該廠在差旅費報銷中存在的問題并提出了建議。
問題一：出租車票和公交車票的報銷
職工因公出差過程中會發生各種各樣的費用，但并不是所有發生費用都是可以報銷的。在該廠差旅費報銷業務中可報銷的費用包括：交通費、住宿費；帶車出差還可報銷路橋費和外地加油費；住宿費按級別在標準內據實報銷。外出中乘坐汽車、輪船普通艙、火車硬座所發生的交通費都能據實報銷，但對于乘坐出租車、火車軟臥、飛機等發生的交通費，各單位均控制的較嚴格，但存在如下問題，如該廠的差旅費報銷制度中明確規定只報銷從出發地到車站和從車站到目的地的出租車票，在實際操作中則存在：一是目的地不止一個，需多次乘坐出租車；二是辦事的地方較偏僻，每天需乘坐公交車或巴士才能到達，且出差的時間較長，如此將會產生大量五顏六色，形色各異的公交車票，且公交車票均為定額車票，無法考證其真實性等等此類問題。
問題二：伙食補助的計發
職工出差是不予報銷餐費的，而是按照級別、出差天數給予一定的伙食補助，該廠規定職工出差的伙食補助每人每天為50元。而職工出差期間的餐費也會因目的地的物價水平、經濟發展狀況的不同而有所差別，除此之外，還會因公務需要發生通訊費、傳真費、郵費等雜費，有時每天50元根本不夠開銷。經常聽到職工抱怨出差很辛苦，還要自己往里貼錢之類的怨言。有的職工甚至通過多開住宿費、虛增出差天數的方式達到平衡，極大的損害了企業的外部形象，不利于企業的長期發展。
問題三：職工出差借款─備用金的管理
職工出差一般是先向企業借款，然后完成出差任務歸來后報銷沖賬。2009年1—8月份職工借款164萬元，還款沖賬114萬元，余額55萬元，還款非常不及時。不及時的原因如下：一是相關領導出差造成有些發票簽不上字，而不能及時沖賬；二是培訓費需要上報到管理局，一般是三個月上報一次，待局里將費用下撥后才能報銷培訓費，從而造成培訓費發票報銷沖賬的不及時；三是有的職工因出差頻繁，來不及還款沖賬，又執行下一次出差任務；四是確實有特殊原因不能還款。
問題四：預算內差旅費的管理
2009年該廠差旅費預算為180萬元，預算內差旅費為40萬元，其中車間32萬元，科室8萬元。根據規定，預算內差旅費要進各單位考核訂單，由于職工出差前填寫的出差申請單只需單位負責人和單位分管廠領導的審核批準，當職工出差歸來報銷時，財務人員只能通過詢問，才能得知是進車間的考核訂單，還是進預算外費用，無法從單據本身區分是預算內考核費用，還是預算外費用。
針對以上問題，提出以下建議：
一是參照《中央國家機關和事業單位差旅費管理辦法》，建議在伙食補助的基礎上，增加市內交通補助費和通訊費補助，帶車出差的，不計發交通補助費；參加會議，有會議費的，只計發通訊費補助，對這兩項補助，可均定為每人每天10元。如此一來，可取消出租車票和市內交通車票的報銷，杜絕職工在報銷時出現五顏六色，各式各樣的發票，使差旅費報銷從暗補變為明報銷，嚴肅了財務報銷制度，使財務管理制度真正有章可循。
通過增加這兩項補助，普通職工出差每人每天的補助可達到70元，天數越長補助越多，所以天數的控制至關重要，為了節省開支，提高出差效率，建議采取分段包干補助，如10天以內出差的，按規定的補助標準，10天以上到20天以內以及20天以上等等，可相應遞減補助金額。
為了區分職工出差是否為帶車出差，建議將司機和出差職工的費用同時報銷，而不是像現在司機的費用由車隊統一報銷。同時根據目前差旅費報銷中的實際情況改革差旅費報銷單的格式，增加是否為帶車出差這一項，將費用明細里的汽車費、火車費、船費合為一體，統稱為交通費，同時增加會議費、路橋費、油料費等三項費用。
二是由于目前差旅費的報銷均需要分管廠領導的簽字審批，且大多數車間、科室的差旅費預算只有三四千，四五千左右，年終一般都花不完，而差旅費、辦公費、印刷費等費用是合在一起進行考核的，很多車間都將花不完的差旅費買成辦公用品進行報銷，不利于內部考核制度的執行，建議取消車間、科室預算內差旅費的考核，即差旅費進相應車間，但不進考核訂單，使財務人員在報銷時更加容易操作。
三是對于員工借款，企業應該加強員工的集體主義精神，增強員工的成本意識，調動員工的積極性，對需要出差的員工，可以采用員工資金來降低企業資金成本的占用，先由出差員工本人墊付差旅費，待員工完成出差任務歸來后，再進行報銷。在具體操作上，根據本廠的實際情況，對于出差天數在10天以內，借款金額在5 000元以下的，建議實行自帶資金，不予借款的制度。這樣企業就取消了一筆對眾多員工個人的其他應收款，減少了大量資金的占用，為企業節約了成本，減輕了負擔。其次，從另一個角度，也避免了員工有意或無意拖欠借款不還的現象，使費用報銷更加及時，更好的體現“權責發生制”的原則。
綜上所述，差旅費報銷是單位的一項重要的經常性支出，建立科學合理的差旅費報銷制度具有非常重要的意義。首先應該鼓勵職工在出差時盡量不借用單位備用金，提倡用自己的工資收入墊支差旅費的行為，對出差過程中發生的住宿費和城市與城市間的交通費實行憑據報銷；其次對于伙食補助、市內交通補助、通訊費補助則根據具體情況實行定額包干制度，從而增加差旅費開支的透明度，有利于財務部門對差旅費的開支進行科學管理，加強宏觀調控。
