企業內部控制的概念產生于20世紀40年代之前,其最原始的內涵僅指內部牽制,而后隨著社會經濟的發展及管理行為的細化,管理要求的延伸與拓展,就逐漸地深化為內部控制、內部會計控制與內部管理控制等問題。近幾十年來隨著內部控制理論以及認識的不斷發展,其概念的內涵和外延也都發生了較大的變化。當前由全球經濟不景氣導致的眾多廣告公司的經營產生困難,用什么樣的內部控制方法管理它,糾正它偏離軌道的步伐而不束縛它的發展,保障廣告企業的經營績效,是筆者研究廣告公司內部控制研究的目的。
一、廣告公司實施內部控制的重要意義
對廣告公司而言,內部控制具有以下的一些重要意義:一是保護廣告公司的企業財物安全,防止和減少財物被人為損壞、浪費、貪污、盜竊、挪用以及不合理使用等。二是增強廣告公司的會計資料的真實與可靠,為廣告公司決策和改進管理提供準確、翔實的依據;三是有利于廣告公司更好地履行國家法律法規,國家制定的一系列法律和規章制度,都要求企業通過建立內部控制制度來落實,廣告企業必須主動實施內部控制以履行社會責任和義務;四是保證廣告企業的經營效率,有效的內部控制能夠合理地對企業內部各個職能部門和人員進行分工,控制、協調和考核,促使其更好地履行職責,確保廣告公司經營活動的有序,高效地進行。
二、當前廣告公司內部控制存在的問題
(一)內部控制集中在廣告公司管理層面較為薄弱
內部控制雖然是由廣告公司董事會,管理層和其他人員完成的過程,但在實際執行時,內部控制點主要集中在管理層以下的財務會計系統和業務執行系統,主要控制程序還是限定在管理層之下,針對的還是普通員工,而對于廣告公司的高層即董事會與管理層的控制點較少,僅僅限于某些事情的高層授權。因此,內部控制存在高層控制弱作用域。廣告公司的內部控制要得到有效實施,公司領導首先要以身作則,重視并且帶頭執行。
(二)部分高層管理者缺乏風險控制意識
隨著市場經濟的發展,廣告公司間的競爭越來越激烈,為了能夠生存,就必須重視可能面臨的各種風險。廣告公司在經營過程中面臨的主要風險有政治風險,自然風險,市場風險、經營風險、財務風險等。有效的內部控制機制可以極大程度地預防經營及財務等風險,并在風險來臨時及時應變。然而,許多廣告公司的管理層在制定各種經營方針時,往往將形勢估計得過于樂觀,而很少考慮可能存在的風險,缺乏風險控制意識,未能制定有效的風險管理機制。
(三)組織結構不合理,廣告公司的內部審計缺乏獨立性
公司要成長就必需有組織與分工。有組織則可以分級授權,有分工則可以相互核查。而廣告公司設立的門檻很低,幾個人(甚至一個人)有若干客戶,就可以拔竿而起、自立門戶。同時廣告公司又是一種屬于不易做大的公司,有個二三十人規模的廣告企業,已稱得上是“中型企業”了。許多廣告公司組織結構設立不規范,大大地制約了其內部控制的有效性。許多廣告公司出于節約成本的考慮,一般不設審計部門,或者甚至并入財務部門。廣告公司內部審計的主要工作是對內部控制的管理監督和對廣告公司內部控制的運行進行評價。內部審計本身就是內部控制系統的重要組成部分,內部審計作為內部控制的再控制,應從第三者的立場上客觀公正地對廣告的內部控制進行再監督,但由于廣告公司的內審部門隸屬于管理層,缺乏應有的獨立性,無法做出公正的判斷和進行有效的監督。內部審計被剝奪了財務審計的權力,其職能主要是經營績效審計和預算執行情況審計,對財務報告的雙重審計監督被弱化為單一的外部審計監督。在大多數廣告公司,由于內部審計的地位沒有得到保證,內部審計失去獨立性,其對內部控制的重要作用也難以發揮。
(四)廣告公司內部控制制度執行不力
從目前內部控制的制定與執行效果來看,大多數廣告公司都會按照具體情況制定一系列相應的內部控制制度,甚至是嚴格逐級逐層的制定控制環節和控制點。因此從完備性來講,已將內部控制從文字上和形式上做到位了。但對內部控制是否有效的執行卻存在明顯的漏洞,如無人監督和難以落到實處,造成有章不循,有制度不依,處罰不嚴。使單位內控制度被明顯弱化,內部控制形同虛設。這勢必造成整個廣告公司管理的無序性和隨意性,嚴重扭曲了內部控制既定目標和應發揮作用的初衷,喪失了它的權威性,更談不上在有效的執行好內部控制制度的基礎上,確保內部控制質量。 三、完善內部控制,增強企業績效管理的對策
(一)發揮董事會的作用,完善內控環境,營造良好內控文化
廣告公司應充分發揮董事會的作用,進一步建立健全公司的內部控制制度,可以要求管理層建立專門的內部審計機構,對內部控制進行適時的評價作為它工作的內容之一,并對董事會直接負責,報告內部控制的執行情況以及它的有效性。規模較小的廣告公司董事會可以要求公司的管理層對內部控制相關情況進行定期的匯報,督促管理層對內部控制的重視。廣告公司中的每一個人對內部控制制度的執行都負有責任。可以通過對全體員工進行內部控制的培訓,這是讓員工了解內控最直接有效的方式。不但可以授業解惑,而且可以傾聽大家的意見,對內部控制確實不合理的方面或環節,進行及時的修改,確保內部控制的所有環節暢通無阻。同時在培訓過程當中,對管理層也是一個很好的督促,讓他們也更好的了解在整個內部控制體系當中他們所要做的工作、起的作用和責任是什么。公司還可以制作內部控制手冊發給大家,將每項業務涉及到的內控環節和要點一一羅列出來。但需要注意的是,內控手冊需要及時更新。
(二)根據廣告公司的業務特點完善考核激勵機制
激勵約束機制既要符合廣告公司的業務特點及管理需要,又要隨著公司的發展變化而變化。并且要進行民主調查,了解員工對獎懲制度的認知度和態度,取得他們的理解和支持這樣在執行過程中就會取得事半功倍的效果。廣告公司考核激勵機制需要與其業務特點相結合,這不僅與選定的考核變量有關,而且還要根據公司的實際情況制定適宜的變量權數,只有合理的變量考量和權數的分配相結合,才能相對公平的評價每位員工的價值,才能真正調動其工作的積極性。廣告公司要注意增強員工的歸屬感和責任感,通過建立合理的薪酬分配機制將薪酬和晉級機會與工作績效、專業水平掛鉤。除貨幣資金補償外,還應給以人情上的關懷使其對公司以及公司的管理者產生感情上的紐帶。心甘情愿地把自己的發展與公司的發展緊密地聯系在一起。
(三)加強預算管理,并強調其時效性
廣告業務從開始的提案階段到最后收回款項結束一般持續時間較長,在業務的全過程,業務內容和金額有可能會發生較大的變化,針對這個特性,在內部控制上可以采用預算書的方式進行管理。通過經多層審批的預算書對項目的整體情況進行事前,事中,事后的管理。一旦由于種種原因項目的整體或某個環節的預算發生變動,在第一時間需要進行預算書的修訂,并且注明預算變化的原因,重新履行審核批準手續。財務部門要根據審批后的預算書上對應的公司和金額予以支付項目款。及時性對于預算來說也是很重要的要求。這一點可以通過對業務管理人員的督促加以改善,通過財務部門的付款環節加以約束,從而保證預算時效性的要求。
(四)進一步規范崗位設置
從長遠角度講,廣告公司在發展到一定階段或規模時。需要考慮把廣告營業人員和廣告制作人員進行分離。分別由不同的人跟廣告主和供應商進行溝通及合作:由營業人員按照廣告主的廣告訴求進行提案,項目承接下來后,再轉交由制作人員進行承制,制作人員再按照項目的需要選定供應商。但是供應商提供的服務或產品的質量要由營業人員進行驗收,并要求制作人員在營業人員承接下來的預算范圍內完成任務,同時還要達到公司預定的平均利潤率的要求。在對供應商進行付款前,營業人員對供應商提供的服務或產品的質量進行驗收,并把驗收單傳遞至財務部門,作為對供應商付款的必備條件。對供應商的付款時間也要征得營業人員同意后,才能辦理下一步的付款審批手續。這樣在未從廣告主回收項目款項之前,可以掌控對供應商的付款時間,緩解廣告公司資金上的壓力。并且對供應商的初步選擇,對供應商的付款周期、并且對項目的整體預算可以進行內部牽制,減少購銷一條龍的操作方式中個別業務人員權力過于集中,可以有較大空間調控項目成本的可能,而項目組以外的人員很難介入對其約束的不利狀況。
四、結束語
全球經濟不景氣的大環境下,不少廣告公司的業務量發生萎縮,生存出現危機。廣告公司的企業管理層到一般員工,有必要提高對內部控制建設的思想認識,制定出一套切實可行的內部管理制度并切實執行,從各個方面來增強企業績效管理。
