隨著金融電子化的不斷深入,銀行會計核算和結算處理模式發生了巨大的變革,人民幣現代化支付系統、支票影像交換系統、銀行會計檔案影像查詢系統等陸續上線,無紙化、網絡化對銀行會計憑證制度產生了深刻影響,現行銀行會計憑證的缺陷日益突出,亟待進行一次大規模的改進和整合。
一、目前商業銀行會計憑證存在的設計缺陷
(一)品種過多、分類過細、版本不一
目前我國商業銀行會計憑證制度仍保留著手工操作條件下的觀念和規則,紙質會計憑證種類繁多,劃分過細,同一種憑證有數種版本,各種版本設計格式不盡相同,規格大小不同,聯次也不一樣,不便于賬務的處理和計算機軟件的開發。以某商業銀行為例,該行擬推廣“會計檔案影像查詢系統”,其中上線前的一個關鍵準備工作是建立憑證模板庫,以便經過掃描的會計憑證圖像能夠通過計算機OCR識別建立起每張憑證的名稱標識。為了建立憑證模板庫,該行開始收集整理全行所有在用的會計憑證,包括通用憑證和特色憑證。但收集結果讓他們大吃一驚,全行共采集樣本368種,其中僅特種轉賬憑證就有8種之多,分為借方、貸方、單聯、多聯壓感、普通、個貸專用、新舊版本等,一個特種轉賬憑證要建立8個模板,以便計算機自動識別,同時還有轉賬借貸方憑證、業務收費憑證等與特種轉賬憑證格式不同,但又極其相似,導致計算機自動識別混亂出錯,需要大量人工干預補建憑證名稱標識。
(二)單式憑證下一筆業務對應多張憑證
我國商業銀行目前仍實行單式憑證制度,一筆經濟業務涉及的科目分別填制在幾張憑證上,一張憑證只做一個科目記賬依據的記賬憑證。在電子計算機技術廣泛應用的今天,銀行會計賬務多數采取交易驅動方式,記賬員只須知道會計事項對應的業務交易代碼,可直接在系統提示下輸入相關要素,計算機就能自動完成全部賬務處理,在這種情況下繼續使用單式憑證,一筆業務對應多張憑證,將同一會計事項拆開處理已不合時宜。
二、改進商業銀行會計憑證的必要性
商業銀行會計憑證制度是一項基礎性工作,恰當、適用的會計憑證不僅可以提高銀行工作效率,還有利于操作風險的內部控制。
(一)改進商業銀行會計憑證是銀行業務電子化的要求。
我國銀行電子化建設已進入全面應用階段,不但是柜面、清算等賬務性工作全面使用計算機技術,檔案、監督等經營管理也已步入網絡化、電子化,一系列的金融電子化的變革對銀行會計憑證提出了迫切的改進要求。如柜面業務推廣應用“人民幣現代化支付系統”后,柜面跨行結算無需向對方行發送原始紙質憑證,而是通過網絡將賬務信息傳輸到對方銀行,原先的轉賬支票等票據所附進賬單只需作為附件留在持票人開戶行,還有系統內通存通兌等技術的使用都使得許多原先設計的銀行會計憑證不再適應現實操作,出現了多余單據、多余聯次等問題。“會計檔案影像查詢系統”的推廣也對會計憑證提出了精、省的要求,該系統是將紙質會計憑證掃描形成憑證影像文件后存貯在服務器中,如果存在大量冗余憑證會占用有限的存貯空間,不僅造成巨大的浪費,也會影響系統運行速度和人們查檔的效率。
(二)改進商業銀行會計憑證有利于事后稽核
會計檔案電子化后,人們開始利用電子檔案系統進行事后監督,開發了“會計檔案影像查詢和稽核系統”。該系統通過設置“操作交易碼”、“金額”、“憑證名稱”等參數從電子檔案中提取相應憑證用于稽核。系統要求會計憑證與交易流水必須匹配,系統識別的憑證名稱必須正確,才能全面精確地提取到所需稽核的數據和憑證。改進商業銀行會計憑證,精減會計憑證種類,可以保證“會計檔案影像查詢和稽核系統”的高效精確運行,有利于事后稽核更有針對性地查找風險點;同時改進商業銀行會計憑證,讓一筆交易體現在一張憑證或相連的少數幾張憑證上,也有利于稽核對業務關聯性和勾稽關系的審查,有效地追蹤資金和賬務的來龍去脈。
(三)改進商業銀行會計憑證可以減少會計核算差錯
多品種、多聯次的會計憑證也使銀行會計核算產生了許多差錯,例如柜面普通的單位轉賬業務的票面金額審核,柜員既要審核轉賬支票大小寫金額是否相符,又要審核進賬單大小寫金額是否相符,不僅如此,還要審核轉賬支票與進賬單的金額是否相符,在現實操作中往往出現轉賬支票與進賬單的金額不符,柜員按轉賬支票金額入賬,將金額不符的進賬單提交給收款行入賬等核算差錯,即使部分地區上線了“人民幣現代化支付系統”,進賬單不必提交他行,但是依然存在客戶回單與我行記賬金額不符等問題。另外,在目前的單式會計憑證制度下,銀行柜員經常出現會計憑證使用錯誤的差錯,如表外收入憑證誤用為表外付出憑證,轉賬借方憑證誤用為轉賬貸方憑證等,利息清單與收費憑證串用等,據某省級銀行稽核中心2008年差錯數據統計,誤用憑證的差錯占到總差錯的5.5%,這些誤用憑證普遍存在大小、格式相同或相似的特征,前臺柜員忙中出錯也就很難避免了。如果我們改進商業銀行會計憑證制度,整合減少憑證種類和聯次,增加憑證的通用性,一些會計核算差錯是可以避免和減少的。(四)改進商業銀行會計憑證可以提高效率,節約人力物力
正如前文所述,復雜多聯次的會計憑證需要銀行柜面進行多次的重復審核,前臺柜員不僅要審核各種票面要素,還要審核各聯次相關要素是否相符,后臺柜員還要勾對各種憑證與報單之間的勾稽關系,會計憑證越多,審查時間越長,耗費的人力越多。改進商業銀行會計憑證,刪減不必要的憑證種類和聯次,可以減輕銀行柜面工作量,提高柜面工作效率,為客戶提供更多高效、快捷、優質的服務。對會計憑證進行一次大規模的改進和整合,減少不必要的會計憑證,可以節約紙張費用,減少電子檔案存貯空間,加之“會計檔案影像查詢和稽核系統”的高效運用,還可以提高系統稽核效率,減少人工稽核在人力物力上的投入。
(五)改進商業銀行會計憑證也是防偽防詐騙的需要
隨著高科技手段在印章制作上的應用,詐騙分子偽造的印章已足可以假亂真,給銀行防范資金詐騙帶來了較大困難。此種情況下,憑證防偽可以作為防范詐騙風險的一種模式,對印鑒防偽進行有效補充。目前我國只有匯票、支票等結算票據采用了防偽技術,電匯憑證、匯票申請書等尚未采取有效防偽措施,容易成為不法分子的偽造對象,因此,改進商業銀行會計憑證,提高憑證防偽技術,也是目前急需進行的一項工作。
三、改進商業銀行會計憑證的建議
(一)將單式憑證改為復式憑證
單式憑證是為適應手工操作模式下柜員分工而設計的,應用電子化系統以后,單式憑證已失去了原有的存在基礎。采用復式憑證可實現一筆經濟業務所涉及到的全部賬戶在同一份會計憑證上體現,一份會計憑證可以完整無缺地反映每一筆業務活動的來龍去脈,相關賬戶間的對應關系明確,便于查詢與后臺稽核。采用復式憑證,大致可將會計憑證分為通用類憑證與專用類憑證,會計憑證種類將大大減少,單式憑證結算方式下的憑證品種過多、分類過細、版本不一的現象得到明顯改善。采用復式憑證,檔案管理中涉及的各項業務會計憑證可實現按業務流水順序整理,更切合業務操作實際,達到簡化業務流程和節約成本的目的。
(二)梳理相關業務,整合業務憑證
1、整合客戶使用的會計憑證。現有銀行會計憑證劃分過細,客戶辦理相關業務要分別填寫有關憑證,如客戶首次到某一銀行開戶并申請網銀業務時,要分別填寫開戶申請書、結算賬戶協議、網銀等簽約業務申請書等,在各份材料上均要填寫客戶個人信息。基于此,建議對客戶使用的會計憑證,充分考慮其相關業務需要,將相關業務會計憑證合并成一份,提供可選擇的業務內容,客戶一次性辦理的,只需在各業務名稱前的方框內打“√”選擇簽約項目,只填寫一次身份證、地址等基本信息,并在相應的認證打印簽名處確認即可。
2、整合銀行內部使用的會計憑證。在實施復式記賬憑證的基礎上,根據業務需要,將銀行內部使用的會計憑證分為通用類和專用類兩種。為方便銀行柜員操作使用,應盡量推廣通用類內部會計憑證,如將借方記賬憑證、貸方記賬憑證、表外收入憑證、表外付出憑證等大小、格式相似的憑證整合成內部記賬通用憑證,由計算機在內部記賬憑證上打印“(借方)”、“(貸方)”、“(表外收入)”、“(表外付出)”等標識來區別。同時,通用類憑證與專用類憑證應有著較明顯的標識區別,專用類憑證之間的標識也應清晰明朗,從而避免柜員錯用憑證,提高柜面操作效率。
(三)提高會計憑證的防偽技術
一直以來在防范詐騙資金案件上,大家比較關注印鑒防偽技術,不斷在提高印鑒鑒別力上下功夫,采用數字印鑒代替圖形印章、使用電腦驗印系統等手段防范風險,但由于防范手段本身的局限性和社會環境、政策環境的局限性,效果往往不明顯,起不到應有的作用。鑒于偽造企業印鑒詐騙資金多是利用未防偽會計憑證來進行,建議通過提高會計憑證印制防偽技術,以票據、憑證的惟一性確保支付行為的真實性,從而達到更好地防范效果。在實際操作中,將會計憑證分為專用會計憑證和普通會計憑證。專用會計憑證由銀行視為重要空白憑證保管,印制過程中采取較高的防偽技術,在客戶領用時仍采取原來的一系列的簽章、驗印等防范措施,在使用時還有自動銷號等措施,以確保使用人的確定性和惟一性。普通會計憑證采用條形碼技術,對銀行普通會計憑證設置條形碼,一方面便于電腦識別與操作,如“會計檔案影像查詢系統”可通過識別憑證條形碼來區分會計憑證,準確建立憑證名稱標識;另一方面也適應憑證防偽的需要,在實際操作時,銀行操作人員應對電腦未能正常識別的會計憑證引起警覺,及時進行更深入的比對、核查,排除用于詐騙的偽造、仿造憑證。
(四)會計憑證的設計應更趨人性化
在確定會計憑證變革方向后,在憑證的設計上應注重一些細節,充分體現會計憑證的人性化和實用性。如:供客戶填寫的憑證,格式是否直觀、內容是否完整,是否易于客戶理解,是否附有必要的說明,客戶簽名處是否合理;銀行內部使用的憑證分類、聯次是否便于柜員操作,便于電腦識別;憑證的大小及聯次是否考慮到電子存檔和保管問題等。
