一、超市采購業務的特點
1.采購規模較大,內容豐富。連鎖超市出于滿足顧客不同需求,基本上滿足消費者進入商店后可以購齊一切的愿望,連鎖超市采購產品范圍很廣,包括食品、日用品、紡織品、服裝、鞋帽、電器等若干項目,并且不同類型商品又包括不同品牌。此外,連鎖超市由于自身規模大,及采購成本的考慮,其在各種產品的采購中顯示出巨大的需求和購買力。
2.采購價格低廉性要求較高。連鎖超市的產品具有很大的相似性,真正吸引顧客的是相對低廉的價格。因此,連鎖超市,一方面完全可以憑借其規模采購對各種商品的采購價格施加影響;另一方面連鎖超市應定期對各供應商提供的采購價格進行比較,在保證質量的前證下,盡量選擇低價格產品的供應商,節省開支。
3.采購質量穩定性要求較高。在市場競爭日益激烈的今天,連鎖超市無一例外地重視企業自身品牌建設和顧客口碑傳播的影響,而連鎖超市質量穩定性如何,是至關重要的因素。顧客購買某一種產品時,由于該產品質量不過關,必然會影響顧客對該產品的評價,甚至會影響到顧客對該超市的整體印象并帶來失去該顧客的危險。因此,嚴把商品的質量觀是連鎖超市采購中必須重視的問題。
4.供應商選擇復雜性。連鎖超市商品的需求雖然有一定的穩定性,但也并不是一成不變的。當顧客出現新的需求時,為滿足顧客的需求,連鎖超市就可能不得不面臨新的供應商的選擇問題。此外,連鎖超市有時考慮到成本等因素,也會考慮選擇新的供應商。但是由于對新的供應商的了解甚少,就會面臨產品質量不符合要求等風險。因此,在選擇新的供應商時要集體討論決定,避免考慮不周,而且要對新供應商的商品進行試銷期考驗,讓其經過顧客的檢驗。
由于連鎖超市具有的這些特點對其采購流程產生了明顯的影響,也使得其內部控制具有自己的特點。
二、關鍵控制點及具體控制措施
連鎖超市采購業務的內部控制流程如上圖所示,為實現降低企業成本、優化商品結構和及時補充貨物的目標,對上述流程中采購申請、確定供應商、實施采購、驗收入庫等幾個關鍵控制點采取相應的控制措施就能基本達到要求。具體分析如下:
1.采購申請。連鎖超市應該根據顧客的需求量及庫存量綜合考慮需采購量,采購過多會造成產品積壓、影響收益;而采購不足,則不能滿足顧客需求,若長期出現此狀況有可能影響企業的聲譽。因此,連鎖超市應合理確定需要的采購量。
連鎖超市可以利用其先進的計算機系統,進行良好的信息溝通,了解各分店的銷售及庫存情況,先在不同分店之間進行商品調配,如果預計還無法滿足銷售需求,再確定采購進行,及時進行采購。
2.確定供應商。供應商的確定是連鎖超市采購業務內部控制的關鍵控制點,因為供應商的選擇合適與否,直接影響到商品的質量和價格,進一步影響連鎖超市的聲譽及利潤。在此環節,容易出現所選供應商產品不合格或未進行詢價、比價就確定供應商,相關領導就簽字批準的情況。
連鎖超市可以考慮采取以下制度:任何商品進貨,先得經過有關人員推薦,再由商品評審委員會集體討論決定,做到不經推薦評委會不討論,不經評委會批準不簽約。這樣可以防止供應商通過賄賂某些上別人員就可以把產品擺到超市貨架上的可能性,從而防止發獨斷專行,防止了采購環節腐敗的發生。此外,連鎖超市可以對新進供應商設制試銷期的考核的制度,讓產品經過顧客的檢驗后,再與其簽訂合同并大量從中購買,這樣可以保證采購商品的質量。
3.實施采購。該控制環節容易出現連鎖超市考慮成本等因素,采購申請人員與實施采購員為同一人,出現崗位不相容矛盾。申請人員虛購采購計劃,給企業造成不必要的損失等結果。 連鎖超市必須考慮企業的長遠利益及潛在風險,在組織結構上進行相應的改進,使不相容職務相分離,達到相互制約的目的。
4.驗收入庫。企業就當及時對供應商提供的商品根據合同驗收入庫,包括數量、質量和供貨時間等其他特殊要求,只有經過驗收合格的商品才能辦理入庫手續,否則,應當與供應商協商解決。這樣可以避免以后發生不必要的爭端。
最后,需要說明的是,同任何管理手段一樣,采購內部控制也存在一個怎么樣實施的問題。很多連鎖超市并不是沒有內制制度,而是對其視若無睹、置之不理,那樣內部控制就相當于一紙空頭,根本起不到盡最大可能優化采購方案、降低企業成本、提高其整體經營管理能力的目的。因此,為了保證采購內部控制有效實施,還必須保證既有超市軟環境建設方面,比如超市文化建設、采用“自上而下”的推進方式促使超市員工積極執行采購內部控制等,又有制度保障,比如科學合理的組織結構和授權體系、完備的信息與溝通體制、內部控制制度的建立與完善等等。
參考文獻:
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