一、概述
內部控制是指企業為了保證業務活動的正常進行,保證資產的安全和完整,及時發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策和程序。內部控制制度是企業管理體系中重要的、不可缺少的一個組成部分,而且經濟越發展,內部控制在企業的生產經營管理活動中就越重要。
二、銷售與收入的概念及特點
銷售與收款循環的經濟業務以實現收入為核心。在激烈競爭的市場環境下,收入是企業追求的主要經營目標,是實現利潤最大化的基本內容。按照《企業會計準則——收入準則》中的定義,收入是指在銷售商品、提供勞務以及讓渡資產使用權等日?；顒又行纬傻慕洕娴目偭魅?包括銷售商品收入、勞務收入、利息收入、使用費收入、租金收入等,不包括為第三方或客戶代收的款項。收入具有以下特點:
1.收入是從企業的日?；顒又挟a生的,而不是從偶然發生的交易或事項中產生。比如,商業連鎖企業的收入是從銷售商品等日?；顒又挟a生的,而不是從處置固定資產等非日?；顒又挟a生的。
2.收入可以表現為企業資產的增加,比如增加銀行存款、應收賬款、應收票據等;也可以表現為企業負債的減少,比如以商品或勞務抵償債務;或者二者兼而有之,如商品銷售的貨款中部分收取現金,部分抵償債務。
3.收入能導致所有者權益的增加。收入能導致企業所有者權益的增加,是收入的基本特征之一。但是,這里的收入是指毛收入的概念,即沒有扣除相關成本費用的收入。
4.收入只包括企業經濟利益的流入,不包括為第三方或客戶代收的款項。在企業的經濟活動中,常常會發生為客戶或第三方代收款項的情況,如企業代國家收取的增值稅等。代收的款項,一方面增加企業的資產,另一方面增加企業的負債,不增加企業的所有者權益,不能作為本企業的收入。
三、銷售與收款循環業務內部控制制度的重要意義
企業無論是自行生產的產品還是外購的商品,都是只有通過銷售業務的完成才能獲得營業收入并賺取利潤。企業制定銷售與收款內部控制制度時,要因地制宜,根據企業自身的實際情況制定相關銷售與收款職位相分離的內部控制,既可有內外部相結合的控制制度,防止呆賬及舞弊,又可及時收款。企業制定切實可行的銷售與收款內部控制制度,可提高企業經濟效益,使企業具有強盛的生命力,進入良好和健康的發展軌道。所以在激烈競爭的市場環境下,銷售與收款循環應該在企業循環中占有重要的一席之地,并且具有重要的意義:
1.保證各項業務的處理均經授權,防止并及時發現錯誤及舞弊,避免管理漏洞。加強企業的不相容職務的分離控制和授權審批制度,從而使各個相關業務環節進行了明細分工,有效的授權審批應明確授權的責任和建立經濟業務授權審批的程序等控制進而能夠及時的發現和避免錯誤和舞弊情況的發生,給企業帶來了更為廣闊的空間。
2.保證會計核算真實合規,如實反映銷售、發貨、回款、退貨等業務信息。
3.促進公司合理控制風險,在賒銷帶來的收益和因應收賬款增大而增加的可能損失之間取得較好的平衡。
四、銷售與收款循環業務內部控制制度設計
內部控制已經普遍被企業所采用.它在現代經濟生活中發揮著越來越重要的作用。一個單位經營管理狀況的好壞,與該單位內部控制制度是否完善、嚴密有著密切的關系。建立和完善內部控制制度,加強會計監督,進一步搞好單位的內部管理,將會為單位的發展奠定良好的基礎。
1.銷售與收款環節的控制目標與內部控制關鍵點(見下表)
2.嚴格內部控制制度,職權劃分清楚
(1)不相容職務分離控制
為了保證銷售循環業務的有效性和可靠性,應按各相關業務環節進行明細分工,以加強內部牽制,防止錯誤和舞弊行為的發生。為此,企業應該明確各部門的和崗位的職責、權限,確保辦理銷售與收款業務的不相容崗位的相互分離、制約和監督。
?、俳邮茕N售訂單、收款應與發貨職能相分離;
?、谂鷾寿d銷、開出發票和收取貨款的職能相分離;
③銷售和收款應與記賬相分離;
?、芴钪瓢l票人不能同時復核發票;
?、蒉k理退貨實物驗收的人員必須同退貨賬務記錄人員相分離;
⑥應收賬款記錄人員不能擔任該賬目核實工作。
(2)審批制度
授權審批是每一項經濟業務的執行必須經過一定形式的授權或批準。有效的授權審批應明確授權的責任和建立經濟業務授權審批的程序。對于銷售與收款環節而言,主要存在以下三個關鍵的審批關鍵點:
?、僭阡N貨發生之前,賒銷已經正當審批;
?、谖唇浾攲徟?不得發出貨物;
③銷售價格、銷售條件、運費、折扣等必須經過審批。
前兩項控制的目的在于防止企業因向虛構的或者無力支付貨款的顧客發貨而蒙受損失,價格審批控制的目的則在于保證銷貨業務按照企業政策規定的價格開票收款。
(3)客戶資信控制制度
企業應正確制定信用政策,對賒賬客戶在信用額度內進行賒銷。企業應制定企業的信用政策、確定信用標準,信用條件和收賬政策。銷售部門應對每一個客戶進行信用調查,并根據信用情況提出信用期限,信用額度,并經企業負責人批準。應該注意的是每個客戶的授信額度應定期審查歸檔,必要時做出調整要經有關人員審核。企業應根據銷售及資金回籠情況框對客戶的資信額度進行動態管理。
(4)銷售控制制度
銷售環節是企業生產經營環節中的首要環節,一方面企業以銷定產,另一方面企業要提高在市場經濟環境中的競爭能力,就要擴大銷售,占領市場。隨著市場經濟的發展,社會競爭的加劇,企業為了擴大市場占有率和提高競爭能力,越來越多地運用賒銷作為一種信用手段和營銷策略,以達到增加資本積累。然而,賒銷也會給企業帶來較大的風險,目前市場的信用危機又使得企業間相互拖欠現象越來越嚴重,甚至已影響了企業經營的資金周轉及其正常的經營活動。
?、俸娩N售環節的內部控制,制定長期銷售預測和年度銷售計劃根據市場的發展和變化,企業應充分考慮其市場占有率和存在的風險,結合歷史的、現有的市場狀況、企業自身狀況、競爭對手狀況、顧客的狀況、營銷政策及發展目標,結合市場調查的統計,對未來的市場情況及發展趨勢進行長期銷售預測。對企業的長期銷售預測、營銷策略、生產能力和資金能力等進行分析,制定年度銷售計劃,并按計劃銷售。完善年度數來判斷各種收益(成本)下的風險程度。另外,還可以運用敏感性分析來判定風險影響因素的作用范圍,以便在決策中防止和減少損失。
?、陲L險控制,應當建立企業風險防范機制,并采取措施以保證其正常有效地運行。要建立籌資、投資等財務活動的科學決策程序,既保證企業經營者的權威,又應充分發揮專家的智慧和科學程序的監督作用;建立企業財務風險跟蹤監督機制,對每一項重大的籌資、投資活動及現金流量等等各種財務風險進行不間斷的跟蹤,要保證隨時了解和掌握。對每項存在風險的財務活動實行責任制,即首先明確主要的風險承擔者,其次應給予其相應的財務活動權力,再次應明確其應當承擔的責任和應得的風險報酬,并進行嚴格的考核兌現
?、壅劭叟c折讓是營業收人和應收賬款的抵減項目,企業應建立嚴格的審核制度。對多數企業來講,給予客戶一定的折扣是相當普遍的銷售行為,因此企業應當制定較為詳細的折扣政策或規定例如,商業折扣規定應詳細說明可以享受折扣的客戶的條件,不同數量和品種的購貨訂單可享受的折扣比例等;現金折扣規定應詳細說明適用的范圍和不同支付時間可享受的折扣比例等。折扣政策必須得到有關授權人員的批準,一般為銷售部門的經理。辦理現金收人或記錄應收賬款明細賬業務的人員不能同時負責給予客戶的折扣的業務。
(5)收款控制
企業應按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》、《內部會計制度規范——貨幣資金(試行)》等規定,及時辦理銷售收款業務。對賒銷業務的應收賬款或應收票據必須及時分戶登記,定期進行應收賬款賬齡分析。企業應當按照客戶設置應收賬款明細賬,即使登記每一個客戶的應收賬款增減變動情況和信用額度情況,定期與往來客戶通過函證等方式和對往來款項。
(6)監督檢查制度
企業應當建立對銷售與收款的內部控制的監督檢查制度,明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期或不定期的進行檢查。檢查是否存在不相容職務混崗的現象;檢查大宗銷售與收款業務的授權的批準手續是否王正;檢查應收賬款的正確性、時效性和合法性;檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全,保管是否有漏洞。
五、結束語
企業制定銷售與收款內部控制制度時,要因地適宜,根據本企業的實際情況制定切實可行的銷售與收款內部控制制度,以使企業具有更強盛的生命力,更好的提高企業的經濟效益,進入良好的發展軌道。
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