企業的內部控制從性質上來說可以歸結為兩大部分,一是內部控制是企業經營和管理的重要組成部分,二是內部控制是由企業內部制定和實施的控制企業的經營和管理活動的行為。在內容上,企業內部控制制度可以分為內部管理控制制度與內部會計控制制度等兩大部分。內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制;如企業單位的內部人事管理制度、技術管理制度等。內部會計控制制度是指那些直接影響會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性的內部控制。
健全有效的內部控制,不僅能夠確保企業會計信息的準確可靠,財務收支的有效合法和財產物資的安全完整,還能保證企業經營和管理活動的效率、效益以及國家法律法規的貫徹執行。但是當前我國企業的內部控制存在著不少問題,需要在實踐應用中進行改革探討。
二、內部控制對企業經營和管理的作用分析
內部控制的成功與否已成為現代企業興衰成敗的關鍵。對企業經營和管理的作用主要體現以下幾個方面:
(一)保證企業的合法經營
必須在國家的方針政策和法律、法規內合法經營是企業生存和發展的先決條件。企業的各項生產經營和管理以及與此相關的各項規章制度,必須在國家政策法規的基礎上實施。內部控制在對企業的各種管理部門、經營環節進行有效的監督和控制的過程中,可以對國家的政策法規在企業內部的實施細節進行落實。內部控制還可以經過對企業各項經營和管理活動的監督、檢查來揭示經營決策和規章制度的具體執行情況,及時制止和糾正偏離國家政策和法規的行為,保證企業的合法經營。
(二)及時為企業提供真實、可靠的財務信息
企業的管理者、投資人、債權人等相關決策高層在做出正確的經濟決策之前,必須掌握和了解企業真實和可靠的財務信息。采用職務分離、崗位輪換、內部審計等方法,內部控制通過對企業財務信息的采集、歸類、記錄和匯總過程進行全面的監控,及時發現和糾正各種財務中存在的問題,切實保證財務信息能夠真實完整的反映企業生產和經營活動的實際情況。
(三)有效防范和降低企業風險
對經營過程中可能出現的各類風險進行有效和全面的防范和控制是企業實現生存和發展目標的重要保證。在現代競爭的社會中,每一個企業都面臨著成功的挑戰和失敗的風險,對風險的管理是現代企業的主旋律之一。風險影響著每個企業生存和發展的能力,也影響其在產業中的競爭力及在市場上的聲譽和形象。內部控制可以幫助企業建立有效的風險管理系統,通過識別并采取相應行動來管理對經營、財務報告、符合性目標有影響的內部或外部風險,包括風險識別和風險分析等具體工作,使得企業能提前加強對薄弱環節的控制,有效避免或降低各種風險對企業可能造成的不利影響。
(四)維護企業財產和資源的安全完整
企業財產和資源的安全是確保企業生存安全的基礎。通過采用限制接近、定期盤點、記錄保護、財產保險等方法和手段,內部控制可以對企業財產物資的采購、計量、驗收、倉儲等各個環節進行科學有效的監督和控制,提高效率和減少浪費,降低企業生產成本,確保企業財產物資的安全完整。
(五)提高企業的經營效率
企業為了達到經營目標,就必須讓各部門全面配合使整體作用得以發揮。內部控制可以利用會計、統計、業務、審計等各部門的制度、規劃及有關報告,將企業的生產、營銷、物資、財務、人事等各部門及其工作結合在一起,使各部門之間形成協調統一、相互制約和監督的關系,保證企業經營目標的順利實現。內部控制還可以通過對企業的各項經營管理活動進行嚴密的監督與公平合理的考核來激發員工的工作熱情及潛能,調動企業員工的工作積極性和提高企業員工的工作效率,有利于提高企業的整體效率與效益。
三、企業內部控制存在的問題探討
我國企業的內部控制處于發展過程中,雖有所進步,但存在以下問題:
(一)認識不足導致企業內部控制制度弱化
內部控制建立在成本與效益原則的基礎上。內部控制并不是要消除任何濫用職權的可能性,而是要創造一種為防范濫用職權而投入的成本與濫用職權的累計數額之比呈合理狀態的機制。因此,沒有不花錢的內部控制,也不存在完美無缺的內部控制。
因為建立控制制度需要耗費人力、物力,而這種人力、物力的耗費所能帶來的經濟效益又難于確定, 所以有些企業領導對建立企業內部控制缺乏積極性和主動性;還有一些企業領導把對成本的控制或對企業內部資產安全性進行的控制等個別方面的控制當成企業內部控制;有的企業領導,則干脆對內部控制完全沒有認識,認為那一堆堆的手冊、文件、制度等實屬繁瑣多余之物。由于企業領導者對內部控制重視不夠,也從思想上導致了企業財會人員及企業員工對企業內部控制制度的認識不足,有意或無意地導致了企業內部控制制度的弱化。
(二)董事會組成結構不規范
不少企業的董事會在表現上還存在許多誤區,真正的法人治理結構并未建立。董事會的監控作用嚴重弱化,“董事”不“懂事”,經常只有一個“虛職”,且缺少必要的常設機構。
國有企業改制以后建立了法人治理結構,但很多企業的董事長和總經理由一人擔任,董事會成員也大多由企業的高級管理人員擔任,難以發揮對企業的客觀和全面的監督作用。同時很多企業的董事擔任監事,監事會成員的薪水和職位的升遷也大都由總經理或董事長決定,使得監事會也基本形同虛設,不能有效發揮其對企業的監督職能。這些都從主客觀上對企業內部控制造成人為的不利影響。
(三)內部控制機制不完善
企業在內部控制中必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標的實現,其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業已有效物實”。
企業經營的目的在于實現其整體目標,一個企業的組織結構則在于提供規劃、執行、控制和監督活動的框架。企業組織結構建設的好壞直接影響到企業的經營成果及控制效果。構建組織結構的一個重要方面,在于界定關鍵區域的權、責以及建立適當的溝通管道。但是,組織結構只是給企業的經營運作與控制提供了一個合理的框架,真正進行這些工作的主要還是企業員工。因此,企業組織設立的一項重要任務就是權責分派。權責分派包括指派進行營運活動的權與責以及建立溝通管道和設立授權方式等。
為了進行內部控制,企業制定了各種管理措施和處理程序,包括授權、職責劃分、恰當憑證的運用、有效的安全措施、相對獨立的檢查和考核等。但在組織機構控制、授權批準控制、預算控制、風險控制、報告制度控制等許多重要環節上,離真正形成相互分離、相互聯系、相互制約、相互監督的內部控制機制還有不同程度的距離。在企業內部控制活動中突出的一個薄弱環節就是考核獎懲機制不夠健全和有效,使得在一些重大投資、資產處置等決策處理過程中難免存在主觀隨意性,一定程度上影響了企業的健康發展。
(四)管理層次過多導致職責不清
合理的職權劃分和責任分配是確保內部控制制度有效實施的基本保證。建立健全企業內部控制制度,監督控制政策和程序得到持續有效的執行是董事會及經理層應當承攬的責任,同時,按照不相容職務相分離的原則建立合理精簡的組織機構,科學的劃分企業內部各部門的職責權限,明確各部門的權利和義務。
一個良好的管理系統應能確保企業中的每個人都清楚地知道其所承擔的特定職責。在企業系統內部,從集團總公司到最基層的單位,有的多達五六個層次,這樣誰都可以管,誰都又可以不管,出了問題以后無法追究責任。由于管理層次過多容易造成企業內部控制的失控,使企業的投資資金難以控制到位,給企業資產造成損失。
(五)企業內部控制運行缺乏相應的監督
整個內部控制的過程必須施以恰當的監督,通過監督活動在必要時對其加以修正。內部控制僅靠制度本身還不能發揮其管理效能, 企業內部控制的實施需要在運行過程中適時加以審計和評價,才能真正提高企業內部控制的效能,保證內部控制的有效性。而在不少企業中雖有各種內部控制制度和辦法,但卻沒有嚴格的監督機制來保障實施,導致內部控制制度形同虛設;有些企業側重于事后監督,如對屬于事中控制范疇的核算程序沒有及時進行;還有一些企業對內部控制運行的監督往往被一般性工作差錯的查糾所取代,缺乏對內部控制運行情況的深入考核,也沒有設置相應的考核評價指標,使得內部控制措施難以真正落到實處。
四、內部控制應用的實踐對策探討
針對內部控制的重要性和實施中存在的問題,不斷發展和完善我國企業內部控制制度對企業的生存發展和員工收入具有重要的意義。總的來說,要建立、修正和維護一個企業的內部控制可以對以下三個方面進行重點考慮:
(一)建立一個良好的內部控制環境
加強和完善企業內部控制,首先應注意企業內部控制環境的建設。控制環境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產生影響的各種因素。它是一種氛圍,塑造企業文化,影響企業員工的控制意識,影響企業內部各成員實施控制的自覺性,決定其他控制要素能否發揮作用,是內部控制其他要素作用的基礎。控制環境直接影響到企業內部控制的貫徹和執行以及企業經營目標及整體戰略目標的實現。
1.高層管理者必須樹立現代企業管理觀念。如果高層管理者不愿為實現預算、利潤和其他財務及經營目標對管理加以高度重視,不愿設立內部控制制度或不能遵守建立的內部控制制度, 將會對控制環境造成很不利的影響。
2. 組織機構的設立必須合理,相關的管理職能和工作關系必須明確,每個組織和機構的責任權限必須落實到位。企業內部的組織與管理機構主要包括股東會(或股東代表大會)、董事會、監事會和管理隊伍。
3.重視審計作用的充分發揮。約80%的管理信息來源于會計資料, 會計資料的真實程度決定了管理信息的可靠程度。在企業各個層級的人員中,就內部控制而言,內部審計人員具有極其重要而又特殊的地位。內部審計既是企業內部控制的一個部分,也是監督內部控制其他環節的主要力量。因此,可以在有重大決策權限的機構如董事會內設置一個審計委員會,對會計報表等進行監督,協助決策機構(董事會)與公司外部及內部審計人員進行直接溝通。審計委員會的建立有利于企業保持良好的內部控制,內部審計在促成建立好的內部控制環境的同時也可以為內部控制制度的不斷改進提供建設性意見。
4. 要明確各職能部門的授權,因事設人、權利明確、責任到位,做到責任與權利對等。如果企業管理高層明確建立了授權和責任與權利的分配方法,就可以大大增強各部門的內部控制意識。
5.要建立確保執行企業政策和程序的人員具有勝任能力與正直品行的人事政策。制度化做好企業各部門負責人員的選拔任用、后續教育工作;制定并執行好按員工業績進行考核并給予適當的待遇及晉升等的相關政策。
6. 充分應用好企業的各種管理控制方法。如計劃控制、目標控制、預算控制、定額控制、進度控制、規章制度控制等常用的管理控制方法。
(二)建立一個有效的會計系統
做好會計控制是內部控制實施的關鍵,企業內部必須建立一個有效的會計系統。在國家會計準則指導下, 企業自行設計會計制度漸步成為了國家對企業會計的管理體制,會計系統的建立也就是企業會計制度的設計。會計制度的設計包括了會計賬戶、賬簿、會計報表等內容的編制說明,另外還包括了對發生在企業各部門間各種經營管理活動中會計處理程序的具體規定,在內部控制中抽象性、要素性的方法和程序具體化為企業會計制度中可操作的方法和程序。
(三)建立內部控制監督機構并加強內部控制隊伍建設
內部控制監督機構對每個崗位、每個部門和各項業務實施全面監督檢查和及時反饋情況的制度,與行政管理進行交叉控制,有效加強內部監控。內部控制必須被進行監督,監督是一種隨著時間的推移而評估企業內部控制制度執行質量的過程,只有實施切實可靠的監督,才能及時發現和解決內部控制過程中可能出現的問題,才能保證企業內部控制的有效實施。 五、結語
總之,內部控制作為企業自我調節和自行制約的內在機制,處于企業中樞神經系統的重要位置。針對我國企業內部控制的現狀及局限性,要想不斷有效地完善內部控制制度和實施內部控制,不僅需要國家相關法規的配套和不斷完善,更需要各企業結合自身的特點,設計一套適合自己的包括監督、激勵和評價為一體的內部控制體系,并在實踐應用中確保該體系的有效實施。另外,內部控制制度的制定不可能一步到位,還需要在實踐中不斷地進行改進和完善。只有這樣,才能真正確保企業內部控制對企業管理起到有效控制的作用,盡可能避免企業業務流程中的錯誤和舞弊,切實有效地提高企業的市場競爭力。
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