一、內部會計控制弱化的原因
通過對內部會計控制的現狀分析,我們可以看出很多單位沒有很好的進行內部會計控制,即使進行內部會計控制也是有選擇的進行。造成這種現象的原因是什么?
1.內部會計控制系統方面的原因。主要是控制環境、風險意識、控制活動、信息通暢、內部監督等方面做的不夠好,建立現代企業制度,不能僅僅停留在制度的條文里,真正現代企業制度的建立,還任重而道遠。另外,企業的風險意識不強。企業的風險意識,標志著企業的市場適應能力。企業求得生存,求得發展,就必須增強市場風險意識。企業的應變能力,來自企業的厚重文化基礎和企業行為哲學積淀。如果對市場認識不足,一旦遇到沖擊,特別是加入WTO后國外企業的紛紛登場,沒有應變能力,就會被沖擊的體無完膚。
2.造成內部會計控制不佳的人為因素。人是最根本的因素,如果將目前的現狀找出責任人的話,單位的負責人一定是首選。單位的負責人負責管理單位財務人員的任免、職務調動,對單位財務人員的后期教育負有一定的責任。
3.造成內部會計控制不佳的外部因素。造成內部會計控制不佳的外部環境主要包括法規、違規處罰、監督等政策因素。違規成本低,處罰不力是其主要原因;另外,統一會計制度執行過程中受到多方面的阻撓,特別是國有企業,在績效考核、凈資產數額、各種“準備”計提等方面顧慮重重,直接影響企業內部會計控制工作,外加法規制定落后,造成企業間無法橫向相比,嚴重挫傷部分企業的積極性。
二、完善企業內部會計控制的對策
1.職務分離。不相容職務相互分離控制要求單位按照不相容職務相分離的原則,合理設置會計及相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制。不相容職務分離主要包括:授權批準與業務經辦分離,業務經辦與會計記錄分離,會計記錄與財產保管分離,業務經辦與業務稽核分離,授權批準與監督檢查分離等。授予一個部門或某一個人去擔任一項具體職責時,必須相應地擴大在其進行活動中的權力。授有權力和負有責任的人員承擔著經營和保管的職務,不能同時擔任記賬的職務。一個處于可犯錯誤或容易發生不軌行為職位的人,不應同時又給予他擔任可以隱匿這些錯誤或不軌行為的職位。良好的控制應是一個人從客戶處收取貨款,而有另一個人在應收賬款賬簿中進行登記。把記賬職務與經營和保管的職務分隔開來,可以防止那些接近資產的人挪用部分資產,并用錯誤的會計記錄來隱匿這些活動。在公司的經營活動中,有些活動的性質使記賬與經營和保管職能自然而然地分隔開,如生產工人既無記賬的訓練,也沒有從事記賬工作的必要。但在另一些情況下,職能的區別是很難區分的。從事現金收支、借入和償還貸款、擴大賒賬、收取應收賬款等資產管理方面的職能,對于掌管會計職能的人來說,并不是完全分隔得開的。所以只要有可能,應把這些不相容的職務進行分隔。在組織業務活動時,要使每項經濟業務至少有兩個人或兩個部門參與,這樣就能用一個人的工作去證實另一個人工作的準確性。只要有關人員之間沒有相互勾結,差錯和不軌行為就很可能被發現。安排人員時應做到人盡其用,幾個人同時從事一項經濟業務,要利用各自的專長,而不應造成工作的重復。如交付一筆銷售定貨,會涉及到有人在銷售部門取得定單,有人在信貸部門檢驗信貸批準情況,有人在倉庫挑選貨物,會計部門有人作出經濟業務的記錄,運輸人員要檢驗發貨項目的正確性,并準備發貨。這種一項活動由幾個不相容的部門和人員來共同完成,不但能提高作業效率,而且也使內部會計控制得到實施。為了使所有有關人員可以了解內部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務、職權和責任的界限以及所有的方針程序,都應明確地以書面形式進行闡述。如為了反映擔任某職務的人應予履行的任務及權責,就應有一份工作說明書,以幫助職工熟悉新工作的要求。職工的上級要經常注意工作說明中有無故意、誤解、疏忽而與規定的程序發生出入,必要之處應采取糾正的措施。管理當局的指令只有為職工所了解才能得到執行,而使人們了解的最有效的方法之一就是把指令準確地以書面方式加以闡述。為了保證同類項目的統一處理,就要對各種經濟業務的會計處理方法加以說明,對有關事務還必須規定處理方針,如固定資產賬戶的資本支出的最低數額;采購部門無須經過上級部門批準就可發出定貨單的最高數額或工作一年可獲得休假的日數。為了反映公司業務中的不同職能之間的相互關系,還必須有系統流程圖。
記賬職務與經營保管的職務相分隔,可以有效防止那些接近資產的人挪用資產,并采取涂改會計記錄的辦法隱匿這些行為。不相容的經濟業務至少有兩個或兩個以上的個人和部門參加,只要這些人員和部門不互相勾結,差錯和不軌行為就很容易被發現,通過職務分離不但能提高作業效率,而且也使內部會計控制得到實施,有效保證會計信息的真實完整。
2.授權批準。授權批準要求單位明確規定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容,單位內部的各級管理者必須在授權范圍內行使職權和承擔責任,經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。
審批人應當嚴格按照授權批準權限的規定,在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限,經辦人應當在職責范圍內按照審批人的批準意見辦理業務,對于審批人超越授權范圍審批的事項,經辦人有權拒絕辦理并及時向審批人的上級授權部門報告。
3.有效的會計系統。會計系統是指企業為了匯總、分析、分類、記錄、報告企業交易,并保持對相關資產與負債的受托責任而建立的方法和記錄,一個有效的會計系統應能做到以下幾點:確認并記錄企業所有真實的交易;及時且充分詳細地描述交易,以便在會計報表上對交易作適當的分類;正確計量交易的價值,以便在會計報表上記錄其適當的貨幣價值;確定交易發生的期間;在會計報表上公允披露交易及相關事項。
4.建立健全內控框架。企業要有一個健全有效的內控框架,從控制環境入手,建立符合現代企業制度的組織結構,加強董事會的職能及其獨立性;提高管理者素質,憑借經濟市場的競爭,由市場決定而不是由行政指定管理層;鼓勵塑造企業文化,明晰權責。
5.加強監督系統。強化監督系統是內部會計控制實施的保證。首先是會計控制監督:一是強化會計規章制度監督。依照財經紀律、制度對各項業務進行檢查、評價和監督,糾正和制止違規現象。二是利用會計計算技術監督。對各項財務收支活動進行核算和檢查,糾正偏差。三是利用會計信息監督。及時搜集會計信息進行整理深入分析,對生產經營中存在問題及時反映,并提出改進措施。其次是經常性的利用內部審計機構和中介機構對企業會計工作進行審計評價。企業內部控制是一個過程,這個過程必須納入管理制度,為了確保企業內部會計控制制度被切實執行、效果良好,內部控制必須被監督,企業應設置內部審計機構或建立內部控制自我評估系統,加強對本企業內部會計控制的監督和評估,及時發現內部控制中的漏洞和隱患,并針對出現的新問題和新情況及內部控制執行中的薄弱環節,及時修正或改進控制政策,做到有章可循,違章必究,違規必罰,以罰促糾,提高會計信息質量,以期更好地完成內部控制目標。
6.建立內控信息的披露機制。為了提高企業內部會計控制的意識,提高其會計信息質量,企業有必要在進行內部會計控制自我評估后,向社會公開披露其內部會計控制信息。
7.激勵約束機制。建立相應的激勵約束機制,把核心人員及其員工的短期行為長期化。股票期權制度可以解決這個問題,重要的是在具體化操作過程中要掌握好激勵和約束的度,使激勵和約束相適應。通過這種激勵和約束,使公司核心人員更關注公司的長遠發展,從根源上消除虛假信息的動機,建立良好的人力資源管理機制,提高公司有關雇傭、訓練、待遇、業績及晉升等政策和程序的合理程度。
8.提高人員素質,進行崗位輪換。管理的主題始終是人。一個監督者同時也是被監督者。因此,要使內部會計控制得到有效的執行,重要的是解決人——即會計人員的問題。要加強會計人員的政治思想品德教育,提高政治素質,從思想上自覺抵制違法亂紀現象。
9.建立良好的信息溝通系統,實現控制計算機化。在經濟飛速發展的今天,特別是計算機技術和網絡技術向經濟管理領域快速滲透的今天,會計的反映職能即將或已經為計算機取代的情況下,如何更加重視、發揮會計的控制職能就顯得特別重要。自從上世紀50年代會計工作中開始應用計算機,直到70年代后數據庫技術的普遍應用,傳統的會計核算工作已經絕大部分被電子數據處理系統所代替,人們利用計算機的記憶功能、數值計算和邏輯運算功能,以及龐大而且先進的數據庫,基本代替了會計的手工操作。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會計工作的質量,改變了會計工作的面貌,為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的,其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作,尤其是記賬過程避免不了許多重復轉抄工作。而電算化會計僅需將數據(原始憑證)一次錄入,其他的過程均可由計算機進行處理且瞬間即可完成。這樣,在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作,變成了電算化會計下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記賬、編表的工作,現在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此可以說,電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手,同時也為激活會計人員的頭腦創造了條件,使他們有精力、有條件去關注履行會計原本就有的職能,即會計控制。另外,20世紀90年代以后,實踐中不斷開發出的許多先進適用的軟件項目,使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作,如各種輔助核算和管理會計核算工作。而這些核算正是實施會計控制所必須的,或者說是會計控制的內容之一。 10.正確性檢驗。內部會計控制制度應采用一切有效的程序來保證制度的正確實施,并保證所提供的財務會計報告的真實、完整性。常用的方法有:賬戶控制、復式記賬控制、分批控制、定額備用制。使用控制賬戶是檢驗正確性的一種簡單而有效的辦法。如果材料的控制賬戶是根據一種資料進行登記的,而客戶明細賬是別的資料進行登記的,控制賬戶與明細賬戶一致,就可以用來證明這些資料是相互符合的。當然,不軌行為依然可能存在,因為在兩種資料來源之間,還可能被串通舞弊。應用復式記賬,每發生一筆經濟業務均在兩個或兩個以上的賬戶中用相等的金額、相反的方向、全面地相互聯系地進行記錄。這樣能全面地反映資產的來龍去脈和試算平衡。如在生產過程中,一項資產從一種形式轉變為另一種形式或從一個部門轉移到另一個部門,采用借貸記賬,便可記錄一方承擔了經濟責任,另一方解除了經濟責任。
11.完善制度建設。(1)完善財務管理制度。會計工作規范和《會計法》是企業建章立制的依據,財務部門作為企業生產經營核算中心,應負責好企業生產經營目標利潤和目標成本的規劃、分解、考核,并建立科學、規范的考核體系,應圍繞生產經營目標制定和不斷完善費用管理等制度。(2)業務規章制度和操作規程。會計人員應根據國家政策的變動和企業生產經營環境的變化,定期審查、補充和修訂業務規章制度和操作規程,保證內部會計控制制度的全面、完整、有效。各項規章制度的建立都要本著科學合理的勞動組合和內部分工制約機制。
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(作者單位:河南省建筑工程標準定額站 河南鄭州 450003)
