摘 要: 文章著重分析了企業應收賬款管理現狀中存在的主要問題,闡述了解決這些問題 的方法。
關鍵詞:應收賬款 主要問題 解決方法
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A 文章編號:1004-4914(2008)05-159-02
應收賬款是企業因賒銷業務而形成的一種債權,有效的應收賬款管理一直是企業管理人 員長期關注的問題。本文從實際工作出發,談幾點認識。
一、應收賬款管理中存在的主要問題
通過對一些企業應收賬款管理現狀的觀察和調查,筆者發現主要存在以下幾個問題:
1.重銷售輕回款。這是很多企業存在的一種現象。許多經營一線人員,甚至是企業高層管理 人員往往片面地認為:在激烈的市場競爭中,把產品賣出去是一切工作的龍頭,銷售才是硬 道理,而回款則是以后的事情,是財務部門的事情。由于這種銷售至上、沖指標觀念的影響 ,企業的應收賬款居高不下,問題越積越重。
2.缺乏風險意識。很多企業對市場缺少應有的風險意識,對客戶的經營狀況、客戶管理層的 品格為人等信息缺少基本的調查了解,盲目賒銷放賬,最終形成逾期應收賬款,甚至產生壞 賬。還有一些企業,對交易過程中形成的書面憑據缺少法律角度的考慮和設計,導致在應收 賬款不能回收而訴諸法律時,因證據不足而不能得到法律的保護。
3.責任不清。一些企業在應收賬款管理方面,內部責任劃分不清,銷售部門推給財務部門, 財務部門又推給銷售部門,相互扯皮,推卸責任,導致應收賬款缺少及時有效的跟進管理。
4.應收賬款的日常管理工作落實不到位。有些企業雖然制定了比較完整的應收賬款 制度,但沒有真正落實下來,制度要求和實際完成之間存在很大的差距。主要表現有:沒有 對客戶進行認真的考察、放賬控制不嚴格、對賬不及時、對賬手續不完善、考核措施執行不 到位等。
5.缺乏有效的跟進手段。許多應收賬款在進入呆滯階段后,作為債權人,由于缺少一套迅速 、果斷、力度遞進的催收措施,使得呆滯賬款長期得不到收回。
6.缺乏有效的激勵機制。應收賬款的有效、及時回收,很大程度上取決于相關人員的工作熱 情。企業如果沒有一套直觀、有效的應收賬款回款激勵機制,則必然會影響責任人的催款積 極性,從而給及時回款帶來困難。
7.財務管理和物流管理相互脫節。有些企業,出于規避稅收的錯誤指導思想,往往對出庫銷 售(所謂出庫銷售,指產品已經交付到客戶手中而形成債權,但尚為開具銷售發票)不作會 計處理,從而人為推遲了納稅義務的發生時間。可是,由于缺少針對性的操作流程,導致這 部分債權在財務賬面不能及時反映,掩蓋了應收賬款的真實情況,給應收賬款的監督、考核 制造了人為的管理盲點。
二、如何加強應收賬款管理
那么,在實際工作中如何才能有效避免上述問題的產生呢?筆者認為,應從以下環節入 手,采用科學而嚴謹的管理手段,制定并切實落實一套完整而系統的應收賬款管理制度,才 能保證企業的應收賬款管理工作在一個良性軌道上運行。
1.客戶背景調查和資信評估。及時而準確地了解客戶的背景資料是應收賬款管理眾多環 節中不可缺少的首要前提。因為只有掌握了客戶的這些基本信息,我們才有可能對客戶做出 盡可能客觀而準確的判斷,并進而按照一個統一的衡量標準進行評判,以決定是否可以將該 客戶作為信用客戶。
客戶背景調查一般包括以下方面:客戶是否具備生產經營固定場所、法定工商注冊、良 好的資信聲譽;產品是否具有較好的市場前景;客戶的生產經營規模和預計采購規模怎樣; 客戶歷史上有無債務糾紛以及形成原因;客戶企業負責人、采購和財務部門負責人的基本情 況;客戶分支機構、關聯企業的基本情況等。
2.客戶信用標準的確定。信用標準指給予客戶最低的信用條件,包括對客戶的最高賒銷額度 、最長賒銷期限、賒欠手續等方面的規定。在客戶面前,企業一方面要增強市場競爭力,提 高市場占有率;另一方面,企業還須力求降低客戶違約風險,減少收賬費用。為了尋求一種 雙贏策略,企業必須考慮以下重要因素:首先是客戶的資信程度。企業要在對客戶的資信程 度進行調查分析的基礎上判定客戶的信用等級,然后以此決定是否給予信用優惠。其次,企 業要分析客戶的經營規模、經營周期、負債結構、產權比率,以此作為賒銷額度、賒銷期限 的判定依據。再次,企業還要考慮同行業競爭對手的情況。面對市場競爭,企業要知己知彼 ,根據對手實力狀況,相應采取寬或嚴的信用策略,以在競爭中把握主動,爭取優勢地位。 最后是企業自身承擔客戶違約風險的能力。企業風險承擔能力的強弱也直接影響信用標準的 決策,如果企業承擔風險的能力強,就能夠采用較低的信用標準爭取客戶,擴大業務;反之 ,如果企業承擔風險的能力薄弱,就只能執行嚴格的信用標準,從而最大限度地降低客戶違 約風險。
3.完善合同及其他書面約定。為了明確雙方的權利和義務,規范雙方的行為,賒銷企業和客 戶之間應該訂立相關的書面條約,從而對諸如接收訂貨、交貨簽收、款項結算、財務對賬等 一系列環節做出具體的操作規定。對于賒銷方來說,這項工作不僅僅是為了提高工作效率, 更是保證應收賬款在安全狀態下運行的法律保彰。
4.對賒銷行為的過程控制。企業必須健全對賒銷行為的監控機制。在賒銷行為發生以前,必 須確定該業務已完全具備下述基本前提:(1)與客戶之間的相關書面協議已經簽定完備;(2) 歷史上,客戶無不良信用記錄,或雖發生過不良信用行為但情節輕微,并且已經通過協調溝 通 ,問題得到解決;(3)賒銷過程涉及的相關書面憑據符合要求;(4)本次賒銷后,累計欠款額 不超過信用限額。如果不能同時滿足上述條件,就不能賒銷發貨。
5.應收賬款的日常管理。應收賬款一旦形成,企業就必須圍繞“保證按期足額回款”這一宗 旨而展開工作,這些工作是否真正落實到位,直接影響應收賬款的管理成果。這一時期的工 作重點概括為以下幾個方面:
(1)對客戶經營情況的跟進了解。賒銷業務發生以后,企業不可以坐等賬期結束時收款,而 有必要對應收賬款的運行過程進行跟蹤。必須密切了解客戶的經營管理狀況,對客戶的信用 品質、償付能力進行持續的深入調查,分析客戶的現金持有量與調劑能力能否滿足償還債務 的要求。尤其要將那些掛賬金額較大、信用品質較差的欠款客戶作為重點考察對象,一旦發 現客戶出現財務周轉方面的問題,則及時采取應對措施,以防患于未然。
(2)對賬手續。一方面,企業應完善財務的內部核查制度,避免因為會計核算的錯漏而造成 不可挽回的損失;另一方面,及時而完善的對賬工作必不可少,這不僅可以消除購銷雙方由 于人為因素造成的數據誤差,更為重要的是,它可以為今后可能發生的應收賬款糾紛提供可 靠的法律依據。所以,賒銷企業應將與客戶的財務對賬工作切實落實到位,并同時完善相關 的書面對賬憑據。
(3)應收賬款信息的內部通報。由于管理職能的細化,在企業管理序列中,沒有哪一個部門 的職能可以覆蓋全局,而應收賬款管理恰恰是關系企業全局的大問題,所以,企業要建立一 個信息統計反饋體系,要利用先進的技術手段在最短的時間內將銷售變動情況、應收賬款變 動情況等重要信息進行匯總、分析、通報,以及時把握應收賬款動態,糾正錯誤苗頭,避免 管理漏洞。
(4)應收賬款考核。一般來說,應收賬款的數額越大,其難以回收、成為呆滯應收款的可能 性也就越高;另一方面,客戶逾期和拖欠的時間越長,發生呆壞賬的可能性也隨之加大。為 了有效避免這種應收賬款風險,建立一套嚴格而切實可行的應收賬款考核系統也就變得十分 的必要。
筆者認為,系統的應收賬款考核體系應體現在以下幾個方面:考核對象應涵蓋銷售部門 、銷售部門負責人、銷售業務員、財務人員、法律顧問等多個層面。考核指標應涉及銷售單 位應收賬款的整體規模、每個客戶的應收賬款規模、超期超額應收賬款規模、應收賬款賬齡 結構、賒銷手續完善程度等方面。考核方法應該獎懲相結合、定期和不定期相結合、經濟措 施和行政措施相結合。
在對應收賬款進行賬齡結構分析考核時,企業管理人員要把過期賬款納入考核重點,在 加大催款力度的同時,要研究調整新的信用政策,努力提高應收賬款的收現效率。對尚未到 期的應收賬款,也不能放松監督,以防發生新的拖欠。
另外一點,由于人員更迭而導致應收賬款無人跟進、責任扯皮,而最終引發逾期、拖欠 ,甚至淪為壞賬的案例時有發生。因此,應該對應收賬款實行終身負責制,要對離任人員應 收賬款的交接手續做出規定,要完善離任人員應收賬款的審計和考核工作,在責任人已經調 離崗位后,即使以后應收賬款出現問題,也要有辦法追究責任人的有關責任,從而最大限度 地保證應收賬款安全。
6.建立法律保護體系。建立健全法律保護體系,盡可能將法律漏洞彌補在尋求法律保護之前 。完整的法律保護體系體現在以下方面:
(1)內容完整、邏輯嚴謹的購銷合同。首先,不要輕信口頭承諾,相關約定一定要寫進合同 ,合同條款需對交易中涉及的各個方面做出具體明確的規定;其次,應從法律角度審視合同 的每一個條款,最好在雙方簽字生效前由專職律師或機構對合同條款進行審查。
(2)符合合同約定、具有法律效用的交易手續。僅僅有了嚴密的合同是不夠的,雙方交易的 最直接證據還包括訂單、貨物交付手續、貨款結算手續等相關原始單據。賒銷方在取得這些 單據時需要特別注意:體現交易數量、交易價格的單據是否已由對方簽收,簽收方式是否與 合同相吻合。
(3)及時、準確的對賬手續和催款憑據。對賬手續和催款憑據是貨物簽收手續的一種補充形 式,如果貨物簽收手續不完備,那么,及時而完善的對賬催款手續也能成為法律認可的證據 。
(4)完善的檔案保管制度。以上各種法律保護措施,都需要完整的交易檔案作為支撐,因此 ,完善的檔案管理制度也是應收賬款安全的重要保證。
7.追款措施。客戶違反信用約定,拖欠甚至拒付賬款時,企業應該如何應對呢?
首先,企業應該分析客戶拖欠和拒付的原因。自古以來,欠債還錢天經地義,從理論上 講,履約付款是客戶不容推卸的責任和義務,也是債權企業的合法權益所在。不過,盡管如 此,企業卻不適宜對所有拖欠客戶一味采取對簿公堂、付諸法律的方法解決問題,因為企業 解決賬款糾紛的目的,往往不是爭論誰是誰非,而是怎樣卓有成效地收回賬款。在實際經濟 活動中,由于市場風云變幻,即使信用表現一貫良好的客戶也難免會因某些客觀原因而無法 如期付款。此時,如果企業一味通過法院起訴來追債,則可能達不到最理想的效果。所以, 企業首先要分析客戶拖欠和拒付的原因,檢查現行信用標準及信用審批制度是否存在紕漏, 并對違約客戶的資信等級重新進行調查、摸底和調整。然后,債權企業要設法尋求雙方都能 接受的折衷方案,通過實施債務重組等方式使問題得到解決。
當企業應收賬款遭到客戶無故拖欠或惡意拒付時,企業應當首先將其從信用名單中除名 ,停止對該客戶的一切業務,甚至包括現款業務。并視客戶的具體財務狀況,通過發送律師 函、法院調解、訴訟等多步措施,適時加大催款力度,爭取盡早收回賬款。
聯合欠款客戶的其他供應商共同追款,往往也是債權企業可以選擇的一種行之有效的追 款辦法。
參考文獻:
1.閆培金,王成主編.企業財務內控精要.中國經濟出版社,2001
2.張云亭.頂級財務總監——財務治理、價值管理和戰略控制.北京中信出版社,2003
(作者單位:江蘇萬順機電集團有限公司 江蘇江都 225235)
