中國會計電算化2001.9
網絡環境下會計信息傳遞的研究與思考
鐘紅山 張瑞君
一、網絡信息時代對會計信息傳遞提出的要求
在信息社會和網絡時代，空間在變小，時間在縮短，國界在消失。在這種環境中無論是企業還是個人要想獲取生存的空間必須融入社會。與社會各方建立起暢通的信息通道。會計工作在現代企業的經營、管理中扮演著舉足輕重的角色。會計系統要處理數據，這些數據從什么地方米？會計系統要生成信息，這些信息到什么地方去？傳統的會計電算化系統、其數據的采集與信息的發布基本上是半封閉的。在系統內部各個部門之間數據傳遞非常流暢，一旦與外部系統的數據發生聯系就顯得無能為力。我們常常能看到這樣一種情況，一個生產企業其內部電算化管理非常好，只要數據一錄入，會計電算化系統立即可以對錄入的數據進行加工、整理得到有用的信息。然而在會計電算化系統中數據錄入這一環節卻有著“先天不足”。以原材料采購過程為例：采購員與原材料供應商聯系，簽訂好采購合同、付款。采購員在結束這項業務之前必須將有關的單據（如：采購合同、付款收據等）交會計部門入帳才算告一段落。而會計人員必須將到手的數據錄入到所使用的會計信息系統。而系統輸出的信息一般是以紙張的形式向使用者提供報表、報告。這種手工或者半手工輸入與輸出的形式是會計電算化系統與外部信息系統在信息交換過程中相互脫節的關鍵。這就是所說的會計電算化系統的“先天不足”。當然這種“先天不足”不是會計電算化系統本身的原因，而是整個社會大環境所造成的。就是說社會在現有的技術條件下還沒有能力徹底消除這種“先天不足”。
目前，社會都在關注會計系統如何由核算型向管理型轉變。現階段，大部分會計電算化系統的核算功能已日趨完善。在這種形勢下；計算機會計系統又應如何變革以適應社會的發展？要回答這個問題，首先必須理解什么是核算型，什么是管理型。他們之間的區別又在哪里。筆者認為核算型系統就是能夠將輸入的會計數據正確地記錄到帳簿上：并且能夠使用合理的算法、模型對數據進行加工、整理得到所需要的信息（如：成本的核算、固定資產折舊……等）。而管理型的信息系統則應是在企業的信息管理模式、信息組織結構以及信息傳遞上有新的變革。這種變革不能把它僅僅局限在增加一、兩個預測、決策功能的使用。委從根本上改變企業信息的管理，從而達到在會計電算化基礎上發生一個質的飛躍。
筆者認為要從核算型向管理型轉變，首先，應該進行企業內部的信息管理、信息組織結構、信息傳遞的轉變；其次，在不同企業會計信息系統之間建立起通暢的信息自動傳遞通道。要實現這個目標，應建立起一個全新的會計信息交換系統。我們把它稱作“網絡會計”信息交換系統。
二、“網絡會計”信息交換系統的設想
“網絡會計”信息交換系統：應該是一個跨地域的、跨企業的、以網絡為載體進行無人工干預（指定發送或接收數據的過程不再需要手工二次錄人，指需要通過簡單的點擊目標數據即可完成）、數據傳遞全自動化的、按照會計工作規范、符合相關的法律、法規霎的，對企業生產、經營數據進行加工、處理的系統。”
當前，絕大部分會計信息系統是以獨立核算單位為使用對象。使用對象必須在會計信息系統中建立本核算單位的帳套，帳套的建立就是在會計信息系統內開辟一個空間，用于保存與本核算單位有關的會計數據。對于大型的集團公司，它下設分公司，分公司下屬又有基層企業。這種管理方式下的各層機構基本是按職能、按地域及管轄范圍進行劃分、分層管理。這種分層管理的企業組織結構之所以能延用至今，是與特定的社會環境及現有的科學技術條件有著密切的關系。在手工階段，會計部門在月末、年末要處理大量的數據，將生成的信息以報表、報告的形式，分階段層層上報，提交給有關的負責人。在這種情況下，會計人員在月末、年末忙于應付大量的數據，盡管加班加點也不能從根本上改變這種被動局面，并且費盡心血整理出的報表、報告還可能存在這樣或那樣的錯誤。對于那些大型的集團公司這方面問題更是尤為突出。集團公司的決策者最終得到完整的信息往往需要相當長的時間（這種情況是在市場經濟環境下所不能容忍的）。實現會計電算化處理后這種情況得到了大大的改善。不僅提高了會計信息的準確度，還大大縮短了會計信息生成的周期。盡管如此，會計工作中數據處理的方式、方法以及信息的傳遞過程并沒有本質上的改變。只是應用新的技術、使用新的工具進行會計核算，在一定程度上實現了提高工作效率和信息質量。
今天，社會在向著信息化、網絡化、全球化發展。會計工作在經過一次質的飛躍后又應如何發展？他的未來又將是怎樣？筆者認為會計工作要想再達到一個新的高度，邁上一個新的臺階，不能僅僅滿足于增加一些預測、決策功能。因為，這些功能的增加只不過是在現有電算化基礎上一種管理工具和管理手段的豐富，而應該在會計信息的管理體制、組織結構和傳遞等方面進行變革，以適應信息網絡世界的發展。
信息網絡世界的最大特點就是信息高度共享、信息高速傳遞。因此，新一代的會計信息系統應該能夠充分利用這些優勢進行會計工作網絡化管理，也就是本文要探討的中心——建立“網絡會計”信息交換系統。
三、“網絡會計”信息交換系統的目標
“網絡會計”信息交換系統的建立不能只瞄準一兩個企業或一兩個行業。而應該是一個能夠覆蓋全社會（指數據交換過程中的信息鍵是不間斷的）的信息交換系統。“網絡會計”信息交換系統的目標非常大。非常美好。但是，它的實施必須要從改善基礎設施做起。信息高速公路上跑的數據不夠快必須提速，要提速必須拓寬信息高速公路（提高帶寬）；必須從基本對象做起。任何一個系統的實施，最重要的是落實到一個個具體的實施對象。而“網絡會計”信息交換系統的基本對象就是一個一個獨立的企業。下面我們描述企業在“網絡會計”信息交換系統環境中如何運作，如何用它來管理企業。“網絡會計”信息交換系統的基礎和著眼點是。企業會計工作的信息“取之子網”，“付之于網”。企業會計工作所涉及到的數據在網絡中傳遞時可分成兩個方向，一個是縱向傳遞；一個是橫向傳遞。正是這些縱橫交錯的信息傳遞網絡構成“網絡會計”信息交換系統的基礎。
（一）縱向傳遞信息。信息縱向傳送在大型的集團公司、跨地區的連鎖機構的信息管理中尤為突出。一般他們的組織機構由總公司、地區分公司、基層企業或基層公司構成三級管理。每個基層企業、地區分公司、總公司都作為獨立核算單位對會計數據進行管理。企業的生產、涂營數據首先由基層企業自身進行統計、匯總上報至地區分公司；地區分公司將所轄基層企業的匯總數據進行第二次匯總后上報至總公司；最后由總公司匯總出整個集團公司的生產、經營信息。最終的信息是在經過幾道加工、處理后得到的。對于決策機構或決策者來說能夠得到匯總信息固然是好事，但是，如果再能夠獲得基層企業生產、經營的第一手數據那將是一個更加誘人的解決方案。傳統的層層匯總、層層上報的信息縱向傳遞的方式是信息通訊不暢的產物。在信息網絡時代完全可以實現各個部門、各層機構、各級決策者實時地獲取企業的生產、經營的第一手數據。我們甚至可以做到在“網絡會計”信息交換系統的環境下，某個商店的POS機上銷售一個商品，立即可以在千里。萬里之外的主管部門決策者的計算機上顯示出來。無論決策者走到世界哪個地方，只要有計算機、有通訊線路就可以立即得到本公司的信息。當然，從企業法律地位的角度、從企業組織機構管理的角度來看，象地區分公司這些組織機構為了管理而設置的中間環節仍然保要；但是，從會計數據管理、會計數據傳遞的角度來看，在“網絡會計”信息交換系統環境下完全可以跨越這些中間環節，使得最終決策者能及時地掌握最基礎、最完整、最準確、最原始的數據。那些原來在基層企業、地區分公司所作的會計核算等工作，也完全可以由最高決策部門通過“網絡會計”信息交換系統完成。這樣從上至下、各級機構所掌握的數據、信息是完全一致的。我們知道會計信息系統的核算不是目的，它只是一種手段。通過它可以正確揭示企業的資產、負債情況、銷售、盈利情況及生產、經營情況。因此，用于核算的數據必須是真實的、完整的、準確的，這才是關鍵。“網絡會計”信息交換系統恰恰可以解決這個問題，它還可以有效的防止下屬機構虛報信息，對于個別下屬機構的假帳、花帳可以防患于未然。總之可以對整個企業進行有效的監督與管理。對于決策者來說，那些建立在原始、完整、真實、準確的數據基礎之上的預測、決策方案才是最科學的。
請比較以下兩種不同環境下信息傳遞方式與過程（見圖l、圖2）。
圖1 傳統的會計信息交換系統中的數據傳遞方式
圖2 “網絡會計”信息交換系統環境中的數據傳送方式
（二）橫向傳遞信息一個企業在運作過程中除了要縱向傳遞信息外，還必須與其他有業務往來的企業、公司橫向傳遞信息。這些橫向傳遞的信息主要有哪些呢？我們以一個工業生產企業為例，看一看究竟在生產、經營過程中企業會與外部系統發生哪些數據聯系。一個工業生產企業首先要采購原材料，在這個環節，企業與原材料供應商之間所發生的數據有：原材料報價單、采購訂單、經雙方確認后簽訂的采購合同。企業付款數據（企業通過銀行將原材料款轉至供應商指定的帳號）、供貨商開出的收款發票等等。企業的生產過程主要由內部系統控制。產品成型后需要投放市場，這時需要與銷售商聯系。在與銷售商接觸的過程中需要傳遞的信息有：銷售商的購貨訂單、經雙方確認的銷售合同、銷售商的付款數據（銷售商通過銀行轉到企業指定帳號的貨款）、企業開出的銷售發票。
企業在采購、銷售環節必須與外部系統交換數據；在不同環節中扮演的角色也不一樣。正如，在原材料采購環節企業是以買方的身份出現；而在銷售環節則又作為賣方。目前，在傳統的商品交易過程中，會計信息系統不能完全自動處理來自外部系統的數據，必須經過手工二次錄入。這種手工的再次錄入，一方面增加了數據在傳遞過程中出現誤差的可能性；另一方面降低了信息在高速公路上傳遞的速度，他就好比汽車在高速路上行駛過程中遇到了收費站。而在“網絡會計”信息交換系統環境中則可以解決這些問題。前面提到的報價單、訂單、合同、結算數據、發票等都可以采用電子數據的方式在網絡中傳遞。他不需要紙張、不需要采購員、銷售人員長途跋涉。
另外，企業在經營過程中還會與其他機構進行數據交換。像結算時與開戶銀行交換數據，現階段的大部分會計電算化系統均采用分階段的與銀行提供的對帳數據進行對帳，這些對帳數據往往也需要經過手工二次錄入或采用軟盤傳遞（但是都做不到實時傳遞）。如果我們的系統是在網絡環境下運行，完全可以取消現有電算化系統中的對帳功能，因為每一筆向銀行提出的付款要求都可以馬上得到確認，并且可以實時地在銀行與企業雙方的系統中記錄所發生的信息交換。原來必須分階段的對帳工作在網絡中瞬間完成。防止了銀行與企業之間的對帳數據出現錯誤；在銷售過程中，企業需要向國家稅務機關如實納稅，在“網絡會計”信息交換系統環境下甚至可以做到每銷售一件產品立即可以在稅務機關的系統中有所體現。使得偷稅漏稅的行為沒有任何空子可鉆，也減少了審計部門的壓力。在美國有這樣的實例，它非常能體現網絡、信息時代的特征。投保人要投保醫療保險，而保險公司在決定是否接受投保人的投保之前，必須對投保人的身體狀況有一個全面的了解。要想掌握這些情況，保險公司只需將投保人的類似于身份證號的數據輸入系統，系統立即可以到醫療機構系統中搜索，得到投保人在各家醫療看病的情況。這種網絡化的處理使得保險公司既可以得到投保人的真實的身體狀況，又節省了對投保人必須進行身體狀況確認的時間。這種信息系統之間的信息無縫化銜接是“網絡會計”信息交換系統追求的目標。
我們可以把“網絡會計”信息交換系統的概念再進一步拓寬：在網絡信息時代除去物流中具有實際物體形狀的物品不能信息化外，我們可以把在網絡上傳遞的所有數據電子化、數字化、信息化。他們可能被稱作電子發票、電子印章、電子貨幣、電子身份證……等等。
圖3企業與立案機構和企業橫向傳遞數據的示意圖
四、“網絡會計”信息交換系統的實現“網絡會計”
信息交換系統有著一個非常美好的目標。但是，要想真正實現這一目標必須有全社會的努力。這種努力包括社會硬件基礎設施的改善，如，現今網絡系統的帶寬必須進一步拓寬，否則，過窄的帶寬會直接影響“網絡會計”信息交換系統的實施；再有，我們還是那句老話：“實現‘網絡會計”信息交換系統要從‘自己的企業’做起。”因為，“網絡會計”信息交換系統的宗旨就是讓會計數據農網絡中各個有業務往來的不同企業的信息系統之間能夠自動傳遞。作為一個企業它既要從網上得到所需的數據．同時它的數據又是其他企業所需要的。在這樣一個信息供需鏈中，所有企業都在完成者從網絡上獲取信息、把本企業的數據發布到網絡上的工作。如果所有企業都在等待其他企業提供所需要的數據，那么這個“網絡會計”信息交換系統只能永遠原地踏步。因此我們必須將自己的系統生成的信息開放、最大限度的向需求者提供數據，這種數據應該以系統接口的形式提供。這種接口是向社會開放、只要信息需求方按照提供數據的企業定義好的接口協議進行連接，就可以在無需任何人工干預的情況下獲取提供方企業的數據，并且自動對獲得的數據進行加工、處理，然后再將有關數據提供給另一方。到那一無所有的企業都把本企業的數據向外開放、并設計好數據訪問接口，這樣具有在企業間能實時的、全自動的傳遞數據的“網絡會計”信息交換系統最終得以實現。我們期待著在全社會的共同努力下這一無能早日到來。
（作者單位：中國人民大學會計系）
