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近年來,國家財政不斷加大對科技創新的研發投入,為我國的科技產出提供了有力支持。高校具備強大的科研能力,是國家科研的生力軍。隨著國家科研投入的逐年增加,高校科研收入占總收入的比重也在不斷擴大,這無疑對高??蒲薪涃M管理水平提出了更高的要求,以加強內部控制作為提升高??蒲薪涃M管理水平的抓手,對于解決高校經費管理的困境有現實意義。 (一)科研經費內部控制環境不佳 一是科研經費內部控制組織架構不合理,有的高校沒有成立層級分明的內控小組和聯動的內控機制,導致內控活動缺乏有效的組織管理;還有的高校未能設立單獨的內控職能部門,未能做到專職專辦,無法發揮應有的預防作用。二是科研經費內控制度文化建設缺失,缺乏有效宣傳和教育,使得內控停留在單純的制度層面,沒有滲透到全體人員的意識層面,導致多數人員不了解、不重視科研經費使用,做出很多不利于科研經費管理的行為。例如,有些高校科研人員對學校經費管理規定不了解,在獲得經費之后對經費的使用表現出極強的自我為主傾向,將一些與項目無關的開支以辦公用品等形式列入到經費的使用事項中進行報銷;還有的科研人員為了“多吃多占”,提供未參與科研項目的人員信息套取勞務費。這使得科研經費內控管理很難執行。 (二)科研經費內部風險評估缺失 很多高校沒有意識到風險評估在內部控制中的重要性,未建立有效的風險評估制度。例如,未能針對科研經費管理的預算收入管理、合同管理等關鍵環節建立相應評估制度,導致無法準確識別關鍵的風險點,使得高??蒲薪涃M使用中的一些徇私舞弊行為和違規行為無法被及時發現,造成科研經費的浪費和濫用。同時,由于沒有風險評估制度,高??蒲腥藛T和管理人員都會忽視風險防范,導致科研人員一心放在科研項目本身上,未能在科研項目實施的各個環節對經費使用的風險加以防范,管理人員對立項后科研經費的具體使用情況未能及時跟蹤,對不合理經費使用缺少有效管控,最終給科研經費的使用埋下隱患。再例如,有些橫向科研課題在簽訂合同過程中,相關業務部門在合同審核中對知識產權歸屬等不進行約定或者約定不明確,將有可能引發經濟糾紛甚至導致國有資產流失。 (三)科研經費內部控制活動乏力 一是科研經費的預算編制不夠科學,影響了執行效果。很多高??蒲薪涃M的預算編制是由不具備財務常識、不了解財務規定的科研人員自行制定的,缺乏財務部門、資產管理部門等的參與。由于沒有專業人員指導,加之科研人員本身對單位各項配置不夠了解,導致預算編制不合理。二是科研經費預算執行中存在沖突,未能及時解決??蒲谢顒泳哂幸欢ǖ牟淮_定性,會導致實際執行情況與預算編制存在不一致的情況,一旦出現問題,不能及時處理,就會造成科研經費的使用失控。目前,高??蒲许椖抗芾砦茨芘c經費管理有效對接,預算執行過程中缺乏專門的預算執行單位對經費使用情況進行及時跟蹤、監督和反饋,導致經費超預算、某些環節經費超標準支出等一系列問題。三是科研經費支出控制不當。當前很多高校缺乏合理的經費審批和授權制度,科研項目課題負責人對經費享有較高的自主權和控制權,但由于缺乏專業的財務知識和經費管理經驗,可能會導致科研經費被違法違規濫用。 (四)科研經費內部信息溝通不暢 對科研經費的管理涉及科研部門、財務部門及審計部門等,這些部門之間的配合程度將對經費管理的效果產生直接影響。但目前,多數高校缺乏科研經費使用的內部信息溝通機制,科研經費涉及的各個管理部門之間配合度較低,不能夠共享和充分溝通信息。例如,一些高校財務部門與科研部門之間缺乏科研經費使用的溝通渠道,財務部門不能及時向科研人員傳遞相關的經費使用制度信息,導致科研人員對經費使用制度較為陌生,無法按照經費使用制度的要求使用經費。此外,科研部門不注重與財務部門的溝通,不能及時向財務部門人員提供相應的項目資料與數據,導致財務部門人員對項目不了解,不能夠進行有效的跟蹤管理。 (五)科研經費內部審計監督缺位 對科研經費進行監督審計是實施內部控制的重要環節。但當前,多數高校監督意識不強,監督審計工作存在諸多不完善之處。一是高校對科研工作過度重視,忽略了審計工作,不能夠對各項科研項目經費的預算執行情況、使用情況進行動態的主動審計,審計監督工作流于形式。二是不重視審計部門的人員配置,致使審計部門出現人員不足,已有人員專業技能不過硬等問題,影響了審計部門監督作用的發揮。三是缺乏相應的績效考核機制,沒有將科研績效考核與科研經費使用相結合,無法在審計監督過程中對科研項目經費使用效率進行有效評估,削弱了科研人員提高經費預算執行效果的積極性。 (一)優化高??蒲薪涃M內控環境 一是對高校內控組織架構進行優化,明確各級職能部門的職責權限??山⒏骷壢藛T參與的、統一集中的科研項目管理委員會,委員會的主負責人可以由分管科研的校領導擔當,在該委員會下設三個層級的部門:第一級管理部門主要由各個職能部門組成,成員包括科研處、財務處、審計處及資產管理處;第二級管理部門可以向下延伸到各個學院,由學院分管科研的副院長組成;第三級部門繼續向下延伸到具體的科研項目及科研團隊,由不同的科研項目小組及其成員組成。由各級成員組成的管理委員會負責各部門間的協調溝通,明確各部門在科研經費管理中的責任,如科研部門的主要職責是進行項目的申報、立項、合同的簽訂等工作;財務部門的主要職責是提供經費預算指導,進行經費審核,對科研經費各項報銷事宜進行會計核算等;審計部門的主要職責是按照相關要求對科研經費的使用情況進行專項審計和檢查;資產管理部門的主要職責是管理由科研經費形成的實物資產。通過統一協調管理,形成對科研項目的全程監督。二是加強高??蒲薪涃M內控文化建設。在高?,F有科研經費管理辦法的基礎上,根據學校的科研實際,制定具有針對性、實操性的科研經費管理細則,并定期在全體員工中開展科研經費管理培訓,提高全體人員對科研經費管理重要性的認識,引導他們掌握和了解相關的政策、法規,提高其合法合規使用經費的自覺性,使其積極主動配合科研經費管理。 (二)建立科研經費內部風險評估體系 一是建立學校層面的科研風險評估機制。由各部門共同參與制定科研風險評估的標準,定期對各項科研活動經費使用情況進行風險評估,對評估結果進行排序和分類,并編制相應的風險評估表,最終經由科研經費管理委員會等進行審計,確定有重大風險的科研活動和不同項目在具體業務層面存在的風險點,對風險評估結果進行反饋,編制相應的風險控制矩陣,持續跟蹤是否采取應對措施。二是制定高??蒲薪涃M風險防控的具體措施,高校科研經費各管理部門要及時關注國家政策環境變化、科研經費管理規定變化等,通過收集內外部信息及數據資料,對高校經費收支結構進行合理性分析,制定詳細的經費風險防控對策。 (三)完善科研經費內部控制相關措施 一是確保科研經費預算編制的科學性和嚴謹性。可以由熟悉支出科目要求和預算編制要求的專業財務人員對科研人員進行輔助,避免科研項目經費預算編制中出現不符合國家規定或超預算及超范圍的支出內容。同時,要動員資產管理部門也參與到科研項目的預算編制中,讓其提供科研項目所需的資源,從而確保預算編制的準確嚴謹。二是強化對科研經費預算執行的控制。在實際執行過程中,一旦出現編制預算與實際支出有出入的情況,必須立即查找原因,找到問題癥結,如果問題出在預算編制環節,則要由預算編制人員進行修改調整;如果問題出現在預算執行環節,則要調整執行方案。為了確保及時調節的效果,可以建立相應的預算調整程序,明確規定預算調整的次數以及預算調整中不同事項的調整辦法,例如,若預算費用總額并未發生改變,只是調整一些明細科目的費用,可以由課題負責人向科技處提交申請進行審批,同時,由財務部門相關人員在科研經費預算管理系統中進行相應預算項目的調整;若需要調整預算總額,例如,需追加預算,可以在課題負責人向科技處提交申請之后,由科研項目管理委員會組織各部門召開會議集體討論,只有達成共識之后,才能審批并進行預算修訂。三是加強科研經費支出控制。高校可以制定科研經費的具體管理辦法,確??蒲薪涃M的具體開支范圍、轉撥程序明確,確保規范使用科研項目經費。 (四)建立科研經費內部信息共享平臺 為了促進科研經費管理中各部門、成員之間的資源共享和信息溝通,可以建立綜合化的信息共享系統,基于該系統建設科研項目信息化管理平臺。該平臺集數據信息收集、業務活動、職能管理等為一體,不同部門將自己掌握的信息上傳到平臺上,例如,科研管理部門主要負責上傳學校各類科研項目的立項信息、審核信息,財務管理部門主要負責錄入預算編制指導信息、預算執行及調整信息、各項科研經費的核算及票據的審核信息等。這樣的一個信息化管理平臺能夠增強科研經費管理信息的開放性和透明性,解決高??蒲薪涃M內部信息溝通存在的孤島局面,為各部門、各成員之間的溝通交流提供載體,從而提高高校科研經費的管理和使用效率。 (五)強化科研經費的內部審計監督 一是建立高校經費內部審計監管的完善體系。根據高校科研項目經費的獲得及使用順序,建立從獲得前到使用中再到結束后的全過程監控方案,每一個環節根據其主要內容進行監管。例如,經費獲得前主要對科研經費的申請程序、經費預算編制方案是否合法合規進行審計監管;經費使用中主要按照經費執行程序對使用過程進行監管,確保實際使用與預算執行方案的一致性;項目結束后,對項目最終產生的各種票據等進行審計監管,確保票據事項的合規性和準確性。二是建立科研經費專項監督小組,配備足夠的、高素質的監管人員。對不同類型的科研項目經費,交由對應的專業人員進行監管,提升監管的力度,確保監管的專業性。三是構建科研經費使用效益、成效、規范程度等的考核指標,對科研人員經費使用行為進行評估打分,并將其納入科研項目績效考核總成績中。對經費使用合理規范、高效的科研人員及團隊給予相應獎勵,并對其之后的項目申報等給予更多支持;對違規使用經費、預算執行效果差的科研人員及團隊則給予相應處罰。通過獎懲分明,調動科研人員合理高效使用經費的積極性。 本文為2018年寧德師范學院中青年教師科研項目“高校科研經費績效評價體系與監管機制研究”(基金項目編號:2018Q207)、2018年福建省中青年教師教育科研項目“高??蒲薪涃M績效評價體系與監管機制研究”(基金項目編號:JAS180600)的階段性研究成果。 作者:寧德師范學院財務處 鄭李海