中國會計電算化2001.9
科研事業單位會計軟件初始化中幾點工作體會
付小燕
現在，越來越多的大中型科研事業單位購買會計軟件以輔助會計核算，加強科研事業單位管理。它們在會計電算化過程中遇到的第一問題就是如何處理好初始化，如果初始化處理不當，將對后續的電算化管理造成不利影響。因此，筆者提出自身的工作經驗與同行交流，期望對諸君有所實裨益。
會計軟件的初始化是指從手工會計系統（或舊的計算機會計軟件）轉換成電算化會計軟件過程中所做的有關初始性工作，這些工作完成后，才可以用會計軟件進行日常的會計處理。
在初始化開始之前，軟件公司的指導人員會要求單位準備好會計科目名稱表。實際上，僅有科目表是不夠的。如果科研事業單位打算利用軟件實行分部門、分課題、分項目、分個人等細化管理，科研事業單位的會計人員不僅要做好接明細項目拆分初始余額的準備，還要擬好各帳套（單位的名稱）、項目清單、課題清單、部門清單，每個部門分項目列年末余額清單，每個部門分課題列年末余額清單，所有科目的年末明細余額清單等等，如果科研事業單位還打算使用工資、固定資產、電子報表、材料等管理系統，那么最好由軟件公司的指導人員根據該軟件的特點列出項目，例如：課題的名稱、課題的來源、按款項列支的明細項目等。總之，綜合考慮科研事業單位管理和會計軟件的要求準備資料。這樣在初始化中，才不會由于資料不全而手忙腳亂。
初始化首先進入自己的帳套，從會計科目的設置開始。這里須十分注意的問題是：（1）各帳套（單位的名稱）代碼的設置。有的會計軟件允許同一套軟件同時為多個核算單位記帳，由于一個核算單位可有一套獨立的帳簿體系，因此一個核算單位也稱一個帳套。每個核算單位均可獨立使用設置科目代碼，憑證輸入，帳表輸出，銀行對帳等主菜單上的各種功能。帳套代碼一經建立，不能修改，即同一單位帳務、工資、固定資產、電子報表、材料等等帳套代碼要是同一個，否則，根據該路徑，帳務系統中的自動分錄不可取電子報表中的數據，帳務系統中的自動分錄不可取工資系統中的數據等等。筆者就曾遇到這種情況，軟件公司的指導人員一時大意，未提示將同一單位的代碼設置為同一個，直到初始化后進行憑證錄入時，實現不了工資與帳務，電子報表與帳務，材料與帳務，固定資產與帳務等等之間連續，例如：帳務系統中的自動分錄不可取工資系統中的數據，才發現這一問題，只好返工，重新新建帳套，重新初始他而加大了工作量。甚至，帳套代碼一經建立，不能修改，根據該路徑，帳務系統中的自動分錄不可取電子報表中的數據，帳務系統中的自動分錄不可取工資系統中的數據，即實現不了工資與帳務，電子報表與帳務，材料與帳務，固定資產與帳務等等之間連續，不能更好發揮會計軟件輔助會計核算的作用。（2）如果某些一級科目一般用不上，可采取的辦法是初始化時一定要設置一套完整的由財政部或其他部門統一規定代碼的一級科目，具體運用時可采用打印時選擇打印發生額或余額不為零的科目打印出來，如不然、待發生了一般不發生的業務時，又沒有設定一級會計科目，那么就必須重新初始化，加人需要的一級會計科目，加大工作量，因小小的疏忽而不斷地返工。
接著總帳系統中最關鍵的步驟就是初始余額的錄入，對于在會計年度開始電算化的科研事業單位這一步則很重要。如果此前的帳套代碼，會計科目代碼及輔助明細項目，部門代碼，課題代碼，項目代碼設置得當，初始余額的錄入工作會比較順利。仍需提醒的地方是不要誤解總帳初始化的正確就是明細帳初始化的正確。資產、負債、權益科目的初始余額需要錄入拆分的明細初始余額，更重要的是明細與總帳的一致性正確，這里初始余額中還有總帳與明細帳核對的概念，初始化結束后沒有此概念。應當提醒的是總帳與明細帳核對的概念是手工會計中的概念，而電算化后，給會計人員增加的工作量是輸入記帳憑證，這是一項全新的工作要求輸入人員一絲不茍地輸入憑證，憑證輸入正確，才能保證帳表正確。仍需提醒的是：會計電算化后無帳帳核對的必要。手工條件下，總帳，明細帳，日記帳由許多會計人員分別登記，盡管其數據都是來自記帳憑證，但由于人們在計算匯總，抄寫等過程中有可能發生這樣那樣的錯誤，導致帳證不符或帳帳不符，所以必須進行帳帳核對，直到所有的總帳和明細帳、日記帳相符為止。電算化后，既然數出一門，計算機不會發生計算、匯總、抄寫等錯誤，結果必然帳帳相符，所以無必要進行帳帳核對。
總帳系統的初始化結束后，應錄入第一期會計憑證，審核、記帳、結帳，生成科目余額表等以測試系統狀態。這里會發現的問題是：由明細帳生成的總帳，不會發生錯誤，關鍵是錄人的明細一定要審核正確再記帳，手工中的總帳與明細帳核對，在會計軟件中變成了對憑證的編制、錄入、審核。如果科研事業單位企業化管理單位沒有借款，其“財務費用”的二級科目“利息收入”在貸方反映利息收入，但科目設置時，作為期間費用，確定的結轉損益方向是貸方，那么在結轉損益后，科目余額表不會顯示利息發生額。解決辦法是將二級科目“利息”的結轉損益方向定為借方，或者將二級科目“利息”改為一級（即“其他收入”），再將其結轉損益方向定為借方，或者將利息收入記入“財務費用”借方（用紅字），確定結轉損益方向仍為貸方，那么結轉損益后科目余額表將以負數顯示利息發生額。
固定資產系統初始化，須注意的問題是：（l）同一單位建立一個與帳務相同的帳套代碼。（2）建立固定資產卡片級次，自定義代碼各級長度，用戶在自定義代碼各級長度時，特別是順序號的位數時應注意預留一些空位置，以便將來新增固定資產使用。固定資產卡片代碼又稱卡代碼或固定資產代碼，是不同卡片，不同固定資產的唯一標識，代碼的分級關系在帳套設置時由用戶根據自身需要進行分級設置。如建立卡片代碼分級為：222223明細卡片之前必須將其上級類別進行設置，是否為明細卡片由用戶選擇“明細卡片”標志項決定，類別代碼排明細卡）只需輸入代碼和名稱，而明細代碼的固定資產則必須輸入所有卡片項目。明細代碼結構：
如此設定下的編號順序號就不能超過四個，即如同一大類小類下（即類別代碼）的固定資產卡片個數超過了99個，此設定就是失敗的，就要重新初始化，加大工作量。所以要注意預留一些空位置，把順序號定義為適合單位固定資產規模的位數，須注意將來新增固定資產使用，這一點非常重要。
接下來的報表系統，工資系統，材料系統等等的初始化，只要資料準備齊全，就容易多了，不過；常常可能在這一階段，才發現初始余額錄入的某些錯誤，而此時重新初始化，就要刪除，重做許多步驟。為避免返工，可以通過實行初始化“不關閉功能”，同時，錄入第一年的會計憑證，審核、記帳，而不使用結帳功能，來生成科目余額表等的測試系統狀態，來不斷完善、修正初始余額錄入的錯誤。試運行一年后年終再關閉初始化功能，進行結帳功能。
最后還值得建議的是：在初始化的過程中，科研事業單位的會計人員和軟件公司的指導人員應在每天的工作結束后進行總結、記錄，及時發現問題、解決問題，及時調整工作進度以確保初始化盡快、有效地完成。
（作者單位：江西省農科院會計服務中心）
