有效的資金監控體系，有利于及時依據數據發現業務員資金使用上存在的問題，將“融資服務也是外貿服務”的意識灌輸到業務員的意識中，在控制資金占用總規模的同時，有效地提高了資金的使用效率
論外貿公司資金管理 核算制度架構的設計
白云 劉學
一、綜述
外貿公司的資金管理和會計核算一直是困擾外貿會計的難題。外貿公司的核心業務包括物流和資金流兩個方面。物流方面，近年來通過應用計算機程序和理順業務關系，物流的管理和核算工作已經逐步完善，與物流有關的成本費用核算也已經可以做到核算清晰；相對于物流而言，資金流管理和會計核算要考慮的因素復雜很多。
首先，資金流是通過資金在生產環節以不同的性態存在的。因此，完善資金管理制度必須貫穿于資金的各個性態，包括庫存，應收、應付款等。資金的管理應監控不同性態的資金的使用情況，并加以綜合管理。
其次，資金流的管理是為了降低資金成本，總公司統一調控是最好的選擇。但是，資金的統一調控帶來了如何區分業務員之間的資金占用和分攤利息費用的合理性問題。
外貿公司目前的資金核算體制大致可以分為分公司制和業務員分票獨立核算制度。
對于業務量大的科室，外貿公司一般選擇獨立成科室，利用不同的銀行賬戶的隔絕實現資金核算的獨立性。但是這種方式下，每個獨立科室都需要保存有一定的資金額度，都需要進行獨立的融資決策，資金浪費比較嚴重。對于同一個部門的情況，很多外貿公司實行按單計算資金占用，核算利息的做法。具體做法是按照同一份出口單據下收匯付款的時間計算利息。但是該種做法核算復雜，工作量大，容易遺漏項目。
二、案例分析
山東華岳五金有限公司（以下簡稱“公司”）的出口額目前在國內同行業中名列前茅，年出口額過億美元。前些年因為資金管理制度缺乏，資金沒有核算明晰，利息分攤政策不合理，因此資金的浪費比較嚴重，資金占壓較大。
根據多年的會計經驗的總結和思考，結合公司的實際情況，筆者將公司解決資金管理問題的難點放在利息費用分攤和資金使用效率監控兩個方面。
會計記賬方法是各項會計核算制度的基礎，因此，公司根據資金管理的需要設立了各項會計記賬方法，并在此基礎上建立了資金監控措施，及時反映各個業務人員的資金占用情況，為科學制定各項資金管理措施提供依據。
首先，公司將所有的資產類科目都按業務員進行了分類。最早的財務程序只是將應收、應付、預收國外賬款分業務員設明細科目核算，后來將庫存、銀行存款和應付賬款科目等所有涉及營運資金的會計科目也分業務員設明細科目核算。這樣，整個牽扯營運資金的相關科目都分業務員核算到人，會計人員可以從這些對應的科目中提取數據，計算出業務人員的整個業務流程所占用的資金總額，可以揭示出資金占壓的主要環節。下面主要介紹設計的資金使用效率表的監控方法，表1是公司部分資金使用效率表，分別說明如下：
1．占壓資金A：這個項目是經過分別統計各業務員的庫存、應收國外賬款和預付賬款的月末借方余額作為占壓資金的增項，統計庫存，預收外匯賬款的月末貸方余額作為占壓資金的減項，增項和減項相抵得出的資金占壓金額。
2．出口額B:業務員當年累計的出口額，是動態的。
3．每美元占壓資金C:通過以下公式計算：
各業務員總占壓資金/（當年累計出口額/當月月份×12）
每美元占壓資金的指標具有跨年和跨月份的可比性，在積累了多年數據的基礎上，已經掌握了公司業務人員的資金控制能力和業務風格。按照以前的認識，出口額多的業務員占用資金一定多，因此，需要多分攤利息。但是具實際的每美元占用資金指標反映，出口額大的業務員并不是資金占用大的，相反，因為其最大的客戶實行即期付款，其平均資金占用是最小的。資金占用大的業務員是放賬期長的業務員。資金監控指標有利于業務員掌握自身的資金占用情況，可以在公司內部進行橫向比較，發現資金管理的差距。資金監控指標的建立不僅有利于控制壓縮不合理的資金過度占用，還有利于業務員發現自己在資金上的優勢，采用預付工廠貨款等方式，在自己合理的資金占用范圍內利用資金優勢拓展新業務。
在資金監控指標被業務人員和管理人員逐步接受的基礎之上，公司逐漸開始采用差別利率分攤利息的財務核算方法。在嚴格了資金收付制度，完善了資金監控體系后，每個業務員資金的周轉已經可以從財務賬面上加以反映，財務部門因此可以計算每個業務員的資金占壓，并據此根據差別利率計算業務員應承擔的利息支出，避免資金使用上的”大鍋飯“，具體做法如下：
公司根據每個業務員當年的出口指標，制定每個業務人員初始貸款的額度即1美元出口計劃提供1元人民幣的初始貸款。財務部門將初始貸款轉入每個業務員的銀行存款會計科目中。初始貸款適用于公司不同貸款方式下的中間利率。
業務員的資金收付都通過各自的銀行存款二級科目核算，月末計算每個業務員的銀行存款余額。可能出現三種情況：（1）余額大于初始貸款金額，說明業務員沒有使用初始貸款，不用計算利息；（2）余額為正但小于初始貸款金額，說明業務員使用了部分的初始貸款，按照初始貸款的利率征收利息；（3）余額為負，說明業務人員不僅全額使用了初始貸款，而且還使用了超額貸款，應該征收超額貸款的利息。
對于超額貸款的利率的制定，公司認為應該結合業務員的資金占用情況來確定，資金占用大的業務員適用最高的利率，資金占用小的適用優惠的利率。財務部門認為，在目前公司還可以正常貸款的情況下，最高的利率水平是公司可以貸到款所付出的最高利率，而優惠利率根據公司的融資成本的最低利率確定，兩者一般相差2-3個百分點，可以體現獎優罰劣的目的。
差別分攤利息的財務核算方法督促業務員在報價中依據放賬時間和自身適用的利率水平加計利息，取得為客戶融資所應得的利息收入。
三、結束語
在以上資金管理制度和財務核算體系、完善的前提下，公司的資金管理水平上了一個新的臺階，大大促進了業務員的資金有償使用意識。有效的資金監控體系，有利于及時依據數據發現業務員資金使用上存在的問題，將”融資服務也是外貿服務“的意識灌輸到業務員的意識中，在控制資金占用總規模的同時提高了資金的使用效率。公司的每美元資金占壓資金的指標逐漸降低，而資金占壓大的業務員因為在報價中從高計算了利息，其贏利能力反而成了公司第一名。內部資金統一調控監督，核算清楚的會計做法將公司的資金優勢充分發掘出來，創造了內部資金的高效運轉，提高了公司的抗風險能力，實現了共贏。
（作者單位：山東省機械進出口集團公司）
