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企業合規管理的關鍵突破之一——提升內控信息化水平

 “全面梳理業務流程,查找經營管理合規風險點,運用信息化手段將合規要求嵌入業務流程,明確相關條件和責任主體,針對關鍵節點加強合法合規性審查,強化過程管控。”

——《中央企業合規管理辦法(公開征求意見稿)》,國務院國資委2022年4月1日發布

合規管理體系建立與提升的關鍵突破點之一,是提升信息系統應用控制覆蓋率。在企業信息化的支撐下,管理層期望的具體管控要求可通過流程在線固化進行剛性約束,保障落實執行,大幅提升風險、內控、合規管理工作的效率與效果,具體表現在:

 


 

緊跟政策,要以信息化手段提升管理水平

自2008年起,國務院國資委、財政部等監管部門陸續出臺了一系列內部控制管理相關政策規范,引導企業加強重視、有序開展內控體系信息化建設工作。核心文件主要包括:

 


 

通過對以上政策的研讀,可見監管機構對內控信息化手段的重視程度越來越高,提倡企業借助信息化技術,逐步實現業務線上流轉、工作全程留痕、控制實時跟進、風險自動預警、評價在線執行等系統化功能,減少或消除人為操縱因素,形成業務系統與內控管理平臺聯動交互,著力推動內控體系的剛性運行,有效提升內部控制管理的信息化和智能化水平。

 

錨定重點,要以多維視角拓展信息化建設

企業內控信息化建設可從以下四個方面展開。

 

升級系統應用控制

流程控制點中包含的控制類型有人工控制、系統控制以及通過系統功能和人工操作結合的方式進行的控制,將分布在流程不同環節中的人工控制點進行應用系統升級可作為企業內控信息化的起點。

 

建議建設步驟為“梳理控制點—選擇固化模式—系統優化實施”。通過風險導向下的業務流程梳理,結合風險評估等級、控制頻率、控制類型、控制方式等要素識別,分析內控信息化提升的必要性,結合分析當前系統能力(基于系統架構、功能、接口、數據域等現狀),選擇適當的固化模式,如增加系統控制節點、增加校驗功能等方式,對信息系統進行功能升級、開發實施。

 


 

重視系統權限管理

信息技術幫助企業提升業務效能,但也可能出現系統開發不符合內部控制要求、授權管理不當、系統權限管理不匹配等問題,因此在促進內部控制與信息系統有機結合的過程中,企業需要特別關注信息系統的權限管理。

 

建議建設步驟為“規范制度—明確職責—合理賦權—定期審閱”。通過建立權限矩陣、權限申請審批表、權限定期審閱表等控制性文檔,規范權限的新增、修改、刪除的審批流程,做到系統角色及功能分配合理化,并確保與授權審批機制核對一致,避免將不相容職責的處理權限授予同一用戶、超過用戶工作范圍賦予冗余權限、離職員工未及時中止系統權限等管理問題。

 


 

規范系統控制環境

企業信息技術的運用需與經營目標保持高度統一,為使得業務系統正常運作、信息系統應用控制有效發揮,離不開信息系統一般控制的保障,包括邏輯訪問安全管理、程序開發與變更管理、信息系統運維管理。

 

建議建設步驟為“明確范圍—定義規則—加強執行—定期檢查”。通過頭腦風暴、專家訪談等多種方式,梳理公司在信息系統一般控制管理三個方面涉及到的具體內容;結合外部監管政策與內部管理層風險偏好,明確管理標準與規則,借助制度文件對相關要求進行固化;通過培訓、宣貫、績效考核等多種方式,督促員工嚴格執行信息系統管控要求;通過定期檢查與自我評估,查漏補缺,不斷完善,實現信息系統控制環境的持續優化與提升。

 


 

探究前沿技術應用

隨著新技術的發展與應用,在以人工智能、大數據為代表的新興技術爆發的背景下,各行業各領域的數字化轉型的浪潮和趨勢不斷加強。將數字化的新技術與管理相結合,可以推進數字化驅動的智能式內控建設,提高管控效率、質量和價值。

 

企業可以運用機器人流程自動化(RPA)技術執行大量重復性和基于規則操作工作,減少人工的參與,提高控制執行效率;可以運用大數據思維擴展企業內部管控的廣度、深度和效率,從合規檢查、業務監控、風險預警到業務預測等領域,提高內控管理的質量和價值;亦可以運用機器學習技術,憑借其強大的計算能力和學習能力,能夠更深入地洞察業務流程,有效識別高風險的管控領域。

 


 

立足實際,要以穩步提升釋放信息化效力

內控信息化建設不是簡單地將流程介質從紙質轉變為電子形式,它是一項長期的系統工程,需要統一規劃、分步實施、逐步完善。企業應結合自身實際,將內控信息化工作納入信息化建設總體規劃中,逐步開展內控信息化建設,有效提升風險管控和業務運行的效率和水平。建議企業內控信息化建設路徑可以分成以下三階段:

 

 

第一階段:信息系統用起來

在此基礎階段,企業可側重于將關鍵的、符合成本效益原則的內控管理操作植入信息系統,或直接由信息系統代為執行。在這個階段,公司需要全面梳理各關鍵業務流程,識別控制點、控制責任人、涉及的信息系統等,尤其注意規范審批流程及各層管理人員權限設置。

 

 

第二階段:信息系統用得好

在此融合階段,企業應在推動業務系統互聯互通的基礎上,搭建風險、內控、合規管理相關的工作平臺,實現管理內容可視化;通過管理平臺與業務系統間底層數據的互通共享,實現內控體系實時監測、自動預警、在線評價等功能,顯著提升內控工作效能。

 

 

第三階段:信息系統用得妙

在此智能階段,企業可借助RPA、大數據、云計算等先進技術,對傳統業務流程及管理措施進行全方位、全角度、全鏈條的改造與革新,尤其針對復雜性業務的判斷,提升管理決策的智慧性和科學性,釋放數字對企業經營發展的放大、疊加、倍增作用。

 

 

良好的信息系統管理治理與信息技術內部控制框架設計,是信息化成功建設的關鍵支撐要素。信息系統及其運用的實施、變更、升級,同步伴隨著企業文化和行為變化,企業需秉持勇于嘗試的探索精神,積極面對內控信息化建設過程中可能遇到的困難或瓶頸。

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