中國會計電算化2001.10
E化會計信息系統初探
朱清香 張鳳玲
在人類社會邁進21世紀的同時，全世界的科學技術進步正在以史無前例的高速度發展，高新技術的進一步應用使人們將商業的發展和科學知識更緊密地結合在一起。隨著信息技術和網絡經濟的發展，特別是近些年來電子商務的迅猛發展，企業正被卷入又一場革命。在經濟發達的歐美各國，各種規模的企業都在希望通過國際互聯網（Internet）及企業內聯網Intranet）、外聯網（Extranet）進行電子商務。因為電子商會給企業帶來的好處是顯而易見的，它可以使企業降低成本、減少庫存、縮短流通周期、開拓更多的貿易機會，從而更好地實現企業價值最大化。可見，發展網絡經濟已不僅僅是電子信息技術的運用和商務模式的選擇問題，而是在日趨國際化的市場中，不斷地增強競爭力，力求生存與發展的戰略選擇。電子商務將成為對世紀中國經濟發展的巨大動力，將給中國企業帶來無限的機遇與挑戰。
作為企業經濟管理系統的重要組成部分的會計信息系統，是一個組織處理會計業務，并為企業管理者、投資人、債權人、政府部門提供財務信息、定向信息和決策信息的實體。它必然要受到計算機技術、網絡技術、電子商務發展的影響，對企業來說，會計信息系統將由手工會計信息系統到電算化會計信息系統，并向網絡化會計信息系統發展。
一、E化會計信息系統的特點
電算化會計信息系統是將電子計算機應用到會計中，用電子計算機代替人工完成對會計信息的分析、預測和決策。筆者認為，E化會計信息系統是指基于電子商務的會計信息系統。即E化會計信息系統是指企業在通過內部網、外部網和互聯網等電子信息技術進行電子商務的同時，將網絡技術應用到會計中，完全代替人工進行原始數據的收集、原始憑證的錄入、復式記賬、算賬與報賬，以及代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的過程。E化會計信息系統具有以下特點：
（一）高度自動化，降低人力資源占用成本
會計部門是與企業其他管理部門密切聯系的，會計核算的原始數據來自于企業其他部門，如：材料核算的數據來自于物資采購部門；成本核算的數據來自于生產、技術、物資、設備等各部門；固定資產的數據來自于設備管理部門；銷售收入的核算數據來自于銷售部門。會計信息的處理要經過填制和審核憑證、登記帳簿等。各種原始數據、記賬憑證在電算化會計管理信息系統下需要由人工收集，并由人工錄入原始憑證，因此耗費時間長，需要多個會計人員進行收集、錄入工作。而且化會計管理信息系統，利用網絡技術，通過企業內部聯網、外部聯網、并采用收發郵件的文件傳遞方式，會計處理系統自動采集相關的電子原始憑證和數據，并按設定的會計處理方法和流程，自動進行業務處理，生成電子記帳憑證，然后自動登帳，隨時可以根據需要，生成會計報表，還可以通過預測決策系統對會計信息進行分析。從而減少會計人員的工作量，使會計工作所占用的人力資源成本減少。
（二）大大提高工作效率
基于網絡的E化會計信息系統，大大提高了會計事務處理的效率。例如：企業與銀行之間的經濟往來業務的處理是會計部門經常面對的事、由于憑證傳遞上的時間差，會出現一方已登記入帳而另一方尚未入帳的情況，這種未達帳項使企業帳上銀行存款余額與銀行帳上該企業的存款余額在同一日期出現不一致。因此企業與銀行要經常發生對帳的繁重工作，增加了會計人員的工作負荷，降低了工作效率。E化的會計信息管理系統，在網上直接交換傳遞信息，共享數據信息資源，銀行與企業可以同步進行信息處理，使未達帳情況的發生率降至最低（由于計算機中存在響應時間差，不能完全保證不存在未達帳現象，當然這種時間差相對于人工處理來說可以說是無窮小的），并使企業對帳的周期相對減少。企業進行定期對帳時，首先將從網上獲得的本企業在銀行帳上的賬單，然后自動生成存款日記帳，再采用帳務處理系統自動與企業的賬單進行對帳。
（三）更高的管理預測能力
由于互聯網技術，企業將更及時地獲得更大容量的商業信息，可以做到數據共享，硬件、軟件資源共享，并且能及時將相關的信息反饋回去。企業會計部門將由于人力資源占用的減少、工作效率的提高而向財務會計、管理會計方面發展，會計部門將與企業各部門聯系起來，加強財務預測、決策和控制功能，幫助企業主管部門更好地進行投資、融資和籌資決策，實現財務與業務的協同。
（四）電子貨幣取代基于紙張的貨幣
現在的商務交易中，支付時大多采用基于紙張的支票、匯票、現金。隨著全球網絡技術和電子商務的推廣，企業間的交易在網上直接進行，企業將使用各種基于網絡虛擬技術基礎上的支付方式如電子支票、電子貨幣在網上進行核算。會計事務所處理的對象將不再是現金、支票，而是各種電子貨幣，將由實物形態變成虛擬形態。
（五）可靠性
會計事務處理網絡化后，由于計算機網絡的采用，信息獲得將更加及時，系統響應速度及會計事務處理速度也將大幅提高，會計憑證在傳遞上的時間差縮短，財務分析的各個指標、報表將更加可靠，企業能更好地進行財務分析、預測、財務管理。此外，企業采用EDI技術可以最大程度地減少甚至消除人為因素的介入和信息的錄入工作（所謂EDI技術，是指機構之間通過計算機網絡所進行的統一結構和標準信息的交換。該技術支持計算機系統之間信息的直接交換。但它涉及的企業需要遵循一套大家所公認的文件或商業單據標準）。
二、E化會計信息系統建立的條件
從人員的角度來說，E化后的會計信息系統與電算化會計信息系統相比，由于E化的高科技性，財會人員可以有更多的時間參與企業的經營管理，從而促進了會計職能由單純的核算向監督和控制轉變。因此要求具有較高的會計知識和計算機網絡知識的人員，從而改變了會計人員的知識結構與素質，提高管理水平，從而進一步提高企業的經濟效益。
從硬、軟件的角度來看，E化會計信息系統需要處理大量的基于Internet的交易和其他事務，需要有更強大的系統、更大容量的數據庫和更加完美的應用程序。企業E化后需要在不斷的商務運作中進行業務資料的備份存儲，這就需要計算機系統有更好的建立在與多方兼容的協議上的更安全、更可靠的備份系統。另外，資料的存儲應由被動的接受方式轉變為主動的對信息進行加工管理，如：在數據中心合并信息；集中處理在多個平臺上生成并散布在公司各處的信息等。現在已開發出的相關技術有EMC、SRDF等。運用這種資料存儲技術，將減少系統的運行和維護費用，實現更有效的數據管理。但在國內由于其所需的初始安裝成本較高，還很難被中小企業采用。
從國際互聯網角度，要求會計準則國際化。會計系統E化后，將為企業進入國際市場提高競爭力。現代經濟的全球化趨勢使國家、地區之間的依賴性加強，尤其在中國加入WTO后，中國企業與國際企業貿易往來將更加頻繁，會計必然打破國界，而趨于國際化，這就要求會計準則國際化。使用國際通用的會計慣例、會計準則處理會計事務，才能保證會計信息的通用性和可比性以及會計數據處理的自動化，便于企業在互聯網上與國際企業進行貿易往來，也便于信息使用者閱讀信息。
三、E化會計信息系統事務處理的流程
會計信息系統E化后，在企業內部和企業之間，從交易的達成到產品的生產、原材料的供應、貿易伙伴之間單據的傳輸，貨款的清算等均實現了一體化的信息處理。在電子商務系統中，一筆交易所涉及的各種原始記賬憑證，如：企業之間進行交易的客戶的訂單、企業的發貨單、發票、支票、電子貨幣或收付憑證；企業內部記錄業務的內部原始單據，包括領料單、入庫單、驗收單等原始憑證，都以電磁信息的形式在網上傳遞并存儲于磁性介質中，企業各部門按統一的格式在網上填寫各種單據，并由計算機生成相應的單據式文件。這種文件的統一格式是可以被會計部門計算機處理系統識別，并能由計算機自動生成會計分錄的格式。
各部門在交易的同時，將其生成的單據式文件傳送至會計部門。會計部門相關的人員在網上打開電子郵箱，獲取其他部門傳送來的原始憑證，并由計算機按事先編好的程序，自動地產生會計分錄，并編制電子記賬憑證、登記電子賬簿、編制電子報表。當然，它所遵循的依然是復式借貸記賬原理。在此，再一次強調會計準則國際化的重要性，因為它是按標準填制單據的依據，是實現基于Web自動生成會計憑證的基礎。只有按統一的會計制度編制的軟件系統，才能實現對基于互聯網的電子支票、電子憑證進行自動輸入記賬。
四、E化會計信息系統在我國面臨的問題及發展對策
電子商務的發展促使會計信息系統的發展必須適應未來會計復雜化、多樣化以及網絡化的需求，E化會計信息系統是傳統會計發展的必然趨勢。我國的會計電算化是從80年代開始起步的，而電子商務在中國的興起僅有幾年。1993年，我國開始啟動作為電子商務基礎和重要內容的金卡、金稅、金關工程，1996年，外貿部成立中國國際電子商務中心；1997年，出現網上購物及中國商品訂貨系統；1999年興起政府上網、企業上網。目前，我國電子商務已經在稅務、金融、保險、海關、證券、藥材等行業得到應用，這就為會計系統的E化提供了基礎。目前，我國E化會計信息系統還處在起步階段或初始階段，該系統的發展還面臨著一些問題需要解決。
（一）網絡技術與網絡基礎設施
E化會計系統的發展首先有賴于企業的信息化程度。我國因計算機在會計中的應用還尚淺，會計電算化還不完善，企業內部網、外部網的全面建立還不能實現，還不能廣泛地利用互聯網與國內、外企業進行交易。因此要實現基于電子商務的E化會計信息系統的硬件資源還達不到要求。這就需要在政府的大力支持下，企業積極開展網絡化設施建設。
（二）軟件
由于電子商務是在虛擬的網絡空間進行的，涉及到的是非基于紙張的信息存儲辦法，因此，必然存在單據電子化、會計信息的動態核算、協同處理及遠程報表與遠程報賬等方面的問題，這就要求提供功能強大的網絡財務軟件，實現遠程報表、遠程報賬、查賬，網上支付，網上催帳、網上報稅等。這種軟件必須以整合實現企業電子商務為目標，能夠提供互聯網環境下財會核算工作、財會管理工作等功能。目前用友財務軟件已開發出網絡財務軟件，隨著電子商務的發展，更多的，功能更強大的財務軟件將投入市場。
（三）安全性
電子商務本身還存在安全性問題，如保密、有效性、完整性、可靠性等。并且客戶的匿名性和隱私尚未得到充分地考慮。在網絡環境下，會計所要求的信息安全、貿易安全是重要的問題，因此必須采取安全措施。目前，電子商務系統中解決安全性問題的核心技術包括：加密電子簽名、電子信封、電子認證書、防火墻等。在我國政府的大力支持下，各科研機構針對上述問題的解決方法進行了大量的研究。今年3月舉行的第五屆全國人民代表大會第三次會議將我國電子商務的發展列為重要的議題。由國家信息辦公室主持的有關中國電子商務的法律制度標準等規范框架已基本形成，并正在抓緊制定中國電子商務發展實施綱要。中國國際電子商務中心的商業電子信息安全與認證技術開發及應用項目，能提供數據加密和電子簽名的電子證書，為企業之間的商務交往提供安全的保障。而新型的計算機操作系統Microsoft Windows XP今年也將上市，它能實現在同一單位計算機上存儲多個用戶的文件，并使其相互間保持私人性，能使僅屬于某個用戶使用的文件不被他人所使用。
（四）E化會計相關問題
E化會計信息系統的應用發展與審計、稅收密切相關。
1．審計問題。現代企業內部審計可通過對會計憑證和賬簿的審核，加強經濟核算。在電子商務和網絡會計下，傳統的審計將發生變化，審計環境、審計線索、審計內容和審計技術都將發生變化。
2．稅收問題。會計系統是直接關系到國家稅收征管的。以前紙制憑證和賬簿是稅務部門依法征稅的依據。而E化下，采用非紙制憑證，使得傳統的依據失去基礎，會加大稅收流失風險。我國已就網絡環境下的審計、稅收問題進行了多方面的研究。稅務系統網上征稅已在江蘇、廣東等部分省市實現。
（五）人員素質和技能問題
E化會計信息系統要求會計人員既懂財務又懂網絡、電子商務知識。它要求有一批掌握現代電子技術、網絡技術，融自然科學、社會科學、人文科學于一身的復合型人才。而目前，這種復合型人才還很匱乏。因此要加大復合型會計人才的培養力度。貫徹人本戰略，積極培養人才，普及信息技術及電子商務知識，培養專業化的人才。目前已有大學設立了計算機安全性研究專業。今后應鼓勵在各大院校會計專業設立網絡會計課程，系統地學習網絡知識。電子商務在我國的起步較晚，基于電子商務基礎上的E化會計信息系統的發展將會面臨許多的困難，然而，電子商務發展的巨大潛力使得E化會計信息系統成為必然的發展趨勢。社會各界應大力支持電子商務及會計信息系統的發展，為提高企業未來的國際競爭力、迎接人世帶來的挑戰提供保障。
（作者單位：燕山大學經濟管理學院）
