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申報單位：南開大學

案例作者：張蕊 劉文婷 羅敏

【摘要】隨著高校各項事業的不斷深入發展，“走出去、請進來”已經成為常態化現象，差旅活動在高校的業務活動中占據著舉足輕重的地位，相關費用也在逐年增加。而傳統的差旅管理方法也暴露出出差人未能掌握全部差旅費管理規定細節、“亂出差”多、人工核算報銷出錯等問題。隨著“智慧校園”建設列入了全國教育信息化工作要點，多個省市的教育主管部門也同時加速了“智慧校園”規劃。

作為教育部直屬國家重點大學，南開大學以此為契機，按照學校信息化工作的總體部署，由財務處牽頭，借助嚴格甄選出的、發展成熟的差旅平臺服務商，整合了學校的財務管理系統、人事組織系統、學生信息管理系統、科研管理系統等，重新梳理財務流程和業務流程并將二者有機融合，打造“智慧校園”高校差旅管理系統，南開大學差旅平臺應運而生。

差旅平臺以師生為服務對象，提供一站式差旅服務，嚴格差旅管控，師生不用墊付資金，學校統一結算。差旅標準、預算管理和資金控制均得到系統化實施，降本增效，提升了工作效率，并階段性地提供專業分析報告以及合理化建議，可以達到全過程管理的目的。相應的也減輕了財務人員工作量，提高了財務工作效率、改善了財務服務質量。同時，財務人員基于管理會計視角應用大數據工具對差旅財務數據進行了分析，為學校管理者提供了全面的差旅出行數據，為差旅費的細化管理提供了依據。南開大學差旅平臺得到學校師生、財務工作者和學校管理者的多重認可。

一、背景介紹

（一）高校差旅業務管理中存在的問題

（1）差旅費標準管理分類施策后明細較為繁雜。為加強對差旅費的管理，國家、各高校相繼出臺并不斷修正更新已有規章制度。差旅費的管理適應政策的變化而不斷修正，同時也使得出差人員對差旅費報銷的規定掌握不及時、不準確，也讓出差人員承擔了一些不必要的損失。

（2）發票不合規導致無法及時報銷。差旅行程中所獲取的發票經常會出現一些不合規的問題，出差人并不是專業財務人員，常常無法及時發現這些問題，也延誤了報銷進度，使報銷人產生一定的情緒。

（3）報銷不及時影響公務卡信用值。按照貫徹落實中共中央“八項規定”要求，出差人員出差時需要刷公務卡進行結算，但差旅費有時會由于一些特殊原因并不能進行及時報銷以償還信用卡的墊付款，進而造成持卡人信用卡欠款，影響其信用值。

（4）“亂出差”現象缺乏有效管理。如今越來越多的人員參與到高校差旅活動中來，這其中有一部分的差旅并不是必須的，甚至是不必要的。但是由于高校缺乏有效的制度和手段對不必要差旅活動進行管控，目前高校“亂出差”現象還是普遍存在的。

（5）人工核算差旅費用存在局限性。財務人員有時可能會忽略差旅報銷單存在的問題，繁重的機械性、重復性的報銷工作也會影響財務工作人員的工作情緒和服務質量，簡化差旅費報銷問題亟待解決。

（二）南開大學差旅業務的現狀分析

南開大學是教育部直屬高校，中央直管副部級建制，位列國家首批211工程、985工程、世界一流大學和一流學科建設高校。近年來在中央和天津市的大力支持下，南開大學的各項事業得到長足發展，也伴隨著產生了頻繁的差旅活動。南開大學近四年的國內差旅費用情況如圖1所示。

圖1 2016-2019年南開大學差旅費支出示意圖

從圖1可以看出，2016-2019年南開大學的差旅費用金額穩定增長，平均每年增加14.3%。差旅費用總額的增加使得財務管理的難度隨之加大，引發了學校領導的高度重視。學校有關部門多次召開專門會議研究差旅費的管理問題，根據國家各部門出臺的文件精神，2016-2020年間先后三次修訂《南開大學國內差旅費管理辦法》，進一步加強對差旅費的管理。

（三）南開大學“智慧校園”建設初具成效

2018年6月7日，國家標準化管理委員會發布了《智慧校園總體框架》標準。南開大學在信息部門及各職能部門的共同努力下，近年來在數字化校園軟硬件平臺的整體建設和維護方面取得了一定的成果，“智慧校園”的建設已初具成效。

二、總體計劃

（一）工作目標

（1）方便師生，創新服務。為貫徹落實教育部等五部門聯合印發的《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號）等有關文件精神,切實簡化優化服務流程，依托“智慧校園”環境背景和“互聯網+”技術開發專業化的高校差旅管理系統（以下簡稱差旅平臺），能夠將原有的差旅業務流程和財務報銷流程進行充分簡化，使得師生差旅費報銷難的問題得到根本緩解。

（2）細化差旅管理，加強內部控制。如背景中所述，近年來差旅管理要求不斷細化，對高校內部控制建設的要求也隨之加大。建設專業化的差旅管理系統能提供全透明的差旅數據。高校借助大數據來支持差旅費細化管理、防范差旅支出風險，加強內部控制，規范差旅行為，減少不必要低效率的出差，遏制“亂出差”現象。

（3）減少財務人員業務工作量，提高工作效率。專業化的差旅管理系統的結算是根據雙方約定的對賬日進行，資金結算需在對賬完成后進行。財務人員處理日常差旅報銷單時減少了資金結算和票據審核工作，大幅減少了業務工作量，提高了工作效率。

（二）工作策略

（1）開發前期進行總體部署。開發差旅平臺前期，單位領導高度重視，并帶領相關財務工作人員、軟件平臺工作人員多次進行研究探討差旅平臺的總體開發部署方案，保障了后期工作的有序開展。

（2）差旅平臺開發的可行性分析。財務部門在開發之初需對差旅平臺的可行性進行調查研究和分析比較，并對平臺建成以后師生的接受程度和使用效率進行預測。

（3）對平臺服務商的資質嚴格把關。財務部門在選擇平臺服務商時應制定嚴格的選拔策略和標準，對其經營資質、技術能力、財務狀況、管理能力、業績、信譽進行全面的評估審查，以判定其是否具有參與項目實施和履行合同的資格及能力。

（4）與學校現行的信息系統有效整合。差旅平臺的成功實施，需要借助“智慧校園”建設過程中學校現行各類信息系統，實現各相關管理系統數據的實時對接。差旅平臺無需單獨進行全面的數據收集整理。

（三）工作流程

“智慧校園”高校差旅管理系統一站式工作流程如圖2所示。

圖2 “智慧校園”高校差旅管理系統一站式工作流程

（1）出差行程線上申請。用戶在差旅管理系統可以實現線上行程申請，戶提交申請后即可生成唯一的申請號。差旅經費來源項目可多選，優先扣除主選項目，有額度則扣除額度，無額度則扣除余額，數據從網報接口獲得。在購票下單之前會進行項目金額凍結，成功后用戶可在平臺服務商下單，若失敗（所選項目額度或者余額不足）則返回差旅平臺進行重選（單選）項目操作，重新下單。用戶可為本人及本單位的其他人員申請差旅，同時也可以為編外同行人員、即非本單位人員，進行差旅申請。

（2）出差行程線上審批。差旅申請時可以選擇需要審批或者無需審批。在提交行程申請單后，微信自動通知相關負責人審批。待領導審批結束后，方可跳轉到平臺服務商訂票。待審狀態的訂單無法訂票。

（3）預訂機票和酒店。出差申請審核通過后，用戶方可通過差旅平臺鏈接進入平臺服務商頁面進行票務和酒店的預訂，購票時可以選擇自付訂票或者授信訂票。出差人員只能按照職稱級別預訂，不能超出相應的差旅標準。如果超標預訂，平臺會禁止預訂。差旅標準的事前管控功能避免了因超出差旅標準而無法報銷的問題。訂票完成后，系統發送短信到用戶單位的項目負責人。

（4）財務報銷E系統填制報銷單。出差人結束差旅行程后在財務報銷E系統填制差旅報銷單。差旅平臺服務商提供了所有必需的數據交互接口，與高校現有財務信息管理系統無縫銜接。因此在財務報銷E系統會相應增加差旅平臺報銷業務專用模板。出差人員在操作時可以使用在差旅平臺申請的唯一的行程申請單號檢索出全部差旅信息。出差人按照學校差旅費管理“包干制”的規定填寫相應的差旅伙食補助、市內交通補助和部分自付的費用即可生成財務報銷單，差旅平臺墊付的車票和酒店費用無需填寫。

（5）財務工作人員報銷制單。財務人員在審核單據時只需核算差旅補助和少量自付費用是否正確即可。

（6）對賬和結算。差旅對賬根據雙方約定的對賬日進行。差旅平臺服務商為高校進行車票和酒店產品的墊資授信。高校在差旅和酒店住宿發生后根據平臺服務商提供的消費明細在差旅平臺完成對賬操作和申請開票，平臺服務商統一開具電子發票并回傳，高校檢查電子發票確認無誤后進行相應的賬務操作并完成付款。

三、實施過程

（一）開發差旅平臺的總體部署

南開大學財務處領導對差旅平臺的開發高度重視，并作出如下部署。

（1）開發目標：為出差人員提供便捷的差旅服務、為學校經費管理提供詳實的數據支持、減少財務報銷人員的工作量；

（2）牽頭單位：差旅平臺開發由財務處信息科牽頭，負責平臺總體的調度和規劃；

（3）協助單位：財務處審核科負責差旅平臺的線上應用實施；

（4）實施步驟：差旅平臺開發及實施分為線上開發、線上測試、試運行、全校推廣四個階段。

（二）開發差旅平臺的可行性分析

南開大學財務處專門邀請專家學者、技術開發商、二級學院財務負責人和師生代表召開項目評審會，全面評審開發差旅平臺的可行性。差旅平臺開發的可行性分析結果如圖3所示。

圖3 差旅平臺開發可能性分析示意圖

（1）需求可行性分析。財務處采取多種渠道就師生對差旅平臺的需求程度進行調查。調查顯示出差業務較多的師生對差旅平臺持支持態度，表示差旅平臺上線后會積極采用差旅平臺方式出行。隨著差旅費支出逐年增加，高校對差旅費用細化管理的要求越來越強烈，而專業化差旅平臺提供的全方位差旅數據恰好能使這一需求得到滿足。

（2）背景可行性分析。差旅管理系統經過多年的資源整合，已經日趨成熟，出現了眾多有競爭力的平臺供應商，例如攜程、藝龍、同程等。目前國內多家公司已經建立或者正在建設自有的差旅管理系統，例如華為、中興、中國石油、國家電網等。國內部分高校也已經建立起了自身的差旅管理系統。

（3）政策可行性分析。為加強對差旅費的管理，國家各相關部門相繼出臺了各種規章制度。南開大學也不斷根據政策變化修改相關差旅費管理辦法，目前適用的《南開大學國內差旅費管理辦法》（南發字〔2019〕80號）。南開大學公務出差乘坐交通工具等級如表1所示，南開大學業務出差乘坐交通工具等級如表2所示。伙食補助費按出差自然（日歷）天數計算，包干使用。市內交通費按出差自然（日歷）天數計算，出差人也可選擇出差期間全部據實報銷，不再享受市內交通費包干。對差旅費按照人員類別和經費性質進行細化管理，為差旅平臺標準控制功能的實現提供了政策依據。

表1 南開大學公務出差乘坐交通工具等級表

表2 南開大學業務出差乘坐交通工具等級表

（4）技術可行性分析。隨著“智慧校園”建設的推進，南開大學已經建立并成熟使用各種現代化的管理系統，技術服務商同時能夠提供差旅功能完備的平臺軟件，這些都為差旅平臺的開發提供了技術支持。

（三）篩選差旅平臺服務商

平臺服務商以公開招標的方式進行選擇。財務處研究制定了南開大學差旅平臺服務商遴選評分表，主要從商務、資信、技術三部分對投標服務商進行打分，挑選差旅平臺服務商。

（1）商務部分審察服務內容方案，滿分為30分，最低為0分。

（2）資信部分審查類似業績，每提供一項案例5分，最高得10分。

（3）技術部分審查四部分內容。①系統方案：滿分為40分，最低為0分。②信息安全保障方案：最高分為5分，最低分為0分。③資金對賬結算方案：滿分為10分，最低為0分。④相關服務方案：滿分為5分，最低為0分。

（四）差旅平臺功能模塊建設

財務處經與平臺軟件服務商多次溝通、不斷完善平臺功能，定制開發出南開大學專用差旅平臺。平臺提供兩種登錄方式：①PC用戶登錄“財務信息平臺”點擊“差旅服務平臺”即可登錄；②手機用戶在南開大學微信企業號“南開微應用”模塊點擊“南開大學差旅服務平臺”即可登錄。

平臺普通用戶核心功能模塊包括“我的行程”、“差旅管理”和“審批管理”，管理員賬戶還包括“系統管理”和“賬單管理”模塊，如圖4差旅平臺功能模塊示意圖所示。

圖4 差旅平臺功能模塊示意圖

（1）“我的行程”模塊可以對用戶的某一時間段的火車、飛機、酒店的行程單進行查詢，對花費的金額進行匯總和導出對應票務行程單的全部信息。

（2）“差旅管理”模塊主要實現出差申請、預訂票務、預訂酒店、行程追蹤等功能。在“差旅管理”下“歷史行程”中可以查看申請信息、票務信息及審批信息，保留記錄。

（3）“審批管理”模塊是基于系統管理“審批流程”模塊的審批處理環節。在“差旅管理”中，申請行程時選擇所屬部門和審批流程，不同的部門對應不同的審批流程。審批流程中的審批人員按照審批流程定制的人員順序進行審批。如有一人拒絕審批，則該訂單無法完成訂票，審批失敗。

（4）點擊“系統管理”按鈕，輸入二級權限密碼，有對應權限的人員會獲取到系統管理的權限。擁有管理權限才可以操作“系統管理”和“賬單管理”模塊。

“系統管理”的“組織架構”模塊用于用戶的部門、職位、職級的設定。“差標信息”模塊用于配置出差標準細節。通過個人職位級別，決定出差費用標準。差旅標準根據職稱在購票頁面進行提示，如果有違規行為，可以選擇軟控制、硬控制。軟控制：違規也可以購票，需要填寫說明。硬控制：違規不許購票，必須買符合差旅規定的票。

（5）“賬單管理”模塊展示所有人員已完成的行程訂單，管理人員可進行對賬操作。賬單提交后，平臺服務商對比賬單無誤后進行開票，學校確認發票后進行結算。差旅平臺對賬結算流程圖如圖5所示。

圖5 差旅平臺對賬結算流程圖

（五）差旅平臺信息導入

得益于“智慧校園”的建設和教育信息化的發展，高校現行使用的信息系統，為差旅平臺的開發提供了技術支持。南開大學財務處在學校的支持下，同各部門溝通協商，由技術開發商將各系統數據集中導入差旅平臺后臺數據庫，實現各個系統的對接并重構了業務流程，推進了信息共享且部分解決信息孤島的問題。

（六）選擇目標學院進行全過程試運行

差旅平臺開發完成后，首先在財務處內進行線上測試。處內測試無誤后，財務處選擇了三個目標學院進行試運行。試運行期間的反饋意見匯總給平臺服務商和技術開發商，保證差旅平臺正式上線后正常運行。

（七）對師生進行差旅平臺的使用培訓

差旅平臺試運行結束、正式上線后，財務處組織面向全校師生的專門培訓會，編寫“差旅平臺使用手冊”，制作培訓課件和宣傳折頁在全校范圍內分發宣傳，引導鼓勵師生選擇使用差旅平臺。

（八）實時追蹤用戶的反饋意見

差旅平臺正式投入使用后，財務處專門設置了郵箱和微信群為師生答疑，并收集到的建議反饋給平臺服務商和技術開發商，督促其履行職責，更新服務細節，提高用戶體驗。

四、取得成效

差旅平臺自上線之初便以其簡單便捷的操作以及事后報銷的便利性得到了廣大師生的一致好評。到目前為止，差旅平臺已經運行一段時間，差旅平臺取得了以下成效：

（一）簡化了差旅訂票和報銷流程

出差人只需在差旅平臺上就可以一站式解決差旅需求，協議價格確實優惠力度大。

（二）提供了全面的差旅出行數據

平臺可匯總差旅數據分析，針對各類信息進行比對與查閱，為加強對差旅費的細化管理提供了依據。

（三）提高了財務報銷效率

財務工作人員的感受更加直觀，新的差旅報銷單設計更加簡潔，核算事項少，工作量得到明顯減輕，工作效率也相應顯著提高。

五、經驗總結

（一）保證師生個人隱私信息不泄露

差旅平臺的服務商掌握全校師生的出行信息和個人隱私，高校在選擇平臺服務商時應考慮服務商自身的數據安全防護能力和水平，確保師生個人隱私在第三方平臺上的安全。

（二）推廣差旅平臺模式

為了推進“智慧校園”建設，在差旅平臺成功實施后，可以在全校范圍內推廣此模式，繼續搭建辦公用品采購平臺、試劑采購平臺等。做到“信息多跑路、師生少跑路”，全面推進學校的信息化建設。

（三）加強對財務人員的培訓，推進業財融合

財務部門應不斷加強全員業務能力培訓，充分實現業務工作與財務會計的有機融合，為高校的雙一流建設和國家教育事業發展培養出合格的財務隊伍。