山東建筑大學(xué) 高春艷 山東正源和信會(huì)計(jì)師事務(wù)所 朱玉峰
合同管理應(yīng)是工程管理的核心，高校作為工程建設(shè)項(xiàng)目的投資方和使用方應(yīng)該建立全過(guò)程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的合同管理。全過(guò)程是指從投標(biāo)、招標(biāo)、洽談、草擬、簽訂、生效、履行直至到終止為止的整個(gè)過(guò)程。系統(tǒng)性是指凡涉及合同條款內(nèi)容的相關(guān)部門必須統(tǒng)一管理。動(dòng)態(tài)性是指重視履約全過(guò)程的管理，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、更正、補(bǔ)充和終止。這就要求高校不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理；要求合同管理人員以及工程管理人員必須熟知合同的全部條款。
一、 工程建設(shè)項(xiàng)目中普遍存在的合同形式
按標(biāo)的物的不同，一般可分為建筑安裝工程施工合同、材料供應(yīng)合同和設(shè)備供應(yīng)合同。按承包范圍不同，一般可分為總包合同、分包合同。一般工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，工期要求比較嚴(yán)格，其中有許多復(fù)雜的專業(yè)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)選擇總承包的形式，這樣雖然會(huì)提高總投資，但可以避免各專業(yè)之間協(xié)調(diào)配合不當(dāng)而造成的返工浪費(fèi)、工期延誤等事項(xiàng)的發(fā)生，相對(duì)節(jié)約了工程投資。此外，目前高校普遍存在工程管理人員不足，專業(yè)管理能力不強(qiáng)的現(xiàn)象，采用總包合同在一定程度上可以降低建設(shè)方的管理難度。如果工程投資項(xiàng)目各專業(yè)交叉施工相互影響較小，且專業(yè)性又比較強(qiáng)，則可采用分包的形式，即建設(shè)單位直接與各專業(yè)承包商簽訂分包合同，但在簽訂工程分包合同時(shí)，必須明確約定各分包承包商向總承包商交納的配合費(fèi)和管理費(fèi)的計(jì)取方式和數(shù)額，避免工程結(jié)算糾紛，建設(shè)方既可以有效地進(jìn)行工程投資，又可以以費(fèi)用補(bǔ)償?shù)男问綄f(xié)調(diào)配合的責(zé)任轉(zhuǎn)移總承包商。按合同價(jià)款形式不同可分為總價(jià)合同、單價(jià)合同及成本酬金合同。總價(jià)合同對(duì)發(fā)包方最有利，而成本加酬金合同最利于承包方。高校工程建設(shè)項(xiàng)目一般是在新生入校時(shí)投入使用，因?yàn)楣て诘南拗疲捌诠こ痰恼撟C和準(zhǔn)備工作都不是很充分，因此建設(shè)規(guī)模相對(duì)較大的項(xiàng)目大都采用費(fèi)率招標(biāo)，這樣確定的合同形式一般都是成本加酬金合同，這種合同形式會(huì)導(dǎo)致建設(shè)方承擔(dān)更多風(fēng)險(xiǎn)，而且無(wú)法主動(dòng)地控制工程造價(jià)，而承包商也不可能積極地去控制成本。對(duì)于設(shè)計(jì)工作滯后的情況，建設(shè)方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況權(quán)衡利弊，做出最佳合同形式的決策，以利于工程管理，合理確定和控制工程造價(jià)。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
建設(shè)工程合同涉及內(nèi)容多、專業(yè)面廣，合同管理人員需要具備一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律知識(shí)和造價(jià)管理知識(shí)，很多建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)中，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或缺乏對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)。
第一，缺乏專業(yè)的合同管理人才。高校工程建設(shè)項(xiàng)目具有間斷性，學(xué)校對(duì)工程建設(shè)管理人員的素質(zhì)要求不高，很少培養(yǎng)和配備專業(yè)的技術(shù)管理人員。一旦進(jìn)行工程建設(shè)，職能部門只能調(diào)配工作人員進(jìn)行管理。大部分學(xué)校將合同管理簡(jiǎn)單地視為一種事物性工作，甚至有領(lǐng)導(dǎo)直接指定由一般辦公人員管理合同，一旦發(fā)生糾紛，就會(huì)缺少必要的法律支援。
第二，不重視合同歸檔管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。一些建設(shè)項(xiàng)目合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，沒有明確規(guī)定合同的歸檔程序及要求，合同履行過(guò)程中沒有嚴(yán)格監(jiān)督控制，合同履行后沒有全面評(píng)估和總結(jié)。
第三，合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)。在高校工程建設(shè)領(lǐng)域，承發(fā)包雙方普遍對(duì)合同不夠重視，在簽訂合同時(shí)根本就沒有考慮到把合同作為解決糾紛的依據(jù)，在這種情況下簽訂的合同就缺乏可操作性與完備性。
此外，由于建設(shè)工程涉及到的專業(yè)分工多，合同管理相關(guān)人員客觀能力與主觀疏忽等因素的影響，合同條款之間、不同協(xié)議之間以及圖紙與施工技術(shù)規(guī)范之間都可能出現(xiàn)矛盾，而現(xiàn)實(shí)中，熟悉工程實(shí)踐的專業(yè)人員不具備訂立合同的法律素質(zhì)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程合同給予足夠重視的也只能聘請(qǐng)律師來(lái)負(fù)責(zé)合同的審查，而熟悉法律知識(shí)的律師卻又不了解程建設(shè)的實(shí)際情況，這樣的合同很容易導(dǎo)致與現(xiàn)實(shí)情況的脫節(jié)，從而引發(fā)合同糾紛。因此為了保障工程建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，建設(shè)單位必須做好各個(gè)階段的合同管理工作，有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。
第四，工作銜接程度重視不夠。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，具有一定規(guī)模的建設(shè)項(xiàng)目和大宗物資材料必須進(jìn)行招投標(biāo)，而高校管理過(guò)程中參加招投標(biāo)的一般是有關(guān)部門的主要領(lǐng)導(dǎo)，而真正的合同議定人和審核人往往沒有參與招投標(biāo)過(guò)程。對(duì)工程的進(jìn)程了解不夠全面，在簽訂合同時(shí)很容易使合同內(nèi)容與乙方的投標(biāo)書脫節(jié)，而在合同的常規(guī)解釋順序中，“合同書”排在“投標(biāo)書”之前，所以法律只會(huì)承認(rèn)合同書中的條款。
三、 合同簽定的過(guò)程中應(yīng)注意的問題
一要重視合同乙方的法律資格審查，既要審查參建單位的法人資格，更要重視委托代理人的合法性。因?yàn)槟壳按頇C(jī)構(gòu)和代理人繁多，經(jīng)常出現(xiàn)中標(biāo)后，施工企業(yè)更名的現(xiàn)象，如果委托書不及時(shí)變更，極易形成合同糾紛。
二要盡量避免工程合同主體不當(dāng)、文字不嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，條款掛一漏萬(wàn)、只有從合同沒有主合同、違反法律法規(guī)簽訂無(wú)效合同等情況
三要在簽訂的工程合同中明確工程審計(jì)單位和審計(jì)方式，確定審計(jì)費(fèi)用的支付責(zé)任，明確審計(jì)費(fèi)用的計(jì)算方法或有關(guān)文件編號(hào)，施工單位應(yīng)支付的審計(jì)費(fèi)用要明確支付方式（一般是甲方代扣）。
四要盡量避免邊施工邊簽合同或先施工后簽合同的情況。由于合同簽訂不及時(shí)，不利于建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目的監(jiān)督和管理。
五要重視材料供應(yīng)合同的簽訂。材料供應(yīng)合同中對(duì)于承包商自行采購(gòu)的材料價(jià)格的約定必須合理、無(wú)歧義。建設(shè)單位可以通過(guò)對(duì)建筑行業(yè)一般慣例和有關(guān)規(guī)范的了解，掌握材料的市場(chǎng)行情，簽訂內(nèi)容縝密、措辭嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑮l款，避免糾紛。控制了材料費(fèi)的支出，很大程度上控制住工程造價(jià)。對(duì)于建設(shè)方采購(gòu)供應(yīng)的材料、設(shè)備，其采購(gòu)合同要強(qiáng)調(diào)“貨到驗(yàn)收”、“交貨地點(diǎn)”等條款，合同中更要注明材料設(shè)備的型號(hào)、品牌、數(shù)量、色調(diào)、單價(jià)等。
六要充分利用詢標(biāo)階段解決問題。目前高校多采用招標(biāo)形式擇優(yōu)選擇承包商或材料供應(yīng)商，當(dāng)評(píng)標(biāo)委員會(huì)選出中標(biāo)候選人后，學(xué)校的工程管理人員要善于利用詢標(biāo)階段解決合同簽訂中的難題。實(shí)踐證明，在這一階段處理問題遠(yuǎn)比確定中標(biāo)人后簽訂合同時(shí)再進(jìn)行談判輕松得多，達(dá)到的效果也較為理想。在詢標(biāo)過(guò)程中，可以讓候選人明確并承諾在以后合同履行過(guò)程中遇到的一些問題如何處理，費(fèi)用怎樣計(jì)算，避免以后產(chǎn)生一些不必要的糾紛和麻煩。如材料供應(yīng)合同中材料質(zhì)量、供應(yīng)時(shí)間、卸貨費(fèi)用、驗(yàn)貨交貨制度、獎(jiǎng)罰措施等；工程承包施工合同中關(guān)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、管理班子人員的配備及更換、施工單位如有嚴(yán)重質(zhì)量及偷工減料問題的處罰、文明施工的制定與實(shí)施、工程質(zhì)量、工期獎(jiǎng)罰、甲供材料的結(jié)算；另行分包工程的管理費(fèi)用等；對(duì)未列入報(bào)價(jià)的費(fèi)用項(xiàng)目則應(yīng)要求候選人明確承諾視為已含在總報(bào)價(jià)中，不再另行計(jì)取。
七要注意合同談判技巧。實(shí)踐證明，在談判中一味采取強(qiáng)硬態(tài)度或軟弱立場(chǎng)都是不可取的，都難以獲得滿意的效果，而采取剛?cè)峤Y(jié)合的立場(chǎng)則容易收到理想效果，既有原則性又有靈活性才能應(yīng)付談判的復(fù)雜局面；在談判中要隨時(shí)研究和掌握對(duì)方心理，了解對(duì)方的意圖；不要用尖刻的話語(yǔ)刺激對(duì)方，要以理服人，求得對(duì)方的理解；要善于利用機(jī)會(huì)，因勢(shì)利導(dǎo)，用長(zhǎng)遠(yuǎn)合作的利益來(lái)啟發(fā)和打動(dòng)對(duì)方；巧妙把握退讓的尺度，使雙方都能有得有失，共同尋求雙方都能接受的折衷辦法；對(duì)談判要有堅(jiān)持到底的精神，有經(jīng)受各種挫折的思想準(zhǔn)備，對(duì)分歧意見應(yīng)相互考慮對(duì)方的觀點(diǎn)，共同尋求妥善的解決辦法，在雙方僵持不下的情況下，應(yīng)及時(shí)終止談判，尋求時(shí)機(jī)再次談判。
八要引入律師管理機(jī)制。簽訂工程有關(guān)合同必須遵循建筑業(yè)的法律法規(guī)，明確工程變更、索賠、合同價(jià)款的支付及調(diào)整方法，明確發(fā)承包雙方的權(quán)利與義務(wù)，使工程發(fā)承包雙方充分了解各自應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)及違約責(zé)任，并自覺履行義務(wù)。引入律師管理機(jī)制，不僅使合同簽訂更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和嚴(yán)謹(jǐn)化，保證法律要求在合同條款中得以充分體現(xiàn)；同時(shí)，通過(guò)律師為建設(shè)方審查合同，避免了合同在簽訂過(guò)程中出現(xiàn)的各種漏洞，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。
四、 合同履行過(guò)程中的管理措施
一要充分認(rèn)識(shí)和尊重合同的嚴(yán)肅性，按照約定全面履行合同義務(wù)，防止承擔(dān)違約責(zé)任；
二要重視合同變更管理。合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，因此，在工程實(shí)踐中必須加強(qiáng)管理。合同管理人員應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及的文件，如圖紙、各種計(jì)劃、技術(shù)說(shuō)明、規(guī)范和業(yè)主變更指令，并對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析，對(duì)口頭變更或要求等，要及時(shí)進(jìn)行書面確認(rèn)。此外，必須嚴(yán)格發(fā)文、收文簽字程序，為今后解決爭(zhēng)議保留證據(jù)。
三要加強(qiáng)施工階段的合同管理，即合同的跟蹤。首先發(fā)生與約定不符的情況時(shí)，要及時(shí)協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并明確相應(yīng)作廢的條款、協(xié)議；其次建設(shè)單位應(yīng)把與工程有關(guān)的合同分門別類，統(tǒng)一存檔，便于查找。建設(shè)單位還應(yīng)隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)工程承包商或材料設(shè)備供應(yīng)商沒有履行合同文件，根據(jù)合同規(guī)定，及時(shí)行使甲方的權(quán)利。此外，建設(shè)單位應(yīng)建立自己的支付報(bào)表，指派專人管理工程費(fèi)用的支付情況，及時(shí)扣回預(yù)付款或超額支付款。
四要根據(jù)合同約定及對(duì)方履行情況，正確行使抗辯權(quán)，保護(hù)自己的合法權(quán)益。比如施工質(zhì)量差，建設(shè)單位就可以拒絕支付工程款，并要求其承擔(dān)違約責(zé)任；反之，如果建設(shè)單位拖欠工程款，承包商就可以暫停施工，以防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大等。
五要高度重視經(jīng)濟(jì)合同中的約定的實(shí)效期間。我國(guó)建設(shè)工程施工合同示范文本《通用條款》規(guī)定，發(fā)包人收到承包人遞交的竣工結(jié)算報(bào)告及結(jié)算資料后28天內(nèi)進(jìn)行核實(shí)，給予確認(rèn)或者提出修改意見；發(fā)包人確認(rèn)竣工結(jié)算報(bào)告通知經(jīng)辦銀行向承包人支付工程竣工結(jié)算價(jià)款；發(fā)包人收到竣工結(jié)算報(bào)告及結(jié)算資料后28天內(nèi)無(wú)正當(dāng)理由不支付工程竣工結(jié)算價(jià)款，從第29天起按承包人同期向銀行貸款利率支付拖欠工程價(jià)款的利息，并承擔(dān)違約責(zé)任；發(fā)包人收到竣工結(jié)算報(bào)告及結(jié)算資料后28天內(nèi)不支付工程竣工結(jié)算價(jià)款，承包人可以催告發(fā)包人支付結(jié)算價(jià)款；發(fā)包人在收到竣工結(jié)算報(bào)告及結(jié)算資料后56天內(nèi)仍不支付的，承包人可以與發(fā)包人協(xié)議將該工程折價(jià)，也可以由承包人申請(qǐng)人民法院將該工程依法拍賣，承包人就該工程折價(jià)或者拍賣的價(jià)款優(yōu)先受償。 建設(shè)單位人員或建設(shè)單位委托的審計(jì)人員，如果對(duì)此時(shí)間期限沒有高度重視，或不能證明在實(shí)效期間給予了承包人有力的答復(fù)，承包人就有權(quán)力拒絕審計(jì)而直接追討工程款，從而引起法律糾紛，造成直接的經(jīng)濟(jì)損失。
六要規(guī)范合同管理程序。首先要增強(qiáng)法律意識(shí)，加強(qiáng)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)。例如，《最高人民法院關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋》中明確規(guī)定，當(dāng)事人就同一建設(shè)工程另行訂立的建設(shè)工程施工合同與經(jīng)過(guò)備案的中標(biāo)合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不一致的，應(yīng)當(dāng)以備案的中標(biāo)合同作為結(jié)算工程價(jià)款的根據(jù)。所以當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，拿出補(bǔ)充合同時(shí)才發(fā)現(xiàn)未經(jīng)備案，其損失將無(wú)法彌補(bǔ)。
此外，還要建立健全合同管理體系和提高合同管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)合同管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)培訓(xùn)與教育，使風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿經(jīng)營(yíng)管理與合同索賠管理以及施工管理之中。
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