□韋兆峰
企業費用報銷工作如同一面鏡子，可以反 照出一個公司治理的方方面面：簽字流程與權簽 額度，體現了公司的內控水平；發票審核與費用 歸屬，可折射公司的稅控風險意識；有無公款私 用、貪污浪費，可甄別高管的廉潔程度；費用的 動向則能透視公司的運作效能。Y公司是一家供應 鏈服務商，有一整套完整的費用報銷制度。本文 以Y公司的費用報銷制度為例，介紹企業費用報銷 制度的建立、流程管理和風險防控策略。
一、企業費用報銷的制度建設
（一）構建費用報銷制度的原則
一是堅持必要、合理、合規、節約的原則。 企業的每一分錢都要用在刀刃上，發揮最大價 值，為此而建章立制，制定費用報銷標準，建立 一套費用報銷制度。 二是堅持規范報銷流程、嚴格管控的原則。 按照先審批后支出、權限審批、前款不清后款不 借、報銷單據附件必須完整的要求，規范費用報 銷流程，嚴格管理與控制，防止和杜絕貪污、浪 費現象。 三是實行分類管理的原則。將報銷的費用按
對象分為差旅費、和業務招待費，并分別制定管 理辦法進行管理。 四是嚴格責任追究的原則。對費用報銷以及 貨幣資金支付的審批，建立“誰批準，誰負責” 的責任追究制度。審核人、批準人要對由本人審 核、批準支付的貨幣資金負責，防范貨幣資金風 險，保證公司資金的安全。對違規批準支付的， 相應審核人、審批人以失職論處，并對由此引起 的不良后果負連帶責任。
（二）費用報銷管理制度的框架
1．制定報銷標準。差旅費依據員工級別和 出差地點制定交通費用、住宿費用及餐食費用標 準，分別情況制定餐飲費招待標準。超出標準 的，需經過接待人上一級領導的審批，否則超出 部分不予報銷。 2．規范報銷流程。報銷業務招待時，需要填 寫“業務招待申請單”，詳細注明招待時間、地 點、人員等信息，并由領導和相關責任人簽字后 再送財務人員審核。 3．建立集中管理的費用報銷制度。如公司招 待原則上由公司行政部門統一安排費用、統一結 算，部門因公需要招待的，需要事先申請，經過 公司負責人批準后方可招待。 4．建立事前審核制度。如員工報銷差旅費 之前須先提交出差申請單，報上級領導和人事審 批，出差申請單上的出差日期應當和出差期間開 具發票上的日期相吻合。 5．加強責任追究制度。對弄虛作假、違規違 紀金額不予報銷，對已經報銷的，除責令報銷人 員退回違規報銷金額，還要對報銷人予以違規報 銷金額5—10倍的罰款，情節嚴重者一律開除并做進一步處理。審核人、審批人在資料不全、原始 憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷 的，對審核人及審批人予以違規報銷金額10%-50%的罰款。 6．建立備用金管理制度。對員工因公出差或 者其他原因借款，應據實認真填寫借款單，并經部 門負責人及財務相關人員審批，借款人需在公務完 畢后7個工作日內到財務步結清借款，前款不清后 款不予辦理借款手續。每年12月31日前，除12月下 旬借出的款項外其余所有個人的備用金都必須結清 歸還，逾期不還的，一次或分次從其個人工資中扣 除。員工因公務需要借款，借款一般不超過其半個 月工資，超過的需要有公司其他職工擔保，未特別 指明擔保人的，現金借款單上的部門負責人為其擔 保人，借款人未歸還借款的，由擔保人承擔連帶還 款責任。原則上試用期員工不能借款，確需借款的 由主管領導做擔保。因大型采購需要借款支付預付 款的，需要提供相關合同附件，且不能借入個人賬 戶，一般需要對公支付。
二、費用報銷的流程管理
完善的費用報銷流程，對有效管理和控制費 用開支至關重要。那么，員工在報銷費用時，到 底都需要哪些人簽字呢？一般來說，部門經理簽 字作用是證明業務屬實，財務部簽字目的是審核 發票與金額、核定預算，財務總監簽字是為了知 曉資金流向，副總或總經理簽字是審批同意資金 支出。按此思路，Y公司規定一般中等規模的費用 開支需要部門經理、財務部、財務總監、主管副 總簽字，如果公司沒有下發費用預算，需總經理 簽字。其具體做法如下。
（一）明確審批授權與管控職責。具體來 說，一是制定并完善審批流程，明確各個崗位辦 理業務的范圍和權限以及相應的職責；二是編制 常規授權的權限指引，規定特別授權的范圍和權 限，嚴格控制和監督特別授權；三是規范企業各 層管理人員在授權范圍內的行使職權和職責；四 是對重大事項進行集體決策審批或者實行聯簽制 度。例如，在Y公司規定，對費用開支超預算的， 公司增加了預算管理員及財務總監的審批，金額 較大的還需要總經理和財務總監書面簽字確認。 （二）建立職責分離、相互監督的報銷管理 制度。公司規定對報銷經辦人員、審核人員、付 款執行、審計檢查等職責進行分離，而且報領導 審批、審核、付款以及事后審計等各個環節均不 得由同一個人來執行，任何級別業務人員都無權 審簽自己的費用，包括公司高層領導在內，以此 防止內部舞弊。 （三）優化流程，開發軟件，提高費用報銷 工作效率。過去，由于報銷系統操作繁雜，員工 在報銷的過程中經常容易出錯，導致后期的審批 效率低下。為解決這一問題，Y公司成立了研發小 組，充分利用IT技術，建立了一套人性化的費用 報銷系統，實現了報銷費用的自動處理，從而降 低了報銷的犯錯率，提高了工作效率。
三、費用報銷的管理與風險防控
Y公司在工作中，加強對費用報銷的管理與 風險防控，具體采取以下管理和防控措施。 （一）加強預算管理。對于偶爾發生的費 用，按照使用量和用途進行級別分類，根據等級 制定標準；對職工的長期使用的各項費用，在制定預算的同時還要制定詳細的使用計劃。計劃和 預算要盡可能的細化、全面，財務人員要對計劃 和預算類項的合理性和可靠性進行審核。制定計 劃和預算時，要充分發揮民主，適時公開和討 論，以充分接納員工的建議。將計劃精確到周、 日，更便于計劃的執行。在計劃執行中，有關部 門要根據實際情況進行合理調整。要根據計劃， 按月對相應部門的主管進行考核，并與其績效掛 鉤。在費用報銷審批環節，對屬于預算管理范圍 內開支，將予以優先審批報銷，對超過預算部分 費用，必須進行更嚴格地審批。 （二）將費用管理納入成本考核體系。要對 企業的費用報銷有總體的掌控，根據實際情況， 把總費用指標分解到各職能部門，再由各部門分 解到各職能小組、各職能人員身上，形成“下層 保上層、一層保一層、層層包保”的指標分解體 系，積極挖掘內部潛力，做到費用考核與成本考 核同步，達到有效控制費用和成本的目的。 （三）嚴肅紀律，防范虛報冒領。首先，是 管好高管的職務消費，重點防范高管在招待費、 會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費等項目上 利用職務消費進行虛報假報，嚴格監管濫用職權 的情況，通過公示高管費用，實行全員監督。其 次，是加強對虛報謊報、越級超標情況的審核， 比如員工在報銷中將私人的加油費、餐費等費用 假借為公司辦理業務名義中飽私囊，將不允許報 銷的項目以其他合理票據頂替報銷，超過預算或 超過規定的標準，甚至虛擬未發生的業務, 購買虛 假發票虛報冒領等。 為了防止虛報冒領，財務人員要加強對原始憑 證的審核。如在報銷住宿費時，財務人員要檢查酒
店住宿費是否和出差申請單上的時間相匹配, 是否 提供了酒店出具的水單；機票費用是否有行程單和 出差申請單作依據;報銷加班的出租車費時,要檢查 票面時間應該與提供的加班表中的時間一致;報銷 餐費時，要檢查銀行刷卡單和發票上的時間是否一 致等；報銷辦公用品時，需要檢查有無商品明細及 入庫單據等。通過對原始憑證的細節的審核核實業 務的真偽, 可以杜絕不實報銷的存在。 （四）嚴格付款環節管控。嚴格付款環節的 檢查和管控，既可以保證核算質量，避免因馬虎 大意而犯錯，又可以防范出納人員職務犯罪事件 的發生。 （五）加強事后控制和分析。建立對費用的 監控和分析制度，每月及時清理其他應收款，對 報銷費用匯總進行分析，將月度費用完成情況和 考核結果報告公司領導，以及時發現問題，堵塞 漏洞。 （六）加強風險防控。費用報銷中存在諸多 潛在的涉稅風險，例如：發票審核不嚴，導致假 票、廢票入賬；將薪酬類支出當作差旅費處理， 造成少交個人所得稅；將不能全額在稅前扣除的 費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，造 成少交企業所得稅；將贈送行為當做費用報銷， 如購禮品用于客戶維護等。為了降低涉稅風險， 費用報銷需做到四統一，即會計分錄、憑證摘 要、審批單據、發票應保持一致。財務人員在審 核費用時要嚴格控制和審核，避免將員工薪酬支 出及員工福利計入費用。 總之，企業費用報銷管理與控制是否有效， 完善的報銷制度是根本，有效的流程管理是保 障，合理的控制方法是途徑。在費用報銷的過程
中，還存在諸多不確定的風險因素，要求財務人 員加強學習，提高風險防范意識，同時，也要求 企業每一位員工都樹立風險防范意識。鑒于每 個企業的業務類型不同，企業內部組織結構的差 異，企業應當從本身實際情況出發，建立并完善 適合本企業的費用報銷制度和管控方法，這樣才 能確保費用報銷得到合理的管控。 （作者單位：深圳市怡亞通供應鏈股份有限 公司）
