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論我國政府職能部門行政事業單位內部審計信息化研究

隨著2008年用友審計推出系列審計軟件產品,可針對“審計對象重點資金、重要領域、重要部門“待審計業務數據”進行海量數據分析工作,實現對整個企業資源的全面檢測與自動預警,使傳統的財務收支審計向全面數據式審計發展,由審計作業向審計作業、審計管理一體化方向發展,由事后審計向事中結合事后的聯網審計方向發展,使監督職能的實現得到革命性的提升,把審計信息化推到了一個新的時代。

一、國內相關研究對于內部審計的研究,目前存在很多觀點:第一種觀點是重視內審的領導。李亞光(2004)認為,為了有效控制內部審計風險,結合其特征,我們認為有下列措施可達到較為滿意的控制目的:首先要重視并加強對內審工作的領導,提高內部審計的獨立性與客觀性;其次要加強內部審計的隊伍建設,提高內審人員的素質;再次要改進內部審計的方法,學習并采用風險基礎審計方法,把風險控制在最低水平,從而減輕審計人員的法律責任,通過內部審計信息化的發展與完善提高整體內部審計隊伍的素質。第二種觀點是讓內部審計參與風險管理。司原(2009)認為內部審計與風險管理的結合是企業提高經營管理效率的客觀需要和追求自身發展的必然結果。因此,通過論述內部審計參與風險管理的必然性,分析內部審計參與風險管理的途徑,進一步探討促進我國內部審計參與風險管理的具體措施具有十分重要的理論和現實意義。內部審計信息化隨著計算機技術的發達風險也會變得更大,技術越發達,在提高審計效率的同時,與傳統的內部審計相比,風險也變得更多更隱蔽,因此內部信息化的審計方式參與風險管理顯得尤為重要。第三種觀點是全面加強專業化建設,為內部審計持續發展提供資源保證。北京大學審計處處長王雷(2012)認為通過提高專業人才建設、專業規范建設、專業技術建設三個專業建設來建議一流的內部審計機制是實現審計目標的重要基礎,但要實現審計工作的最佳效果,還要多學習國外內部審計信息化方面的先進經驗。當前大多數觀點都是從市場主體的角度出發,去探討內部審計信息化的現狀及發展趨勢,在當前激烈的競爭環境中,從不同層面提高內部審計的效率,沒有觀點是針對當前政府職能部門的內部審計現狀進行具體分析,相應的提出具體可行的策略。


二、當前我國政府職能部門內部審計信息化現狀分析

(一)內部審計信息化的目標分析面對信息化水平很高的審計對象,現在的內部審計部門往往還采用手工的方式進行審計,無法規避審計風險,無法對審計工作進行高效的管理,落后的審計方式制約了審計技術的提高,審計技術的提高急需信息化的支持。只有通過審計信息化建設對傳統的審計方式和手段進行深刻變革,提高審計效率和工作質量,最大限度地降低審計風險,實現從單一的事后審計到事前、事中審計和事后審計相結合,從單一的靜態審計到動態審計和靜態審計相結合,從單一的現場審計到現場審計與遠程審計相結合,才能更好的履行審計部門職責,從而為我國政府職能部門的持續、穩定、健康發展作出貢獻。


(二)我國內部審計信息化現狀當前計算機審計實踐主要集中在審計作業、審計管理信息化方面。這些工作起步于計算機輔助審計,但已遠遠超越了輔助的含義。正推動著現代審計從審計技術方法、審計程序到審計組織全方位的變革。一些控制措施已經成為計算機軟件程序的操作步驟被固化在日常的操作中間,有的已經通過軟件自動進行了錯誤檢查核對。而信息系統中控制措施的充分與否,是否正常發揮了作用,是否存在方便操作人員舞弊的“后門”,直接影響到各項經濟信息的真實性、合法性。通過信息系統審計可以直接檢查確認這些風險,為常規的財務收支審計提供支持。另一方面,通過開展以常規財務收支審計為目標的計算機輔助審計,也可以為當前情況下我國信息系統審計業務開展尋找切入點。豐富了傳統審計的技術手段,是信息技術結合其他同級數學方法在審計領域具體應用的成果,數據庫技術在審計領域的應用使得審計數據的查詢檢索變得輕而易舉,利用數據庫查詢檢索技術,審計人員可方便快速完成大量數據的檢查、分析、復核;網絡通信技術的發展使得審計人員可以隨時隨地獲得審計數據,甚至可以隨時隨地開展對被審單位的遠程聯網審計。內部審計領域信息技術應用水平的提高主要受外部環境和內部條件兩方面的制約和推動。從外部環境上看,影響的因素主要包括審計環境的革命性巨變和信息技術的發展成熟兩方面。

(三)我國內部審計信息化現狀成因分析

1.審計環境的變化迫使內部審計必須應用信息技術近幾年我國各領域信息化建設迅猛發展,幾乎所有內部審計涉及到的領域都發生了翻天覆地的變化。例如稅務部門在全國推行中國稅收征管信息系統,海關系統除了已有的“H883”系統系外,“電子口岸”計劃已于2002年正式啟動。甚至一些規模不大的行政事業性單位都實現了會計核算乃至業務管理信息化。這些變化直接影響到了內部審計工作的開展。信息載體的變化是當今內部審計人員所面臨的巨大挑戰。在企業信息化以前,信息的傳遞、存儲主要通過紙質介質以書面方式傳遞。而隨著信息化進程的深入,信息多以電磁方式傳遞、存儲。對于有著海量業務的部門,要通過打印的方式將這些電磁信息全部轉換為紙質。不僅造成巨大浪費而且時間、人力上也不現實。國家審計署李金華審計長指出,審計人員不學習計算機技術就要失去審計資格。特別是隨著我國電子商務、電子政務建設發展,各部門、各企業互聯互通,紙質的原始單據、報表將更多地以電磁信息的方式在各單位之間流通、傳遞。傳統的審計方式將徹底失去立足之地。應用信息技術成為內部審計工作不可逆轉的必然方向。另外伴隨企業及各類組織信息化的是會計核算及業務管理的集中化。即取消一些基層部門的會計核算和業務處理職能,由上級管理部門統一管理。例如保險行業,一些企業的會計核算和保險申請、理賠等業務均集中至市級公司統一處理;一些地區的行政部門試行財務集中制,即省(市)政府下屬各廳(局)統一由指定的會計核算中心進行會計核算。這種情況對內部審計部門的組織結構、審計工作的組織方式也產生了影響,即是否有必要將集中的數據在分散給各基層審計部門獨立審計。一些審計項目開始嘗試以市為單位進行審計資源、任務的統一調配安排。

2.信息技術的發展推動了其在審計領域的應用信息技術的發展也推動了審計領域的計算機應用水平。早期由于技術的限制,審計所需數據無法從被審單位系統遷移(轉換)到審計業務系統中來。審計軟件往往要求審計人員首先將一些基礎數據手工錄入到審計業務系統中才能完成一些簡單的復算、查詢處理。這種做法是得不償失的,影響了計算機審計的應用發展。近年來隨著數據庫技術、網絡技術、存儲技術的發展,被審單位系統中的數據可以很方便地遷移至審計業務系統,并為審計業務系統所識別、使用。一般審計人員只需掌握一些簡單的查詢檢索操作技能,即可開展工作,極大推動了計算機審計的應用和發展。當然,數據遷移雖然從技術上講已經是成熟可行的,但由于對操作人員有比較高的業務知識和計算機技能要求,仍然成為制約計算機審計大面積推廣應用

3.審計自身變革需要信息技術作為支撐從內部條件上看,審計自身也涌動著變革的動力。李金華審計長多次強調開展真實性審計,通過審計摸清家底。這實際上對審計的范圍、深度提出了比較高的要求。在有限的人力、有效時間的情況下,推動計算機審計技術的應用以提高審計工作的效率、效力是唯一有效的途徑。而近幾年的實踐也證明,效果的確是驚人的。同時審計工作的定位也在不斷地經歷思考轉變。國際內部審計師協會(IIA)對內部審計重新定義為,“內部審計是一項為了增加組織的價值和改善組織的運營所進行的獨立的、客觀的確認和咨詢活動。它通過采取系統化、規范化的方法評價和改善組織的風險管理、控制和治理過程的有效性,幫助組織實現其目標”。內部審計定義的變化促使審計職能內容進一步豐富化。由于信息技術在企業經營管理中占越來越重要的地位,審計人員開始關注信息管理的監督和優化,于是出現了信息系統審計等新的業務內容。

三、我國政府職能部門內部審計信息化策略研究

(一)內部審計信息化影響因素分析1. 內部審計信息化風險網絡傳輸和數據存儲故障或軟件的不完善、網絡故障、計算機病毒、黑客病毒和非法入侵等潛在的威脅也會讓一些風險更加隱蔽,這些都會導致會計數據出現異常錯誤,引起審計線索和審計證據的丟失,一級審計所需信息被竊取或篡改,甚至審計工作無法正常進行,審計風險因而加大。2. 職能部門內部審計步驟繁瑣政府職能部門內部審計建立于財務科,服務于政府機構雖然看似整體關聯,但在實際操作過程中,在內部審計時費時費力,計算機仍然起輔助作用,審計時仍然需要多人人工判斷賬目錄入是否有錯誤,政府職能機構的財務計劃、方案需要經過多重步驟的批準與回復才得以實施,內部審計的信息化應用仍然只是處于初級階段,沒有得到廣泛應用,嚴重影響內部審計的效率導致我國政府職能部門的內部審計時間跨度較長。3. 內審機構的權力與責任不匹配作為政府職能部門的內部審計機構,服務局限于內向,具有相對獨立的檢查、監督和評價能力,但財務審計部門的管理性權威不足,在實際的審計操作過程中,沒有實現應有的相對的獨立性,缺乏公正客觀的審計態度,有時候會被一些外界因素所影響,一些賬目在做賬和審計時的合法性合理性都成為影響內部審計信息化的因素,另外,財務審計部門參與到整體決策規劃的部分較少,在整體決策過程中扮演的大多是執行者的角色,這也從側面反映領導對審計部門的重視不夠。

(二)研究內部審計信息化的角度審計手段應從手工操作向信息化、自動化轉變,由原來的手工化對賬審計向計算機輔助階段發展,再向審計項目管理信息化為核心階段發展,利用審計項目管理軟件,完成對審計項目成果的立項、事實、終結、歸檔,從而達到全程跟蹤、實時監控的效果,提高審計項目的儲存、檢索、維護等效率。

(三)我國政府職能部門內部審計信息化的策略1. 建立內部審計信息化的風險管理體制建立內部審計信息化的風險管理體制,應當提高信息質量,隨著對復雜信息系統和數據驅動系統的自動化決策系統和程序的依賴性與日俱增,數據可靠性至關重要。所以應當建立基于相關信息的獲取、維護和分配的整個范圍內的數據管理程序。2. 培養適當的滿足內部審計信息化要求的復合型審計人才在政府職能機構戰略規劃發展時,應當從三個角度有針對性的培養滿足內部審計信息化要求的復合型人才,即對自身定位、怎么培養、怎么激勵三個角度培養人才,并從這三個角度出發制定相應策略。(1)自身定位基于內部審計機構在政府職能部門的地位,便決定了管理層不可能把最優秀的人才資源配置到審計部門,而是要適應信息化的發展戰略要求,能夠剛好適應職能機構發展規劃并與之相匹配的復合型人才。所謂復合型人才,是指計算機技能+專業基礎+工作經驗的人員,這就要求審計機構在日常審計過程中注重培養適應職能部門發展并具備較高素質的審計人才,從而可以從側面推動我國職能部門內部審計信息化的發展。(2)如何培養古人云:“千里馬常有,而伯樂不常有”,在日常職能機構運轉過程中,需要獨具慧眼,發現那些有潛力的內部審計人員,比如可以舉行審計信息化研討、計算機輔助審計技能大賽等等,并根據結果相應的建立起人才庫,重點培養,為我國政府機構內部審計信息化更好更快發展提供強有力的后盾,為內部審計信息化隊伍的建設不斷注入新鮮的血液。(3)如何激勵首先,內部審計部門的領導者必須在內審部門營造出激勵的氛圍,及時與內部審計人員溝通,并將內部審計人員的工作愿景及時與管理層進行溝通。其次,在年度考核中,應當將審計人員的考核結果同審計信息化的質量、后續教育水平以及計算機資格證書為基礎,激勵其更好的為政府部門增加價值,在政府部門內審信息化發展過程中,實現自我價值,更好的為內部審計信息化的發展作出貢獻。3. 建立內部審計信息化評價指標體系,實現精確化管理作為當前風靡全球的管理方法,六西格瑪系統改善方法具有其獨特的視角和優勢,并在企業實踐中獲得巨大成功,政府職能部門的內審機構可以參考并學習其運用的成功之處。在六西格瑪管理理念中有條重要的格言:“只有能夠衡量,才可以實施改進”。因此,應該建立起評價和考核審計信息化的指標體系并采取相應的控制手段和措施以便對審計信息化實施改進,推動我國政府職能機構內部審計信息化的發展。(作者單位:鹽城市響水縣工商局)

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