【摘要】企業財務人員在處理企業會計科目匯總等問題時，如果單獨使用Excel統計匯總功能非常繁瑣并且容易出錯。本文將結合實例將Excel SQL和Excel統計匯總功能如數據透視表等結合起來，快速準確處理了會計科目匯總、先篩選后匯總以及先匯總后篩選等問題。其最大的優點是，當數據源改變時只需點擊刷新按鈕即可得到重新計算的結果，非常準確和方便。
【關鍵詞】Excel SQL 會計科目 科目匯總
會計科目是指按照企業經濟業務的內容和經濟管理的要求，對會計要素的具體內容進行分類核算的科目。按其所提供信息的詳細程度及其關系，又分為總分類科目和明細分類科目。前者是對會計要素具體內容提供總分類信息的會計科目，如“應收賬款”、“原材料”等科目，后者是對總分類科目作進一步分類、提供更詳細更具體會計信息科目，如“應收賬款”科目按債務人名稱設置明細科目，反映應收賬款具體對象。而會計科目匯總表則是由多種會計科目組成，對各類會計科目的一種集合。
一、企業會計科目匯總可使用Excel SQL語句
在企業財務工作中，經常需要對會計科目進行匯總。當數據來自不同的工作簿，并且數據經常修改或添加時，直接使用Excel匯總功能比如數據透視表時，工作量很大。這時我們可以結合使用Excel SQL語句將Excel SQL與Excel的數據分析功能如數據透視表能功能結合起來，可以使財務人員快捷、靈活、準確地處理財務數據，避免單獨使用Excel操作時的繁瑣和容易出錯等問題。
Excel 的SQL功能在Excel功能區獲取外部數據組中。使用Excel SQL功能時，Excel通過OLE DB接口獲取外部數據源，同時可以在數據源連接屬性定義選項的命令框中輸入SQL語句，然后Excel會執行SQL語句并返回結果。Excel可以獲取的外部數據源格式很豐富包括Excel文件格式、Access文件格式等。下面結合實例詳細介紹Excel SQL在企業會計科目匯總中的具體應用。
二、實例分析
某企業有三個分公司，分公司一、分公司二和分公司三。年底時三個分公司的財務人員將會計科目表發到總公司財務部。總公司財務人員需要進行會計科目匯總。數據格式如表1。
對于這個問題，財務人員一般會先將三個分公司的數據通過復制粘貼集中到一張Excel工作表上，然后使用數據透視表等功能進行匯總分析。但是，這個問題的難點在于三個分公司的報表可能需要多次添加數據、修改數據等。這時總公司財務人員就需要多次進行重復操作，不僅麻煩并且容易出錯。當分公司數目較多時，更是讓財務人員感到棘手。此類問題的徹底解決需要使用Excel的SQL語句。步驟如下：
1. 新建一個名為科目匯總的工作簿。然后點擊Excel 2010數據選項卡中獲取外部數據組中的現有連接，然后出現現有連接對話框。
2. 點擊現有連接對話框中左下角的瀏覽更多按鈕，打開存放數據的文件夾。選擇“分公司一”工作簿，點擊打開按鈕，如圖2。
3. 選中“財務部一”，點擊確定按鈕，如圖3。
4. 在出現的導入數據對話框中數據導入方式選擇數據透視表，如圖4。
5. 點擊屬性按鈕，在定義選項卡上命令文本中輸入以下SQL語句，然后點擊確定。
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務部二$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務部三$］
6. 在數據透視表中，將單位字段拖動到行標簽，將會計科目名稱拖動到列標簽，將月份字段拖動到報表篩選，金額字段拖動到∑數值中，匯總結果如表2。如果源數據改變，單擊數據選項卡中的刷新即可得到重新計算的數據，非常方便。
使用Excel SQL語句還可以先進行篩選，然后匯總。例如分別篩選出三個分公司金額的前3名然后匯總的SQL語句如下：
select top 3 ［財務部一$］.金額，［財務部一$］.日期，［財務部一$］.單位，［財務部一$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務部一$］ ORDER BY ［財務部一$］.金額 DESC
UNION ALL（select top 3 ［財務部二$］.金額，［財務部二$］.日期，［財務部二$］.單位，［財務部二$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務部二$］ ORDER BY ［財務部二$］.金額 DESC）
UNION ALL
（select top 3 ［財務部三$］.金額，［財務部三$］.日期，［財務部三$］.單位，［財務部三$］.會計科目名稱
from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務部三$］ ORDER BY ［財務部三$］.金額 DESC）
使用Excel SQL語句也可以進行先匯總，再篩選。例如篩選出三個分公司所有金額的前5名的SQL語句如下：
select top 5 日期，單位，會計科目名稱，金額
from （select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司一.xls］.［財務部一$］
UNION ALL
select ∗ from ［D:會計科目匯總分公司二.xls］.［財務部二$］
UNION ALL
select *∗ from ［D:會計科目匯總分公司三.xls］.［財務部三$］
ORDER BY 金額 DESC）
【注】本文系華北水利水電大學管理科學與工程省級重點學科建設經費資助。
主要參考文獻
林盤生.Excel 2010 SQL完全應用.北京：電子工業出版社，2011
【作 者】
陳國棟（博士）
【作者單位】
（華北水利水電大學管理與經濟學院 鄭州 450046）
