文 王愛花
《會計法》規定，各單位應當保證會計賬簿之間相對應的記錄相符;財政部制定的《會計基礎工作規范》(財會字[1996]19號)也規定，各單位應定期對會計賬簿進行檢查核對，包括對不同會計賬薄之間的賬簿記錄進行核對，以保證賬賬相符。
本文討論的賬賬不符，主要指總賬與明細賬、總賬與日記賬不相符的情況。而按賬簿提供指標的詳細程度分類，日記賬又歸類于明細賬范疇。因此，以下所述賬賬不符，是指期末對賬時總賬具體科目的余額與其所屬明細賬(含日記賬，下同)余額合計數不相等的情況。
總賬與明細賬不符的原因分析
導致總賬與明細賬不符的原因，大致包括如下幾個方面：
(一)記賬誤漏
記賬誤漏的情況主要包括：(1)記錯數字。如記倒數字組合、記錯數字位置、以及其他記錯數字的情況。(2)記反方向。指將應記錄在借方的發生額誤記在貸方，或者相反。(3)記錯總賬科目或明細賬科目，即串戶。除對同一總賬科目所屬明細科目之間的串戶外，總賬科目串戶或者不同總賬科目所屬明細科目之間串戶，也將導致賬賬不符。(4)記重、漏記。記重，是指對總賬或明細重復記錄;漏記，是指應記而未記。
(二)記賬憑證或匯總憑證編錯
記賬憑證或匯總憑證編錯的情況主要包括：(1)用錯科目。記賬憑證上填寫的科目錯誤，而憑以登記明細賬的記賬憑證附件應記明細科目無誤，導致總賬結出的余額與明細賬余額合計數不符。(2)填錯數字。當明細科目根據記賬憑證附件或根據同一科目多個明細賬戶金額的同一記賬憑證記賬時，記賬憑證填寫作為多個附件或明細科目合計數的總賬科目金額如果填錯，也將導致總賬與明細賬不符。(3)填反方向。當明細科目按照記賬憑證的附件應記科目登記時，記賬憑證填反方向將導致總賬與明細賬不符。(4)匯總錯誤。憑匯總憑證登記總賬的單位，如果將某一號或某幾號記賬憑證的發生額匯錯、匯漏、匯重數字，或匯錯科目、匯錯方向，也將使憑以登記的總賬隨之記錯發生額和結錯余額，從而導致總賬與明細賬不符。
(三)賬戶余額結錯
正常情況下，在進行總賬與明細賬核對時，總賬科目余額試算平衡工作已經完成。因此，除損益類科目外，賬戶余額結錯而導致總賬與明細賬不符的，主要指的是明細賬戶結錯余額。結錯余額的具體原因也較多，如應加反減、應減反加、記錯位、記倒數字，以及其他原因導致余額結錯、記錯等。
總賬與明細賬不符原因的查找步驟和方法
(一)賬賬不符的查找程序
第一步，再次核對，重算余額，確定差異額：(1)明細科目余額重新加總與總賬核對。如果一個總賬科目有兩個以上明細科目且期末有余額時，如對賬時發現不符，應將明細科目余額再次進行加總，至少要求達到兩次加總的合計數一致，才能確認總賬與明細賬是否真的不相符。(2)核對發生額。損益類科目，期末均應無余額，但由于結轉到本年利潤的認定數字有錯等原因，有時會造成總賬或明細賬一方無余額而另一方有余額，核對時則應以加總明細科目發生額為主。
對于再次核對后總賬與明細賬仍不相符的科目，則可將本期有發生額的每個明細科目余額重新計算一遍，測試是否因結錯明細科目余額而導致總賬與明細賬不符。
通過再次核對和重算余額，確認余額并沒有結錯但總賬與明細賬仍然不一致時，就應計算出總賬與明細賬的差異額，以便進一步選擇適當的查找方法。
第二步，選擇適當的查找方法并進行查找。當總賬與明細賬差異額確定后，應視不同情況選擇使用不同方法進行查找：首先可用本數法，看有無漏記、重記、漏匯、重匯相當于差異額數字的情況;如無，再采用除二法，查找有無記反、匯反相當于差異額一半的情況;如果再無效果或者不能采用除二法，則再采用除九法，查找有無誤將發生額記錯位、將數字組合位置記倒等情況;如果還無效果或不能采用除二法、除九法，則可采用勾兌法，以查找記賬過程中的其他誤漏。
當然，實際操作中，并非一定要機械地套用上述步驟和方法，會計人員也可以根據自己的經驗或專業判斷，直接選用其中一種或幾種以及本文沒有介紹的方法進行查找。
(二)編錯記賬憑證或匯總憑證導致總賬與明細賬不符的檢查
在編制記賬憑證時填錯科目、填錯金額、寫反方向，或者在編制登記總賬的匯總憑證時匯錯科目、匯錯金額、匯反方向等，導致總賬與明細賬不符的，可采用加計復核法檢查。具體做法是：(1)如果懷疑記賬憑證有錯，則將記賬憑證的用于登記明細賬的同科目附件進行同方向金額加總，或者將同一記賬憑證的同一科目多個明細賬戶金額相加，檢驗其加總數是否與記賬憑證相應科目發生額相等。如果不等，就證明記賬憑證編制可能有錯，再進行追蹤檢查，找出具體誤漏所在。(2)如果懷疑匯總憑證有錯，則將列入匯總的記賬憑證的相同科目的同方向發生額進行加總，檢驗其加總數是否與匯總憑證的同科目發生額相等。如果不等，就說明匯總憑證可能有錯，再進行追蹤檢查，找出具體誤漏所在。
(三)記賬誤漏導致總賬與明細賬不符的檢查方法
確認總賬與明細賬的差異額后，可根據差異額和賬簿記錄的具體情況選擇下列檢查方法查找不符的具體原因：
1.本數法，又稱除一法。是直接查找與差異額相等的總賬科目或明細科目發生額，與據以記賬的憑證相核對，就可能找出因漏記、重記或記賬串戶而發生的總賬與明細賬不符的原因。也可以先查找與差異額相等的記賬憑證，與賬簿記錄核對。
2.除二法。主要用于總賬或明細賬登記時發生額記反方向。因為記反方向的差異額為本數的二倍，所以具體操作時，應先將總賬與明細賬差異額除以2，如果該差異額分位為奇數時，則不能適用除二法;差異額分位及以上為偶數或0時，則以差異額除以2得出的商，去查找記賬憑證的總賬科目或明細科目中與此相等的發生額，這個發生額就可能是記反方向的金額，再以此去追蹤查找該發生額賬簿記錄，就可能查清總賬與明細賬差異的原因。
3.除九法。除九法主要用于查找記賬時誤將發生額記錯位，將數字組合位置記倒等。這些差錯的共同特點是導致總賬與明細賬的差異額能被9除盡，如果不能除盡則不適用此法。查找的具體做法有：(1)懷疑是數字記錯位的，可用差異額除以9的商去查找記賬憑證上的相同或相似數字，這個數字的記錯位就可能是差異的原因。例如，登記銀行存款日記賬時，將記賬憑證中支票存根875.50誤記成8 755.00，將導致明細賬余額比總賬少7 879.50，用這差異額除以9，其商為875.50，正是日記賬應記數字即記賬憑證的數字;(2)懷疑是記倒數字組合位置的，查找方法要復雜一些。總賬與明細賬的差異額(以下簡稱差異額)如果能被9除盡，則可按以上規律查找可能被記倒的數字，然后再將相關的記賬憑證與賬簿記錄核對，以確認是否因記倒數字而導致的總賬與明細賬不符。
4.勾對法。本處所謂的勾對法，是指將記賬憑證及其附件與賬簿記錄(主要是明細賬的記錄) 相核對，以查找記賬過程中的誤漏。勾對法一般是在正確的賬薄記錄及會計憑證相應處劃 “√”。具體勾對時應注意：(1)勾對時應將記賬憑證及其附件與賬簿記錄同時勾對，完畢后凡憑證或賬簿有一方沒有勾到，就可能是漏填憑證(指未將部分附件計入記賬憑證相應科目)、漏登賬簿、記賬串戶或重復記賬。(2)勾對時，對賬人員應集中注意力，充分關注賬簿有無記倒數字、記錯金額位數、記反方向以及其他記錯數字的情況，一有疑點，即應實施追蹤檢查。
值得說明的是，勾對工作量較大，有時也難于查出，但如果采用本數法、除二法、除九法等，有時則容易得多。
(四)結錯余額導致總賬與明細賬不符的檢查
結錯余額導致總賬與明細賬不符，包括總賬余額結錯或明細賬余額結錯，或者總賬和明細賬余額結記均有錯的情況，但不包括因記賬憑證或匯總憑證編制錯誤而導致總賬余額隨之結錯的情況。因余額結錯導致總賬與明細賬不符的，主要應檢查明細賬余額的結記。結錯余額導致賬賬不符的，一般采用重計法查找。所謂重計法，又稱重算法。具體操作時還分兩種做法：
1.憑證檢查法。是按各明細科目期初余額(期，一般指月，下同)加上本期記賬憑證上該明細科目的增加發生額，再減去本期記賬憑證上該明細科目的減少發生額，得出該明細科目期末應有余額，再與實際已結記的余額對照，檢驗其余額是否結錯，這對明細科目數目較少的科目比較適用。
2.賬簿檢查法。是按各明細科目期初余額加上和減去本期該明細科目已登記入賬的各筆增減發生額，得出其期末應有余額，檢驗該明細科目余額結記是否有錯，這對明細科目數目較多的科目比較適用。
