【摘要】 本文探討利用條形碼技術(shù)來實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的有效管理。條形碼技術(shù)管理，就是賦予每項資產(chǎn)實物對應(yīng)的唯一數(shù)字代碼即“身份編碼”，從而實現(xiàn)對資產(chǎn)實物從購置入庫到報廢處置整個生命周期的全程跟蹤管理。行政事業(yè)單位可將條形碼技術(shù)運用于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線調(diào)撥代替原有的紙質(zhì)調(diào)撥。
【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 固定資產(chǎn)管理 條形碼技術(shù) 在線調(diào)撥
固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職能和提供服務(wù)的基礎(chǔ)，其種類繁多、規(guī)格不一。在使用過程中為保證其發(fā)揮最大的作用，對其進(jìn)行有效的管理是十分重要的。然而目前很多行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)的管理一直采用紙介質(zhì)登記、人工錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)方法，在當(dāng)下固定資產(chǎn)量巨大且增幅不斷加大的情況下，這種傳統(tǒng)的管理方法顯現(xiàn)出明顯的不適應(yīng)性，有必要對其進(jìn)行改進(jìn)。
一、事業(yè)單位所屬資產(chǎn)特點分析
固定資產(chǎn)設(shè)備除包括常規(guī)的辦公類設(shè)備之外，最主要的就是用于事業(yè)發(fā)展的各種專業(yè)設(shè)備，以及配合各種專業(yè)的輔助性設(shè)備。其具有以下特點：①數(shù)量多，使用地點分散。按照原有的資產(chǎn)入庫標(biāo)準(zhǔn)，一個存在10年以上的事業(yè)單位在庫有記錄的資產(chǎn)條數(shù)成千上萬，一般來說有分支的事業(yè)單位就涉及到一個地域的各個地點，使用地點相對較分散。②使用周期長。通常一套專業(yè)設(shè)備使用年限為10年左右，但很多設(shè)備為專業(yè)的監(jiān)測儀器，因儀器價值高、使用地點相對密閉并且注重保養(yǎng)，很多設(shè)備超過使用年限仍可繼續(xù)使用。③設(shè)備流動性大。
在參與資產(chǎn)清查的相關(guān)工作中發(fā)現(xiàn)，設(shè)備流動性之大使資產(chǎn)管理頻現(xiàn)管理盲區(qū)，主要表現(xiàn)為：①部分資產(chǎn)“漏網(wǎng)”管理。有部分“十五”、“十一五”期間購置的設(shè)備存在未入庫，或有業(yè)務(wù)部門未經(jīng)過資產(chǎn)管理部門審核批準(zhǔn)，直接將資產(chǎn)調(diào)撥給臺站等問題，導(dǎo)致部分臺站資產(chǎn)盤點中出現(xiàn)盤盈，相應(yīng)部門就會出現(xiàn)盤虧。②資產(chǎn)調(diào)動變化性大，導(dǎo)致管理混亂。通常存在這樣的情況——設(shè)備損壞后，多返回廠家維修，在維修期間，為不影響工作的正常開展，單位會調(diào)劑備用儀器使用，而原損壞設(shè)備修好后又成為新的備用儀器。這個過程中資產(chǎn)管理部門并不能及時掌握情況，清查中就會出現(xiàn)序列號對不上，甚至是新舊型號對不上。若設(shè)備之間被更換的次數(shù)過多，無疑會導(dǎo)致資產(chǎn)管理混亂。
二、條形碼技術(shù)應(yīng)用的可行性——全程跟蹤管理
條形碼技術(shù)是建立在計算機(jī)科學(xué)和現(xiàn)代光學(xué)基礎(chǔ)上的一門自動識別新技術(shù)，具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、穩(wěn)定、高效等優(yōu)點。現(xiàn)已在商品流通、圖書管理、交通運輸?shù)阮I(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。基于條形碼技術(shù)的成熟，我們將主要探討利用條形碼技術(shù)來實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集、信息錄入的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化。我們通過賦予每個資產(chǎn)實物一個唯一的數(shù)字代碼，實現(xiàn)對每個資產(chǎn)實物從購入開始到退出的整個生命周期的全程跟蹤管理。條形碼技術(shù)在山東省地震局固定資產(chǎn)管理中得到了成功應(yīng)用。
經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，我們總結(jié)出了終端條形碼技術(shù)的應(yīng)用相對于傳統(tǒng)的完全依靠人工核查的方法的明顯優(yōu)越性。如下表所示：
在核查資產(chǎn)的過程中，我們發(fā)現(xiàn)以往手寫的資產(chǎn)標(biāo)簽脫落的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。專業(yè)的條碼打印機(jī)則可以打印出PET、PVC等薄膜類特殊介質(zhì)的標(biāo)簽，PVC標(biāo)簽紙具有防水、防油污、防撕裂的耐用性特質(zhì)，使用這種標(biāo)簽紙就可以保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長期保存和持久清晰。我們還可以給每個分單位配備本單位所有固定資產(chǎn)的備用條碼，以防原條碼出現(xiàn)脫落。除此之外，備用條碼還可以作為分單位內(nèi)部自行核查資產(chǎn)時使用。
將帶有條碼信息的標(biāo)簽粘貼到相應(yīng)的固定資產(chǎn)上后，在清點時也就僅需要使用手持條碼終端設(shè)備掃描標(biāo)簽條形碼，進(jìn)而就可以通過比照數(shù)據(jù)庫中各個設(shè)備的數(shù)字代碼，清晰地了解資產(chǎn)的調(diào)撥、盤盈和盤虧情況。
條形碼技術(shù)具有獨特的優(yōu)越性：①它可以幫助實現(xiàn)資產(chǎn)賬、卡、物等的有機(jī)統(tǒng)一。它應(yīng)用到我們的資產(chǎn)管理中，即每個條碼標(biāo)簽中的信息實際上是賦予每個相應(yīng)的資產(chǎn)特有的唯一的“身份編號”。由此一來若出現(xiàn)因備用儀器的使用而造成的固定資產(chǎn)賬和實有資產(chǎn)不符的情況，也就可以在清查后通過條形碼技術(shù)的“身份編號”第一時間識別，就能夠做到及時更改資產(chǎn)屬性，避免產(chǎn)生資產(chǎn)序列號甚至是新舊型號的混亂等一系列管理難題。②在實際操作中，條形碼的識別裝置與條形碼標(biāo)簽相對位置的自由度大，條形碼通常只在一維方向上表達(dá)信息，而與該一維方向垂直方向上條形碼所表示的信息完全相同并且連續(xù)，這樣即使是標(biāo)簽有部分損壞，仍可以從正常部分得到正確的信息。
三、條形碼技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用——實現(xiàn)在線調(diào)撥
目前，已具備應(yīng)用條形碼技術(shù)的成熟條件。中央行政單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)對每一個資產(chǎn)已經(jīng)設(shè)定了一個9位編號，比如資產(chǎn)分類代碼為“711702”的便攜式計算機(jī)，在系統(tǒng)中有“000005627”、“000007225”、“000011579”等上百條記錄。而同時該系統(tǒng)也支持將此編號打印成為一個條形碼，即每個錄入系統(tǒng)的固定資產(chǎn)已經(jīng)建立起一個“身份編號”。在此基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步利用現(xiàn)有的計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)資產(chǎn)調(diào)撥過程實時在線。
首先，調(diào)撥時與原資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行對接（見圖1），該數(shù)據(jù)庫為中央行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，通過添加賬戶授權(quán)，使得可以進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問。
其次，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)每一位資產(chǎn)的使用者都有唯一的賬號。資產(chǎn)使用者利用賬號通過網(wǎng)上申請、資產(chǎn)管理人員同意、資產(chǎn)接收單位確認(rèn)等一系列步驟，實時進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)撥。這樣可最大限度地使每一件資產(chǎn)的去向都在資產(chǎn)管理員的掌控之下（見圖2）。具體調(diào)撥過程為：設(shè)備使用者提出調(diào)撥申請→使用者所在部門負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行審核→單位資產(chǎn)管理員進(jìn)行審核→接收者所在單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核→設(shè)備接收者同意接收→系統(tǒng)中使用者變更。
StdName列對應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)每一位職工的名字，可以使用表中空白列“Attribute”列來存儲密碼。
四、結(jié)語
固定資產(chǎn)的條形碼管理工作要真正走向成熟，不僅需要相關(guān)技術(shù)方面的支撐，同樣需要管理體制和管理思想的轉(zhuǎn)變。一方面，要健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，各基層單位要建立相對穩(wěn)定的資產(chǎn)管理隊伍。另一方面，要加強(qiáng)條形碼管理的宣傳和普及工作，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識。
【注】 本文為山東省地震局合同制科研項目（編號：13Y96）的部分研究成果。
主要參考文獻(xiàn)
1. 高月敏.高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理存在的問題與對策.中山大學(xué)學(xué)報論叢，2006；26
2. 劉毅，王定基.高校教學(xué)儀器設(shè)備管理工作特點及實踐.實驗技術(shù)與管理，2004；5
【作 者】
王杰民
【作者單位】
（山東省地震局監(jiān)測中心臺 濟(jì)南 250014）
