【摘要】經濟酒店近年連鎖化發展之路風生水起，成為酒店業的新興力量，由于連鎖化門店具有地點分散、崗位簡化、現金交易多等新特點，不能照搬傳統酒店管理模式，資金管控無章可循，使得資金風險凸顯。本文在深入分析經濟型酒店面臨的資金風險的基礎上提出了建立和創新內部控制制度、化解資金風險的建議。
【關鍵詞】經濟酒店 資金風險 信息化
經濟酒店是一種新型業態，它的客房服務和設施具有一般星級酒店的品質，但取消或壓縮購物、娛樂、餐飲、會議等功能，具有經濟、舒適、便捷、安全等特點。隨著社會中小型商務活動日益增加、大眾化休閑旅游度假時代來臨，經濟酒店在我國迅速興起并保持跨越式發展的良好勢頭。連鎖經濟酒店作為一個資金密集型行業，資金是連鎖經濟酒店的血液，在生產經營過程中，如何防范資金風險便是首當其沖的一個重大問題。連鎖經濟酒店必須結合自身經營特點，在資金管理方式上進行創新，消除企業潛在的風險，才能在競爭中立于不敗之地，保持企業高速、健康發展態勢。
一、經濟酒店面臨的資金風險
連鎖經濟酒店前期是資金凈投入，雖然單店投資不大，每間客房投資一般在5 ~ 8萬元，單店總投資大概幾百萬元，但由于連鎖規模化發展，大規模開設連鎖門店，且繼續開新店或舊店更新改造，需要周而復始地投入大量建設資金，可能會面臨投資資金不足窘境；酒店正常經營后有穩定資金流入，但由于經濟酒店經營特點以及成本效益考量，使得資金管控承受著巨大壓力，資金風險也凸顯。
（一）內部控制風險
經濟酒店的單店投入不多，規模不大，出于成本效益原則考慮，組織形式往往實行扁平化、精簡化，很多情況下是一人多職多崗，一名會計負責多家店面的會計管理工作；有些甚至是不相容職務由同一個人兼任，比如前臺接待、住宿登記、收款、開具發票均由一人完成，供應商甄選、供應價格、物資采購、付款均由一人完成，將傳統星級酒店稽核員崗位由出納或其他崗位兼任；內部控制和牽制作用被嚴重削弱，極易發生舞弊風險，造成資金損失。
連鎖經濟酒店要貼近目標市場，門店的往往分布在不同的城市，而且門店數量比較多，這就使得要在空間和時間上對門店進行遠程管理，信息傳遞和反饋容易延遲，也不容易發現問題，管理難度大，容易形成資金管理漏洞。
（二）現金管理風險
由于經濟酒店的經營特點，使用現金交易的業務比較多，交易也比較頻繁，特別是酒店住宿收入實現沒有實物進銷存賬來反映，不需要從實物狀態轉化為收入，也并不必然伴隨實物量的減少，比其他企業更加難留下審計軌跡。
1. 現金銷售。經濟酒店團隊客源比較少，大部分為散客，很大一部分散客是通過現金結算，部分客人通過現金支付款項后沒有索取相關票據，銷售日報表傳送及稽核不及時、不到位，容易給前臺、出納等接觸資金次數頻繁的人員，通過修改單據、刪除單據或者不辦理登記手續等手段，提供挪用、貪污營業款的可乘之機，甚至可能利用價格調整之機侵占差價款，財務部門難以對門店資金進行及時、準確的監控，甚至很大程度上無法通過現有資料找到舞弊痕跡，最終無法查處舞弊行為，造成資金損失。
2. 成本費用現金開支。物資采購、費用開支等一些經營行為，經常通過現金進行對外支付，但由于連鎖門店數量非常多，雖然有年度的成本費用預算，但經營和市場情況變化時，不能及時修正預算，現有的管理手段也很難做到事前對所有經營事項一一審批，事后集中報賬，如果存在預算結余虛列開支或提高價格開支情況，財務部門難以對這些經濟業務的真實性、必要性以及金額的真實性進行核實。
3. 利用優惠促銷套取現金。連鎖經濟酒店為吸引客人，經常進行一些優惠促銷，比如用積分兌換禮品或住宿、優惠券抵住宿費、打折、免費體驗、免費送早餐等優惠活動，雖然對提高入住率起到了一定作用，但這些促銷活動也存在很多漏洞，很容易被不良員工利用來套取資金。例如按照房價掛牌價全額收取客人現金住宿費后，利用優惠券或者編制打折單據來抵沖部分住宿費，套取抵沖部分的現金。
（三）消費掛賬風險
經濟酒店雖然近年取得快速長足發展，但同樣也面臨著激烈的商業競爭，掛賬賒銷成為擴大銷售額的手段之一，被廣泛加以運用，通常允許協議單位先掛賬，定期結算。
其一，前來入住的客人可能會是協議單位的員工、客戶或其他關聯人員，在簽訂協議的時候不是能夠確定具體人員的名字，這些人員以協議單位的名義掛賬入住時，有時候僅憑協議單位電話通知，沒有獲得其書面授權原件，就辦理了掛賬入住手續，待月末結算時候往往會產生異議，而酒店也拿不出有力的證據證明。
其二，連鎖門店為完成銷售任務，沒有認真核查協議單位的資質和信用，就簽訂了合同協議或口頭協議，簽訂協議后一些企業因為經濟狀況不好或者合同條款糾紛，到期無法按時支付住宿費用，造成壞賬損失。
（四）資金短缺風險
經濟酒店規模在快速增長。在這樣競爭激烈的市場上，各家經濟型酒店都在爭先恐后地擴大規模，如果放慢腳步市場就會被競爭對手奪走。根據商務部商業改革發展司和中國飯店協會發布的信息，經濟酒店的平均單店投資730萬元，平均每間客房投資5.5萬。由于經濟酒店是租賃經營，缺少可以抵押資產，往往難以獲得銀行貸款，龐大的資金需求成為許多經濟酒店無法承受的壓力，由此放慢發展腳步。七斗星連鎖經濟酒店由于盲目擴大規模，追求上市目標，導致資金鏈斷裂，2007年被如家快捷收購100%股權。資金短缺給經濟酒店發展帶來嚴重阻礙，很可能出現資金難以為繼的局面，而被迫破產或者被并購。
二、創新內部控制制度，化解資金風險
經濟酒店連鎖發展是一種新的經營發展模式，與傳統星級酒店既有共同點也有差異，沒有現成經驗可以照搬，應創新管理模式和思路，研究企業的經營環節，利用現代信息化技術，實現流程再造，嵌入科學的內部控制流程、標準，達到預期風險控制目標，防范可能出現資金風險。
（一）強化以信息化為載體的內部控制制度建設
信息化打破了地域限制，提高了信息傳輸速度和價值，實現管理的協同效應，為企業更好地進行財務管理提供了一種技術手段。但是必須在信息化系統中嵌入內部控制程序和方法，設置控制標準和準則，才能實現內部控制的有效性，保證資產的安全完整，防止資金損失的風險。
1. 建立信息化管理控制系統。
（1）事前控制。主要是對網絡安全、系統安全進行控制，配置防火墻、殺毒軟件、入侵檢測等網絡安全防護設備裝備，完善網絡管理、設備管理等防護管理制度，形成相對安全的網絡安全環境；財務、業務系統設計要安全可靠，數據能同步安全對接。
（2）事中控制。通過數字認證體系，對各操作人員的身份、權限進行系統維護管理，防止非授權操作，特別是系統管理員的非法操作；通過財務和業務流程再造辦法，在業務運行過程中嵌入內部控制程序，實現交易授權、職責劃分、憑證與記錄控制、資產接觸與記錄使用、稽核等控制程序，實時監控系統和業務流程的運行情況。
（3）事后控制。應建立數據的備份、恢復和保管制度，確保出現系統崩潰、自然災害等問題出現時，能恢復數據，建立數據庫訪問的安全管理，禁止一切非法侵入，防止數據的丟失篡改。
2. 創新住宿收入管理方法。
（1）將公安部門身份證識別系統、住宿管理系統、電子門卡系統聯網的數據實現共享和無縫對接。在客人辦理入住手續時，前臺登記人員通過專用身份證讀卡器，自動將客人身份信息讀入各系統中，根據系統存在的客人身份信息，才能在住宿管理系統中錄入房號、房價、押金等住宿信息，然后電子門卡系統才能根據相關信息制作客房門卡，門卡信息寫入后不能再進行修改或者刪除客人住宿所有相關信息，這樣不僅能減少紙質住宿登記操作時間，最重要的是可以通過信息化系統設置，有效地行使內部控制職能，防止有關人員隨意刪除、修改客人住宿信息，或者給客人制作門卡后不辦理住宿登記手續，將收入款私自截留占用。
（2）優惠促銷管理。經濟酒店近年已形成品牌林立的發展現狀，同時競爭愈發激烈，各種營銷優惠活動將被更多運用，也會發放一些優惠券或打折券吸引客人，發放數量和使用程序要按以下規定、流程嚴格管理：優惠兌換券或打折的內容、金額或有效期等信息必須事前審批并錄入管理系統中；所有的住宿類優惠兌換券，客人必須在制作門卡之前使用才能有效；紙質兌換券，應在券面印制防偽碼、編號等，通過讀取兌換券信息與系統信息一致后才能兌換，電子兌換券必須正確輸入密碼后才能使用；系統將自動同步在系統中生成優惠兌換券使用相關信息，防止重復兌換使用。這樣就將優惠兌換券的使用置于客人、信息系統雙重監督和管理中，能有效防止利用優惠兌換券套取資金。
3. 物資采購的分類管理。經濟酒店應建立物資采購ABC分類管理辦法，根據相應審批權限進行物資采購。對于金額大或影響酒店品牌的物資，列為A類物資管理，必須由酒店統一采購并配送到連鎖門店；對于日常經營所必需的但金額不大的物資，列為B類物資管理，由酒店確定推薦品牌及指導價，連鎖門店按照推薦品牌和價格自行采購；對于金額小且很少發生的，列為C類物資管理，由連鎖門店自行選定。物資采購ABC分類管理，不僅有利于明確權限，防止采購價格混亂，也使得采購過程更透明，便于財務部門審核、監督。
4. 強化現金交易管理。盡量減少現金交易，通過給予非現金交易的客人予以優惠的方式，鼓勵客人通過pos機刷卡和在線支付等手段支付住宿費，減少收款環節帶來的舞弊風險；連鎖門店應統一辦理單位商務卡，設定單位商務卡的日支付限額和總支付限額，對于連鎖門店零星采購、業務招待等通過單位商務卡支付，這樣使得交易留下交易價格、時間、地點等信息，實現有效的監督管理，一些不能使用商務卡的現金支出，必須在發票上注明時間、地點、證明人、原因等信息并及時報銷，以減少虛報支出的風險。
5. 加強掛賬管理。掛賬銷售是一把雙刃劍，在帶來銷售收入增長同時，也會帶來損失風險，必須確定合理的信用條件，制定嚴格的掛賬管理制度：
（1）必須事前先制定信用政策，對需要掛賬的協議單位品質、能力、資本等信用狀況進行嚴格考察和評估，根據實際情況評判協議單位不同的信用等級，給予其不同的掛賬額度和期限，按照規定的審批流程辦理完審批手續后，雙方對書面協議進行簽字及蓋章，并在協議中對交易條件、雙方的權利和違約責任、合同期限等關鍵條款進行約定。
（2）所有的簽訂協議、掛賬額度、期限等信息必須錄入管理系統中，并賦予掛賬協議單位一個用戶名和初始密碼，初始密碼可以由協議單位進行修改。辦理掛賬住宿時候，由協議單位經辦人輸入相關信息正確后才能辦理掛賬入住手續，管理系統沒有相關信息的或者輸入密碼錯誤的，將無法辦理掛賬入住手續。授信部門應定期及時復查協議單位信用情況，系統應設置對掛賬金額、款項回收有無逾期情況進行預警提醒功能，財務部門應及時發現問題，并督促相關部門及時更正。
（二）資金統一規劃
1. 嚴格資金預算制度。資金預算主要包括現金收支、現金多余與不足計算、資金的籌集和利用等，經濟酒店一定要合理統籌好資金開支項目和金額，合理確立投融資規模，合理安排和調度好資金，盡量提高資金使用效率，提升企業的經濟效益。嚴格控制資金的預算支出和收入管理，預算執行情況考核評價納入考核評價，對于支出超預算或收入不完成的，一定要定期進行分析、研究，及時調整預算，以保持資金的最佳持有量。
2. 創新融資方式。經濟酒店應根據自身特點，創新思路，規避自身可抵押資產少的劣勢，發現自己的優勢，開拓融資新方式。可以利用現金流比較大且經營權利潤比較高的特點，通過資金統一管理平臺，將所有已經生產經營的連鎖門店現金流量集中，以顯示企業的實力和還款來源的可靠性，通過以酒店經營權質押的形式獲取銀行信貸支持。可以通過購買信貸保證保險，獲取銀行貸款。信貸保證保險是指貸款人與保險人簽訂保證保險合同，如果貸款人沒有履行與貸款銀行簽訂《借款合同》約定的還款義務，保險公司需要對貸款人未清償的借款本金和利息，向貸款銀行進行賠償。這樣就極大增加信貸資金的安全性，使得銀行愿意發放貸款。
主要參考文獻
1. 馬劍平.經濟酒店可持續發展對策研究.貴州社會科學, 2012；11
2. 熊細銀，熊晴海.網絡財務管理.北京：北京大學出版社，2012
【作 者】
伍唯佳
【作者單位】
（廣西城市便捷酒店管理有限公司 南寧 530022）
