企業的物資管理，是指對企業所需各種物資的計劃、采購、驗收、保管、發放等一系列組織、管理工作的總稱。通過物資管理，做到適質、適量、適價、適地、適時地供應物資，保證生產的順利進行，促進企業挖掘物資潛力，充分發揮物資效用，加速資金周轉，降低采購成本，提高經濟效益。搞好物資管理的目的就是為了更好的為生產服務，物資部門就是煤炭企業保障生產的后勤部門，又是生產發展的先行部門，其服務對象是生產單位，物資供應過程同煤炭企業生產過程有著十分密切的關系，它的每一個環節，每一項工作都必須面向生產，面向基層，方便生產，方便基層。要保證生產不間斷進行而組織供應所需的各種物資，同時盡力做好為生產服好務，做到急生產所急，想生產所想，做好售后服務，有問題及時找分供方聯系解決，使生產單位解除后顧之憂，為企業品牌做出物資公司應盡的責任。降低成本費用是煤礦生產經營管理中的關鍵環節，如何降低物資采購成本，嚴格控制物資采購的綜合費用是煤炭企業實現盈利目標的又一個重要前提和保障。
一、建立嚴格的采購控制制度，規范采購活動
（一）根據工作實踐，我認為，在制定采購制度時，要嚴格按照企業制度體系規定的采購控制程序，規范采購活動
具體應包括以下主要內容：
1.采購計劃編制、報批，比價訂貨，入庫驗收，結算等工作必須分工負責，嚴格履行各自的工作職責。
2.采購人員除特殊的特別授權外，均按批準的物資品種、型號規格（圖號）、數量，生產廠家以及合格分供方、安全標準證等進行調價、比價采購，不得擅自更改采購合同內容。
3.除零星物資采購外，采購業務需簽訂采購合同，按程序要求審批和報批后執行。
4.采購貨款必須經過審核并與合同相符，按企業資金平衡計劃指標，由物資供銷單位具體安排方可付款結算。
5.采購貨款除特殊的小額采購外，必須通過集團資產財務部結算。
6.除需采購的土產品（山沙、料石、竹箕等）以外，必須開具增值稅發票和運輸費發票。
7.采購的物資必須經過驗收方可入庫，采購過程的損耗必須及時查明原因，經審核批準后方可處理等。
（二）在實際發生采購業務時，按程序辦理
1.需貨單位填寫“物資采購計劃申請表”，辦理申請手續，“申請表”是通知物資部門進行采購活動的一種業務憑證，由申請需貨單位的負責人簽字后，送交物資公司編匯采購計劃，使每一次采購業務都能有相應的依據，并建立在有計劃的基礎上。這樣做可防止盲目采購、重疊積壓物資，節約使用資金，并能分清各有關單位和采購業務人員的責任。“申請表”可采取一式二聯，詳細注明：申請單位和申請購物資的名稱、規格型號（圖號）、數量、價格、生產廠家、到貨剛明等內容，一并交物資部門，由物資部門據此辦理訂貨手續后，將其中一聯退還申購單位，以表示答復。
2.簽訂“訂貨單位”，規范采購活動，除零星以及生產急需的物資采購可隨時辦理外，大量購貨業務應盡可能簽訂合同（傳真、信函必須加蓋合同章），并按照程序要求采用物資訂貨合同審核單進行報審，以保證采購活動的規范化。“訂貨合同”是進行采購活動的一種業務執行憑證，也是雙方應當共同遵守的一種契約。它不僅使采購業務在開始時就置于計劃控制之下，而且便于對整個采購業務進行查詢。
3.填寫“入庫驗收單”，嚴格驗收制度。有利于考核采購（業務員）人員的工作質量，劃清采購人員與倉庫保管員之間相互的經濟責任，保證人庫物資的準確性、安全性。
4.強化審查制度，嚴格審核購貨業務的各種憑證。物資公司財務在正式記錄采購業務、支付貨款之前，應對有關的原始憑證，包括發票、運輸發票、入庫驗收單、訂貨合同等進行認真的審查、核對。不僅審查每一張憑證的購貨數量和金額計算的正確性，還要檢查各種憑證之間內容和時間是否相符，責任是否明確，手續是否清楚等。若發現問題，應及時查明原因，分清責任，合理解決。
二、建立合格分供方檔案和物資采購統計檔案制度，對市場進行充分調查和信息收集分析
企業的采購管理要達到一定水平，特別是對于已取得IS090002質量管理體系認證資格的煤炭企業，管理工作更要上檔次、上臺階。應充分注重對采購市場的調查和信息的收集、整理，以便充分了解市場的狀況和價格走勢，為物資采購決策提供依據。一是要對合格的供方建立檔案，其檔案內容包括分供方調查、合格分供方評定、分供方質量保證體系、資質證書、產品合格證、安全標志證書、聯系方式、供貨記錄等；二是要對主要采購物資建立價格記錄檔案，對每一批采購物資的報價，應首先與歸檔的物資價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊情況，原則上采購價不能超過檔案記錄中的價格水平。要建立企業物資采購工作領導組織機構，定期監督審核物資采購工作，收集有關的物資價格信息；分析、評價現有的物資價格水平；應對物資運輸費用進行嚴格審查，杜絕跑、冒、滴、漏；并對建檔的資料進行比較評價和采取相應的措施。
三、建立受權審批制度，實行分級分類管理
1.根據集團的實際情況，確定物資采購的審批權限和責任、范圍，實行分級、分類管理。如對耗用量多，金額高的大宗物資，由集團領導確定價格，控制上展，質量標準和主要供貨渠道；常用材料、低耗品等，其價格控制權可根據采購金額大小，授權由物資公司經理決定報審；而成套設備、大型材料、專項工程主要物資等的購置，則采取選準供貨方，由集團統一集中有關部門共同談價的方式進行，決定后由物資公司運作。
2.建立“三審一檢”制度（即采購計劃審核、合同審核、質量檢測和票據審核），嚴格考核。集團資產財務部結合價格評價對重點監控的物資應定期定出標準采購的可控價格。物資公司要結合制訂有效辦法，促使采購業務人員積極努力尋找貨源，比價采購，盡量降低采購成本。對完成好的采購人員要進行必要的獎勵；對玩忽職守，不負責任，甚至在采購交往中不惜集團利益，中飽私囊，損害集團聲譽，造成影響的采購人員堅決嚴肅處理；建立采購員在外辦事輪崗制度，進行必要的約束和工作的比較。
3.通過付款方式的選擇來降低采購成本，若資金較充裕時，則可采用貨到付款方式和部份預付款方式，可以帶來適度的價格折讓。
四、提高員工成本意識，進一步抓好物資采購成本管理
企業盈利目標的實現，物資部門責任重大，舉足輕重。在目前社會主義市場經濟買方市場的面前，切實抓好源頭控制，建設一支思想素質過硬、專業性強、成本意識較高的物資隊伍已勢在必行，刻不容緩。要充分發揮物資部門在企業物資采購供應的主渠道作用。必須堅持企業利益至上，利潤第一，千方百計讓采購成本降低；按照與時俱進的實踐要求，堅決取締物資供應原有的計劃經濟遺留下來的各種思維和作法；堅持解放思想、實事求是的思想路線，做好做活物資市場的經營和服務工作，最大限度發揮物資管理人員的專業優勢和理論優勢，幫助企業科學決策和落實措施，推動企業轉型跨越發展和可持續發展。
煤礦企業攤子大、戰線長、人員多、系統復雜，而且社會屬性比較突出。在這種形勢下，煤炭企業必須規范管理制度，優化管理流程，嚴格管控企業物資采購的綜合成本，做到計劃性與靈活性相結合，隨機性和標準化相結合，不斷推動企業物資采購工作和成本控制工作向前發展。
